Was ist Blockterminierung? (Und wie es die Produktivität steigert)

Am 6. August 1991 veränderte sich die Welt für immer, als das Internet öffentlich zugänglich wurde. Weniger als 30 Jahre später hat sich unser Leben unwiderruflich verändert. Wir können jetzt rund um die Uhr lernen, forschen und kommunizieren, was sowohl erstaunlich als auch, wie wir alle wissen, gefährlich für unsere Produktivität ist. Deshalb ist die Frage „Was ist Blockzeitplanung?“ so wichtig geworden.

Um es klar zu sagen: Das Internet ist nicht die einzige Ablenkung im Leben, und obwohl Produktivität in den letzten Jahren zu einem großen Schlagwort geworden ist, ist sie lediglich ein Maß für den Fortschritt: Tun Sie das, was Ihnen am wichtigsten ist? Bewegen Sie sich aktiv auf Ihre Ziele zu?

Autor Neil Pasricha schreibt in der Harvard Business Review:

„Da unsere Welt immer geschäftiger und unsere Telefone immer piepsiger werden, wird die knappste Ressource für uns alle die Aufmerksamkeit und der kreative Output. Und wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, etwas Neues und Schönes in die Welt zu setzen, dann sinkt Ihr Wert schnell.“

Die meisten Unternehmer können dieses Gefühl gut nachempfinden. Pasricha löste seine eigenen Produktivitätsherausforderungen, indem er „unberührbare Tage“ einführte, die ihn von Texten, Anrufen, Meetings, Benachrichtigungen oder Terminen jeglicher Art abschirmen. Er sagt, dass diese konzentrierten Sitzungen es ihm ermöglicht haben, seine kreativste und lohnendste Arbeit zu produzieren.

Ich liebe Pasrichas Ansatz, aber er ist für mich nicht immer realistisch. Als Gründer und CEO von JotForm muss ich mich in eine Vielzahl von täglichen Entscheidungen einmischen, von der Einstellung von Mitarbeitern über Produktpläne bis hin zur Finanzplanung. Ich vermute, dass es anderen Gründern genauso geht. Dennoch glaube ich an die Kraft der konzentrierten Arbeit, weshalb ich auch die Blockplanung empfehle.

Was ist Blockplanung?

Unternehmer stellen ihr Multitasking oft als Ehrenzeichen zur Schau. Schließlich ist die Gründung eines Unternehmens ein Tauziehen zwischen konkurrierenden Prioritäten.

Während sich Multitasking jedoch effizient anfühlt, zeigen Untersuchungen, dass das Wechseln zwischen Aufgaben die Produktivität um bis zu 40 % senken kann. Das Wechseln zwischen Aufgaben hinterlässt das, was Dr. Sophie Leroy „Aufmerksamkeitsreste“ nennt, was bedeutet, dass wir immer noch an eine vorherige Aktivität denken, während wir die nächste beginnen.

Hier kann die Blockplanung glänzen. Was genau ist Blockplanung?

Mit dem Konzept der Blockplanung werden wir meist in der Schule vertraut. Wahrscheinlich haben Sie in jedem Schuljahr einen Stundenplan mit einer bestimmten Anzahl von Klassen pro Tag erhalten, die alle nach Unterrichtszeiten geblockt sind. Dies ist die grundlegende Blockplanung.

Auch als Zeitblockierung bezeichnet, ist die Blockplanung die Praxis, große Zeitabschnitte für zusammenhängende Aufgaben zuzuweisen. Zum Beispiel könnten Sie den Montag für Besprechungen und den Dienstag für Strategien reservieren. Lehrer verwenden die Blockplanung häufig bei der Erstellung von Unterrichtsplänen. Es gibt viele verschiedene Ansätze, zu denen wir gleich kommen werden.

Zunächst einmal: Warum ist es wichtig? Business ist im Wesentlichen Problemlösung. Das Erstellen von Strategien, das Schreiben von Code, das Entwickeln von Produkten und all die unzähligen Aktivitäten, die Unternehmer in Angriff nehmen, erfordern Konzentration und minimale Ablenkungen. Es handelt sich dabei auch um inhärent menschliche Aufgaben, die nicht einfach durch KI ersetzt werden können, was bedeutet, dass Ihr Geschäft von Ihrer Fähigkeit abhängt, in die Tiefe zu gehen.

