Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben 15 Tage lang ununterbrochen an einem 30-Tage-Projekt gearbeitet. Dann bekommen Sie einen Anruf vom Kunden, der Sie fragt, wie weit Sie mit dem Projekt sind. Er möchte wissen:
- Werden Sie das Projekt pünktlich abliefern können?
- Wie sieht es mit den tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den budgetierten Kosten aus?
- Wird das Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen?
Nach einem Bericht des Project Management Institute (PMI) scheitern 14 % der IT-Projekte. Eine andere PMI-Studie fügt hinzu, dass „122 Millionen US-Dollar für jede investierte Milliarde US-Dollar aufgrund schlechter Projektleistung verschwendet werden.“
Deshalb gehört die ständige Fortschrittsüberwachung zu den Projektmanagement-Grundlagen, an die sich gute Projektmanager während des gesamten Projektlebenszyklus strikt halten.
Wissen in Echtzeit ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf einzugreifen und Berichte zu erstellen, die die Befürchtungen des Führungsteams zerstreuen und ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Verschiedene Messverfahren und Projektmanagement-Tools können Einblicke in potenzielle Kosten- und Zeitprobleme geben, die ein Projekt zum Scheitern bringen können. Earned Value, eine bemerkenswerte Best Practice im Projektmanagement, ist eine solche Technik.
Überblick: Was ist Earned-Value-Management?
Budgetkonforme Projekte, die den Zeitplan überschreiten, und termingerechte Projekte, die zu überlasteten Projektteams führen, sind Situationen, die Projektmanager häufig erleben. Noch frustrierender ist, dass die Zeitpläne oft verrutschen und die Kosten ohne Vorwarnung steigen.
Es muss einen besseren Weg für Projektmanager geben, die Projektleistung zu kontrollieren
Earned Value Management (EVM) ist eine von mehreren Projektmanagement-Techniken, die Sie verwenden können, um abzuschätzen, wo Sie in einem Projekt im Vergleich zum Zeitplan und Budget des Projekts stehen. EVM gibt Aufschluss darüber, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um das Projekt innerhalb der im Projektplan definierten Kosten- und Zeitrahmen zu beenden.
Es zeigt Projekteigenschaften auf, die Standard-Zeitrahmen- und -Kostendiagramme nicht nachverfolgen können.
Vorteile von Earned Value Management
Earned Value Management wird meist in Regierungsprojekten eingesetzt, kann aber in vielen Projekten angewendet werden. Zu den Vorteilen gehören:
Ein System zur Verfolgung des Projektfortschritts
Projektmanager balancieren mehrere Elemente, um ein Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen. Die wichtigsten: Projektumfang, Budget und Zeitplan – ein Dreieck, das im Projektmanagement als Triple Constraint oder Projektdreieck bekannt ist und normalerweise separat verfolgt wird.
Dieses Verfolgungssystem ist schön und gut – bis es nicht mehr funktioniert. Ein großer Nachteil ist, dass disparate Zeitplan- und Budgetberichte möglicherweise nicht die Gesamttransparenz des Projekts bieten, die erforderlich ist, um Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen.
Die Ertragswertanalyse hingegen konsolidiert die Budget- und Zeitplanmessungen des Projekts und gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Kosten und Zeitpläne des Projekts, einschließlich ihrer Auswirkungen auf das Projekt.
Termin- und Budgetabweichungen verstehen
Faktoren, die Termin- und Kostenabweichungen verursachen, gibt es viele: schleichende Entwicklung des Projektumfangs, sich ändernde Kundenprioritäten oder -anforderungen, Änderungen des Projektumfangs, schlechtes Wetter, neue Vorschriften, Nichtverfügbarkeit von benötigten Materialien und das Fehlen eines Notfall- oder Risikomanagementplans usw.
Mit EVM können Sie Kosten- und Terminabweichungen berechnen und die entsprechenden Maßnahmen anwenden, um ihre Auswirkungen auf das Projekt zu minimieren. Mehr dazu später.
