Listy są przydatne, ponieważ podkreślają wybrane informacje w zwykłym tekście. Kiedy widzisz listę trzech lub czterech elementów ułożonych pionowo na stronie, a nie w normalnym formacie akapitu, naturalnie zauważasz ją bardziej i prawdopodobnie zwrócisz na nią większą uwagę. Niektóre rodzaje list również ułatwiają czytanie. Na przykład w instrukcji każdy krok powinien być ponumerowany i oddzielony od poprzedniego i następnego. Listy tworzą również więcej białej przestrzeni i rozkładają tekst tak, że strony nie wydają się jak jednolite ściany słów.
Podobnie jak nagłówki, różne rodzaje list są ważną cechą profesjonalnego pisma technicznego: pomagają czytelnikom zrozumieć, zapamiętać i przejrzeć kluczowe punkty; pomagają czytelnikom śledzić sekwencję działań lub wydarzeń; i rozbijają długie odcinki prostego tekstu.
Twoim zadaniem w tym rozdziale jest poznanie różnych typów i zastosowań list oraz nauczenie się ich specyficznego formatu i stylu.
Listy: Wskazówki ogólne
W profesjonalnym pisaniu tekstów technicznych musisz używać określonego stylu list, takiego jak ten przedstawiony tutaj.
- Używaj list do wyróżniania lub podkreślania tekstu lub do wyliczania kolejnych elementów.
- Używaj dokładnie takich odstępów, wcięć, interpunkcji i kapitalików, jakie są pokazane w poniższej dyskusji i na ilustracjach.
- Uczyń elementy listy równoległymi w sformułowaniach.
- Upewnij się, że każda pozycja na liście czyta gramatycznie z lead-in.
- Użyj lead-in, aby wprowadzić elementy listy i wskazać znaczenie lub cel listy (i zapunktować go z dwukropkiem).
- Gdy dwie pozycje są alternatywne, użyj listy wypunktowanej (z lub pomiędzy). Nie używaj numerowanych list dla elementów połączonych przez lub. Booleans nazwałby te elementy ORed. Wskaż tę relację OR w nagłówku listy.
- Gdy oddzielna uwaga lub akapit wyjaśniający następuje po pozycji, wcięcie tego oddzielnego materiału do tekstu nadrzędnej pozycji listy.
Wcięty materiał, który rozwija nadrzędną pozycję listy. - Unikaj używania nagłówków jako wstępów do list.
- Unikaj nadużywania list; używanie zbyt wielu list niszczy ich skuteczność.
- Używaj podobnych typów list konsekwentnie w podobnym tekście w tym samym dokumencie. Na przykład, jeśli masz dwa obszary tekstu, które przedstawiają kroki do wykonania zadania, oba powinny używać tego samego formatu listy – w tym przypadku, listy numerowane.
- Używaj formatu „wiszącego wcięcia” dla elementów listy o długości dwóch lub więcej linii. Format ten jest zilustrowany w rozdziale dotyczącym wcięć wiszących.
- Użyj funkcji „style” w swoim programie do tworzenia list pionowych, zamiast konstruować je ręcznie. Zobacz ten krótki tutorial na temat używania stylów dla list.
Uwaga: Listy w zdaniach mogą być nazywane „poziomymi” listami. Wszystkie inne typy list, o których tutaj mowa, są listami „pionowymi” w tym sensie, że formatują elementy pionowo, a nie w formacie akapitu.
Wskazówki dotyczące konkretnych typów list
Trudno jest podać wytyczne dotyczące wyboru pomiędzy różnymi rodzajami list, ale oto jak to zrobić:
- Najważniejsze, używaj list numerowanych dla elementów, które są w wymaganej kolejności (takich jak instrukcje krok po kroku) lub dla elementów, do których należy odnosić się przez numer elementu. Użyj wypunktowanych list dla elementów, które nie mają wymaganej kolejności.