Cal Newport, Autor von Deep Work: Rules for Success in a Distracted World, sagte 2017 in einem Interview:

„Fokus ist jetzt das Lebenselixier dieser Wirtschaft.“

Unternehmer nutzen ihren Verstand, um Ideen zu lancieren und Werte zu schaffen, daher ist die Fähigkeit, sich zu konzentrieren, „fast wie eine Superkraft“.

Blockplanung kann Ihnen auch helfen, qualitativ hochwertigere Arbeit in weniger Zeit zu produzieren. Parkinsons Gesetz besagt, dass „die Arbeit sich so ausdehnt, dass sie die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt“, weshalb das Setzen von Zeitlimits eine sich aufblähende Aufgabe entleeren kann.

Wie man Zeitblockierung nutzt, um die Produktivität zu steigern

Wir alle haben unterschiedliche Rhythmen und Aufgaben. Personalisierung ist der Schlüssel zu erfolgreichem Time Blocking, und es erfordert einige Versuche und Fehler. Hier erfahren Sie, wie Sie anfangen können.

1. Bewerten Sie Ihren Kalender

Die Bewertung Ihres aktuellen Zeitplans kann überraschend schwierig sein, da nur wenige von uns genau einschätzen können, wie viel Zeit eine Aufgabe benötigt. Wenn es sich einfacher anfühlt, verfolgen Sie eine ganze Woche lang, wie Sie tatsächlich Ihre Zeit verbringen. Notieren Sie jede Aktivität – selbst 10 Minuten E-Mail und 15 Minuten Social-Media-Scrollen zwischen den Meetings.

Wenn Sie erst einmal wissen, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben, wird es einfacher zu wissen, was Sie behalten und was Sie wegwerfen können, wenn Sie beginnen, Ihren neuen Zeitplan zu erstellen.

2. Suchen Sie nach Mustern

Nachdem Sie eine ganze Woche dokumentiert haben, gruppieren Sie Aufgaben in Kategorien. Sie können zum Beispiel folgende Kategorien einbeziehen:

• Administratives
• Meetings
• Kreative Arbeit
• E-Mail
• Persönliche Zeit.

Sie können Aufgaben auch danach benennen, wie Sie sich fühlen, während Sie sie erledigen, oder wie sie Ihr Energieniveau auf einer Skala von 1-10 beeinflussen. Machen Sie, was immer für Sie Sinn macht.

3. Ordnen Sie Ihre Zeitblöcke

Experimentieren Sie mit verschiedenen Blockplanungsmustern. Ein Morgen könnte zum Beispiel so aussehen:

• 8-9 Uhr: E-Mails beantworten
• 9-10 Uhr: Marketingvorschlag schreiben
• 10-11 Uhr: Brainstorming und Planung für das Projekt von Kunde A
• 11-12 Uhr: Treffen mit Kunde A, um Ideen zu besprechen

Es kann aber auch sein, dass Sie direkt nach dem Aufwachen kreativer sind. In diesem Fall sollten Sie „Brainstorming und Planung“ auf einen früheren Zeitpunkt verschieben. Wenn das Beantworten von E-Mails am besten ist, wenn Sie sich nach dem Mittagessen ein wenig lethargisch fühlen, legen Sie es dorthin.

Lesen Sie Ihre Emotionen und Fähigkeiten im Laufe des Tages, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Im Endeffekt ist es das Ziel, zu vermeiden, dass Sie im Laufe des Tages, der Woche und vielleicht sogar des Monats mental umschalten. Mir ist klar, dass das nicht einfach ist, besonders für Unternehmer, aber es kann unglaublich wertvoll sein.

Einen ganzen Tag mit Projekten zu verbringen, die Sie nicht mögen, wie z.B. administrative Arbeit oder Meetings, mag sich entmutigend anfühlen, aber sie in einen einzigen Tag zu blocken, kann den Rest Ihrer Woche unendlich produktiver und angenehmer machen. Sie sind frei, all die unternehmerischen Herausforderungen anzugehen, die Ihr Blut in Wallung bringen.