Definieren Sie den tatsächlichen, realen Erfolg
Die Zufriedenheit und Motivation des Teams ist ein entscheidender Bestandteil für erfolgreiches Projekt- und Programmmanagement. Ihr Team möchte wissen, wie gut es sein Projekt zum Abschluss bringt. Die Earned-Value-Messung arbeitet mit Metriken oder Indikatoren, die ihre Arbeit abbilden und zeigen:
- Ob das Projekt im Zeitplan liegt
- Ob das Projekt im Budget liegt
- Der Wert der abgeschlossenen Arbeit
- Wie viel von der Arbeit noch übrig ist
Wie man den Earned Value im Projektmanagement berechnet
Um das Earned-Value-Management-System für die Bestimmung des Status des Projektbudgets und des Zeitplans zu nutzen, benötigen Sie drei Arten von Daten:
- Geplanter Wert (PV)
- Ist-Kosten (AC)
- Erreichter Wert (EV)
Schritt 1: Geplanter Wert (PV)
Dies bezieht sich auf den budgetierten Betrag für die Arbeit, die bis zum heutigen Tag (oder bis zu einem bestimmten Datum) fertiggestellt werden soll. Er wird auch als budgetierte Kosten der geplanten Arbeit (BCWS) bezeichnet und wird berechnet, bevor irgendeine Arbeit ausgeführt wird. Auf diese Weise dient er als Basiswert.
Der Gesamtplanwert des Projekts – auch bekannt als Budget bei Fertigstellung (BAC) – wird durch Addition der PV für jede Aktivität, Aufgabe oder Komponente des Projektstrukturplans berechnet.
In diesem Beispiel für einen Implementierungsplan beträgt das Projektbudget 4.000 $ (geplanter Gesamtwert oder Budget bei Fertigstellung), während jeder Arbeitsmonat voraussichtlich 1.000 $ kosten wird (geplanter Wert). Das Projekt ist für vier Monate geplant.
Planwertformel
Um den Planwert zu erhalten, multiplizieren Sie den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit (geplant) mit dem Projektbudget (BAC).
PV = % abgeschlossen (geplant) x BAC
Berechnen wir anhand des obigen Beispiels den Planwert.
1. Nach 2 Monaten
*Wie Sie in der Grafik sehen können, ist das Projekt für vier Monate geplant. Das bedeutet, dass Sie nach zwei Monaten 50 % der Arbeit erledigt haben sollten.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): $4.000
- Verstrichene Zeit: 2 Monate
- % Fertigstellung (geplant): 50%
PV = % Fertigstellung (geplant) x BAC
PV = 50% x $4.000
PV = $2.00
2. Nach 3 Monaten
*Ausgehend von einem viermonatigen Zeitplan sollten Sie bis zum dritten Monat 75 % der Arbeit abgeschlossen haben.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): 4.000 $
- Verstrichene Zeit: 3 Monate
- % Fertigstellung (geplant): 75%
PV = % Fertigstellung (geplant) x BAC
PV = 75% x $4.000
PV = $3.000
Schritt 2: Tatsächliche Kosten (AC)
Die tatsächlichen Kosten sind selbsterklärend. Es ist der Wert, der die tatsächlichen Kosten repräsentiert, die anfallen, um eine bestimmte Menge an Arbeit bis zum geplanten Datum, normalerweise heute, fertigzustellen. Mit anderen Worten, es ist der Betrag, der bereits ausgegeben wurde.
Ist-Kosten-Formel
Es gibt keine standardisierte Formel für Ist-Kosten. Sie müssen nur alle bisherigen Projektausgaben ermitteln. Zu den Ausgaben können Mitarbeitervergütungen, Ausrüstung, Verbrauchsmaterial, Honorare von Auftragnehmern, Reisekosten, indirekte Kosten usw. gehören.
