Während in den meisten Ländern außerhalb Ostasiens eine Unterschrift ausreicht, um einen Vertrag zu autorisieren, benötigen Sie in Japan – sowie in Korea und in geringerem Maße auch in China – ein persönliches Siegel, das auf Japanisch als inkan oder hanko bezeichnet wird.
Was genau ist ein hanko?
Ein hanko/inkan (austauschbar verwendet) ist ein geschnitzter Stempel, der in jeder Situation verwendet werden kann, in der eine Einzelperson oder eine Person im Namen einer Firma sonst eine Unterschrift oder Initialen verwenden würde. Das Unterschreiben von Verträgen, das Erledigen von Bankgeschäften (bei einer Bank) oder der Empfang eines Pakets sind nur drei solcher Fälle. Die Notwendigkeit für ein Hanko und sogar die Art des Hanko kann je nach Situation variieren.
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Es gibt drei gängige Typen, die sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen verwendet werden. Das jitsu-in (実印), ginko-in (銀行印) und mitome-in (認印).
Jitsu-in
Ein jitsu-in (wörtlich: „tatsächliches/echtes Siegel“) ist das, was Sie verwenden würden, wenn Sie einen Vertrag unterschreiben. Wenn Sie ein Freiberufler sind und einen Vertrag mit einer Firma unterschreiben müssen, brauchen Sie ein jitsu-in. Das Gleiche gilt für andere Situationen wie die Gründung einer Firma oder den Kauf eines Hauses. Damit das Jitsu-in rechtskräftig ist, müssen Sie es bei Ihrer Stadtverwaltung registrieren lassen. Nach der Registrierung stellt man Ihnen eine „Inkan-Karte“ aus, mit der Sie Zertifikate über die Siegelregistrierung ausdrucken können. Wenn Sie einen wichtigen Vertrag unterschreiben, müssen Sie oft Ihr Siegel aufdrücken und das Zertifikat vorlegen, um zu beweisen, dass es Ihr inkan ist und dass es registriert ist.
Ginko-in
Ein ginko-in ist einfach ein hanko für finanzielle Transaktionen. Anstatt es bei Ihrer Stadtverwaltung zu registrieren, registrieren Sie es einfach bei Ihrer(n) Bank(en). Es kann verwendet werden, um Geld von Ihrem Konto abzuheben oder einen Kredit aufzunehmen, also sollten Sie darauf aufpassen. Während Japaner in der Regel ein Ginko-in registrieren müssen, wenn sie ein Bankkonto eröffnen, verlangen die meisten Banken dies nicht von ausländischen Kunden. Eine große Ausnahme ist, wenn Sie eine Firma gründen. Da eine Firma keine reale Person ist und nichts unterschreiben kann, müssen Sie ein Ginko-in registrieren, wenn Sie ein Konto eröffnen.
Mitome-in
Ein Mitome-in ist Ihr normales, alltägliches Hanko, das Sie für alltägliche Dinge benutzen, wie z.B. den Empfang von Paketen oder zum Abstempeln einer Rechnung, wenn Sie ein Freiberufler sind. Das Mitome-in ist nirgendwo registriert und hat keine rechtliche Bedeutung.
Einige Leute benutzen dasselbe Inkan für alle drei verschiedenen Zwecke, aber da das Jitsu-in gleichbedeutend mit Ihrer Unterschrift ist und leicht kopiert werden kann, ist es umso besser, je weniger Sie es benutzen. Außerdem reicht für fast jede Situation, in der ein Mitome-in benötigt wird, eine einfache Unterschrift aus.
Brauche ich wirklich ein Hanko?
Wenn Sie keine Verträge unterschreiben müssen, dann brauchen Sie wahrscheinlich auch keins. Viele Ausländer besorgen sich ein Hanko, nur weil sie sich dadurch weniger als Außenseiter fühlen und sie die zähneknirschende lange Pause vor dem „Nun, ich nehme an, Sie können stattdessen einfach unterschreiben – weil Sie ein Ausländer sind.“ vermeiden können. Wenn Sie in eine Situation geraten, in der Sie ein Hanko benötigen, kann der gesamte Prozess von der Bestellung des Inkan bis zur Registrierung in drei Tagen oder weniger erledigt werden, so dass es keine Eile gibt, sich ein Inkan zu besorgen, bevor Sie es tatsächlich brauchen.
Was sind die Regeln für ein Hanko?
