Einrichten eines Konferenzraums? So geht’s in 6 Schritten

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist, von einem Startup mit einem Team von fünf Mitarbeitern bis hin zu einem mittelständischen Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern, der Konferenzraum ist ein wichtiger Ort, an dem Entscheidungen getroffen werden.

Es stimmt, dass COVID die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, verändert – während einige Unternehmen zu vollständig dezentraler Arbeit übergehen, verkleinern sich andere, während sie immer noch einen gewissen physischen Raum beibehalten, in dem sich die Mitarbeiter versammeln und persönlich zusammenarbeiten können.

Für Unternehmen, die die Wichtigkeit des Erhalts von Büroflächen erkennen, ist der Konferenzraum einer, der nicht vergessen werden darf.

Aber nur weil wir alle diese Räume schon einmal gesehen und betreten haben, bedeutet das nicht, dass sie alle gleich gebaut sind. Die besten Konferenzräume sind so eingerichtet, dass sie eine reibungslose Interaktion zwischen den Menschen in ihnen ermöglichen. Alles in einem gut gestalteten Konferenzraum sollte intuitiv bedienbar sein, und ja, wir sprechen auch über die Technologie und die Geräte darin.

Im Laufe des letzten Jahrzehnts hat sich die Art und Weise, wie ein funktionaler Konferenzraum eingerichtet ist, verändert. Wenn Sie im Laufe der Jahre einen Fuß in verschiedene Räume gesetzt haben, haben Sie es wahrscheinlich aus erster Hand gesehen. Weg von tristen, veralteten Räumen, in denen es mehr Kabelgewirr als Stühle gibt, achten Unternehmen immer mehr darauf, einen aufgeräumten Raum mit Technologie zu schaffen, der die Produktivität fördert.

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal einen neuen Raum einrichten oder vielleicht nur einen bestehenden Raum aufwerten wollen, in diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um den neuen Lieblings-Meetingraum Ihres Teams zu organisieren.

In diesem Artikel werden wir Folgendes behandeln:

• 6 Dinge, die Sie bei der Ersteinrichtung eines Konferenzraums beachten sollten
• Eine detaillierte Checkliste, wie Sie einen Konferenzraum einrichten und warten

6 Dinge, die Sie bei der Einrichtung eines Konferenzraums beachten sollten

Ein einfach zu bedienender, funktionaler Konferenzraum ermöglicht es den Menschen, sich darin frei zu bewegen, und bietet gleichzeitig die nötigen Werkzeuge, damit die Teilnehmer miteinander zusammenarbeiten können. Hier sind 6 Ideen, die Sie bei der Einrichtung Ihres nächsten Konferenzraums berücksichtigen sollten.

Layout

Das Gesamtlayout eines Raums berücksichtigt, was die Personen in diesem Raum tun werden. Wenn Sie zum Beispiel eine Präsentation veranstalten oder einen Workshop leiten, müssen Sie die Stühle und Sitzgelegenheiten in diesem Raum anders aufstellen. Für die meisten Unternehmen sollten Sie zwei Arten von Stühlen in Betracht ziehen:

Der Sitzungssaal-Stil: Diese Anordnung eignet sich am besten für persönliche Besprechungen mit optionaler Teilnahme aus der Ferne, da alle Teilnehmer einander sehen können und zwischen den Tischen genügend Platz ist, um ungestörte Gespräche zu führen:

Der U-förmige Stil: Die Tische werden in Form eines „U“ aneinander gestellt, die Teilnehmer sitzen um die Außenseite des Tisches herum, so dass ein offener Raum entsteht, in dem ein Bildschirm oder ein Whiteboard im Mittelpunkt stehen kann. Dies ist besonders vorteilhaft für Meetings, an denen wichtige Teilnehmer aus der Ferne teilnehmen oder die von Präsentationen bestimmt sind. Für Workshops ist dieses Layout ebenfalls ideal, da es dem Moderator erlaubt, direkt in der Mitte des Raumes zu interagieren:

Wenn Sie ein neues Layout erstellen oder ein bestehendes Layout während einer Zeit der räumlichen Distanzierung aktualisieren, stellen Sie sicher, dass die Stühle entsprechend auseinander stehen, und wenn es der Platz erlaubt, bringen Sie einen zusätzlichen Tisch mit, um die Anzahl der Sitze pro Tischgruppierung zu verteilen.