Schauen wir uns ein anderes Beispiel an. Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten, wenn Sie nach dem ersten Monat 750 $ ausgegeben haben, obwohl Sie erst 20 % des Projekts abgeschlossen haben?
Angenommen:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): $4.000
- Verstrichene Zeit: 1 Monat
- % Fertigstellung (geplant): 25%
- % Fertigstellung (tatsächlich): 20%
- Istkosten: $750
AC = $750
Schritt 3: Earned Value (EV)
Auch als budgetierte Kosten der geleisteten Arbeit (BCWP) bezeichnet, repräsentiert der Earned Value den Wert der tatsächlich geleisteten Arbeit bis zum heutigen Tag (oder bis zu einem bestimmten Datum). Wenn Ihr Kunde Sie also bittet, alle Arbeiten am Projekt heute zu beenden, sagt Ihnen der EV den Wert, den das Projekt unter Berücksichtigung der bis heute geleisteten Arbeit generiert hat.
Ertragswertformel
Um den Ertragswert zu erhalten, multiplizieren Sie den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit (Ist) mit dem Projektbudget (BAC).
EV = % abgeschlossen (Ist) x BAC
Lassen Sie uns einige Beispiele betrachten:
1. Sie haben nach dem ersten Monat 750 $ ausgegeben und nur 20 % des Projekts abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): $4.000
- Verstrichene Zeit: 1 Monat
- Planwert: $1.000
- Istkosten: $750
- % Fertigstellung (geplant): 25%
- % Fertigstellung (Ist): 20%
EV = % Fertigstellung (Ist) x BAC
EV = 20% x $4.000
EV = $800
*Der Wert der geleisteten Arbeit beträgt $800, auch wenn Sie nur $750 ausgegeben haben.
2. Nach drei Monaten haben Sie $2.500 ausgegeben. Alle Aufgaben, die bis zu diesem Zeitpunkt für die Fertigstellung geplant waren, wurden abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): 4.000 $
- Verstrichene Zeit: 3 Monate
- Planwert: $3.000
- Istkosten: $2.500
- % Fertigstellung (Plan): 75%
- % Fertigstellung (Ist): 75 %
EV = % fertig (Ist) x BAC
EV = 75 % x 4.000 $
EV = 3.000 $
*Der Wert der fertiggestellten Arbeit beträgt 3.000 $ trotz der Ausgaben von 2.500 $.
Schritt 4: Terminplanabweichung (SV)
Die Terminplanabweichung misst die Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeit und der erwarteten Arbeit bis heute (oder bis zu einem bestimmten Datum). Sie zeigt an, ob das Projekt im Zeitplan liegt, hinterherhinkt oder zu früh ist.
Formel für die Zeitplanabweichung
Um die Zeitplanabweichung des Projekts zu ermitteln, ziehen Sie einfach den geplanten Wert vom verdienten Wert ab.
SV = EV – PV
Wenn die Zeitplanabweichung:
- positiv ist: Ihr Projekt liegt vor dem Zeitplan.
- Negativ: Ihr Projekt liegt hinter dem Zeitplan zurück.
- Null: Ihr Projekt liegt im Zeitplan.
Lassen Sie uns die gleichen Earned-Value-Beispiele verwenden, die zur Ermittlung der Zeitplanabweichungen verwendet wurden.
1. Sie haben nach dem ersten Monat 750 $ ausgegeben und nur 20 % des Projekts abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): $4.000
- Verstrichene Zeit: 1 Monat
- Planwert: $1.000
- Istkosten: $750
- % Fertigstellung (geplant): 25%
- % Fertigstellung (tatsächlich): 20%
- Ergebniswert = $800
SV = EV – PV
SV = $800 – $1.000
SV = -$200
*Da die Terminabweichung negativ ist, liegt dieses Projekt hinter dem Zeitplan
2. Nach drei Monaten haben Sie 2.500 $ ausgegeben. Alle Aufgaben, die bis zu diesem Zeitpunkt für die Fertigstellung geplant waren, wurden abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): 4.000 $
- Verstrichene Zeit: 3 Monate
- Geplanter Wert: $3.000
- Ist-Kosten: $2.500
- % Fertigstellung (geplant): 75%
- % Fertigstellung (tatsächlich): 75%
- Erreichter Wert: $3.000
SV = EV – PV
SV = $3.000 – $3.000
SV = $0
*Da die Terminabweichung Null ist, liegt das Projekt im Zeitplan.
