Ein System wird allgemein definiert als eine Gruppe von interagierenden Einheiten oder Elementen, die einen gemeinsamen Zweck haben. Die Einheiten oder Elemente eines Systems können Rädchen, Drähte, Menschen, Computer und so weiter sein. Systeme werden im Allgemeinen als offene und geschlossene Systeme klassifiziert, und sie können die Form von mechanischen, biologischen oder sozialen Systemen annehmen.
Offene Systeme beziehen sich auf Systeme, die mit anderen Systemen oder der äußeren Umgebung interagieren, während geschlossene Systeme sich auf Systeme beziehen, die relativ wenig Interaktion mit anderen Systemen oder der äußeren Umgebung haben. Lebende Organismen beispielsweise gelten als offene Systeme, weil sie Stoffe aus ihrer Umgebung, wie Nahrung und Luft, aufnehmen und andere Stoffe an ihre Umgebung zurückgeben. Der Mensch zum Beispiel atmet Sauerstoff aus der Umgebung ein und
atmet Kohlendioxid in die Umgebung aus. In ähnlicher Weise verbrauchen manche Unternehmen bei der Herstellung von Produkten Rohstoffe und geben Fertigprodukte und damit Umweltverschmutzung ab. Im Gegensatz dazu ist eine Uhr ein Beispiel für ein geschlossenes System, da sie eine relativ in sich geschlossene, sich selbst erhaltende Einheit ist, die nur wenig Interaktion oder Austausch mit ihrer Umwelt hat.
Alle Systeme haben Grenzen, eine Tatsache, die bei mechanischen Systemen wie der Uhr sofort ersichtlich ist, aber bei sozialen Systemen wie Organisationen viel weniger offensichtlich. Die Grenzen offener Systeme sind, da sie mit anderen Systemen oder Umwelten interagieren, flexibler als die Grenzen geschlossener Systeme, die starr und weitgehend undurchdringlich sind.
Die Perspektive geschlossener Systeme betrachtet Organisationen als relativ unabhängig von Umwelteinflüssen. Der Ansatz der geschlossenen Systeme betrachtet die Organisation als ein System von Management, Technologie, Personal, Ausrüstung und Materialien, neigt aber dazu, Konkurrenten, Lieferanten, Distributoren und staatliche Regulierungsbehörden auszuschließen. Dieser Ansatz erlaubt es Managern und Organisationstheoretikern, Probleme zu analysieren, indem sie die interne Struktur eines Unternehmens untersuchen, ohne die externe Umwelt zu berücksichtigen.
Die Perspektive des geschlossenen Systems betrachtet eine Organisation im Grunde wie einen Thermostat; begrenzte Umwelteinflüsse außerhalb von Temperaturänderungen sind für einen effektiven Betrieb erforderlich. Einmal eingestellt, benötigen Thermostate in ihrer fortlaufenden, sich selbst verstärkenden Funktion wenig Wartung. Während die Perspektive des geschlossenen Systems bis in die 1960er Jahre vorherrschend war, betonte die Organisationswissenschaft und -forschung danach die Rolle der Umwelt. Bis in die 1960er Jahre war es nicht so, dass Manager die äußere Umwelt wie andere Organisationen, Märkte, staatliche Regulierungen und ähnliches ignorierten, sondern dass ihre Strategien und andere Entscheidungsprozesse relativ wenig Rücksicht auf die Auswirkungen nahmen, die diese externen Kräfte auf die internen Abläufe der Organisation haben könnten.
Die Theorie der offenen Systeme hat ihren Ursprung in den Naturwissenschaften und verbreitete sich anschließend in so unterschiedlichen Bereichen wie Informatik, Ökologie, Ingenieurwesen, Management und Psychotherapie. Im Gegensatz zu geschlossenen Systemen betrachtet die offene Systemperspektive eine Organisation als eine Entität, die Inputs aus der Umwelt aufnimmt, umwandelt und als Outputs freigibt, mit wechselseitigen Effekten auf die Organisation selbst und die Umwelt, in der die Organisation agiert. Das heißt, die Organisation wird zu einem Teil der Umwelt, in der sie sich befindet, und initiiert Rückkopplungsmechanismen zu den Ergebnissen, die durch die Outputs der Organisation auf die Umwelt erzielt werden.
Als sich der Ansatz der offenen Systeme unter den Organisationstheoretikern verbreitete, begannen Manager, diese Ansichten in die Praxis zu übernehmen. Zwei frühe Pioniere in diesem Bemühen, Daniel Katz und Robert Kahn, begannen, Organisationen als offene soziale Systeme mit spezialisierten und voneinander abhängigen Subsystemen und Prozessen der Kommunikation, des Feedbacks und des Managements zu betrachten, die die Subsysteme miteinander verbinden. Katz und Kahn argumentierten, dass der Ansatz der geschlossenen Systeme nicht berücksichtigt, wie Organisationen wechselseitig von der externen Umwelt abhängig sind. Zum Beispiel üben Umweltkräfte wie Kunden und Konkurrenten einen erheblichen Einfluss auf Unternehmen aus, was die essentielle Beziehung zwischen einer Organisation und ihrer Umwelt hervorhebt sowie die Wichtigkeit, externe Inputs zu erhalten, um eine stabile Organisation zu erreichen.
