Listen sind nützlich, weil sie ausgewählte Informationen im normalen Text hervorheben. Wenn Sie eine Liste mit drei oder vier Punkten sehen, die vertikal auf der Seite aufgereiht sind, anstatt im normalen Absatzformat, nehmen Sie sie natürlich mehr wahr und werden ihr wahrscheinlich mehr Aufmerksamkeit schenken. Bestimmte Arten von Listen erleichtern auch das Lesen. In Anleitungen ist es zum Beispiel eine große Hilfe, wenn jeder Schritt nummeriert und von den vorhergehenden und nachfolgenden Schritten getrennt ist.
Wie Überschriften sind die verschiedenen Arten von Listen ein wichtiges Merkmal professioneller technischer Texte: Sie helfen den Lesern, wichtige Punkte zu verstehen, sich zu erinnern und zu wiederholen; sie helfen den Lesern, einer Abfolge von Handlungen oder Ereignissen zu folgen; und sie unterbrechen lange Abschnitte von geradem Text.
Ihre Aufgabe in diesem Kapitel ist es, die verschiedenen Arten und Verwendungen von Listen kennenzulernen und ihr spezifisches Format und ihren Stil zu erlernen.
Listen: Allgemeine Richtlinien
In professionellen Kontexten des technischen Schreibens müssen Sie einen bestimmten Stil für Listen verwenden, wie er hier vorgestellt wird.
- Verwenden Sie Listen, um Text hervorzuheben oder zu betonen oder um aufeinanderfolgende Elemente aufzuzählen.
- Verwenden Sie genau die Abstände, Einrückungen, Satzzeichen und Großbuchstaben, die in der folgenden Diskussion und in den Abbildungen gezeigt werden.
- Machen Sie Listenelemente parallel in der Formulierung.
- Stellen Sie sicher, dass sich jeder Punkt in der Liste grammatikalisch mit dem Vorspann liest.
- Verwenden Sie einen Vorspann, um die Listenpunkte einzuführen und den Sinn oder Zweck der Liste anzugeben (und setzen Sie ihn mit einem Doppelpunkt).
- Wenn zwei Punkte Alternativen sind, verwenden Sie eine Aufzählung (mit oder zwischen). Verwenden Sie keine nummerierten Listen für Elemente, die durch oder verbunden sind. Boolesche Wörter würden diese als ODER-verknüpfte Elemente bezeichnen. Weisen Sie im Listenvorspann auf diese ODER-Verknüpfung hin.
- Wenn ein separater Hinweis oder erklärender Absatz auf einen Punkt folgt, rücken Sie dieses separate Material zum Text des übergeordneten Listenpunktes ein.
Eingerücktes Material, das den übergeordneten Listenpunkt näher erläutert. - Vermeiden Sie Überschriften als Einleitungen für Listen.
- Vermeiden Sie die übermäßige Verwendung von Listen; die Verwendung von zu vielen Listen zerstört ihre Effektivität.
- Verwenden Sie ähnliche Arten von Listen konsequent in ähnlichem Text im gleichen Dokument. Wenn Sie z.B. zwei Textbereiche haben, die Schritte zur Ausführung einer Aufgabe darstellen, sollten beide das gleiche Listenformat verwenden – in diesem Fall nummerierte Listen.
- Verwenden Sie das Format „hängender Einzug“ für Listenelemente, die zwei oder mehr Zeilen lang sind. Dieses Format wird im Abschnitt über hängende Einzüge erläutert.
- Verwenden Sie die Funktion „Stile“ in Ihrer Software, um vertikale Listen zu erstellen, anstatt sie manuell zu konstruieren. Siehe diese kurze Anleitung zur Verwendung von Stilen für Listen.
Hinweis: Satzinterne Listen könnte man als „horizontale“ Listen bezeichnen. Alle anderen hier vorgestellten Listentypen sind „vertikale“ Listen, d.h. sie formatieren die Elemente vertikal und nicht im Absatzformat.
Richtlinien für bestimmte Listentypen
Es ist schwierig, Richtlinien für die Wahl zwischen den verschiedenen Arten von Listen aufzustellen, aber hier ist ein Versuch:
- Am wichtigsten ist es, nummerierte Listen für Elemente zu verwenden, die in einer vorgeschriebenen Reihenfolge stehen (wie z.B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen) oder für Elemente, auf die mit einer Positionsnummer verwiesen werden muss.
