8 Wege, die Größe von Excel-Dateien zu reduzieren (die tatsächlich funktionieren)

Excel-Arbeitsmappen sind dafür bekannt, schmerzhaft langsam und schwer zu werden, wenn mehr Daten/Formeln/Bilder hinzugefügt werden.

Manchmal ist es einfach, den zusätzlichen Ballast loszuwerden und die Größe der Excel-Datei im Zaum zu halten, manchmal aber auch nicht.

Und da Excel kein webbasiertes Tool ist, arbeiten und arbeiten die meisten von uns zusammen, indem sie Excel-Dateien per E-Mail versenden. Und eine große Excel-Datei, die 50 MB wiegt, kann schwer mit Ihren Kollegen/Kunden zu teilen sein.

In meinem letzten Job haben wir den Lotus Notes E-Mail-Client verwendet, der schneckenlangsam ist, und das Versenden schwerer Excel-Dateien darüber war eine Tortur.

Es gibt zwar keine magische Methode, um die Größe einer Excel-Arbeitsmappe zu reduzieren, aber es gibt ein paar Techniken, die Sie anwenden können, um die Größe zu verringern.

Tipps zum Reduzieren der Excel-Dateigröße

Nachfolgend finden Sie Techniken, mit denen Sie die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappe reduzieren können.

Für jeden Tipp habe ich einige Tests durchgeführt und die Schnappschüsse hinzugefügt, um Ihnen die Auswirkungen auf die Dateigröße zu zeigen. Die Ergebnisse, die Sie erhalten, hängen von Ihren Daten und Dateien ab.

Basierend auf Ihrer Arbeitsmappe können Sie einen oder mehrere dieser Tipps verwenden.

Unnötige Arbeitsblätter/Daten entfernen

Die besten Lösungen sind oft die einfachsten.

Und diese Technik hat mehr mit gesundem Menschenverstand zu tun und weniger mit irgendwelchen Excel-Assistenten.

Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe haben, die einige Arbeitsblätter enthält, die nicht benötigt werden (und die in keinen Formeln verwendet werden), dann schauen Sie, ob Sie diese loswerden können.

Dies hat einen direkten Zusammenhang mit der Größe der Excel-Datei. Sobald Sie also einige der Arbeitsblätter löschen und die Arbeitsmappe speichern, werden Sie sofort eine reduzierte Dateigröße sehen.

Testergebnisse:

Ich habe eine Excel-Datei mit 10 Arbeitsblättern erstellt, wobei jedes Arbeitsblatt 2.6 Millionen Datenpunkte (26 Spalten mit 100.000 Datenpunkten in jeder Spalte).

Die resultierende Größe dieser Arbeitsmappe beträgt 143 MB (und es dauert ziemlich lange, sie zu speichern und zu öffnen).

Nun, als ich fünf Blätter gelöscht habe, hat sich die Größe um die Hälfte reduziert (duh).

Wie Sie sehen, stehen die Daten Ihres Arbeitsblatts in direktem Zusammenhang mit der Dateigröße.

In Binärformat konvertieren (XLSB)

Wussten Sie, dass allein das Speichern einer Excel-Datei im XLSB-Format die Dateigröße reduzieren kann?

Ja, es stimmt.

Alles, was Sie tun müssen, ist beim Speichern einer Arbeitsmappe das .xlsb-Format zu verwenden.

Hier sind die Schritte, um dies zu tun:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.
2. Klicken Sie auf „Speichern unter“.
3. Klicken Sie auf Durchsuchen.
4. Im Dialogfeld Speichern unter ändern Sie den Dateityp auf Excel Binary Workbook (.xlsb)

Testergebnisse

Ich hatte eine Excel-Arbeitsmappe, die 14,6 MB Platz benötigte.

Nach der Konvertierung derselben Datei in das XLSB-Format konnte ich die Größe auf 10,4 MB reduzieren (eine Größenreduzierung von ~28 %).

Was ist XLSB?

Wenn Sie eine Excel-Datei (.xlsx oder .xlsm) speichern, wird sie im XML-Format gespeichert.

Wenn ich zum Beispiel die Dateierweiterung der XLSX-Datei in ZIP ändere und sie dann öffne, erhalte ich folgendes.

Und wenn ich weiter in den ‚xl‘-Ordner gehe und dann in den Arbeitsblatt-Ordner, zeigt er mir die Arbeitsblätter in dieser Arbeitsmappe (und diese Arbeitsblätter werden als XML-Dokument gespeichert).

Nun lassen Sie uns das Gleiche mit einer XLSB-Datei machen.