- W przypadku list w zdaniach, nie ma konwencji, kiedy używać liter (a), (b), i tak dalej, w przeciwieństwie do liczb (1), (2), i tak dalej. Jeżeli jesteś na liście numerowanej i potrzebujesz podlisty, użyj małych liter, aby kontrastowały z numerami. W przeciwnym razie, nie wydają się być powszechnie uzgodnione wytyczne – po prostu być konsekwentny!
- Używaj pionowych list w przeciwieństwie do list in-sentence, gdy chcesz nacisk dostarczony przez pionowej prezentacji. Listy zdaniowe zapewniają tylko minimalne podkreślenie; listy pionowe zapewniają znacznie więcej.
- W obrębie pojedynczego raportu, używaj list zdaniowych i pionowych konsekwentnie w podobnych sytuacjach. Na przykład, jeśli masz przeglądy tematów dla każdej sekcji raportu, użyj list w zdaniach lub pionowych dla przeglądu – ale nie mieszaj ich dla tego konkretnego zastosowania.
Wspólne problemy z listami
Problemy z listami zazwyczaj obejmują następujące kwestie:
- Mieszanie list numerowanych i wypunktowanych
- Brak równoległych fraz w pozycjach listy
- Używanie pojedynczych nawiasów na numerze lub literze pozycji listy (innymi słowy, 1) lub (1)
- Wybiegające linie nie są wyrównane z tekstem pozycji listy
- Brak mocnego zdania wprowadzającego pozycje listy, i brak dwukropka do interpunkcji
- Niekonsekwentny styl Caps w pozycjach listy
- Niepotrzebna interpunkcja w pozycjach listy
- Niekonsekwentne użycie list w podobnym tekście
- Listy, które mają zbyt wiele pozycji i muszą być podzielone lub skonsolidowane
Format dla list
Użyj poniższych wskazówek, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat kapitalizacji, typografii (pogrubienie, podkreślenie, różne czcionki, różne rozmiary czcionek), oraz odstępów dla każdego typu listy.
Listy zdaniowe
Użyj poniższych wskazówek dla list zdaniowych:
- Używaj dwukropka do wprowadzenia elementów listy tylko wtedy, gdy przed listą jest pełne zdanie. W tej wersji problemu dwukropek wbija się w sam środek zdania (jak śmie!):
Problem: Do tego projektu potrzebujesz: taśmy, nożyczek i białej kartki. Revision: Do tego projektu potrzebujesz: taśmy, nożyczek i białej kartki. - Używaj zarówno nawiasów otwierających, jak i zamykających na numerach lub literach pozycji listy: (a) pozycja, (b) pozycja, itd.
- Wewnątrz nawiasów stosuj albo zwykłe cyfry arabskie, albo małe litery, ale używaj ich konsekwentnie. Używaj małych liter w tekście list zdaniowych, z wyjątkiem sytuacji, gdy zasady kapitalizacji wymagają wielkich liter.
- Punkty list zdaniowych przecinkuj przecinkami, jeśli nie są pełnymi zdaniami; średnikami, jeśli są pełnymi zdaniami.
- Używaj takich samych odstępów w listach zdaniowych, jak w zwykłym tekście niebędącym listą.
- Spraw, aby lista zdaniowa występowała na końcu zdania. Nigdy nie umieszczaj listy zdaniowej wprowadzonej dwukropkiem gdziekolwiek indziej niż na końcu zdania, tak jak w tym przykładzie:
Problem: Do tego projektu potrzebne są następujące przedmioty: taśma, nożyczki i biała kartka. Revision: Następujące przedmioty są potrzebne do tego projektu: taśma, nożyczki, i white-out.
Przykłady list in-sentence.
Proste listy pionowe
Użyj poniższych wskazówek dla prostych list pionowych:
- Wprowadź listę za pomocą zdania lub klauzuli wprowadzającej (wprowadzenie nie musi być pełnym zdaniem; pozycje listy mogą uzupełniać gramatykę rozpoczętą przez wprowadzenie). Punctuate w czołówce z colon.