- Bei satzinternen Listen gibt es keine Konventionen für die Verwendung von Buchstaben (a), (b) usw. im Gegensatz zu Zahlen (1), (2) usw. Wenn Sie sich in einer nummerierten Liste befinden und eine Unterliste benötigen, verwenden Sie Kleinbuchstaben, um sich von den Zahlen abzusetzen. Ansonsten scheint es keine allgemein anerkannten Richtlinien zu geben – seien Sie einfach konsequent!
- Verwenden Sie vertikale Listen im Gegensatz zu satzinternen Listen, wenn Sie die Betonung durch die vertikale Darstellung wünschen. In-Satz-Listen bieten nur eine minimale Hervorhebung; vertikale Listen bieten viel mehr.
- Benutzen Sie innerhalb eines einzelnen Berichts In-Satz-Listen und vertikale Listen konsequent für ähnliche Situationen. Wenn Sie z. B. für jeden Abschnitt eines Berichts eine Themenübersicht haben, verwenden Sie für die Übersicht satzinterne oder vertikale Listen – aber mischen Sie sie nicht für diese spezielle Verwendung.
Gängige Probleme mit Listen
Probleme mit Listen sind in der Regel die folgenden:
- Vermischung von nummerierten und Aufzählungslisten
- Fehlender Parallelsatz in den Listenpunkten
- Verwendung von einfachen Klammern bei der Listenpunktnummer oder dem Buchstaben (also 1) oder (1)
- Überlaufende Zeilen, die nicht mit dem Text der Listenpunkte ausgerichtet sind
- Fehlender starker Einleitungssatz, der die Listenpunkte einleitet, und Fehlen eines Doppelpunkts zur Interpunktion von Einleitungen
- Uneinheitliche Großbuchstaben in Listenelementen
- Unnötige Interpunktion von Listenelementen
- Uneinheitliche Verwendung von Listen in ähnlichem Text
- Listen, die zu viele Elemente haben und unterteilt oder konsolidiert werden müssen
Format für Listen
Nutzen Sie die folgenden Hinweise für spezifische Details zur Großschreibung, Typografie (fett, unterstrichen, verschiedene Schriftarten, verschiedene Schriftgrößen) und Abstände für jede Art von Liste.
Satzinterne Listen
Benutzen Sie diese Richtlinien für satzinterne Listen:
- Verwenden Sie einen Doppelpunkt zur Einleitung der Listenelemente nur, wenn der Liste ein vollständiger Satz vorausgeht. In dieser Problemversion bricht der Doppelpunkt mitten in einen Satz hinein (wie kann das sein!):
Problem: Für dieses Projekt brauchen Sie: Klebeband, Schere und White-out. Problem: Für dieses Projekt benötigen Sie: Klebeband, Schere und White-out. - Verwenden Sie sowohl öffnende als auch schließende Klammern bei den Nummern oder Buchstaben der Listenelemente: (a) Element, (b) Element usw.
- Verwenden Sie entweder reguläre arabische Zahlen oder Kleinbuchstaben innerhalb der Klammern, aber verwenden Sie sie einheitlich. Verwenden Sie Kleinbuchstaben für den Text von satzinternen Listenelementen, es sei denn, die regulären Großbuchstabenregeln erfordern Großbuchstaben.
- Punktieren Sie die satzinternen Listenelemente mit Kommas, wenn sie keine vollständigen Sätze sind; mit Semikolons, wenn sie vollständige Sätze sind.
- Verwenden Sie für satzinterne Listen die gleichen Abstände wie in normalem Text ohne Listen.
- Lassen Sie die satzinterne Liste am Ende des Satzes stehen. Platzieren Sie eine satzinterne Liste, die durch einen Doppelpunkt eingeleitet wird, niemals irgendwo anders als am Ende des Satzes, wie in diesem Beispiel:
Problem: Für dieses Projekt werden folgende Gegenstände benötigt: Klebeband, Schere und White-out. Revision: Für dieses Projekt werden folgende Gegenstände benötigt: Klebeband, Schere und White-Out.
Beispiele für satzinterne Listen.
Einfache vertikale Listen
Benutzen Sie diese Richtlinien für einfache vertikale Listen:
- Leiten Sie die Liste mit einer einleitenden Phrase oder einem einleitenden Satz ein (die einleitende Phrase muss kein vollständiger Satz sein; die Listenelemente können die durch die einleitende Phrase begonnene Grammatik vervollständigen). Interpunktionieren Sie den Einleitungssatz mit einem Doppelpunkt.
- Verwenden Sie einfache vertikale Listen, wenn die Listenelemente nicht hervorgehoben werden müssen und nur aus Gründen der besseren Lesbarkeit vertikal aufgelistet werden.
- Verwenden Sie satzartige Großschreibung bei Listenelementen.