Schritt 5: Kostenabweichung (CV)
Die Kostenabweichung misst die Differenz zwischen dem budgetierten Betrag für die Arbeit, die bis zu diesem Zeitpunkt (oder bis zu einem bestimmten Datum) abgeschlossen sein sollte, und dem tatsächlich ausgegebenen Betrag für die abgeschlossene Arbeit. Sie zeigt, ob Ihr Projekt im Budget liegt oder nicht.
Kostenabweichungsformel
Berechnen Sie die Kostenabweichung, indem Sie die tatsächlichen Kosten vom verdienten Wert abziehen.
CV = EV – AC
Wenn die Kostenabweichung:
- positiv ist: Ihr Projekt liegt unter dem Budget.
- Negativ: Ihr Projekt liegt über dem Budget.
- Null: Ihr Projekt liegt im Budget.
Wenden wir die gleichen Beispiele an, die wir zur Ermittlung der Terminabweichung verwendet haben.
1. Sie haben nach dem ersten Monat 750 $ ausgegeben und nur 20 % des Projekts abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): $4.000
- Verstrichene Zeit: 1 Monat
- Planwert: $1.000
- Istkosten: $750
- % Fertigstellung (geplant): 25%
- % Fertigstellung (tatsächlich): 20 %
- Ergebniswert = 800 $
CV = EV – AC
CV = 800 $ – 750 $
CV = 50 $
*Da die Kostenabweichung positiv ist, liegt dieses Projekt unter dem Budget.
2. Nach drei Monaten haben Sie $2.500 ausgegeben. Alle Aufgaben, die bis zu diesem Zeitpunkt für die Fertigstellung geplant waren, wurden abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): 4.000 $
- Verstrichene Zeit: 3 Monate
- Geplanter Wert: $3.000
- Ist-Kosten: $2.500
- % Fertigstellung (geplant): 75%
- % Fertigstellung (tatsächlich): 75%
- Erreichter Wert: $3.000
CV = EV – AC
SV = $3.000 – $2.500
SV = $500
*Da die Kostenabweichung positiv ist, liegt dieses Projekt unter dem Budget.
Schritt 6: Zeitplan-Leistungsindex (SPI)
Der Zeitplan-Leistungsindex misst den Fortschritt Ihres Projekts gegenüber dem geplanten Zeitplan.
Formel für den Zeitplan-Leistungsindex
Zur Berechnung teilen Sie den verdienten Wert durch den geplanten Wert.
SPI = EV/PV
Wenn der Zeitplan-Leistungsindex:
- Größer als 1: Sie haben mehr Arbeit geleistet als geplant. Ihr Projekt ist dem Zeitplan voraus.
- Kleiner als 1: Sie haben weniger Arbeit erledigt als geplant. Ihr Projekt liegt hinter dem Zeitplan zurück.
- Gleich 1: Sie haben die gleiche Menge an Arbeit wie geplant erledigt. Ihr Projekt liegt im Zeitplan.
Benutzen wir die gleichen Beispiele, die wir zur Berechnung der Termin- und Kostenabweichungen verwendet haben.
1. Sie haben nach dem ersten Monat 750 $ ausgegeben und nur 20 % des Projekts abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): $4.000
- Verstrichene Zeit: 1 Monat
- Planwert: $1.000
- Istkosten: $750
- % Fertigstellung (geplant): 25%
- % Fertigstellung (Ist): 20%
- Erwirtschafteter Wert = $800
SPI = EV/PV
SPI = $800/$1.000
SPI = 0.8
*Da der SPI kleiner als 1 ist, liegt dieses Projekt hinter dem Zeitplan zurück.