- Użyj prostych pionowych list, gdy elementy listy nie muszą być podkreślone i są wymienione pionowo tylko dla łatwości czytania.
- Użyj zdanie-style kapitalizacji na elementy listy.
- Zacznij run-over linie pod tekstem pozycji listy, a nie regularne lewy margines. Ten format jest nazywany wiszące-indent styl.
- Użyj odpowiednik pustej linii powyżej i poniżej pionowych list.
- Albo rozpocząć elementy listy równo z lewej lub wcięcie ich nie więcej niż pół cala.
- Użyj „kompaktowy” format listy, jeśli masz tylko kilka elementów listy tylko jedną linię każdy. W kompaktowym formacie, nie ma pionowej przestrzeni między elementami listy. Użyj „luźny” format – pionowe odstępy między elementami listy – jeśli elementy listy są wiele linii long.
- Punctuate elementy listy tylko wtedy, gdy są pełne zdania lub klauzule lub frazy, które uzupełniają zdanie rozpoczęte przez lead-in (i używać kropek w tych dwóch przypadkach).
- Uważaj na listy z więcej niż 6 lub 8 elementów listy; dla długich list, szukać sposobów, aby podzielić lub skonsolidować.
- Gdy to możliwe, pomijaj partykuły (a, an, the) na początku elementów listy nie będących zdaniami.
Przykład prostej listy pionowej. Bez numerów i punktorów.
Listy wypunktowane
Użyj poniższych wskazówek dla list wypunktowanych (zwanych również nieuporządkowanymi):
- Wprowadź listę za pomocą zdania lub zdania wprowadzającego (wprowadzenie nie musi być pełnym zdaniem; elementy listy mogą uzupełniać gramatykę rozpoczętą przez wprowadzenie). Punctuate w czołówce z colon.
- Użyj wypunktowane listy, gdy elementy listy nie są w niezbędnej kolejności, ale chcesz podkreślić elementy na liście.
- Użyj gwiazdki lub myślniki, jeśli nie masz dostępu do rzeczywistej kuli. Użyj stylów listy swojego oprogramowania dla tych pionowych list.
- Użyj kapitalizacji w stylu zdania na elementach listy.
- Zacznij linie pod tekstem elementu listy, a nie pocisku. Format ten nazywany jest stylem wiszącego wcięcia.
- Użyj 0,25 cala dla wiszącego wcięcia (między punktorem a tekstem elementu listy).
- Użyj odpowiednika pustej linii nad i pod pionowymi listami.
- Albo zacznij elementy listy równo z lewą lub wcięcie ich nie więcej niż pół cala.
- Użyj „kompaktowy” format listy, jeśli masz tylko kilka elementów listy tylko jedną linię każdy. W kompaktowym formacie, nie ma pionowej przestrzeni między elementami listy. Użyj „luźnego” formatu – pionowa przestrzeń między elementami listy – jeśli elementy listy są długie na wiele linii.
- Jeśli masz podlisty w liście wypunktowanej, użyj mniej widocznego symbolu dla pocisku (takiego jak myślnik lub czysta tarcza), i wcięcie podlisty do tekstu nadrzędnych elementów listy. (Oczywiście możliwe jest posiadanie numerowanych pozycji w ramach listy wypunktowanej, w takim przypadku wcięcie jest takie samo jak w przypadku listy wypunktowanej.)
- Wcięcia w punktach listy wypunktowanej stosuj tylko wtedy, gdy są one pełnymi zdaniami lub frazami czasownikowymi, które uzupełniają zdanie rozpoczęte przez lead-in (w tych dwóch przypadkach stosuj kropki).
- Uważaj na listy wypunktowane zawierające więcej niż 6 lub 8 pozycji; w przypadku długich list wypunktowanych szukaj sposobów na ich podział lub konsolidację.