Möbel

Wenn Sie mehrere Konferenzräume einrichten, kann es hilfreich sein, diese visuell zu unterscheiden, damit sie nicht verwechselt werden (sind Sie schon einmal zu spät zu einem Meeting gekommen, weil Sie Probleme hatten, einen Raum zu finden? Das haben wir alle schon erlebt). Sie können verschiedene Themenräume erforschen, indem Sie z.B. mit Farben (Verwendung von verschiedenfarbigen Wänden) und Materialien (Ausstatten eines Raumes mit Pflanzen oder verschiedenen Arten von Beleuchtungskörpern) herumspielen:

Ein Beispiel für einen Themenraum

Wie bei den restlichen Büromöbeln sollten auch die Stühle im Konferenzraum ergonomisch sein und über einen längeren Zeitraum bequem sitzen (stellen Sie sich vor, Sie sitzen einen ganzen Tag lang unbequem in Ihrem Stuhl, um zu planen!). Obwohl hochwertige Möbel eher als „nice-to-have“ denn als „need-to-have“ gelten, können subtile Entscheidungen einen großen Unterschied in Bezug auf Stimmung und Produktivität ausmachen. Zum Beispiel können Stühle mit Rollen die Leute subtil dazu ermutigen, sich vor dem Verlassen des Raumes in die Tische zurückzuziehen, um den Raum aus Höflichkeit gegenüber anderen, die den Raum mitbenutzen, „zurückzusetzen“.

Ausstattung

Neben der Einrichtung der Stühle und Tische sollte ein moderner Konferenzraum auch über die richtige technische Ausstattung verfügen, die es einfach macht, virtuelle Konferenzen abzuhalten.

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Neben dem Standard-Fernsehbildschirm für die Projektion von Präsentationen ist auch ein robustes Video- und Audiosystem wichtig, das speziell für Videokonferenzen in Business-Qualität entwickelt wurde. Eine Kamera, die zum Beispiel eine breite 120-Grad-Sicht auf alle im Raum befindlichen Personen unterstützt, macht virtuelle Meetings für Teilnehmer aus der Ferne viel einfacher zu verfolgen.

Heutzutage, besonders wenn man in einer agilen Umgebung arbeitet, ist Zusammenarbeit das A und O. Whiteboards sind ein beliebtes Mittel, um den freien Austausch von Ideen untereinander zu ermöglichen, vor allem, wenn die Ideen in irgendeiner Form visuell sind.

Es gibt auch „intelligente“ Whiteboards mit Technologie, die das Zeichnen per Touchscreen und das automatische Speichern auf einem Computer ermöglicht, was später bearbeitet werden kann. Beachten Sie, dass diese fortschrittlicheren Technologien für Sie als kleines Unternehmen möglicherweise nicht geeignet und praktikabel sind, insbesondere wenn Sie keinen Bedarf an einem hohen Maß an Zusammenarbeit im Alltag haben. Deshalb sollten Sie sich im Vorfeld über Ihre Ziele im Klaren sein, wenn Sie planen, welche Arten von Geräten für Ihren Raum benötigt werden.

Tools

Wenn es darum geht, ein reibungsloses Meeting durchzuführen, können die Konferenz-Tools über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Traditionell waren physische Telefonsysteme der Hauptweg, um Telefonkonferenzen einzurichten, aber deren Konfiguration kann teuer und verwirrend sein, besonders für Kleinunternehmer, die (noch) kein IT-Team haben, um diese einzurichten und zum Laufen zu bringen.

RingCentral Rooms™ bietet ein alternatives Konferenzsystem für das moderne Unternehmen, das vollständig über die Cloud betrieben wird und keine klobige physische Hardware zur Wartung benötigt. Mit nur einem iPad als Controller können Sie ein Meeting in Sekundenschnelle starten und auch Einladungen an Teilnehmer in letzter Minute versenden. So macht es das Team von CD Baby:

Mit der Fähigkeit, sich in Ihren Kalender zu integrieren, können Sie ein Ereignis anklicken, um sofort ein Meeting zu starten, ohne eine Reihe von Nummern und Zugangscodes eingeben zu müssen, um teilzunehmen. Durch den Wegfall langwieriger Einwahlvorgänge werden technische Herausforderungen auf ein Minimum reduziert, so dass sich alle auf die Diskussion konzentrieren können und nicht auf die IT-Schwierigkeiten, die traditionelle Konferenzeinrichtungen mit sich bringen können.

Ein weiteres produktives Werkzeug ist eine Software zur Planung von Konferenzräumen, wie z.B. JOAN. Wie oft sind Sie schon in einen Raum gegangen, der bereits doppelt oder dreifach gebucht war? Was ist, wenn Sie einen Raum betreten, der nur für die Hälfte der erwarteten Teilnehmerzahl ausgelegt ist?

Diese Probleme sind häufig, aber leicht zu lösen, indem man die Raumausstattung an die Bedürfnisse des Meetings anpasst und einen Buchungsplan erstellt, damit jeder weiß, wann ein Raum zur Verfügung steht und genutzt werden kann. Überlassen Sie es nicht dem Zufall – investieren Sie stattdessen in eine gebrauchsfertige Planungssoftware.

