Office 365 de Microsoft viene repleto de funciones, pero tu cuenta puede modificarse con varios complementos que ofrecen nuevas capacidades. Estas apps pueden ayudarte a ahorrar tiempo, ya sea haciendo que ciertos procesos sean más eficientes, manteniéndote en la tarea o ayudándote a comunicarte con los miembros del equipo más rápidamente. Aquí están nuestros complementos favoritos de Office 365 (a veces llamados add-ins) que le harán hacer su mejor trabajo en un tiempo récord.
Translator
Incluso si la traducción no es una tarea diaria para usted, la capacidad de resaltar el texto y traducirlo automáticamente a o desde casi 50 idiomas es simplemente increíble – y mucho más simple que cortar y pegar el texto en una aplicación independiente o servicio en línea. El complemento Translator se basa en el sólido servicio online Translator de Microsoft para sus traducciones. Puedes editar fácilmente las traducciones sugeridas antes de insertarlas en el documento, y en el caso de que haya múltiples interpretaciones potenciales de un pasaje, se mostrarán todas las versiones.
FindTime
Programar reuniones que funcionen para todos puede ser una de las tareas más frustrantes y que más tiempo consumen en una oficina. FindTime no puede automatizar el proceso por completo, pero definitivamente le ahorrará interminables idas y venidas. Primero localiza los huecos libres en las agendas de todos los participantes, momento en el que puedes seleccionar varias horas y someterlas a votación entre los asistentes. Una vez que se hayan contabilizado suficientes votos para una hora concreta, la reunión se programará automáticamente.
DocuSign para Outlook
DocuSign es una de las soluciones de firma electrónica más populares. Con este complemento o su homólogo de Word, puedes firmar tú mismo un documento de forma segura o enviarlo a otra persona para que lo firme. También tiene la opción de guardar todos los documentos firmados automáticamente en Microsoft OneDrive. Hay una prueba gratuita de 10 días para que pruebes el servicio, y las suscripciones mensuales empiezan a costar 10 dólares al mes.
Pexels
¿Quieres adornar ese informe o presentación con imágenes atractivas sin tener que buscar en Google durante una hora? Pexels te permite buscar fácilmente fotos profesionales de stock y colocarlas al instante en tu documento. Todas las imágenes están bajo una licencia Creative Commons Zero, lo que significa que puedes utilizarlas para cualquier propósito legal sin necesidad de atribuirlas. Puedes acelerar aún más el proceso utilizando la popular galería de imágenes o guardar tus favoritas para utilizarlas en el futuro.
Grammarly
Grammarly es una herramienta de corrección insuperable que te ayudará a mejorar tu escritura, ya sea un simple correo electrónico o un informe completo. El complemento de Grammarly funciona en Word y Outlook para que tu escritura sea más limpia y directa con más de 250 revisiones gramaticales y ortográficas, sugerencias de vocabulario y estilo de escritura, e incluso un detector de plagio. Grammarly Premium cuesta 11,66 dólares al mes si se paga anualmente.
Office Tab
Gracias a todos los navegadores web modernos, todos nos hemos acostumbrado a las interfaces con pestañas. Office Tab lleva ese paradigma familiar a Word, PowerPoint y Excel. En un nivel básico, el complemento le permite abrir varios archivos dentro de la misma ventana, pero la funcionalidad va mucho más allá. Puedes cerrar o guardar rápidamente todos los documentos con un solo clic, o todos menos el documento actualmente activo. Puedes hacer algunos cambios rápidos, como cambiar el nombre de un documento o guardarlo en una nueva carpeta, haciendo clic con el botón derecho en la pestaña de documentos de la barra de tareas. Si vas de cabeza a un solo documento, puedes ocultar fácilmente la barra de tareas con un atajo de teclado y luego traerla de vuelta con la misma rapidez.
Equipos
Incorporada a las suscripciones de Office 365 hay una aplicación llamada Equipos, un centro para que los equipos colaboren en varias aplicaciones de Office 365. Equipos funciona como un mensajero instantáneo, una plataforma para compartir archivos y una herramienta de colaboración que permite a los miembros unirse a documentos y hojas de cálculo para trabajar juntos y realizar ediciones mientras chatean y dejan notas. También se puede utilizar Teams para establecer instantáneamente llamadas y reuniones desde varios dispositivos. Ofrece 2 GB de almacenamiento por usuario y 10 GB de almacenamiento compartido. Se integra con más de 140 aplicaciones y servicios, como Evernote y Trello. Ahora hay una versión gratuita de Microsoft Teams para pequeñas empresas.
Boomerang
Este complemento para la productividad del correo electrónico tiene varias características que amplían enormemente las capacidades de Outlook. Boomerang permite programar correos electrónicos para enviarlos en un momento posterior. También permite establecer recordatorios para los correos electrónicos cuando no se responden para poder hacer un seguimiento de los mismos. Boomerang hace que programar reuniones sea menos complicado, permitiéndote hacer la reunión e invitar a otros con un solo correo electrónico.
Dictado
Exclusivo para los suscriptores de Office 365, Dictado es una herramienta especial que no es exactamente un complemento. Microsoft la habilitó para ayudar a quienes no saben escribir a máquina o prefieren dictar sus escritos. Puedes dictar en nueve idiomas, que se detectan automáticamente para OneNote, Outlook, Word o PowerPoint. Sólo tienes que pulsar el icono del micrófono en la aplicación, esperar a que el icono se ponga en rojo para indicar que está escuchando y empezar a hablar. Para insertar signos de puntuación, basta con decir el nombre del signo de puntuación.