Die einzige Regel für das, was auf ein Hanko geschrieben werden kann, ist, dass es zumindest ein Teil Ihres Namens sein muss. Sie können Ihren ganzen Namen, nur Ihren Nachnamen oder sogar nur Ihren Vornamen verwenden. Sie können kein Inkan mit Zeichen registrieren, die nicht Teil Ihres Namens sind (entweder lateinisches Alphabet oder Katakana). Wenn Sie also ein cooles Kanji-Zeichen mit 20 Strichen im Visier hatten, das ein bisschen wie Ihr Name klingt, um Ihr Hanko zu schmücken, wird es wahrscheinlich abgelehnt. Sie können Ihren Namen auf dem Inkan entweder in lateinischem Alphabet oder in Katakana schreiben lassen. Wenn Sie sich für Katakana entscheiden, vergewissern Sie sich, dass Sie eine Katakana-Version Ihres Namens bei Ihrer Stadtverwaltung registriert haben (dies kann auf der Rückseite Ihrer Wohnsitzkarte vermerkt sein), sonst kann es sein, dass das Inkan abgelehnt wird.
Aus Sicherheitsgründen (um die Möglichkeit von Fälschungen zu verringern) wird Japanern empfohlen, ihren vollen Namen auf dem Hanko zu verwenden. Allerdings enthalten nicht-japanische Namen oft viel mehr Zeichen als Ihr typischer 4- bis 5-stelliger japanischer Moniker, und der Platz ist begrenzt, so dass nur Ihr Nachname oder nur Vor- und Nachname vorzuziehen sind.
Der Durchmesser des Inkan muss zwischen 8 mm und 25 mm betragen. Ein 25-mm-Inkan ist ein riesiges Hanko, und Sie könnten Probleme haben, es auf Formulare zu passen, die für kleinere Hankos gemacht sind. In der Regel passen in ein Hanko mit 13,5 mm Durchmesser zwei Reihen mit drei Zeichen, während in ein Hanko mit 16,5 mm Durchmesser zwei Reihen mit fünf Zeichen passen. Wenn Sie zu einem kleinen Hanko-Laden in der Nachbarschaft gehen, können sie vielleicht etwas zaubern und viel mehr auf den gleichen Platz quetschen.
Wie läuft der Prozess ab und wie viel kostet es?
Schritt eins ist, Ihr Hanko bei einem Hankoya (Hanko-Laden) zu bestellen.
Hankoya war früher ein fester Bestandteil jedes Viertels in Japan, Aber mit der Übernahme durch Ketten und der Bestellung über das Internet sind Hankoya heute schwieriger zu finden als früher.
Zu den Online-Hankoya gehören hankoya.com, Hanko-Store.com und der Büroartikel-Riese Askul. Es ist nicht überraschend, dass sie nicht auf Englisch verfügbar sind. Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, Japanisch zu lesen, brauchen Sie jemanden, der Ihnen hilft.
Bei der Bestellung beginnen Sie mit der Auswahl des Materials. Die Preise beginnen bei ¥2.047 für das kleinste, billigste Holz-Hanko und gehen in die Zehntausende von Yen, wenn Sie ein Hanko aus Premium-Materialien wie Silber oder Titan haben möchten.
Hankoya.com weist deutlich darauf hin, dass sie kein Elefanten- oder Mammut-Elfenbein verwenden, mit einer Nachricht auf der Website, die Hanko-Käufer bedauernd darüber informiert, dass das Material aufgrund des lästigen CITES nicht mehr verfügbar ist. Leider ist es ein schmutziges Geheimnis der Inkan-Industrie in Japan, dass es immer noch Geschäfte gibt, die Inkan aus Elefantenelfenbein anbieten und verkaufen. Wenn Sie bei einem Hankoya einkaufen, das Inkan aus Elfenbein herstellt, sind Sie Teil des Problems. Ein Geschäft, das weiterhin Elefantenelfenbein verwendet, ist „Hankoyasan 21″ – eine der größten Ketten mit Filialen in ganz Japan.
Nach der Auswahl des (nicht elfenbeinfarbenen) Materials wählen Sie die Größe und dann die Schriftart für das Hanko. Oft werden auf dem Hanko verschnörkelte, fast unleserliche traditionelle Zeichen verwendet, die ineinander übergehen, aber das sieht mit Katakana nicht annähernd so cool aus. Als nächstes geben Sie die Zeichen so ein, wie sie auf dem inkan erscheinen sollen. Sie können wählen, ob sie Ihnen einen Entwurf zur Überprüfung schicken, bevor das Inkan angefertigt wird. Als letztes wählen Sie die Zahlungsmethode. Diejenigen, die keine japanische Kreditkarte haben, können sich freuen, denn es gibt eine Nachnahme-Option.
