Microsoft’s Office 365 jest wyposażony w wiele funkcji, ale Twoje konto może być modyfikowane różnymi dodatkami, które oferują nowe możliwości. Aplikacje te mogą pomóc Ci zaoszczędzić czas, czy to poprzez usprawnienie pewnych procesów, utrzymanie Cię przy zadaniach, czy też pomagając Ci szybciej komunikować się z członkami zespołu. Oto nasze ulubione dodatki do pakietu Office 365 (czasami nazywane dodatkami), które sprawią, że będziesz wykonywać swoją najlepszą pracę w rekordowym czasie.
Tłumacz
Nawet jeśli tłumaczenie nie jest dla Ciebie codziennym zadaniem, możliwość zaznaczenia tekstu i automatycznego przetłumaczenia go na lub z prawie 50 języków jest po prostu niesamowita – i znacznie prostsza niż wycinanie i wklejanie tekstu do osobnej aplikacji lub usługi online. Dodatek Translator korzysta z solidnej usługi online Translator firmy Microsoft do swoich tłumaczeń. Możesz łatwo edytować sugerowane tłumaczenia przed wstawieniem ich do dokumentu, a w przypadku wielu potencjalnych interpretacji fragmentu wszystkie wersje zostaną wyświetlone.
FindTime
Zaplanowanie spotkań, które działają dla wszystkich, może być jednym z najbardziej frustrujących i czasochłonnych zadań w biurze. FindTime nie może całkowicie zautomatyzować tego procesu, ale na pewno uchroni Cię przed niekończącym się „tam i z powrotem”. Najpierw wyszukuje wolne terminy w harmonogramach wszystkich uczestników, po czym możesz wybrać kilka czasów i poddać je pod głosowanie wśród uczestników. Po zebraniu wystarczającej liczby głosów, spotkanie zostanie automatycznie zaplanowane.
DocuSign for Outlook
DocuSign jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań do podpisu elektronicznego. Dzięki temu dodatkowi lub jego odpowiednikowi w programie Word, możesz bezpiecznie podpisać dokument samodzielnie lub wysłać go do innej osoby w celu uzyskania jej podpisu. Istnieje również możliwość automatycznego zapisywania wszystkich podpisanych dokumentów w usłudze Microsoft OneDrive. Dostępna jest 10-dniowa bezpłatna wersja próbna, aby przetestować usługę, a miesięczne subskrypcje zaczynają się od 10 dolarów miesięcznie.
Pexels
Chcesz ubrać ten raport lub prezentację w dobrze wyglądające obrazy bez godzinnego przeszukiwania Google? Pexels pozwala łatwo wyszukiwać profesjonalne zdjęcia stockowe i natychmiast wstawiać je do dokumentu. Wszystkie zdjęcia są objęte licencją Creative Commons Zero, co oznacza, że możesz je wykorzystać do dowolnego celu prawnego bez konieczności podawania autorstwa. Możesz przyspieszyć proces jeszcze bardziej, korzystając z galerii popularnych obrazów lub zapisać swoje ulubione do wykorzystania w przyszłości.
Grammarly
Grammarly to niezrównane narzędzie do korekty, które pomoże ci poprawić jakość pisania, niezależnie od tego, czy jest to prosty e-mail, czy pełny raport. Dodatek Grammarly działa w Word i Outlook, aby uczynić Twoje pismo czystszym i bardziej bezpośrednim dzięki ponad 250 kontrolom gramatyki i ortografii, sugestiom dotyczącym słownictwa i stylu pisania, a nawet wykrywaczowi plagiatów. Grammarly Premium kosztuje $11.66 miesięcznie przy płatności rocznej.
Office Tab
Dzięki każdej nowoczesnej przeglądarce internetowej, wszyscy przyzwyczailiśmy się do interfejsów z zakładkami. Office Tab przynosi ten znajomy paradygmat do programów Word, PowerPoint i Excel. Na poziomie podstawowym, dodatek pozwala na otwieranie wielu plików w tym samym oknie, ale funkcjonalność sięga znacznie głębiej. Możesz szybko zamknąć lub zapisać wszystkie dokumenty za pomocą jednego kliknięcia, lub wszystkie oprócz aktualnie aktywnego dokumentu. Możesz dokonać szybkich zmian, takich jak zmiana nazwy dokumentu lub zapisanie go w nowym folderze, klikając prawym przyciskiem myszy kartę Dokumenty na pasku zadań. Jeśli pracujesz nad pojedynczym dokumentem, możesz łatwo ukryć pasek zadań za pomocą skrótu klawiaturowego, a następnie równie szybko przywrócić go z powrotem.