- Beginnen Sie Überlaufzeilen unter dem Text des Listenelements, nicht am normalen linken Rand. Dieses Format wird „hängender Einzug“ genannt.
- Verwenden Sie das Äquivalent einer Leerzeile über und unter vertikalen Listen.
- Fangen Sie Listenelemente entweder linksbündig an oder rücken Sie sie nicht mehr als einen halben Zoll ein.
- Verwenden Sie das „kompakte“ Listenformat, wenn Sie nur wenige Listenelemente haben, die jeweils nur eine Zeile lang sind. Im kompakten Format gibt es keinen vertikalen Abstand zwischen den Listenelementen. Verwenden Sie ein „lockeres“ Format – vertikaler Abstand zwischen den Listenelementen – wenn die Listenelemente mehrere Zeilen lang sind.
- Setzen Sie nur dann Satzzeichen, wenn es sich um vollständige Sätze oder Klauseln oder Phrasen handelt, die den durch den Einleitungssatz begonnenen Satz vervollständigen (und verwenden Sie in diesen beiden Fällen Punkte).
- Achten Sie auf Listen mit mehr als 6 oder 8 Listenelementen; suchen Sie bei langen Listen nach Möglichkeiten zur Unterteilung oder Konsolidierung.
- Wenn möglich, lassen Sie Artikel (a, an, der) am Anfang von Nicht-Satz-Listenelementen weg.
Beispiel für eine einfache vertikale Liste. Keine Zahlen oder Aufzählungszeichen.
Aufzählungslisten
Benutzen Sie diese Richtlinien für Aufzählungslisten (auch als ungeordnete Listen bezeichnet):
- Leiten Sie die Liste mit einer einleitenden Phrase oder einem einleitenden Satz ein (die einleitende Phrase muss kein vollständiger Satz sein; die Listenelemente können die durch die einleitende Phrase begonnene Grammatik vervollständigen). Interpunktionieren Sie den Einleitungssatz mit einem Doppelpunkt.
- Verwenden Sie Aufzählungslisten, wenn die Listenelemente nicht in einer bestimmten Reihenfolge stehen, Sie aber die Elemente in der Liste hervorheben möchten.
- Verwenden Sie Sternchen oder Bindestriche, wenn Sie keinen Zugang zu einem echten Aufzählungszeichen haben. Verwenden Sie die Listenstile Ihrer Software für diese vertikalen Listen.
- Verwenden Sie satzartige Großschreibung bei Listenelementen.
- Beginnen Sie Überlauflinien unter dem Text des Listenelements, nicht unter dem Aufzählungszeichen. Dieses Format wird als „hängender Einzug“ bezeichnet.
- Benutzen Sie 0,25 Zoll für den hängenden Einzug (zwischen dem Aufzählungszeichen und dem Text des Listenelements).
- Benutzen Sie das Äquivalent einer Leerzeile oberhalb und unterhalb von vertikalen Listen.
- Fangen Sie Listenelemente entweder linksbündig an oder rücken Sie sie nicht mehr als einen halben Zoll ein.
- Benutzen Sie das „kompakte“ Listenformat, wenn Sie nur ein paar Listenelemente haben, die jeweils nur eine Zeile lang sind. Im kompakten Format gibt es keinen vertikalen Abstand zwischen den Listenelementen. Verwenden Sie ein „lockeres“ Format – vertikaler Abstand zwischen den Listenelementen -, wenn die Listenelemente mehrere Zeilen lang sind.
- Wenn Sie Unterlistenelemente in einer Aufzählungsliste haben, verwenden Sie ein weniger auffälliges Symbol für ein Aufzählungszeichen (z. B. einen Bindestrich oder eine klare Scheibe) und rücken Sie die Unterlistenelemente in den Text der übergeordneten Listenelemente ein. (Es ist natürlich möglich, innerhalb einer Aufzählung unternummerierte Punkte zu haben, in diesem Fall werden sie genauso eingerückt wie die untergeordneten Punkte.)
- Setzen Sie Aufzählungspunkte nur dann in Interpunktion, wenn es sich um vollständige Sätze oder Verbphrasen handelt, die den durch den Einleitungssatz begonnenen Satz vervollständigen (und verwenden Sie in diesen beiden Fällen Punkte).
- Achten Sie auf Aufzählungen mit mehr als 6 oder 8 Punkten; suchen Sie bei langen Aufzählungen nach Möglichkeiten zur Unterteilung oder Konsolidierung.
- Vermeiden Sie Listen mit nur einem Punkt. Es ist genau wie bei traditionellen Gliederungen: Wenn Sie eine 1 oder ein a haben, brauchen Sie eine 2 oder ein b.