Darüber hinaus dient der Ansatz der offenen Systeme als Modell der Geschäftstätigkeit, d.h. Unternehmen als ein Prozess der Umwandlung von Inputs in Outputs, wobei erkannt wird, dass Inputs aus der externen Umwelt entnommen und Outputs in dieselbe Umwelt gegeben werden. Unternehmen verwenden Inputs wie Arbeit, Geldmittel, Ausrüstung und Materialien, um Güter zu produzieren oder Dienstleistungen zu erbringen, und sie gestalten ihre Subsysteme, um diese Ziele zu erreichen. Diese Subsysteme sind also analog zu Zellen im Körper, die Organisation selbst ist analog zum Körper, und externe Markt- und Regulierungsbedingungen sind analog zu Umweltfaktoren wie der Qualität des Wohnraums, des Trinkwassers, der Luft und der Verfügbarkeit von Nahrung.
Das Subsystem Produktion zum Beispiel konzentriert sich auf die Umwandlung von Inputs in marktfähige Outputs und stellt oft einen primären Zweck eines Unternehmens dar. Das Ziel des Boundary-Subsystems ist es, Inputs oder Ressourcen wie Mitarbeiter, Materialien, Geräte usw. aus der Umwelt außerhalb des Unternehmens zu beschaffen, die für das Produktions-Subsystem notwendig sind. Dieses Subsystem ist auch dafür verantwortlich, eine Organisation mit Informationen über die Umwelt zu versorgen. Das adaptive Subsystem sammelt und verarbeitet Informationen über die Operationen eines Unternehmens mit dem Ziel, die Anpassung des Unternehmens an externe Bedingungen in seiner Umwelt zu unterstützen. Ein weiteres Subsystem, das Management, überwacht und koordiniert die anderen Subsysteme, um sicherzustellen, dass jedes Subsystem effizient funktioniert. Das Management-Subsystem muss Konflikte austragen, Probleme lösen, Ressourcen zuteilen usw.
Zur Vereinfachung der Bewertung von Umwelteinflüssen verwenden einige Organisationstheoretiker den Begriff „Aufgabenumwelt“, der sich auf Aspekte der Umwelt bezieht, die für Managemententscheidungen im Zusammenhang mit der Zielsetzung und Zielrealisierung unmittelbar relevant sind. Zur Aufgabenumwelt gehören Kunden, Lieferanten, Konkurrenten, Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden. Darüber hinaus geht die Perspektive der offenen Systeme im Gegensatz zu geschlossenen Systemen nicht davon aus, dass die Umwelt statisch ist. Stattdessen ist der Wandel eher die Regel als die Ausnahme. Folglich ist die Untersuchung der Stabilität und Veränderungsbereitschaft der Umwelt eine zentrale Aufgabe eines Unternehmens, die die Aktivitäten einer Organisation von verschiedenen Umweltkräften abhängig macht.
Als offenes System erhält eine Organisation ihre Stabilität durch Rückkopplung, d.h. durch Informationen über Outputs, die ein System als Input aus seiner Aufgabenumgebung erhält. Das Feedback kann positiv oder negativ sein und zu Veränderungen in der Art und Weise führen, wie eine Organisation Inputs in Outputs umwandelt. Collier und Agyei-Ampomah weisen darauf hin, dass Rückkopplungsdaten Organisationen mit offenen Systemen in die Lage versetzen, die Auswirkungen ihrer Inputs in der Umwelt und die darauf folgenden Maßnahmen zu bestimmen, um entweder positive Auswirkungen aufrechtzuerhalten oder negative Auswirkungen zu korrigieren.
Der Unterschied zwischen geschlossenen Systemen und offenen Systemen liegt also in der Komplexität der Umweltinteraktionen. Geschlossene Systeme weisen aufgrund ihrer engmaschigen und relativ undurchdringlichen Grenzen eine minimale Interaktion mit der Umwelt auf. Folglich findet in geschlossenen Systemen sehr wenig Informationsaustausch zwischen der Organisation und der Umwelt statt, was dem Management die Möglichkeit nimmt, Feedback aus der Umwelt zu erhalten. Außerdem sind geschlossene Systeme in der Regel statisch und bieten keinen Raum für mehrere Alternativen, um das gleiche Ergebnis zu erreichen.
Im Gegensatz dazu sind offene Systeme wie der menschliche Körper und moderne Organisationen stärker von ihrer Umwelt abhängig. Organisationen, die das Management offener Systeme verfolgen, gestalten ihre operativen Strategien nach den Prinzipien des kontinuierlichen Informationsaustausches, der kontinuierlichen Bewertung des Zielmarktes und der Vielzahl von Alternativen zur Erreichung desselben Ziels. Der Punkt ist, dass geschlossene Systeme und offene Systeme ein Kontinuum darstellen, entlang dessen Organisationen offener oder weniger offen gegenüber ihrer Umwelt sind. Die entscheidende Variable, die den Grad der Offenheit bestimmt, ist die Komplexität der Umgebung, in der sich die Organisation befindet.
Manager müssen die Position ihrer Organisation auf dem Kontinuum von offen und geschlossen berücksichtigen. Das Linux-Computerbetriebssystem beispielsweise ist ein Open-Source-System, und Red Hat, Inc. das Unternehmen, das die gebündelten Revisionen vertreibt – die vielen Inputs von geografisch verstreuten Anwendern – repräsentiert eine Organisation, die aufhören würde zu existieren, wenn sie nicht die Perspektive eines offenen Systems hätte. Daher entsprechen stabile Umgebungen mit geringer Komplexität eher einem relativ geschlossenen System oder einem mechanistischen Managementstil, während sich schnell verändernde Umgebungen eher einem flexiblen, dezentralen oder „organischen“ Managementstil entsprechen.
Siehe auch Managing Change
BIBLIOGRAPHIE
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