Microsoft’s Office 365 kommt mit vielen Funktionen gestapelt, aber Ihr Konto kann mit verschiedenen Add-Ons modifiziert werden, die neue Fähigkeiten bieten. Diese Apps können Ihnen helfen, Zeit zu sparen, sei es, indem sie bestimmte Prozesse effizienter machen, Sie bei der Arbeit unterstützen oder Ihnen helfen, schneller mit Teammitgliedern zu kommunizieren. Hier sind unsere Lieblings-Add-ons für Office 365 (manchmal auch Add-ins genannt), mit denen Sie Ihre beste Arbeit in Rekordzeit erledigen können.
Translator
Selbst wenn Übersetzen keine tägliche Aufgabe für Sie ist, ist die Möglichkeit, Text zu markieren und ihn automatisch in oder aus fast 50 Sprachen zu übersetzen, einfach erstaunlich – und viel einfacher als das Ausschneiden und Einfügen von Text in eine separate App oder einen Online-Dienst. Das Translator-Add-on greift für seine Übersetzungen auf den robusten Online-Dienst Translator von Microsoft zurück. Sie können die vorgeschlagenen Übersetzungen einfach bearbeiten, bevor Sie sie in das Dokument einfügen, und im Falle mehrerer möglicher Interpretationen einer Passage werden alle Versionen angezeigt.
FindTime
Besprechungen so zu planen, dass sie für alle funktionieren, kann eine der frustrierendsten und zeitraubendsten Aufgaben in einem Büro sein. FindTime kann den Prozess zwar nicht komplett automatisieren, aber es erspart Ihnen definitiv das endlose Hin und Her. Es findet zunächst freie Termine in den Terminkalendern aller Teilnehmer, woraufhin Sie mehrere Zeiten auswählen und unter den Teilnehmern zur Abstimmung stellen können. Sobald genügend Stimmen für eine bestimmte Zeit zusammengekommen sind, wird das Meeting automatisch angesetzt.
DocuSign für Outlook
DocuSign ist eine der beliebtesten E-Signatur-Lösungen. Mit diesem Add-on oder seinem Word-Pendant können Sie ein Dokument sicher selbst unterschreiben oder es an eine andere Person zur Unterschrift senden. Sie haben auch die Möglichkeit, alle signierten Dokumente automatisch in Microsoft OneDrive zu speichern. Sie können den Dienst 10 Tage lang kostenlos testen, monatliche Abonnements gibt es ab 10 Dollar pro Monat.
Pexels
Suchen Sie nach schönen Bildern für Ihren Bericht oder Ihre Präsentation, ohne eine Stunde lang Google zu durchsuchen? Mit Pexels können Sie ganz einfach nach professionellen Stockfotos suchen und diese sofort in Ihr Dokument einfügen. Die Bilder stehen alle unter einer Creative-Commons-Null-Lizenz, was bedeutet, dass Sie sie für jeden legalen Zweck verwenden können, ohne dass eine Namensnennung erforderlich ist. Sie können den Prozess noch weiter beschleunigen, indem Sie die beliebte Bildergalerie verwenden oder Ihre Favoriten für die zukünftige Verwendung speichern.
Grammarly
Grammarly ist ein unübertroffenes Korrekturwerkzeug, das Ihnen helfen wird, Ihre Texte zu verbessern, egal ob es sich um eine einfache E-Mail oder einen umfangreichen Bericht handelt. Das Grammarly-Add-on arbeitet in Word und Outlook und macht Ihre Texte sauberer und direkter mit mehr als 250 Grammatik- und Rechtschreibprüfungen, Wortschatz- und Schreibstilvorschlägen und sogar einem Plagiatsdetektor. Grammarly Premium kostet $11,66 pro Monat bei jährlicher Zahlung.
Office Tab
Dank der modernen Webbrowser haben wir uns alle an Oberflächen mit Registerkarten gewöhnt. Office Tab bringt dieses vertraute Paradigma zu Word, PowerPoint und Excel. Auf einer grundlegenden Ebene ermöglicht das Add-In das Öffnen mehrerer Dateien innerhalb desselben Fensters, aber die Funktionalität geht viel tiefer als das. Sie können schnell alle Dokumente mit einem einzigen Klick schließen oder speichern, oder alle außer dem gerade aktiven Dokument. Sie können einige schnelle Änderungen vornehmen, wie das Umbenennen eines Dokuments oder das Speichern in einem neuen Ordner, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte „Dokumente“ in der Taskleiste klicken. Wenn Sie sich mit einem einzelnen Dokument beschäftigen, können Sie die Taskleiste ganz einfach mit einem Tastaturkürzel ausblenden und ebenso schnell wieder einblenden.