- Wenn möglich, lassen Sie Artikel (a, an, der) am Anfang von Listenelementen weg.
Beispiel für eine Aufzählungsliste. Die Reihenfolge der Elemente ist nicht vorgeschrieben.
Oder-Listen
Computerentwickler verwenden gerne das boolesche ODER als Verb. Wenn zwei Elemente durch „oder“ logisch miteinander verbunden sind, nennt man sie „ODERiert“. Eine ODER-verknüpfte Liste ist einfach eine Aufzählung mit einem „oder“ zwischen den Listenelementen zur Betonung. Man kann zwar den ersten Punkt mit „oder“ abschließen, aber ORed-Befürworter meinen, das sei visuell nicht nachdrücklich genug. Hier ist ein Beispiel:
Beispiel für eine ORed-Liste.
Nummerierte Listen
Benutzen Sie diese Richtlinien für nummerierte Listen (auch als geordnete Listen bezeichnet):
- Leiten Sie die Liste mit einem einleitenden Satz ein (der einleitende Satz muss kein kompletter Satz sein; die Listenelemente können die durch den einleitenden Satz begonnene Grammatik vervollständigen). Interpunktieren Sie den Einleitungssatz mit einem Doppelpunkt.
- Verwenden Sie nummerierte Listen, wenn die Listenelemente in einer bestimmten Reihenfolge stehen (z. B. chronologisch) oder von einer anderen Stelle im Text aus referenziert werden müssen.
- Schreiben Sie die Nummer gefolgt von einem Punkt; verwenden Sie keine Klammern für die Nummer. Verwenden Sie die Listenstile Ihrer Software für diese vertikalen Listen.
- Verwenden Sie satzartige Großschreibung für Listenelemente.
- Verwenden Sie das Listenformat „Kompakt“, wenn Sie nur wenige Listenelemente haben, die jeweils nur eine Zeile lang sind. Im kompakten Format gibt es keinen vertikalen Abstand zwischen den Listenelementen. Verwenden Sie ein „lockeres“ Format – vertikaler Abstand zwischen den Listenelementen -, wenn die Listenelemente mehrere Zeilen lang sind.
- Beginnen Sie Überlaufzeilen unter dem Text des Listenelements, nicht unter der Nummer. Dieses Format wird als hängender Einzug bezeichnet.
- Verwenden Sie 0,25 Zoll für den hängenden Einzug (zwischen der Nummer und dem Text des Listenelements).
- Verwenden Sie das Äquivalent einer Leerzeile über und unter vertikalen Listen.
- Fangen Sie Listenelemente entweder linksbündig an oder rücken Sie sie nicht mehr als einen halben Zoll ein.
- Wenn Sie Unterlistenelemente in einer nummerierten Liste haben, verwenden Sie Kleinbuchstaben und rücken Sie die Unterlistenelemente auf den Text der übergeordneten Listenelemente ein. (Es ist natürlich möglich, Unteraufzählungspunkte innerhalb einer nummerierten Liste zu haben, in diesem Fall werden sie genauso eingerückt wie unternummerierte Punkte.)
- Wenn Sie Unterlistenpunkte haben, verwenden Sie ein weniger auffälliges Symbol für einen Aufzählungspunkt (z. B. einen Bindestrich oder eine klare Scheibe) oder einen Kleinbuchstaben für unternummerierte Punkte und rücken Sie die Unterlistenpunkte zum Text der übergeordneten Listenpunkte ein.
- Setzen Sie nummerierte Listenelemente nur dann in Interpunktion, wenn es sich um vollständige Sätze oder Verbphrasen handelt, die den durch den Einleitungssatz begonnenen Satz vervollständigen (und verwenden Sie in diesen beiden Fällen Punkte).
- Achten Sie auf nummerierte Listen mit mehr als 8 oder 10 Listenelementen; suchen Sie bei langen nummerierten Listen nach Möglichkeiten zur Unterteilung oder Konsolidierung.
- Vermeiden Sie Listen mit nur einem Eintrag. Wenn Sie eine 1 oder ein a haben, brauchen Sie eine 2 oder ein b.
- Wenn möglich, lassen Sie Artikel (a, an, der) am Anfang von Listenelementen weg.
Beispiel für eine nummerierte vertikale Liste. Die Reihenfolge der Elemente ist vorgeschrieben.
Zweispaltige Listen
Benutzen Sie diese Richtlinien für zweispaltige Listen:
- Verwenden Sie zweispaltige Listen, wenn Sie eine Reihe von gepaarten Elementen haben, zum Beispiel Begriffe und Definitionen.