- Unikaj list jednoelementowych. To tak jak z tradycyjnymi konspektami: jeśli masz 1 lub a, potrzebujesz 2 lub b.
- Gdy to możliwe, pomijaj partykuły (a, an, the) na początku pozycji listy.
Przykład listy wypunktowanej. Elementy nie w żadnej wymaganej kolejności.
Listy wypunktowane
Programiści komputerowi lubią używać spójnika logicznego OR jako czasownika. Jeśli dwa elementy są logicznie połączone przez „lub”, mówi się, że są „ORed”. Lista ORed jest po prostu wypunktowaną listą z „lub” pomiędzy elementami listy dla podkreślenia. To prawda, można zakończyć pierwszy element spójnikiem „lub”, ale zwolennicy ORed uważają, że nie jest to wystarczająco wyraziste wizualnie. Oto przykład:
Przykład listy ORed. Znak lub pomiędzy dodaje podkreślenia.
Listy numerowane
Użyj poniższych wskazówek dla list numerowanych (zwanych również listami uporządkowanymi):
- Wprowadź listę za pomocą zdania lub klauzuli wprowadzającej (wprowadzenie nie musi być pełnym zdaniem; pozycje listy mogą uzupełniać gramatykę rozpoczętą przez wprowadzenie). Punctuate the lead-in z colon.
- Użyj numerowanych list, gdy elementy listy są w wymaganej kolejności (na przykład, chronologicznie) lub muszą być odniesione z innego miejsca w tekście.
- Type numer po kropce; nie używaj nawiasów na numer. Użyj stylu listy oprogramowania dla tych pionowych list.
- Użyj zdań-style kapitalizacji na elementy listy.
- Użyj „kompaktowy” format listy, jeśli masz tylko kilka elementów listy tylko jedną linię każdy. W kompaktowym formacie, nie ma pionowej przestrzeni między elementami listy. Użyj „luźny” format – pionowa przestrzeń między elementami listy – jeśli elementy listy są wiele linii long.
- Zacznij run-over linie pod tekstem elementu listy, a nie numer. Format ten nazywany jest stylem wiszącego wcięcia.
- Użyj 0,25 cala dla wiszącego wcięcia (między numerem a tekstem elementu listy).
- Użyj odpowiednika pustej linii nad i pod listami pionowymi.
- Zaczynaj elementy listy równo z lewą lub wcięcie nie więcej niż pół cala.
- Jeśli masz podlisty w numerowanej liście, użyj małych liter i wcięcie podlisty do tekstu nadrzędnych elementów listy. (Oczywiście możliwe jest posiadanie elementów podlisty w ramach listy numerowanej, w takim przypadku wcina się je tak samo jak elementy numerowane.)
- Jeśli masz elementy podlisty, użyj mniej widocznego symbolu dla punktora (takiego jak myślnik lub czysta tarcza) lub małej litery dla elementów podliczbowych i wcina się elementy podlisty do tekstu elementów listy wyższego poziomu.
- Wstrzykuj pozycje numerowanej listy tylko wtedy, gdy są to pełne zdania lub frazy czasownikowe, które uzupełniają zdanie rozpoczęte przez lead-in (i używaj kropek w tych dwóch przypadkach).
- Uważaj na numerowane listy z więcej niż 8 lub 10 pozycjami; dla długich numerowanych list, szukaj sposobów na podział lub konsolidację.
- Unikaj list z pojedynczymi elementami. Jeśli masz 1 lub a, potrzebujesz 2 lub b.
- Gdy to możliwe, pomijaj partykuły (a, an, the) na początku pozycji listy.
Przykład numerowanej listy pionowej. Pozycje są w wymaganej kolejności.
Listy dwukolumnowe
Używaj poniższych wskazówek dla list dwukolumnowych:
- Używaj list dwukolumnowych, gdy masz serię połączonych pozycji, na przykład terminy i definicje.
