Schnell sehen, wann Ihre Kollegen außer Haus sind, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
Letzte Aktualisierung: August 2019
Ein gemeinsamer Urlaubskalender ist ein großartiges Tool, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern: Jeder kann auf einen Blick sehen, wer nicht im Büro ist. Allerdings ist das Buchen von Urlaub bereits eine lästige Pflicht, und ein zusätzlicher Schritt zum Aktualisieren des Kalenders kann leicht vergessen werden.
Diese Lösung verwendet Google Apps Script, um automatisch einen gemeinsamen Urlaubskalender zu füllen, der auf den individuellen Kalendern der einzelnen Personen im Team basiert. Wenn jemand eine Auszeit bucht, muss er nur daran denken, seinem persönlichen Google-Kalender ein Ereignis mit einem Stichwort wie „Urlaub“ oder „Abwesenheit“ hinzuzufügen. Das Skript agiert im Hintergrund, scannt die Kalender aller Mitglieder einer Google-Gruppe und synchronisiert die entsprechenden Ereignisse mit dem gemeinsamen Kalender.
Hinweis: Diese Lösung greift nur auf Kalenderereignisse zu, die Ihre Kollegen über ihre Datenschutzeinstellungen für Sie sichtbar gemacht haben.
Technik-Highlights
- Das Skript läuft automatisch nach einem festen Zeitplan mit Hilfe von Apps Script’stime-driven Triggern.
- Der
GroupsApp-Dienst wird verwendet, um die Mitglieder der Google-Gruppe des Teams zu ermitteln. - Der erweiterte Kalenderdienst bietet Zugriff auf dieCalendar-API und die Möglichkeit, nach Ereignissen im Kalender des Teams zu suchen.
Versuchen Sie es
Zuerst richten Sie den Google-Kalender ein:
- Öffnen Sie den Google-Kalender in Ihrem Browser.
- Erstellen Sie einen neuen Kalender mit dem Namen „Team-Urlaub“.
- Im Einstellungsbildschirm wählen Sie den neuen Kalender aus dem linken Menü.
- Scrollen Sie zu „Kalender einbinden“ und kopieren Sie den Wert unter „Kalender-ID“.
Nachfolgend erstellen Sie das Apps Script Projekt:
- Öffnen Sie das Apps Script Projekt in Ihrem Browser.
- Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datei“ > Erstellen Sie eine Kopie….
- Setzen Sie die Variable
TEAM_CALENDAR_IDauf die ID des Kalenders, den Sie zuvor erstellt haben. - Setzen Sie die Variable
GROUP_EMAILauf die E-Mail-Adresse einer Google-Gruppe, die Ihre Teammitglieder enthält.
Dann führen Sie das Skript aus:
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Funktion auswählen und wählen Sie Setup.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen (►).
- Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen überprüfen.
- Wählen Sie Ihr Google Workspace-Konto aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zulassen.
Wenn Sie fertig sind, kehren Sie zu Google Kalender zurück, um zu sehen, dass der Team Vacations-Kalender mit Ereignissen gefüllt ist. Für eine detailliertere Aufzeichnung dessen, was das Skript getan hat, können Sie die Protokolle anzeigen, indem Sie aufView > Stackdriver Logging und dann Apps Script Dashboard klicken.
Um mit Google Apps Script zu beginnen, probieren Sie das Codelab aus, das Sie durch die Erstellung Ihres ersten Skripts führt.