Wie man in 8 einfachen Schritten

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Arbeit fahren müssen, sind Sie möglicherweise qualifiziert, die Kosten in Ihrer Einkommensteuererklärung abzusetzen. Wenn Sie qualifiziert sind, bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Fahrten als Beweismittel zu dokumentieren, falls Ihre Steuern geprüft werden.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich für den Kilometerabzug qualifizieren

Ein Steuerzahler kann den Kilometerabzug für Fahrten vom Büro zum Arbeitsplatz, vom Büro zu einem zweiten Geschäftssitz oder für Fahrten zu geschäftsbezogenen Besorgungen in Anspruch nehmen.

2. Bestimmen Sie Ihre Berechnungsmethode

Ein Steuerzahler kann zwischen zwei Methoden zur Berechnung des Kilometerabzugs wählen:

• Der Standard-Kilometerabzug erfordert nur, dass Sie ein Protokoll der qualifizierten gefahrenen Kilometer führen. Für das Steuerjahr 2019 beträgt der Satz 58 Cents pro Meile. Der Satz für das Steuerjahr 2021 beträgt 56 Cent (von 57,5 Cent im Jahr 2020).
• Der Abzug für tatsächliche Fahrzeugkosten erfordert, dass Sie alle Quittungen und andere relevante Unterlagen in Bezug auf die Fahrtkosten aufbewahren.

3. Erfassen Sie Ihren Kilometerzähler zu Beginn des Steuerjahres

Der Internal Revenue Service (IRS) verlangt von einem Steuerzahler, dass er die Gesamtmeilen angibt, die das Fahrzeug im Steuerjahr gefahren wurde. Der Gesamtkilometerstand wird auf dem Formular 2106 angegeben. Daher sollte ein Steuerzahler den Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn des Steuerjahres erfassen.

Wenn das Fahrzeug im Laufe des Jahres gekauft wird und nicht neu ist, dann notieren Sie den Kilometerstand vom ersten Tag an, an dem es eingesetzt wird.

4. Fahrtenbuch führen (falls erforderlich)

Wenn Sie den Standard-Kilometerabzug wählen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen. Die IRS ist in diesem Punkt sehr genau:

• Zu Beginn jeder Reise muss der Steuerzahler den Kilometerstand aufzeichnen und den Zweck, den Startort, den Endort und das Datum der Reise auflisten.
• Am Ende der Reise muss der letzte Kilometerstand aufgezeichnet und dann vom Anfangswert abgezogen werden, um den Gesamtkilometerstand für die Reise zu ermitteln.

Dieses Protokoll muss regelmäßig geführt werden. Die IRS kümmert sich nicht um grobe Zahlen.

5. Belege aufbewahren (falls nötig)

Wenn Sie den tatsächlichen Spesenabzug wählen, ist das Kilometerprotokoll nicht nötig. Bewahren Sie stattdessen Kopien der relevanten Quittungen und Belege auf. Jedes Dokument muss das Datum, den Dollarbetrag der gekauften Leistung und eine Beschreibung des benötigten Produkts oder der Dienstleistung enthalten.

6. Kilometerstand am Ende des Steuerjahres aufzeichnen

Am Ende des Steuerjahres sollte der Steuerzahler den Endkilometerstand aufzeichnen. Dieser Wert wird in Verbindung mit dem Kilometerstand zu Beginn des Jahres verwendet, um die Gesamtkilometerzahl zu berechnen, die mit dem Auto für das Jahr gefahren wurde. Die Informationen, einschließlich des Prozentsatzes der gefahrenen Meilen für geschäftliche Zwecke, werden auf dem Formular 2106 benötigt.

7. Aufzeichnung der Kilometerleistung in der Steuererklärung

Wenn Sie Ihre Steuererklärung ausfüllen, werden Sie die Gesamtmenge der gefahrenen Meilen auf dem Formular 2106, Zeile 12, auflisten. Diese Zahl wird mit dem Standardmeilensatz für das Jahr berechnet, um den abzugsfähigen Dollarbetrag zu ermitteln.

Wenn Sie die Methode der tatsächlichen Ausgaben verwenden, müssen Sie die Belege der Ausgaben in Gruppen organisieren, einschließlich Benzin, Öl, Reparaturen, Versicherung, Fahrzeugvermietung und Abschreibung.

8. Bewahren Sie die Dokumentation auf

Sie müssen die Dokumentation in Bezug auf einen Kilometerabzug mindestens drei Jahre lang aufbewahren.

Wenn die Dokumentation vom IRS angefordert wird, um den Kilometerabzug zu belegen, sollte der Steuerzahler eine Kopie der Aufzeichnungen anfertigen und eine persönliche Kopie einreichen.

Um alles übersichtlich zu halten, erstellen Sie für jedes Steuerjahr ein neues Protokoll.