So ändere ich zuerst die Dateierweiterung auf ZIP, öffne sie dann und suche Blatt1. Hier ist, was Sie erhalten:

Sie werden feststellen, dass sowohl XLSX als auch XLSB das Arbeitsblatt in einem anderen Format speichert.

XLSX/XLSM speichert es als XML-Datei und XLSB speichert es als binäre (.bin) Datei.

Und ohne zu technisch zu werden, sind XML-Dateien im Vergleich zu einer Binärdatei sehr groß.

Wenn Sie also Ihre Excel-Arbeitsmappe im XLSB-Format speichern, wird die Dateigröße reduziert. In unserem obigen Beispiel betrug die Größenreduzierung ~30%.

XLSB Vs XLSX/XLSM

Wenn es darum geht, das XLSB-Format zu verwenden, ist die Größenreduzierung ein großer Vorteil. Aber Sie müssen ein wenig vorsichtig sein, wenn Sie mit dem XLSB-Format arbeiten.

Vorteile des XLSB-Formats:

1. Es reduziert die Größe der Excel-Datei. Das kann hilfreich sein, wenn Sie große Dateien haben und diese per E-Mail weitergeben möchten. Sie können die Größe schnell reduzieren, indem Sie sie im XLSB-Format speichern.
2. XLSB-Dateien lassen sich tendenziell schneller öffnen und speichern als XML-Dateien. Basierend auf den begrenzten Tests, die ich durchgeführt habe, wurden XLSB-Dateien 25-50 % schneller geöffnet und gespeichert. Dieser Unterschied ist nur bei großen Excel-Dateien bemerkbar. Bei kleineren Dateien sind sowohl XLSB als auch XLSX schnell.

Während XLSB großartig aussieht, gibt es ein paar Gründe, warum Sie bei der Verwendung von XLSX/XLSM-Dateien bleiben sollten:

1. Beim XLSB-Format haben Sie keine Möglichkeit zu wissen, ob es ein Makro enthält oder nicht. Das macht sie riskanter, da jemand sie zum Ausführen von bösartigem Code verwenden kann.
2. XLSB-Dateien sind im proprietären bin-Dateiformat kodiert, während XML ein offenes, lesbares Dateiformat ist. Das bedeutet, wenn Sie Tools von Drittanbietern mit Excel verwenden, ist es besser, das XML-Format zu verwenden.
3. Power Query kann keine Daten aus einer XLSB-Datei lesen. Wenn Sie also Power Query verwenden, ist es besser, Ihre Daten im XLSX/XLSM-Format zu haben.

Als allgemeine Regel gilt: Wenn Ihre Datei klein ist (weniger als 5 MB), ist es besser, beim XLSX/XLSM-Format zu bleiben.

Basierend auf dem, was ich von Leuten gehört und in vielen Foren gelesen habe, bevorzugen viele Leute XLSB als Dateiformat, wenn es um die Verwendung von Excel geht.

Hier ist ein guter Artikel zum Verständnis des XLSB-Formats.

Entfernen Sie unnötige Formeln

Zu viele Formeln blähen die Dateigröße Ihrer Arbeitsmappe auf.

Wenn Sie also einen Datensatz haben, den Sie benötigen, aber die Formeln darin nicht brauchen, ist es besser, diese Formeln in Werte umzuwandeln.

Hier sind die Schritte, um in Excel schnell Formeln in Werte umzuwandeln:

1. Markieren Sie das gesamte Arbeitsblatt/den gesamten Datensatz.
2. Drücken Sie die Taste F5.
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Gehe zu“ auf „Spezial“.
4. Wählen Sie im Dialogfeld „Gehe zu“ die Option „Formeln“.
5. Klicken Sie auf „OK“.

Die obigen Schritte würden alle Zellen markieren, die eine Formel enthalten.

Nun verwenden Sie die folgenden Schritte, um diese Formeln in Werte umzuwandeln:

1. Kopieren Sie die markierten Zellen (Strg + C)
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Start.
3. Klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen.
4. Klicken Sie auf das Symbol Wert einfügen.

Die obigen Schritte würden alle Zellen mit Formeln in Werte umwandeln.

Testergebnisse

Ich habe eine Excel-Datei mit 2,7 Millionen Datenpunkten (1048576*26) erstellt und dann drei Spalten mit Formeln (SUMME, ZAEHLUNG und MITTELWERT) hinzugefügt.

Dann habe ich diese Formeln in Werte umgewandelt und die Datei unter einem anderen Namen gespeichert.