- Leiten Sie die Liste mit einem Einleitungssatz ein, der ein vollständiger Satz ist. Interpunktionieren Sie den Einleitungssatz mit einem Doppelpunkt.
- Spaltenüberschriften sind optional; wenn Sie sie verwenden, richten Sie sie am linken Rand des Textes der Spalten aus.
- Fangen Sie Listenelemente entweder linksbündig an oder rücken Sie sie nicht mehr als einen halben Zoll ein.
- Verwenden Sie das „kompakte“ Listenformat, wenn Sie nur wenige Listenelemente haben, die jeweils nur eine Zeile umfassen. Im kompakten Format gibt es keinen vertikalen Abstand zwischen den Listenelementen. Verwenden Sie ein „lockeres“ Format – vertikaler Abstand zwischen den Listenelementen -, wenn die Listenelemente mehrere Zeilen lang sind.
- Verwenden Sie für beide Spalten eine satzartige Großschreibung.
- Setzen Sie in den Spalten nur dann Interpunktionen, wenn es sich um vollständige Sätze handelt.
- Richten Sie die Elemente in beiden Spalten linksbündig aus.
- Wenn möglich, lassen Sie Artikel (a, an, der) am Anfang von Listenelementen weg.
Hinweis: Der beste Weg, eine zweispaltige Liste zu erstellen, ist die Verwendung einer Tabelle und das Ausblenden der Gitterlinien. Wenn Sie Tabulatoren zwischen den Spalten verwenden, kommt es zu einem Durcheinander, wenn sich der Text überhaupt ändert.
Beispiel für eine zweispaltige Liste (Paare von Listenelementen). Hier nicht abgebildet, werden oft Spaltenüberschriften verwendet, um den Inhalt der beiden Spalten zu kennzeichnen (hier z.B. „Begriff“ als Überschrift für die Spalte 1 und „Definition“ für die Spalte 2).
Listen mit einlaufenden Überschriften
Eine letzte kleine Variante von Listen ist die vertikale Liste mit einlaufenden Überschriften oder Beschriftungen am Anfang der Elemente. Dieses Format wird in diesem Buch ausgiebig verwendet. Es ist eine andere Art, eine zweispaltige Liste zu erstellen.
Für die eigentliche Einlaufüberschrift können Sie Fett- oder Kursivdruck verwenden (in der Abbildung wird Kursivdruck verwendet).
Beispiel für eine vertikale Liste mit Einlaufüberschriften. Sehr nützlich, um den Inhalt jedes Elements in einer langen vertikalen Liste anzugeben, wenn eine zweispaltige Liste nicht ganz der Situation entspricht.
Schachtel-Listen
Eine Schachtel-Liste enthält zwei oder mehr Ebenen von Listenelementen. Verschachtelte Listen können jede Kombination von Listentypen enthalten: nummerierte Listenelemente (123…) mit Unterlistenelementen mit Kleinbuchstaben (abc…), Aufzählungslistenelemente mit ausgefüllter Scheibe und Unterlistenelemente mit Klarsichtscheibe oder Bindestrich; und andere Kombinationen davon.
Beispiel für eine verschachtelte Liste. Wenn die Elemente der Unterliste in einer erforderlichen Reihenfolge wären, wären sie abc….
Nun hier ist ein weiteres Beispiel für eine verschachtelte Liste:
Ein weiteres Beispiel für eine verschachtelte Liste. Standard ist es, Kleinbuchstaben für Unterlistenelemente zu verwenden, die in einer erforderlichen Reihenfolge sind.
Nun sind hier zwei letzte Beispiele für verschachtelte Listen:
Weitere verschachtelte Listen. Wenn die Unterlistenelemente in keiner erforderlichen Reihenfolge stehen, versuchen Sie es mit dem klaren Trennzeichen (Standard in Word und Open Office) oder dem en-Bindestrich.
Hängende Einrückungen
Beachten Sie, dass alle Listenelemente in diesem Text und in den Beispielen ein „hängendes Einrückungsformat“ verwenden. Das bedeutet, dass alle zweiten und weiteren Zeilen eines Listeneintrags sich am Text des ersten Listeneintrags ausrichten. Es ist keine gute Idee, Tabulatoren oder Leerzeichen zu verwenden, um dieses Format zu erreichen.
In den meisten Versionen von Microsoft Word erzeugen Sie dieses Format, indem Sie in Format > Absatz den hängenden Einzug auswählen und einen Einzug von 0,25 Zoll angeben. Experimentieren Sie mit anderen Einzügen.
Ich würde mich über Ihre Gedanken, Reaktionen, Kritik zu diesem Kapitel freuen: Ihre Antwort-David McMurrey.