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Erreichbarkeit

Wayfinding: Wenn Menschen nach einem Konferenzraum suchen, sollten sie den Namen des Raums schnell finden können, und zwar an einem leicht zu findenden Ort mit einer klaren Beschilderung oder Beschriftung vor dem Raum. Zusätzlich zu visuellen Hinweisen können auch physische Hinweise (z. B. in Braille-Schrift) von Vorteil sein.

Aufstellung der Geräte: Machen Sie sich Gedanken über die Platzierung von Whiteboards, Bildschirmen und digitalen Anzeigen. Es mag zwar verlockend sein, einfach mit dem Auge zu sehen, wo und wie hoch man diese Geräte installiert, aber denken Sie daran, dass nicht jeder diese Geräte auf die gleiche Weise erreichen kann. Stellen Sie sicher, dass die Geräte im Raum für jeden, auch für die sitzenden Teilnehmer, leicht erreichbar sind.

Eingänge und Durchgänge: Türen sollten breit genug sein, um von jedem, auch von Rollstuhlfahrern, passiert werden zu können, und sich mit vertretbarem Gewicht öffnen und schließen lassen. Achten Sie vor allem bei kleineren Räumen auf den Platz zwischen den Möbeln, den Menschen (insbesondere sitzende Nutzer) durchqueren müssen. Auch wenn mehr Tische und Stühle hineinpassen, heißt das nicht, dass sie das auch sollten!

Regeln

Um sicherzustellen, dass jede Besprechung im Konferenzraum reibungslos abläuft, kann ein grundlegender Satz von Regeln oder Richtlinien bereitgestellt werden, damit jeder die Grundlagen der Nutzung des gemeinsamen Raums kennt. Dazu gehören Dinge wie Informationen zum Wi-Fi-Netzwerk, Möglichkeiten, wie man den Raum bucht, und eine Ressource (entweder eine Kontaktnummer oder E-Mail oder auch nur ein Leselink) für allgemeinen Support. Ziehen Sie bei COVID auch in Erwägung, eine Reihe von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien zur Einhaltung der richtigen räumlichen Distanz und regelmäßiger Hygiene einzubeziehen.

Checkliste zur Einrichtung des Konferenzraums

Sind Sie bereit, mit der Einrichtung Ihres Konferenzraums zu beginnen? Hier ist eine detaillierte Checkliste, die Sie durchgehen können und die alle grundlegenden Schritte abdeckt, die Sie im Rahmen der 6 soeben geteilten Ideen unternehmen müssen:

Layout

• Schätzen Sie den Bedarf des Raums ein – welche Art von Meetings, Workshops oder Veranstaltungen werden abgehalten und wie viele Sitzplätze werden benötigt?
• Ermitteln Sie die vollständigen Maße des Raums, mit dem Sie arbeiten müssen.
• Erstellen Sie einen Plan, wie Sie den Tisch, die Bestuhlung und die Geräte aufstellen wollen.

Möbel

• Finden Sie die richtigen Tische und Stühle und überlegen Sie, wie die Größe und Qualität der Tische im Raum funktionieren wird: Sind die Tische groß genug für die benötigte Anzahl von Stühlen, die sie umgeben? Sind sie zu groß und lassen zu viel Platz zwischen den Teilnehmern? Passen Tisch- und Stuhlhöhen zusammen? Sind die Stühle bequem und doch stabil genug für längeres Sitzen?
• Haben Sie Ihre Lichtschalter leicht zu finden – die Möglichkeit, die Beleuchtung zu steuern oder zu dimmen, ist wichtig für diejenigen, die Präsentationen veranstalten. Bei Fenstern, die natürliches Licht hereinlassen, sollten Sie die Anbringung von Vorhängen in Erwägung ziehen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, die Blendung zu kontrollieren.
• Konzipieren Sie schallabsorbierende Paneele – der Schall breitet sich in verschiedenen Büroräumen unterschiedlich aus. Großraumbüros, die die Zusammenarbeit fördern, neigen auch dazu, einen höheren Gesamtlärmpegel zu erzeugen. Wenn Sie also feststellen, dass ein Teil dieses Lärms in Ihre Besprechungsräume dringt, können Sie Optionen für schallabsorbierende Paneele in Betracht ziehen.