Unten ist das Ergebnis:

Die Datei ohne Formeln ist um ~8% kleiner (und beachten Sie, dass ich nur 3 Spalten mit Formeln hatte).

Wenn Sie viele Formeln haben, kann das die Größe erhöhen.

Bilder komprimieren (vor und nach dem Hochladen)

Wenn Sie mit Excel-Dateien arbeiten, die Bilder enthalten, müssen Sie diese Bilder optimieren und sicherstellen, dass die Größe geringer ist.

Das Problem bei Bildern ist, dass mit der Komprimierung auch eine Qualitätsminderung einhergeht, die Sie vielleicht nicht wollen.

Wenn Sie mit Bildern arbeiten, halten Sie die Größe Ihrer Excel-Datei am besten gering, indem Sie die Bilder komprimieren, bevor Sie sie in Excel einfügen.

Ein gutes Online-Tool, um dies zu tun, ist TinyPNG (oder Sie können Photoshop oder ein anderes ähnliches Tool verwenden).

Es ist ein kostenloses Tool, das die Größe eines Bildes um bis zu 90 % reduzieren kann und trotzdem eine anständige Bildqualität beibehält.

Unten ist der Screenshot, in dem ich ein Bild mit der Größe von 3,9 MB auf 331 KB mit minimalem Qualitätsverlust komprimieren konnte.

Nachdem Sie diese komprimierten Bilder in Excel hochgeladen haben, können Sie sie mit der eingebauten Option in Excel weiter komprimieren.

Hier sind die Schritte, um ein Bild in Excel zu komprimieren:

1. Wählen Sie das Bild aus, das Sie komprimieren möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Bildwerkzeuge – Format“. Dies ist eine kontextbezogene Registerkarte, die nur angezeigt wird, wenn Sie auf ein Bild klicken.
3. Klicken Sie in der Gruppe „Anpassen“ auf die Option „Bild komprimieren“.
4. Im Dialogfeld „Bilder komprimieren“:
   • Wählen Sie „Nur auf dieses Bild anwenden“, wenn Sie alle Bilder in der Arbeitsmappe komprimieren möchten.
   • Wählen Sie „E-Mail (96 ppi)“ für eine maximale Komprimierung.
5. Klicken Sie auf OK.
6. Speichern Sie die Datei.

So komprimieren Sie alle Bilder und reduzieren die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappe.

Testergebnisse:

Ich habe die Option „Compress Imge“ in Excel mit einem Bild verwendet.

Nachfolgend die Ergebnisse:

Durch die Verwendung der Option „Bild komprimieren“ reduzierte sich die Dateigröße von 445 KB auf 43 KB (~90% Reduzierung der Dateigröße).

Das hängt auch vom Bild ab. Ein Bild, das bereits komprimiert ist, führt möglicherweise nicht zu einer großen Größenreduzierung.

Pivot-Cache entfernen, um Platz zu sparen

Wenn Sie mit Pivot-Tabellen arbeiten und mit großen Excel-Dateien zu kämpfen haben, kann das Wissen über den Pivot-Cache nützlich sein.

Wenn Sie eine Pivot-Tabelle unter Verwendung eines Datensatzes erstellen, legt Excel automatisch den Pivot-Cache an.

Der Pivot-Cache ist ein Objekt, das eine Replik der Datenquelle enthält.

Während Sie es nicht sehen können, ist es ein Teil der Arbeitsmappe und mit der Pivot-Tabelle verbunden. Wenn Sie Änderungen in der Pivot-Tabelle vornehmen, verwendet sie nicht die Datenquelle, sondern den Pivot-Cache.

Während Sie denken, dass Sie direkt mit den Quelldaten verbunden sind, greifen Sie in Wirklichkeit auf den Pivot-Cache (und nicht auf die Quelldaten) zu, wenn Sie Änderungen in der Pivot-Tabelle vornehmen.

Da Sie nun eine Replik des Datensatzes erstellen, benötigt dieser etwas Platz.

Sobald Sie also eine Pivot-Tabelle erstellen, werden Sie feststellen, dass die Größe der Excel-Datei zunimmt.

Im obigen Beispiel erhöht sich die Größe der Datei um das Doppelte, sobald ich die Pivot-Tabelle hinzufüge.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten, die Dateigröße zu reduzieren, wenn Sie mit Pivot-Tabellen arbeiten.

1. Behalten Sie die Quelldaten und löschen Sie den Pivot-Cache
2. Behalten Sie den Pivot-Cache und löschen Sie die Quelldaten

Lassen Sie uns diese beiden Techniken betrachten.

