Unabhängig vom Bereich oder der Art des Unternehmens spielt die Kommunikation eine zentrale Rolle für das erfolgreiche Funktionieren jeder Organisation. Die Art und Weise, in der Ideen und Informationen innerhalb einer Organisation verbreitet werden, bestimmt die Art der spezifischen Kommunikationsmuster, die in dieser Organisation verwendet werden. Obwohl Informationen und Daten entweder mündlich oder schriftlich kommuniziert werden können, hat jede Organisation je nach Art zwei getrennte Kommunikationskanäle – formelle und informelle. Dieser Artikel befasst sich mit der Bedeutung von formeller und informeller Kommunikation und erklärt, wie sich die beiden Kommunikationskanäle voneinander unterscheiden.
Definitionen und Bedeutung
Formelle Kommunikation:
Die Art der Kommunikation, bei der die Wege für die Zirkulation von Informationen und Daten innerhalb einer Organisation vordefiniert sind und einem bestimmten Regelwerk folgen, wird als formelle Kommunikation bezeichnet. Dies sind offizielle Kommunikationswege, die in einer Organisation festgelegt sind und die auf jeder Hierarchieebene befolgt werden müssen.
Die Organisationen sind in der Regel auf diese Art der Kommunikation angewiesen, um ihre grundlegenden Funktionen und Aktivitäten auszuführen. Einige Beispiele für formelle Kommunikation sind Besprechungsprotokolle, Stundenzettel, Anwesenheitslisten, Firmenportal-E-Mails usw.
Informelle Kommunikation:
Die Art der Kommunikation, die frei und ohne vorgegebene Regeln oder Vorschriften innerhalb einer Organisation fließt, wird als informelle Kommunikation bezeichnet. Diese Art von Kommunikationskanälen folgt in einer Einrichtung keinen festen Abläufen und kann in jede Richtung fließen. Sie wird auch als „Grapevine“-Kommunikation bezeichnet.
Peer-to-Peer-Kommunikation, verbale Kommunikation über Jobrollen und Unternehmenskultur unter Mitarbeitern, Textnachrichten, kulturelle Slangs usw. sind einige Beispiele für informelle Kommunikation.
Unterscheidung zwischen formeller und informeller Kommunikation
Die Hauptunterschiede zwischen formeller und informeller Kommunikation sind im Folgenden aufgelistet:
Bedeutung:
Formelle Kommunikationskanäle sind jene Kanäle, die speziell dafür entworfen wurden, um Wege des Informationsflusses in einer Organisation zu ebnen. Normalerweise sind diese Kommunikationskanäle in den Stellenbeschreibungen der einzelnen Mitarbeiter und den allgemeinen Standardverfahren eines Unternehmens enthalten. Das Management ist für die rechtzeitige und korrekte Implementierung der formalen Kommunikationskanäle verantwortlich, um einen reibungslosen Ablauf in der Organisation zu gewährleisten. Obwohl informelle Kommunikationskanäle in jeder Organisation existieren, werden sie nicht offiziell genutzt. Sie dienen den Mitarbeitern als Medium, um ihre sozialen, emotionalen und persönlichen Bedürfnisse zu befriedigen.
Betriebliche Aktivitäten:
Formelle Kommunikationskanäle werden entwickelt, um die alltäglichen betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens zu regeln. Größere Unternehmen rekrutieren spezielle Beamte oder Mitarbeiter für die effiziente und rechtzeitige Verbreitung von Informationen in alle Richtungen der Organisation, einschließlich von oben nach unten und von unten nach oben. Auf der anderen Seite sind informelle Kommunikationskanäle inoffiziell und stehen nicht in direktem Zusammenhang mit den täglichen Aktivitäten des Unternehmens, jedoch können die Mitarbeiter eines Unternehmens diese Kanäle nutzen, um ihre täglichen Aufgaben zusammen mit den formellen Kommunikationskanälen zu erledigen.