Zespoły
W subskrypcji Office 365 wbudowana jest aplikacja o nazwie Zespoły – centrum współpracy zespołów nad różnymi aplikacjami Office 365. Teams działa jako komunikator internetowy, platforma udostępniania plików oraz narzędzie współpracy, które umożliwia członkom dołączanie do dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych w celu wspólnej pracy i dokonywania edycji podczas czatowania i pozostawiania notatek. Za pomocą Teams można również błyskawicznie nawiązywać połączenia i organizować spotkania z wielu urządzeń. Oferuje 2 GB pamięci masowej na użytkownika i 10 GB współdzielonej pamięci masowej. Integruje się z ponad 140 aplikacjami i usługami, takimi jak Evernote i Trello. Obecnie dostępna jest bezpłatna wersja Microsoft Teams dla małych firm.
Boomerang
Ten dodatek do programu do obsługi poczty elektronicznej ma kilka funkcji, które znacznie rozszerzają możliwości programu Outlook. Boomerang pozwala na zaplanowanie wysyłania wiadomości e-mail w późniejszym czasie. Pozwala również na ustawienie przypomnień dla wiadomości e-mail, gdy pozostają one bez odpowiedzi, dzięki czemu można je śledzić. Boomerang sprawia, że planowanie spotkań staje się mniej skomplikowane, pozwalając na zorganizowanie spotkania i zaproszenie innych za pomocą jednego e-maila.
Dyktando
Wyłącznie dla subskrybentów Office 365, Dyktando jest specjalnym narzędziem, które nie jest dokładnie dodatkiem. Microsoft udostępnił je, aby pomóc tym, którzy nie potrafią pisać na maszynie lub wolą dyktować swoje teksty. Możesz dyktować w dziewięciu językach, które są automatycznie wykrywane dla OneNote, Outlook, Word lub PowerPoint. Wystarczy nacisnąć ikonę mikrofonu w aplikacji, poczekać, aż ikona zmieni kolor na czerwony, aby wskazać, że urządzenie słucha, i zacząć mówić. Aby wstawić znak interpunkcyjny, wystarczy wypowiedzieć jego nazwę.
Do Not Disturb
Outlook dla Androida ma ekskluzywną funkcję (również niebędącą dokładnie dodatkiem), która może pomóc zwiększyć koncentrację i produktywność. Subskrybenci usługi Office 365 na Androida mogą ustawić określone w czasie lub zaplanowane okresy, w których powiadomienia o wiadomościach e-mail i kalendarzu zostaną wyciszone za pomocą funkcji Nie przeszkadzać. Aby ją włączyć, otwórz program Outlook, dotknij ikony hamburgera w lewym górnym rogu, kliknij ikonę dzwonka w prawym górnym rogu i wybierz godziny, w których chcesz pozostać sam.
Matryca priorytetów
Matryca priorytetów wykorzystuje cztery kwadranty, aby pomóc Ci skupić się na najważniejszych priorytetach i projektach, które mają największe znaczenie w programie Microsoft Outlook. Jako dodatek, pozwala zamienić Twoje e-maile w elementy działań. Z Matrycą Priorytetów, minęły dni próbowania zapamiętać, które e-maile nie zostały przeczytane przez oznaczanie ich flagą; po prostu utwórz zadanie bezpośrednio w Outlooku, które zostanie przekonwertowane do Matrycy Priorytetów.
Odzyskiwanie e-maili
Wszyscy popełniliśmy błąd przypadkowego usunięcia e-maila, który był nam potrzebny. Dzięki funkcji odzyskiwania wiadomości e-mail nie jest to już problemem. Możesz użyć tego dodatku, aby odzyskać wszystkie usunięte wiadomości e-mail. Proces odzyskiwania jest prosty: Wystarczy wybrać folder, z którego chcesz odzyskać wiadomości e-mail, którym będzie albo folder Recoverable Items, albo folder Purges. Co jest również świetne w tym dodatku, to fakt, że może on być użyty do wyszukiwania wiadomości e-mail dla określonych słów kluczowych, dając dostęp do informacji takich jak temat, nadawca, załączniki i odbiorcy.