- Wprowadź listę za pomocą zdania wprowadzającego, które jest pełnym zdaniem. Punctuate the lead-in zdanie z colon.
- Column nagłówki są opcjonalne; jeśli używane, wyrównać je do lewego marginesu tekstu kolumn.
- Albo rozpocząć elementy listy równo z lewej lub wcięcie ich nie więcej niż pół cala.
- Użyj „kompaktowy” format listy, jeśli masz tylko kilka elementów listy tylko jedną linię każdy. W kompaktowym formacie, nie ma pionowej przestrzeni między elementami listy. Użyj „luźny” format – pionowe odstępy między elementami listy – jeśli elementy listy są wiele linii długo.
- Użyj zdanie-style kapitalizacji dla obu kolumn.
- Punkty w kolumnach tylko wtedy, gdy są one pełne zdania.
- Lewa wyrównanie elementów w obu kolumnach.
- Gdy to możliwe, pomiń artykuły (a, an, the) z początku pozycji listy.
Uwaga: Najlepszym sposobem na stworzenie dwukolumnowej listy jest użycie tabeli i ukrycie linii siatki. Jeśli użyjesz tabulatorów między kolumnami, czeka Cię bałagan, jeśli tekst w ogóle się zmieni.
Przykład listy dwukolumnowej (pary elementów listy). Nie zilustrowane tutaj, nagłówki kolumn są często używane do wskazania zawartości dwóch kolumn (na przykład tutaj może to być „Termin” jako nagłówek dla kolumny 1 i „Definicja” dla kolumny 2).
Listy z nagłówkami
Jedną z ostatnich małych wariacji na temat list jest lista pionowa z nagłówkami lub etykietami na początku pozycji. Ten format jest szeroko stosowany w tej książce. Jest to jakby inny sposób na zrobienie dwukolumnowej listy.
Dla nagłówków można użyć pogrubienia lub kursywy (na rysunku użyto kursywy).
Przykład listy pionowej z nagłówkami. Bardzo przydatny do wskazania zawartości każdego elementu na długiej liście pionowej, gdy lista dwukolumnowa nie do końca pasuje do sytuacji.
Listy zagnieżdżone
Lista zagnieżdżona zawiera dwa lub więcej poziomów elementów listy. Listy zagnieżdżone mogą zawierać każdą kombinację typów list: pozycje listy numerowanej (123…) z pozycjami listy podrzędnej pisanymi małymi literami (abc…), pozycje listy wypunktowanej z wypełnioną tarczą z pozycjami listy podrzędnej z przezroczystą tarczą lub z myślnikami; oraz inne kombinacje tych elementów.
Przykład listy zagnieżdżonej. Gdyby elementy podlisty były w wymaganej kolejności, byłyby to abc….
A oto kolejny przykład listy zagnieżdżonej:
Kolejny przykład listy zagnieżdżonej. Standardem jest używanie małych liter dla elementów podlisty, które są w wymaganej kolejności.
A teraz dwa ostatnie przykłady zagnieżdżonych list:
Więcej zagnieżdżonych list. Jeśli elementy podlisty nie mają wymaganej kolejności, spróbuj użyć przezroczystej tarczy (standard w Word i Open Office) lub myślnika en.
Wieszące tirety
Zauważ, że wszystkie linie „najazdowe” na pozycje listy w tym tekście i przykładach używają formatu „wiszące tirety”. To jest, gdzie każdy drugi i dodatkowy wiersz elementu listy wyrównuje się do tekstu pierwszego elementu listy. Nie jest dobrym pomysłem używanie tabulatorów lub spacji, aby osiągnąć ten format.
W większości wersji Microsoft Word, utwórz ten format wybierając wcięcie wiszące w Format > Akapit i określając wcięcie 0,25 cala. Eksperymentuj z innymi wcięciami.
Będę wdzięczny za Twoje przemyślenia, reakcje, krytykę dotyczącą tego rozdziału: Twoja odpowiedź – David McMurrey.