Quelldaten beibehalten und Pivot-Cache löschen

Wenn Sie mit der Pivot-Tabelle fertig sind und sie speichern, können Sie Excel zwingen, nur die Quelldaten und die resultierende Pivot-Tabelle zu speichern, nicht aber den Pivot-Cache.

Dadurch wird Ihre Excel-Datei leichter, und Sie haben eine Möglichkeit, den Pivot-Cache wiederherzustellen, wenn Sie ihn das nächste Mal brauchen.

Unten sehen Sie den Größenunterschied, wenn Sie eine Excel-Datei mit und ohne Pivot-Cache speichern.

Hier sind die Schritte, um den Pivot-Cache NICHT zu speichern:

1. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Analysieren“.
3. Klicken Sie auf das Symbol „Optionen“ der Pivot-Tabelle.
4. In der Dialogbox ‚Pivot-Tabellen-Optionen‘ klicken Sie auf die Registerkarte ‚Daten‘.
5. In den Optionen für die Pivot-Tabelle ‚Daten‘ entfernen Sie das Häkchen bei ‚Quelldaten mit Datei speichern‘. Diese Option stellt sicher, dass der Pivot-Zwischenspeicher nicht gespeichert wird, wenn Sie die Arbeitsmappe speichern (und hilft, die Dateigröße von Excel zu reduzieren).
6. Haken Sie die Option – ‚Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren‘ – ab. Diese Option sorgt dafür, dass, sobald Sie die Arbeitsmappe öffnen, die Pivot-Tabelle aktualisiert und der Pivot-Cache automatisch erzeugt wird. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, müssen Sie die Pivot-Tabelle manuell aktualisieren, um den Pivot-Cache zu generieren.
7. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie nun die Datei mit der Pivot-Tabelle speichern, werden Sie eine verringerte Dateigröße feststellen.

Behalten Sie den Pivot-Cache und löschen Sie die Quelldaten

Eine andere Möglichkeit, die Dateigröße von Excel zu verringern, ist, die Quelldaten einer Pivot-Tabelle zu löschen und nur den Pivot-Cache zu behalten.

Dies funktioniert, da ein Pivot-Cache ein Spiegelbild Ihrer Daten ist und Sie bei Änderungen an der Pivot-Tabelle nicht auf die Quelldaten zugreifen, sondern den Pivot-Cache verwenden.

Nachfolgend sehen Sie die Ergebnisse, wenn ich die Excel-Datei ohne die Quelldaten gespeichert habe.

Dazu löschen Sie einfach die Daten (entweder durch Löschen der Daten oder des Arbeitsblatts, das die Daten enthält).

Wenn Sie die Quelldaten wieder haben möchten, doppelklicken Sie auf die Zelle „Gesamtsumme“ der Pivot-Tabelle und es wird sofort der gesamte Datensatz in einem neuen Arbeitsblatt erzeugt.

Komprimieren Sie die Datei (ZIP IT)

Dies ist etwas, was Sie außerhalb der Excel-Anwendung tun können.

Wenn Sie eine Excel-Datei zippen, sehen Sie sofort eine Größenreduzierung von ca. 10-15%.

Sie können diese gezippte Datei dann per E-Mail weitergeben, und die Person, die sie erhält, kann die Datei entpacken und die Excel-Arbeitsmappe verwenden.

Hier sind die Schritte zum Zippen einer Excel-Datei (für Windows):

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Excel-Datei
2. Halten Sie den Cursor auf die Option Senden an.
3. Klicken Sie auf die Option ‚Komprimierter (gezippter) Ordner‘.

Dadurch wird eine gezippte Datei für die ausgewählte Excel-Arbeitsmappe erstellt.

Sie werden auch eine Verringerung der Dateigröße feststellen (wie unten gezeigt).

Testergebnisse

Mit dieser Technik konnte ich die Dateigröße der Excel-Arbeitsmappe um 8 % reduzieren.

Diese Technik funktioniert besser für Dateien, die im Bereich von 20-50 MB liegen. Mit zunehmender Dateigröße ist die prozentuale Reduzierung nicht mehr sehr hoch.

Datenformatierung entfernen

Datenformatierungen wie das Anwenden einer Hintergrundfarbe, das Hinzufügen von Rahmen oder das Ändern des Schriftstils können die Dateigröße erhöhen.

Bei meinen Tests habe ich jedoch festgestellt, dass dies keine großen Auswirkungen hat.

Unten sehen Sie die Größen zweier Excel-Arbeitsmappen, eine mit 2,6 Millionen Datenpunkten (in einem Arbeitsblatt) und die andere mit denselben Daten, aber mit angewandter Formatierung (Zellenfarbe, Rahmen und kursiv).