Wenn Ihr Hanko angekommen ist, bringen Sie es zusammen mit Ihrer Wohnsitzkarte oder Ihrer „My Number“-Karte zur Inkan-Registrierungsabteilung (ja, es gibt eine spezielle Abteilung) in Ihrem örtlichen Stadtbüro. Füllen Sie ein einfaches Formular aus und zahlen Sie ¥50 für Ihre inkan-Karte – fertig!
Cheapo-Optionen
Wenn Sie nur nach einem preiswerten Hanko als persönliches Souvenir oder als Geschenk suchen, können Sie in den meisten Geschäften für 100 Yen eine große Auswahl an standardisierten Hanko mit gängigen japanischen Namen oder einem einzelnen Hiragana/Katakana/Kanji-Symbol finden. Beachten Sie, dass diese Hanko recht klein und nicht einzigartig sind (einige mit Wörtern wie „Frieden“ oder „Drache“), so dass sie nicht für offizielle Zwecke (wie das Jitsu-in oder Ginkou-in), sondern nur als allgemeine Siegel (Mitome-in) akzeptiert werden.
So, was, wenn Sie wirklich ein offizielles Siegel brauchen, aber nicht bereit sind, tonnenweise Geld dafür zu verschwenden, fragen Sie? Nun, Don Quijote ist die Antwort mit seiner schicken (nicht wirklich) Hanko-Box – eine Maschine, die Ihr Siegel in ein paar Minuten graviert. Sie steht normalerweise in der Nähe des Kassenbereichs, aber fragen Sie danach, wenn Sie sie nicht sehen können. Diese Hanko-Automaten findet man eher in „normalen“ Don Quijote-Läden in Großstädten als in den „Mega Don Quijote“-Läden in den Vorstädten und auf dem Land (obwohl der Name etwas anderes vermuten lässt). Das Interface ist auf Japanisch, aber es ist relativ einfach und intuitiv zu bedienen (machen Sie sich keinen Stress wegen all der seltsamen Kanji: grüner Knopf bedeutet vorwärts, rot bedeutet zurück). Sie können alles, was Sie schreiben wollen, auswählen, verschieben, in der Größe verändern und die Schriftart ändern, wobei Sie Kanji, Katakana und das lateinische Alphabet nach Belieben mischen können. Der Touchscreen ist nicht perfekt, aber mit ein bisschen Geduld kann man wirklich tolle Ergebnisse erzielen. Der Preis beginnt bei ¥500 und steigt mit besseren Materialien und größerer Größe. Ok, es ist viel mehr als die 100 Yen, aber die bessere Qualität und die individuelle Anpassung machen diese Hankos viel nützlicher.
Oh Mist, ich habe mein Hanko verloren, was soll ich jetzt tun?
Da Ihr Hanko die Kraft einer Unterschrift hat, sollten Sie es bei der Polizei melden, wenn es gestohlen wird, und das Inkan bei Ihrem Stadtbüro kündigen. Um Ihr inkan zu kündigen, benötigen Sie entweder Ihre Aufenthaltskarte oder Ihre „My Number“-Karte sowie Ihre inkan-Karte. Es gibt keine Gebühr für die Kündigung Ihres inkan.
Wenn Sie Ihr inkan verloren haben (was erstaunlich einfach ist!), dann sollten Sie ein neues bestellen, bevor Sie Ihr Stadtbüro besuchen. Im Stadtbüro wird man Sie bitten, ein Formular auszufüllen, um Ihre alte inkan zu kündigen und dann ein weiteres Formular auszufüllen, um Ihre neue inkan zu registrieren. Die Inkan-Karte ist mit Ihrem Hanko verbunden, daher muss die Inkan-Karte neu ausgestellt werden, wofür eine kleine Gebühr von ¥50 erhoben wird.
Dies zeigt auch den Vorteil auf, dass Sie nicht dasselbe Hanko für Ihre Bankgeschäfte verwenden. Wenn Sie Ihr verlorenes hanko bei der Bank registriert haben, müssen Sie dorthin gehen und Ihr neues registrieren – bei jedem Finanzinstitut. Auch ein gutes Argument dafür, bei Ihrer Unterschrift zu bleiben!