Ausstattung

• Stellen Sie sicher, dass die Wi-Fi-Verbindung in Ihrem Konferenzraum stark ist.
• Finden Sie den richtigen TV-Bildschirm – je nach Größe des Raumes sollten Sie einen Bildschirm haben, der groß genug ist, damit auch die am weitesten entfernt sitzende Person noch Details erkennen kann. Hier ist ein praktischer Rechner, der Ihnen sagt, wie groß der Bildschirm je nach Raumgröße sein muss.
• Funktionierende Audio- und Videoausrüstung – stellen Sie sicher, dass Ihre Konferenztelefone und Lautsprecher richtig funktionieren und die richtigen Anschlüsse eingeschaltet sind. Teams, die ein einheitliches Konferenzerlebnis schaffen wollen, könnten sich dafür entscheiden, eine Weitwinkelkamera für den Raum zu installieren, die bei Videokonferenzen verwendet wird. In Situationen, in denen mehrere Moderatoren ihren Bildschirm gemeinsam nutzen müssen, sollten Sie sich für drahtlose Präsentationslösungen entscheiden, die Wi-Fi nutzen, um Bildschirme gemeinsam zu nutzen, anstatt mehrere Kabel zu verlegen.
• Schätzen Sie den Bedarf an intelligenter Technologie ab – je nach Ihrer anfänglichen Einschätzung der primären Bedürfnisse des Raums sollten Sie die Rolle von Smartboards, Sprachassistenten (wie Amazon Echo oder Google Nest) oder intelligenten Leuchten in Betracht ziehen.
• Sammeln Sie allgemeine Schreibwaren wie Whiteboard-Marker und Radiergummis, Haftnotizen, Stifte und Notizblöcke sowie allgemeines technisches Zubehör wie Ladegeräte und Batterien.

Werkzeuge

• Schätzen Sie ab, welche Art von Videokonferenz Sie benötigen – brauchen Sie zum Beispiel ein mobilfreundliches Tool (damit die Teilnehmer per Handy oder Tablet teilnehmen können)? Wie wäre es mit der Möglichkeit, Bildschirmaufnahmen zu machen?
• Wählen Sie die richtige Videokonferenzsoftware auf der Grundlage Ihrer Bedürfnisse – ein einfach zu bedienendes Tool, das leicht zu handhaben ist und sich in Ihren bestehenden Kalender und E-Mail-Client integrieren lässt, macht es Ihrem Team umso leichter, es anzunehmen!
• Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit begrenztem IT-Support sind, suchen Sie nach einem Tool, das von einem starken Kundendienst unterstützt wird oder Selbstbedienungsressourcen bietet.
• Wählen Sie die richtige Software für die Planung von Konferenzräumen – fortschrittliche Planungstools können Ihnen Analysen darüber liefern, wie oft Räume genutzt werden, wie viele Nichtteilnehmer es in einem bestimmten Zeitraum gab und welche Ausstattung in Ihren beliebtesten Räumen vorhanden ist. Wenn Sie nur einen oder zwei Hauptkonferenzräume haben, entscheiden Sie sich für ein einfacheres Tool, das Ihre Hauptanforderungen erfüllt und nach Bedarf aufgestuft werden kann.

Barrierefreiheit

• Schaffen Sie eine klare Beschilderung außerhalb des Raumes – machen Sie die Raumnamen gut sichtbar und erwägen Sie, Blindenschrift als Option hinzuzufügen.
• Bringen Sie die Geräte in einer Höhe an, die für alle leicht zugänglich ist, einschließlich möglicher sitzender Benutzer.
• Schaffen Sie klare Wege im Raum, damit die Teilnehmer navigieren und sich bewegen können, ohne sich von den Möbeln oder Geräten eingeengt zu fühlen.

Regeln

• Zeigen Sie die Informationen zum Wi-Fi-Netzwerk an – das macht es für seltene Nutzer und Besucher einfacher, ihre persönlichen Geräte mit der Internetverbindung Ihres Büros zu verbinden.
• Teilen Sie allgemeine Hauswirtschaftsregeln für die Nutzer des Raums mit. Dazu gehören Dinge wie die Buchung von Besprechungsräumen, die Nutzung von virtuellen Konferenztools und die Ordnung in den Räumen (z. B. „Bitte stellen Sie die Stühle zurück, bevor Sie den Raum verlassen“).
• Teilen Sie Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien mit (z.B. wie man die Verbreitung von COVID am Arbeitsplatz verhindert).

Abschließender Tipp zur Einrichtung Ihres nächsten Konferenzraums…

Das Herzstück eines jeden Konferenzraums ist die Zusammenarbeit, die darin stattfindet. Indem Sie die richtige Mischung aus Möbeln, Geräten und Werkzeugen für Ihr Unternehmen finden, können Sie eine Umgebung schaffen, die Diskussionen auf natürliche Weise mit Leichtigkeit und Komfort ermöglicht.

Und vergessen Sie nicht, dass es in jedem Konferenzraum persönliche Vorlieben gibt! Holen Sie sich Ideen und Vorschläge von Ihrem Team, damit alle Stimmen bei der Einrichtung Ihres Konferenzraums gehört und vertreten werden. Die besten Räume müssen nicht am schönsten aussehen oder die neueste Technologie haben, aber im Kern sollte es ein inklusiver Raum sein, an dem alle teilhaben können.