Testergebnisse

Sie können sehen, dass der Unterschied zwischen den beiden Dateien nicht so groß ist (obwohl er sich bei einer großen Datenmenge durchaus bemerkbar macht).

Die Datei mit Daten ist 14.6 MB und die Datei mit Daten und Formatierung 14,9 MB.

Wenn Sie also die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappe reduzieren wollen, können Sie nach Formatierungen suchen, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie sie entfernen, können Sie etwas Speicherplatz sparen.

Hier sind die Schritte, um sofort alle Formatierungen zu entfernen, während die Daten intakt bleiben:

1. Markieren Sie den gesamten Datensatz (aus dem Sie die Formatierung entfernen möchten).
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Start.
3. Klicken Sie in der Gruppe „Bearbeiten“ auf „Löschen“.
4. Klicken Sie im Excel Ribbon auf ‚Formate löschen‘.
5. Speichern Sie die Arbeitsmappe.

Bedingte Formatierung entfernen

Genauso wie die reguläre Datenformatierung trägt auch die bedingte Formatierung zur Dateigröße bei.

Bei meinen Tests habe ich jedoch festgestellt, dass der Unterschied geringer ist (es sei denn, Sie haben mehrere Regeln auf mehrere Blätter mit großen Datensätzen angewendet).

Nichtsdestotrotz ist es eine gute Idee, bedingte Formatierungen aus allen Datensätzen zu entfernen, in denen Sie sie nicht benötigen.

Abgesehen von der Größe gibt es noch einen weiteren guten Grund, bedingte Formatierungen zu entfernen – GESCHWINDIGKEIT.

Bedingte Formatierungen sind flüchtig und werden bei jeder Änderung im Arbeitsblatt neu berechnet. Das kann zu einer langsameren Arbeitsmappe führen.

Testergebnisse

Ich habe eine Datei mit 27,2 Millionen Datenpunkten erstellt und 5 Regeln für bedingte Formatierung darauf angewendet.

Der Größenunterschied scheint nur ein paar KBs zu betragen.

Also Read: Tips to Make Slow Excel Spreadsheets Fast

Tipps zur Steigerung der Excel-Leistung

Während die oben genannten Methoden Ihnen helfen, die Dateigröße von Excel zu reduzieren, finden Sie hier einige zusätzliche Tipps zur Verbesserung der Leistung von Excel-Arbeitsmappen:

1. Vermeiden Sie die Verwendung flüchtiger Formeln. Abgesehen davon, dass sie die Dateigröße erhöhen, machen flüchtige Formeln Ihre Arbeitsmappen auch langsam. Beispiele für flüchtige Funktionen sind RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT usw.
2. Wenn Sie Zusammenfassungen eines großen Datensatzes erstellen müssen, sollten Sie statt der Verwendung von Formeln eine Pivot-Tabelle verwenden. Eine Pivot-Tabelle ist schnell und sehr intuitiv im Vergleich zu Formeln.
3. Wenn Sie Daten aus mehreren Quellen extrahieren oder Daten aus mehreren Dateien kombinieren, verwenden Sie Power Query, um die Daten zu erhalten und zu transformieren. Sie können die Daten als Power Query-Verbindung speichern, anstatt sie im Arbeitsblatt zu behalten. Sie können ganz einfach Pivot-Tabellen erstellen, indem Sie die mit Power Query erstellten Verbindungen verwenden.
4. Konvertieren Sie Ihre tabellarischen Daten in eine Excel-Tabelle und verwenden Sie die Excel-Tabelle in Formeln. Dadurch wird Ihre Arbeitsmappe schneller und Formeln, die mit Hilfe von strukturierten Excel-Tabellenverweisen erstellt wurden, sind einfacher zu verwalten (da diese intuitiver sind).
5. Vermeiden Sie es, ganze Zeilen oder Spalten in einer Formel zu referenzieren. Dadurch werden Ihre Formeln effizienter.
6. Wenn Sie sehr viele Formeln in Ihrer Arbeitsmappe haben, schalten Sie die automatische Berechnung aus und wechseln Sie zur manuellen Berechnung. Auf diese Weise werden die Formeln nicht jedes Mal neu berechnet, wenn eine Änderung in den Arbeitsblättern vorgenommen wird. Sie können diese Änderung vornehmen, indem Sie auf die Registerkarte „Formel“ gehen und die „Berechnungsoptionen“ ändern.

Hoffentlich finden Sie die Methode und die Tipps in diesem Lernprogramm nützlich.