4. Erstellen Sie Tagesthemen

Wenn Sie jemand sind, der sich an einem Tag oder in einer Woche auf viele Dinge konzentrieren muss, finden Sie es vielleicht vorteilhafter, Themen für jeden Tag zu erstellen, anstatt Ihren Tag in einzelne Aufgaben zu blockieren. Zum Beispiel können Sie den Montag als Brainstorming-/Planungstag festlegen, den Dienstag als Verwaltungstag usw.

Wenn Sie diesen Weg wählen, empfehle ich, immer mindestens einen Familientag einzuplanen. So stellen Sie sicher, dass Sie sich Zeit für die wichtigen Menschen in Ihrem Leben nehmen und Ihrem Gehirn Zeit zum Ausruhen geben.

Vorteile der Blockplanung

Wenn Sie die Frage „Was ist Blockplanung?“ beantwortet haben und wissen, wie man sie richtig einsetzt, werden Sie feststellen, dass Sie viele Vorteile erhalten. Hier sind nur einige davon.

Bekämpfen Sie Prokrastination

Wenn Sie Ihren Zeitplan festgelegt haben und wissen, dass Sie nur eine Stunde Zeit haben, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, wird es wesentlich einfacher sein, Prokrastination zu vermeiden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit dem Prokrastinieren aufhören können, lesen Sie diesen Artikel.

Realistische Zeiteinschätzungen erstellen

Wenn Sie eine Weile mit Zeitblockierung gearbeitet haben, werden Sie lernen, welche Aktivitäten die meiste/wenigste Zeit benötigen. Es kann sein, dass Sie Ihren Zeitplan im ersten Monat oder so anpassen müssen, um ihn richtig hinzubekommen, aber haben Sie Geduld. Sie werden weiterhin lernen, realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

Entwickeln Sie mehr Fokus und Aufmerksamkeit

Wenn Ihr Zeitplan nicht mehr viel Raum für das Scrollen durch die sozialen Medien oder das Chatten mit Kollegen lässt, werden Sie feststellen, dass Ihr Gehirn mehr Aufmerksamkeit auf die anstehende Aufgabe richtet. Sie reagieren auf die Grenzen, die Sie sich selbst setzen, und konzentrieren sich darauf, Dinge zu erledigen.

Abschließende Gedanken

Die meisten Gründer sehnen sich nach Freiheit. Doch Schulpläne, Jobs und soziale Normen zwingen uns dazu, mit einem traditionellen Zeitplan und einer reaktiven Denkweise zu arbeiten. Ehe wir uns versehen, haben wir einen Arbeitsplan wiedererschaffen, der bis ins 19. Jahrhundert zurückreicht, sogar in unseren eigenen Unternehmen. Die Blockplanung ist nicht nur ein Werkzeug, um die Produktivität zu maximieren; sie ist ein Weg, um Ihre Zeit zurückzugewinnen.

In meinen 14 Jahren bei JotForm habe ich erkannt, dass Geschäftswachstum bedeutet, mehr von dem zu tun, was den größten Einfluss hat. Das gelingt mir nicht immer, aber ich versuche, meine Zeit und Energie auf die Dinge zu konzentrieren, auf die es ankommt, und ich weiß, dass Geschäftigkeit nicht gleichbedeutend mit Produktivität ist.

Wenn es Ihnen genauso geht, versuchen Sie es doch einmal mit Zeitblockierung. Teilen Sie Ihre Experimente in der Zeitplanung mit Kollegen und Familienmitgliedern, damit sie die Veränderungen verstehen und Sie unterstützen können.

Schließlich, machen Sie sich keine Sorgen darüber, dass Sie es sofort richtig machen. Es kann sein, dass Sie unter die Haube Ihres Kalenders gehen und ein bisschen herumtüfteln müssen. Finden Sie heraus, was für Sie funktioniert, und schützen Sie dann Ihren neuen Zeitplan um jeden Preis.

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