2. Nach drei Monaten haben Sie $2.500 ausgegeben. Alle Aufgaben, die bis zu diesem Zeitpunkt für die Fertigstellung geplant waren, wurden abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): 4.000 $
- Verstrichene Zeit: 3 Monate
- Geplanter Wert: $3.000
- Ist-Kosten: $2.500
- % Fertigstellung (geplant): 75%
- % Fertigstellung (tatsächlich): 75%
- Erreichter Wert: $3.000
SPI = EV/PV
SV = $3.000 – $3.000
SV = 1
*Da der SPI gleich 1 ist, liegt das Projekt im Zeitplan.
Schritt 7: Kosten-Leistungs-Index (CPI)
Der Kosten-Leistungs-Index gibt die Kosteneffizienz Ihres Projekts an und misst den Wert der fertiggestellten Arbeit gegenüber den tatsächlichen Kosten.
Kostenleistungsindex-Formel
Um den CPI zu erhalten, dividieren Sie den Earned Value durch die Ist-Kosten.
CPI = EV/AC
Wenn der Kostenleistungsindex:
- Größer als 1: Der Wert der abgeschlossenen Arbeit ist größer als der ausgegebene Betrag. Ihr Projekt liegt unter dem Budget.
- Kleiner als 1: Der Wert der abgeschlossenen Arbeit ist kleiner als der ausgegebene Betrag. Ihr Projekt liegt über dem Budget.
- Gleich 1: Der Wert der abgeschlossenen Arbeit ist gleich dem ausgegebenen Betrag. Ihr Projekt liegt im Budget.
Beispiele:
1. Sie haben nach dem ersten Monat 750 $ ausgegeben und nur 20 % des Projekts abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): $4.000
- Verstrichene Zeit: 1 Monat
- Planwert: $1.000
- Istkosten: $750
- % Fertigstellung (geplant): 25%
- % Fertigstellung (Ist): 20%
- Ertragswert = $800
CPI = EV/AC
CPI = $800/$750
CPI = 1.067
*Da der CPI größer als 1 ist, liegt dieses Projekt unter dem Budget.
2. Nach drei Monaten haben Sie $2.500 ausgegeben. Alle Aufgaben, die bis zu diesem Zeitpunkt für die Fertigstellung geplant waren, wurden abgeschlossen.
Gegeben:
- Projektdauer: 4 Monate
- Projektbudget (BAC): 4.000 $
- Verstrichene Zeit: 3 Monate
- Planwert: $3.000
- Istkosten: $2.500
- % Fertigstellung (Plan): 75%
- % Fertigstellung (Ist): 75%
- Erreichter Wert: $3.000
CPI = EV/AC
CPI = $3.000 – $2.500
CPI = 1.2
*Da der CPI größer als 1 ist, liegt dieses Projekt unter dem Budget.
Weitere Beispiele für die Berechnung des Ertragswertes finden Sie in einem YouTube-Video von Engineer4Free. Nicht vergessen: ACWP sind die tatsächlichen Kosten, BCWP ist der verdiente Wert und BCWS ist der geplante Wert.
Mit Earned Value Management das Projekt auf Kurs halten
Gute Projektmanager behalten jeden Schritt eines Projekts im Auge, um sicherzustellen, dass es im Budget und im Zeitplan liegt. Mit dem Earned-Value-Management erhalten Sie frühzeitig Einblick in Probleme, die das Budget und den Zeitplan beeinflussen. So können Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Aber das ist noch nicht alles. Es ist auch eine gute Praxis, ein Projektmanagement-Software-System zu verwenden, um Ihre Berichte, Dokumente, Kommunikationen, Kontaktinformationen und Updates zu zentralisieren. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht auf mehrere eigenständige Tools verlassen, um Ihre Projekte zu organisieren.