Frazy szablonowe
Dowiedz się, że jesteś pytany o wiele tych samych pytań w kółko przez potencjalnych klientów lub współpracowników? Dodatek Zwroty szablonowe pozwoli Ci zaoszczędzić czas dzięki tworzeniu niestandardowych szablonów odpowiedzi na te pytania. Możesz stworzyć szeroki wachlarz szablonów z prostymi lub złożonymi pytaniami, a następnie pozwolić, aby dodatek wygenerował różne słowa kluczowe, które możesz wstawić bezpośrednio do swoich e-maili. Jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, skorzystaj z próbek listów biznesowych i przykładów codziennych zwrotów.
Zoom Scheduler
Zoom Scheduler jest dostępny zarówno na pulpicie, jak i na telefonie komórkowym, aby ułatwić planowanie spotkań. Jak sugeruje jego strona internetowa, można zaplanować i rozpocząć natychmiastowe spotkania Zoom i synchronizować swoje wolne i zajęte czasy do Zoom Client. Niestety, Zoom Scheduler może działać tylko na wersji 3.5 lub wyższej na PC i macOS 10.14.1 lub wyższej – musisz odpowiednio zaktualizować swoje komputery.
Pickit
Nie musisz być grafikiem, aby tworzyć atrakcyjne prezentacje. Pickit daje Ci dostęp do nieograniczonej liczby obrazów, takich jak licencjonowane zdjęcia (obrazy są w 100% legalne i zgodne z prawem) i cliparty. Możesz następnie pobrać potrzebne obrazy do pakietu Microsoft Office z łatwo dostępnej biblioteki obrazów.
PowerPoint Designer
Dostępny tylko dla subskrybentów usługi Office 365 program PowerPoint Designer pomaga tworzyć imponujące slajdy. Automatycznie generuje on szeroką gamę projektów do wyboru w różnych kolorach, wzorach i stylach. Aby uzyskać do niego dostęp, wybierz opcję Projektowanie > Pomysły projektowe. Pamiętaj o wybraniu opcji „połączone doświadczenia”, aby uzyskać pomysły podczas tworzenia slajdów. W programie Design Ideas zostaną wybrane układy z blokami tekstu i obrazami, które można dostosować do własnych potrzeb. Dodaj do prezentacji wykres, diagram lub oś czasu, które mogą być również generowane automatycznie. Zakończ swoją prezentację jedną z wielu dostępnych ilustracji.
Mapy biurowe
Wykresy mapowe są używane w Excelu do „porównywania wartości i pokazywania kategorii w różnych regionach geograficznych”. Użyj go, gdy masz regiony geograficzne w swoich danych, takie jak kraje/regiony, stany, hrabstwa lub kody pocztowe”, według Microsoftu. Jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, jak w przypadku PowerPoint Designer, odwiedź powyższy link, aby pobrać próbki wykresów. Twoje wykresy mogą być tworzone z krajami, stanami, hrabstwami, miastami, kodami pocztowymi i innymi. Aby utworzyć mapy, wystarczy wprowadzić wybrane przez siebie dane.
Woodpecker
Dodatek Woodpecker łączy się z pocztą elektroniczną Office 365, aby pomóc Ci w tworzeniu dokumentów prawnych, których często używasz, dając Ci funkcjonalność do tworzenia i łatwego ponownego wykorzystania. Dzięki standaryzacji i automatyzacji wszystkich dokumentów, z których często korzystasz, oszczędzasz czas i popełniasz błędy podczas przygotowywania dokumentów prawnych. Możesz łatwo udostępniać i współpracować nad tymi dokumentami ze swoim zespołem oraz dostosowywać ważne pola, takie jak nazwisko, adres i numer telefonu. Dzięki bezpiecznemu kontu Woodpecker można śledzić ustawienia dokumentów. Strona Woodpecker oferuje instrukcje krok po kroku, jak dodać i korzystać z tego dodatku; konfiguracja powinna zająć tylko kilka minut.
Andreas Rivera przyczynił się do raportowania i pisania w tym artykule.