El cumplimiento de la HIPAA puede ser un concepto aterrador, sobre todo porque las sanciones por incumplimiento pueden acarrear multas de hasta 250.000 dólares en función de la gravedad de la infracción.
En la mayoría de los casos, es inteligente que los proveedores contraten o formen a un campeón de la HIPAA que se centre en las normas de seguridad y supervise el manejo por parte del personal de la información sanitaria protegida del paciente (PHI).
Sin embargo, sigue siendo importante que los profesionales de la salud conozcan los fundamentos de las normas de cumplimiento del personal en relación con la Regla de Seguridad de la HIPAA.
Historia de la HIPAA
En 2002, las Normas de Privacidad de la Información de Salud Individualmente Identificable («Regla de Privacidad») establecieron, por primera vez, un conjunto de normas nacionales para la protección de cierta información de salud. La Regla de Privacidad abordaba el uso y la divulgación de la información sanitaria de los individuos por parte de los proveedores u organizaciones sanitarias.
«El mayor reto que presenta la HIPAA es proteger de forma precisa y coherente la privacidad de los individuos sin paralizar su negocio», dijo Christopher Fuller de TechRepublic.com. «Siendo ese el caso, las mejores tecnologías disponibles serían aquellas que le permitieran compartir exactamente la información correcta.»
Si bien es un desafío, el cumplimiento está al alcance de cualquier consultorio siempre y cuando se asegure de que los siguientes procedimientos estén en funcionamiento para su personal.
Prácticas que cumplen con la HIPAA
- Las prácticas deben proporcionar un programa de capacitación actualizado sobre el manejo de la PHI para los empleados que realizan funciones administrativas del plan de salud.
- Asegúrese de no compartir la PHI sensible con otras personas que no deberían tener acceso, incluidos los compañeros de trabajo o los conocidos personales.
- Evite acceder al registro de un paciente a menos que sea necesario para el trabajo o con el permiso por escrito del paciente.
- Minimice las ocasiones en las que otras personas escuchen la información del paciente. No utilice el nombre completo de un paciente a una distancia de audición de otras personas.
- Asegure todo el papeleo que contenga PHI colocándolo en un cajón o carpeta cuando no esté en uso. Cubra los historiales para que los nombres de los pacientes no sean visibles. No deje nunca sin vigilancia los historiales y otros datos de PHI.
- Cierre los programas informáticos que contengan información de los pacientes cuando no los utilice. Los sistemas de gestión de la consulta con ajustes automáticos de tiempo de espera pueden ser valiosos en este sentido.
- Limite las transmisiones de PHI por correo electrónico sólo a aquellas circunstancias en las que la información no pueda enviarse de otra manera.
- Utilice siempre una hoja de presentación cuando envíe PHI por fax.
- Haga una copia de seguridad de todos los discos que contengan PHI. Almacenar la información de sus pacientes en un servidor en la nube que cumpla con la HIPAA es más seguro que utilizar un servidor localizado o documentos en papel, según recientes hallazgos del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos.
- Asigne diferentes niveles de autorización de seguridad a personas específicas. La seguridad basada en roles evita que los empleados cambien o vean accidentalmente información que no pertenece a sus funciones específicas.
- No comparta nunca las contraseñas entre los miembros del personal. El responsable de la HIPAA debe asignar contraseñas a todos los empleados que tengan acceso a la PHI. Los sistemas de PM de inicio de sesión único utilizan el reconocimiento de voz o la detección de huellas dactilares junto con las contraseñas específicas de los usuarios para asegurar los inicios de sesión.
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- Deshágase adecuadamente de la información que contenga PHI destruyendo los archivos en papel.
- Asegúrese de que los ordenadores tienen instalado un software de exploración antivirus actualizado. Esto garantiza que su consultorio esté razonablemente protegido contra el software malicioso.
- También es importante asegurarse de que cualquier proveedor u otras empresas asociadas a su consultorio también sigan correctamente las normas de la HIPAA.
¿Es bastante sencillo? No exactamente. Las normas de la HIPAA están en constante evolución para mantenerse al día con las nuevas tecnologías y las tendencias de la industria. Para estar tranquilo, puede ser una buena idea considerar un servicio de gestión de la práctica y EHR basado en la nube que cumpla con la HIPAA para albergar y proteger toda su información médica.
¿Qué tipo de formación sobre la HIPAA le ha resultado útil a la hora de contratar nuevos empleados?
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