Teams
In den Office 365-Abonnements ist eine App namens Teams integriert – ein Knotenpunkt für Teams, um an verschiedenen Office 365-Anwendungen zusammenzuarbeiten. Teams fungiert als Instant Messenger, als File-Sharing-Plattform und als Kollaborationstool, mit dem Mitglieder an Dokumenten und Tabellenkalkulationen teilnehmen können, um gemeinsam zu arbeiten und Bearbeitungen vorzunehmen, während sie miteinander chatten und Notizen hinterlassen. Sie können Teams auch verwenden, um sofort Anrufe und Meetings von mehreren Geräten aus einzurichten. Es bietet 2 GB Speicherplatz pro Benutzer und 10 GB gemeinsamen Speicherplatz. Es lässt sich mit mehr als 140 Apps und Diensten integrieren, z. B. Evernote und Trello. Es gibt jetzt eine kostenlose Version von Microsoft Teams für kleine Unternehmen.
Boomerang
Dieses Add-on für E-Mail-Produktivität hat mehrere Funktionen, die die Möglichkeiten von Outlook stark erweitern. Mit Boomerang können Sie E-Mails planen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Es erlaubt Ihnen auch, Erinnerungen für E-Mails zu setzen, wenn sie unbeantwortet bleiben, so dass Sie sie nachverfolgen können. Boomerang macht die Planung von Besprechungen weniger kompliziert, indem es Ihnen erlaubt, die Besprechung zu machen und andere mit einer einzigen E-Mail einzuladen.
Diktat
Exklusiv für Office 365-Abonnenten ist Diktat ein spezielles Werkzeug, das nicht gerade ein Add-on ist. Microsoft hat es aktiviert, um denjenigen zu helfen, die nicht tippen können oder es vorziehen, ihre Texte zu diktieren. Sie können in neun Sprachen diktieren, die automatisch für OneNote, Outlook, Word oder PowerPoint erkannt werden. Drücken Sie einfach das Mikrofon-Symbol in der App, warten Sie, bis das Symbol rot wird, um anzuzeigen, dass es zuhört, und beginnen Sie zu sprechen. Um Satzzeichen einzufügen, sagen Sie einfach den Namen des Satzzeichens.
Do Not Disturb
Outlook für Android hat eine exklusive Funktion (auch nicht gerade ein Add-on), die helfen könnte, Ihre Konzentration und Produktivität zu steigern. Office 365-Abonnenten auf Android können mit der Funktion „Nicht stören“ Zeiträume festlegen, in denen E-Mail- und Kalenderbenachrichtigungen stummgeschaltet werden. Um sie zu aktivieren, öffnen Sie Outlook, tippen Sie auf das Hamburger-Symbol oben links, klicken Sie auf das Glockensymbol oben rechts und wählen Sie die Zeiten aus, in denen Sie in Ruhe gelassen werden möchten.
Prioritätsmatrix
Die Prioritätsmatrix verwendet vier Quadranten, um Ihnen dabei zu helfen, sich mit Microsoft Outlook auf die wichtigsten Prioritäten und Projekte zu konzentrieren, die am wichtigsten sind. Als Add-In ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mails in Aktionspunkte zu verwandeln. Mit Priority Matrix sind die Zeiten vorbei, in denen Sie versuchen mussten, sich daran zu erinnern, welche E-Mails Sie nicht gelesen haben, indem Sie sie markieren; erstellen Sie einfach eine Aufgabe direkt in Outlook, die in Priority Matrix umgewandelt wird.
Email Recovery
Wir alle haben schon einmal den Fehler gemacht, versehentlich eine E-Mail zu löschen, die wir gebraucht hätten. Mit der Funktion E-Mail-Wiederherstellung ist das kein Problem mehr. Mit diesem Add-on können Sie alle E-Mails wiederherstellen, die Sie gelöscht haben. Der Wiederherstellungsprozess ist einfach: Wählen Sie einfach den Ordner aus, aus dem Sie E-Mails wiederherstellen möchten, also entweder den Ordner „Wiederherstellbare Objekte“ oder „Löschungen“. Das Tolle an diesem Add-In ist auch, dass Sie damit E-Mails nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsuchen können und so Zugriff auf Informationen wie Betreffzeile, Absender, Anhänge und Empfänger erhalten.
