14 Best Practices, um Ihre Mitarbeiter HIPAA-konform zu halten

HIPAA-Konformität kann ein erschreckendes Konzept sein, vor allem, weil die Nichteinhaltung mit Geldstrafen von bis zu 250.000 US-Dollar geahndet werden kann, je nach Schwere des Verstoßes.

In den meisten Fällen ist es klug, einen HIPAA-Beauftragten einzustellen oder auszubilden, der sich auf die Sicherheitsstandards konzentriert und den Umgang der Mitarbeiter mit geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) der Patienten überwacht.

Allerdings ist es für Gesundheitsdienstleister wichtig, die Grundlagen der Compliance-Standards für Mitarbeiter in Bezug auf die HIPAA Security Rule zu kennen.

HIPAA History
Im Jahr 2002 wurden mit den Standards for Privacy of Individually Identifiable Health Information („Privacy Rule“) zum ersten Mal eine Reihe von nationalen Standards für den Schutz bestimmter Gesundheitsinformationen festgelegt. Die Privacy Rule befasst sich mit der Verwendung und Weitergabe von Gesundheitsdaten von Einzelpersonen durch Gesundheitsdienstleister oder Organisationen.

„Die größte Herausforderung, die HIPAA darstellt, ist der genaue und konsequente Schutz der Privatsphäre von Einzelpersonen, ohne dabei das Geschäft zu vernachlässigen“, sagt Christopher Fuller von TechRepublic.com. „

Auch wenn es eine Herausforderung ist, ist die Einhaltung des HIPAA für jede Praxis erreichbar, solange Sie sicherstellen, dass die folgenden Verfahren für Ihre Mitarbeiter vorhanden sind.

HIPAA-konforme Praxen

• Praxen müssen ein aktuelles Schulungsprogramm zum Umgang mit PHI für Mitarbeiter bereitstellen, die administrative Funktionen im Gesundheitsplan ausführen.

• Stellen Sie sicher, dass sensible PHI nicht mit anderen geteilt werden, die keinen Zugang haben sollten, einschließlich Mitarbeitern oder persönlichen Bekannten.

• Vermeiden Sie den Zugriff auf eine Patientenakte, es sei denn, sie wird für die Arbeit benötigt oder Sie haben die schriftliche Erlaubnis des Patienten.

• Minimieren Sie das Auftreten von anderen, die Patienteninformationen belauschen. Verwenden Sie nicht den ganzen Namen eines Patienten in Hörweite anderer.

• Sichern Sie alle Unterlagen, die PHI enthalten, indem Sie sie in eine Schublade oder einen Ordner legen, wenn sie nicht gebraucht werden. Decken Sie Krankenblätter ab, damit die Namen der Patienten nicht sichtbar sind. Lassen Sie Unterlagen und andere PHI niemals unbeaufsichtigt.

• Schließen Sie Computerprogramme, die Patientendaten enthalten, wenn sie nicht benutzt werden. Praxisverwaltungssysteme mit automatischer Time-Out-Einstellung können in dieser Hinsicht wertvoll sein.

• Beschränken Sie E-Mail-Übertragungen von PHI auf die Umstände, unter denen die Informationen nicht auf anderem Wege gesendet werden können.

• Verwenden Sie immer ein Deckblatt, wenn Sie PHI faxen.

• Sichern Sie alle Datenträger, die PHI enthalten. Die Speicherung von Patientendaten auf einem HIPAA-konformen Cloud-Server ist sicherer als die Verwendung eines lokalen Servers oder von Papierdokumenten, wie das US Department of Health and Human Services kürzlich festgestellt hat.

• Werden Sie bestimmten Personen unterschiedliche Sicherheitsstufen zuweisen. Rollenbasierte Sicherheit verhindert, dass Mitarbeiter versehentlich Informationen ändern oder sehen, die nicht zu ihren spezifischen Aufgaben gehören.

• Tauschen Sie niemals Passwörter zwischen Mitarbeitern aus. Der HIPAA-Champion sollte allen Mitarbeitern, die Zugang zu PHI haben, Passwörter zuweisen. Single-Sign-On-PM-Systeme verwenden Stimmerkennung oder Fingerabdruck-Erkennung zusammen mit benutzerspezifischen Passwörtern, um Logins zu sichern.

• Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Entsorgung von Informationen, die PHI enthalten, indem Sie Papierakten schreddern.

• Stellen Sie sicher, dass auf den Computern aktuelle Antiviren-Scan-Software installiert ist. Dies garantiert, dass Ihre Praxis angemessen vor bösartiger Software geschützt ist.

• Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass alle Anbieter oder andere Unternehmen, die mit Ihrer Praxis verbunden sind, die HIPAA-Standards ebenfalls ordnungsgemäß einhalten.

Einfach genug? Nicht ganz. Die HIPAA-Standards werden ständig weiterentwickelt, um mit neuen Technologien und Branchentrends Schritt zu halten. Um sicherzugehen, ist es eine gute Idee, einen HIPAA-konformen, Cloud-basierten Praxismanagement- und EHR-Service in Betracht zu ziehen, um alle Ihre medizinischen Informationen unterzubringen und zu schützen.

Welche Art von HIPAA-Schulung haben Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter als nützlich empfunden?

DUMMY_TEXT