Znakomita obsługa klienta jest podstawą każdej wspaniałej firmy.
Sposób, w jaki Twój zespół obsługi klienta wchodzi w interakcje z klientami, znacząco wpływa na postrzeganie Twojej firmy przez opinię publiczną.
Skuteczne interakcje mogą wywołać pozytywne opinie i poprawić rentowność firmy. Podobnie, słabe interakcje mogą spowodować mniej niż pożądany odwet.
Z tego powodu ważne jest, aby zbadać procesy obsługi klienta i zmierzyć ich wpływ.
Przyjrzyjrzyj się następującym sposobom poprawy obsługi klienta, aby rozwinąć działalność biznesową i zwiększyć rentowność.
5 wspaniałych sposobów na poprawę obsługi klienta w miejscu pracy
Przejrzysta komunikacja w firmie
Przede wszystkim, ważne jest, aby komunikacja w zespole była spójna i jasna. Jest to szczególnie ważne dla zespołu obsługi klienta.
Rozważmy następujący scenariusz:
Klient kontaktuje się z Twoim zespołem i stara się rozwiązać problem, o który wcześniej pytał. Jednak członek zespołu, do którego klient wysłał e-mail, jest poza biurem i nie udostępnił informacji o kliencie zespołowi.
Zamiast przekopywać się przez e-maile w celu znalezienia odpowiednich informacji o kliencie, możesz wdrożyć procesy, które zapewnią przejrzystość komunikacji.
Na przykład wiele zespołów obsługi klienta korzysta ze współdzielonej skrzynki odbiorczej, takiej jak Threads, aby usprawnić komunikację.
Dzięki narzędziom takim jak Threads, Twoje wychodzące e-maile będą sortowane i udostępniane zgodnie z Twoimi unikalnymi ustawieniami. Dodatkowo, możesz korzystać z funkcji inteligentnego wyszukiwania we współdzielonej skrzynce odbiorczej, aby zlokalizować ważne wiadomości, których szybkie odnalezienie zajmowało wcześniej wiele godzin.
Spraw, aby rozmowy z klientem były osobiste
Jeśli chodzi o doskonałą obsługę klienta, prawie połowa konsumentów uważa, że spersonalizowana obsługa i uznanie klienta są kluczowe dla stworzenia dobrego doświadczenia.
Mając na uwadze te preferencje dotyczące personalizacji, jednym z korzystnych pomysłów na obsługę klienta, który warto rozważyć, jest skupienie się na relacji z klientem. Innymi słowy, ile wysiłku poświęca się na nawiązanie kontaktu z klientem?
Naturalnie, klient chce czuć, że jego potrzeby są wysłuchiwane i nie jest po prostu kolejnym numerem na długiej liście klientów. W sumie, zastanawiając się jak najlepiej rozmawiać z klientami, możesz znaleźć sposoby na poprawę swoich relacji z klientami.
Provide Timely Customer Service
Upewnienie się, że obsługa klienta jest zapewniona w odpowiednim czasie może wydawać się wyzwaniem. Każdy klient ma unikalną linię czasu, która będzie dla niego najlepsza. Jakie są więc sposoby na poprawę obsługi klienta w miejscu pracy bez zamiany szybkości na jakość?
Powróćmy do wspomnianego przykładu wspólnej skrzynki odbiorczej.
W tym narzędziu możesz tworzyć kontakty z klientami, aby śledzić, jaka komunikacja jest prowadzona z kim. Dodatkowo, możesz łatwo zobaczyć wszystkie tematy omawiane z danym klientem.
Ta organizacja jest pomocna w kierunku bardziej terminowej komunikacji z klientem, ponieważ możesz łatwo śledzić takie rzeczy, jak ostatni raz, kiedy rozmawiałeś z klientem.
Dzięki temu inteligentnemu węzłowi wiadomości, możesz szybko odświeżyć sobie informacje lub podzielić się nimi z kolegą z zespołu. Następnie, podczas kontaktu z klientem, możesz jasno dać do zrozumienia, że jego potrzeby są Twoim priorytetem.
Zachęcaj klientów do wyrażania opinii
Jeśli stwierdzisz, że nie możesz wymyślić pomysłów na obsługę klienta, jedną z cennych taktyk jest informacja zwrotna od klientów. Korzystanie z opinii klientów to świetny sposób na uzyskanie perspektywy trzeciej strony na temat Twoich usług. Dodatkowo, daje to Twojemu zespołowi pewien wgląd w to, jak wygląda dobra obsługa klienta dla Twojej konkretnej bazy klientów.
Odzew nie zawsze musi być konstruktywną krytyką! W rzeczywistości, jedno z badań pokazuje, że millenialsi są bardziej skłonni do dzielenia się pozytywnymi doświadczeniami klientów, niż tymi negatywnymi.
Jednym z narzędzi, które można wykorzystać podczas przeglądania informacji zwrotnej może być transkrypcja połączeń. Zasadniczo, narzędzia takie jak to, mogą zapewnić Twojemu zespołowi kompleksowy zapis różnych rozmów telefonicznych z klientem, do późniejszego wglądu, zamiast próbować sprawdzać skąpe notatki ze spotkań.
Powiedzmy, że rozmowa z potencjalnym klientem przebiega pomyślnie, a on dostarcza pozytywnych informacji zwrotnych na temat tego, co sprawiło, że jego doświadczenie było wspaniałe. Po tym, możesz łatwo wykorzystać tę transkrypcję w spotkaniach szkoleniowych.
Automatyzacja rozwiązań obsługi klienta
Zrozumiałe jest, że Twój zespół obsługi klienta nie jest w biurze 24/7. Niemniej jednak, Twoi klienci mogą potrzebować odpowiedzi na pytanie poza godzinami pracy.
Doskonałym sposobem na zaspokojenie tej potrzeby jest użycie narzędzi, które automatyzują obsługę klienta. Niektóre przykłady zautomatyzowanej obsługi klienta obejmują chatboty i strony zasobów.
Dzięki tym narzędziom Twoi klienci mogą szybko znaleźć odpowiedź bez konieczności oczekiwania na odpowiedź od Twojego zespołu, gdy biuro jest otwarte. Dodatkowo, potencjalny klient może w każdej chwili dowiedzieć się o Twoich usługach, a nawet zbudować relację z Twoją marką.
Ciekawi Cię, jak inteligentny hub wiadomości Threads może pomóc Ci usprawnić obsługę klienta? Skontaktuj się z ich zespołem już dziś, aby dowiedzieć się więcej!