Template Phrases
Erleben Sie, dass Sie von Interessenten, Kunden oder Mitarbeitern immer wieder die gleichen Fragen gestellt bekommen? Mit dem Add-In „Template Phrases“ können Sie Zeit sparen, indem Sie benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, um diese Fragen zu beantworten. Sie können eine große Auswahl an Vorlagen mit einfachen oder komplexen Fragen erstellen und dann das Add-In eine Vielzahl von Schlüsselwörtern generieren lassen, die Sie direkt in Ihre E-Mails einfügen können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, nutzen Sie die Muster für Geschäftsbriefe und Beispiele für alltägliche Phrasen.
Zoom Scheduler
Zoom Scheduler ist sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Handy verfügbar, um die Planung von Meetings zu erleichtern. Wie die Website schon vermuten lässt, können Sie damit sofortige Zoom-Meetings planen und starten und Ihre freien und belegten Zeiten mit Zoom Client synchronisieren. Leider läuft Zoom Scheduler auf PC nur ab Version 3.5 und macOS 10.14.1 oder höher – Sie müssen Ihre Computer entsprechend aktualisieren.
Pickit
Sie müssen kein Grafikdesigner sein, um attraktive Präsentationen zu erstellen. Mit Pickit haben Sie Zugriff auf eine unbegrenzte Anzahl von Bildern, wie z.B. lizenzierte Fotos (Bilder sind 100% legal und konform) und Clip-Art. Die benötigten Bilder können Sie dann aus der leicht zugänglichen Bildbibliothek in Microsoft Office ziehen.
PowerPoint Designer
Der PowerPoint Designer, der nur für Office 365-Abonnenten verfügbar ist, hilft Ihnen bei der Erstellung beeindruckender Folien. Er generiert automatisch eine große Auswahl an Designs in verschiedenen Farben, Mustern und Stilen, aus denen Sie wählen können. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie Design > Design-Ideen. Stellen Sie sicher, dass Sie „verbundene Erlebnisse“ auswählen, um Ideen zu erhalten, während Sie Ihre Folien erstellen. Design Ideas wählt Layouts mit Textblöcken und Bildern aus, die Sie anpassen können. Heben Sie Ihre Präsentation mit einem Diagramm, einer Grafik oder einer Zeitleiste hervor, die auch automatisch generiert werden können. Schließen Sie Ihre Präsentation mit einer der vielen sofort verfügbaren Illustrationen ab.
Bürokarten
Kartendiagramme werden in Excel verwendet, um „Werte zu vergleichen und Kategorien über geografische Regionen hinweg darzustellen. Verwenden Sie sie, wenn Sie geografische Regionen in Ihren Daten haben, wie Länder/Regionen, Staaten, Landkreise oder Postleitzahlen“, so Microsoft. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, z. B. mit PowerPoint Designer, besuchen Sie den Link oben, um Diagrammbeispiele herunterzuladen. Ihre Diagramme können mit Ländern, Staaten, Bezirken, Städten, Postleitzahlen und mehr erstellt werden. Um die Karten zu erstellen, geben Sie einfach die Daten Ihrer Wahl ein.
Woodpecker
Das Woodpecker-Add-on verbindet sich mit Ihrer Office 365-E-Mail, um Sie bei der Erstellung und einfachen Wiederverwendung der von Ihnen häufig verwendeten juristischen Dokumente zu unterstützen. Indem Sie alle Dokumente, die Sie häufig verwenden, standardisieren und automatisieren, sparen Sie Zeit und Fehler bei der Erstellung juristischer Dokumente. Sie können diese Dokumente problemlos mit Ihrem Team teilen und gemeinsam bearbeiten und wichtige Felder wie Name, Adresse und Telefonnummer anpassen. Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumenteneinstellungen mit einem sicheren Woodpecker-Konto. Auf der Woodpecker-Website finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen und Verwenden dieses Add-ons; die Einrichtung sollte nur ein paar Minuten dauern.
Andreas Rivera hat zur Berichterstattung und zum Schreiben dieses Artikels beigetragen.