Entscheidungsfindung:
Das Management eines Unternehmens nutzt meist formelle Kommunikationskanäle in seinem Entscheidungsprozess. Dies verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, sondern stellt auch sicher, dass die Entscheidungen des Managements auf genauen internen oder ausgelagerten Informationen beruhen. Da sich diese Entscheidungen auf verschiedenen Ebenen direkt auf die Leistung eines Unternehmens auswirken, kann man sich bei der Entscheidungsfindung nicht auf die informelle Kommunikation verlassen. Allerdings können Führungskräfte informelle Kommunikation nutzen, um sich an Mitarbeiter der operativen Ebene zu wenden, um eine Ad-hoc-Botschaft zu übermitteln.
Zuverlässigkeit:
Formelle Kommunikationskanäle werden bei den täglichen Aktivitäten einer Organisation genutzt. Die Quellen der Informationsgewinnung, die für diese Kanäle verwendet werden, sind zuverlässiger und vertrauenswürdiger als informelle Kommunikationskanäle. Außerdem liegen formelle Kommunikationskanäle meist in schriftlicher und dokumentierter Form vor und können so als Beweismittel verwendet werden, um die richtige Person für ihre Zuständigkeit zu ermitteln. Auf der anderen Seite sind informelle Kommunikationskanäle meist verbal und es ist oft schwierig, ihre primäre Quelle zurückzuverfolgen.
Zeit:
Da formelle Kommunikationskanäle einem systematischen Ansatz folgen, sind sie im Vergleich zu informellen Kanälen meist zeitaufwendig. Das liegt daran, dass formelle Kommunikationskanäle von den zuständigen Mitarbeitern ordnungsgemäß bestätigt werden und eine ordnungsgemäße Prüfung durchlaufen, bevor sie an die gewünschte Person ausgegeben werden. Informelle Kommunikation verbreitet sich schneller, da sie auf jeder Ebene der Organisation begonnen werden kann und kein Prüfsystem durchläuft.
Formelle vs. informelle Kommunikation – tabellarischer Vergleich
Im Folgenden wird ein tabellarischer Vergleich von formeller und informeller Kommunikation dargestellt:
|
||||
| Grundidee | ||||
| Formale Kommunikationswege sind geordnet und gutstrukturiert. | Informelle Kommunikationskanäle sind ungeordnet und können in jede Richtung fließen. | |||
| Operative Aktivitäten | ||||
| Sie stehen in direktem Zusammenhang mit den operativen Aktivitäten eines Unternehmens. | Diese stehen nicht in direktem Zusammenhang mit den betrieblichen Aktivitäten eines Unternehmens, aber die Mitarbeiter können sie zur Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben verwenden. | |||
| Entscheidungsfindung | ||||
| Formale Kommunikationskanäle wirken sich direkt auf den Entscheidungsprozess des Managements eines Unternehmens aus. | Das Management nutzt die informellen Kommunikationskanäle nicht, wenn es strategische Geschäftsentscheidungen trifft. | |||
| Zuverlässigkeit | ||||
| Formelle Kommunikation ist zuverlässiger als informelle Kommunikation. | Informelle Kommunikation ist nicht zuverlässig und kann aus Gerüchten und Klatsch am Arbeitsplatz bestehen. | |||
| Zeitaufwendig | ||||
| Sie ist zeitaufwendig und regelmäßig. | Es breitet sich schnell aus und ist unregelmäßig in der Natur. | |||
Fazit – formelle vs. informelle Kommunikation
Jedes Unternehmen hat seine eigenen formellen Kommunikationskanäle, jedoch sind informelle Kommunikationskanäle immer vorhanden und werden meist von Mitarbeitern auf der operativen Ebene genutzt. Formelle Kommunikationskanäle sind in großen multinationalen Unternehmen unvermeidlich, da solche Unternehmen dezentraler sind und daher ein korrekter Informationsfluss auf jeder Ebene bzw. in jeder Abteilung notwendig ist. Mittlere bis kleine Unternehmen können jedoch sowohl formelle als auch informelle Kommunikation nutzen, um Informationen und Daten an ihre Mitarbeiter zu übermitteln. Rückblickend ist die Entwicklung und Anwendung geeigneter Kommunikationskanäle wichtig für Manager, um ihre Routineaufgaben wie Planung, Management und Kontrolle ihrer Organisation effizient durchzuführen.