No molestar
Outlook para Android tiene una función exclusiva (tampoco es precisamente un complemento) que podría ayudar a potenciar tu concentración y productividad. Los suscriptores de Office 365 en Android pueden establecer periodos de tiempo cronometrados o programados en los que las notificaciones del correo electrónico y del calendario se silenciarán mediante la función No molestar. Para activarla, abre Outlook, toca el icono de la hamburguesa en la parte superior izquierda, haz clic en el icono de la campana en la parte superior derecha y selecciona los momentos en los que quieres que te dejen en paz.
Matriz de prioridades
Matriz de prioridades utiliza cuatro cuadrantes para ayudarte a centrarte en las principales prioridades y proyectos más importantes con Microsoft Outlook. Como complemento, le permite convertir sus correos electrónicos en elementos de acción. Con Priority Matrix, se acabaron los días de intentar recordar qué correos electrónicos no leyó marcándolos; simplemente cree una tarea directamente en Outlook, que se convertirá en Priority Matrix.
Recuperación de correos electrónicos
Todos hemos cometido el error de borrar accidentalmente un correo electrónico que necesitábamos. Eso ya no es una preocupación con la función Email Recovery. Puedes utilizar este complemento para recuperar cualquier correo electrónico que hayas borrado. El proceso de recuperación es sencillo: Sólo tienes que seleccionar la carpeta de la que quieres recuperar los correos electrónicos, que sería la carpeta Elementos recuperables o Purgas. Lo mejor de este complemento es que puede utilizarse para buscar mensajes de correo electrónico por determinadas palabras clave, lo que le permite acceder a información como el asunto, el remitente, los archivos adjuntos y los destinatarios.
Frases de plantilla
¿Se encuentra con que los clientes potenciales, los clientes o los compañeros de trabajo le hacen muchas de las mismas preguntas una y otra vez? El complemento Frases de plantilla puede ahorrarle tiempo mediante la creación de plantillas personalizadas para responder a esas preguntas. Puede crear una amplia variedad de plantillas con preguntas simples o complejas, y luego permitir que el complemento genere una variedad de palabras clave que puede insertar directamente en sus correos electrónicos. Si no estás seguro de por dónde empezar, utiliza los ejemplos de cartas comerciales y de frases cotidianas de la herramienta.
Zoom Scheduler
Zoom Scheduler está disponible tanto en el escritorio como en el móvil para facilitar la programación de reuniones. Como sugiere su página web, puedes programar e iniciar reuniones instantáneas de Zoom y sincronizar tus horas libres y ocupadas con Zoom Client. Lamentablemente, Zoom Scheduler sólo puede funcionar con la versión 3.5 o superior en PC y con macOS 10.14.1 o superior – tendrás que actualizar tus equipos en consecuencia.
Pickit
No tienes que ser un diseñador gráfico para hacer presentaciones atractivas. Pickit te da acceso a un número ilimitado de imágenes, como fotos con licencia (las imágenes son 100% legales y conformes) y clipart. A continuación, puedes extraer las imágenes que necesites para Microsoft Office desde la biblioteca de imágenes de fácil acceso.
PowerPoint Designer
Disponible solo para los suscriptores de Office 365, PowerPoint Designer te ayuda a crear diapositivas impresionantes. Genera automáticamente una amplia gama de diseños para que elijas en varios colores, patrones y estilos. Para acceder a él, selecciona Diseño > Ideas de diseño. Asegúrese de seleccionar «experiencias conectadas» para obtener ideas mientras crea sus diapositivas. Ideas de diseño seleccionará diseños con bloques de texto e imágenes que puedes personalizar. Haz que tu presentación destaque con un cuadro, un gráfico o una línea de tiempo que también puede generarse automáticamente. Finalice su presentación con una de las muchas ilustraciones disponibles.
Mapas de oficina
Los gráficos de mapas se utilizan en Excel para «comparar valores y mostrar categorías entre regiones geográficas». Utilízalo cuando tengas regiones geográficas en tus datos, como países/regiones, estados, condados o códigos postales», según Microsoft. Si no estás seguro de por dónde empezar, como en el caso de PowerPoint Designer, visita el enlace anterior para descargar ejemplos de gráficos. Los gráficos pueden crearse con países, estados, condados, ciudades, códigos postales y mucho más. Para crear los mapas, solo tienes que introducir los datos que elijas.
Woodpecker
El complemento Woodpecker se conecta a tu correo electrónico de Office 365 para ayudarte con los documentos legales que utilizas a menudo, ofreciéndote la funcionalidad de crearlos y reutilizarlos fácilmente. Al estandarizar y automatizar todos los documentos que usas a menudo, ahorras tiempo y errores al preparar documentos legales. Puede compartir y colaborar fácilmente en estos documentos con su equipo y personalizar campos importantes como el nombre, la dirección y el número de teléfono. Manténgase al tanto de la configuración de sus documentos con una cuenta segura de Woodpecker. El sitio web de Woodpecker ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo añadir y utilizar este complemento; la configuración solo debería llevar unos minutos.
Andreas Rivera ha contribuido a la elaboración de informes y a la redacción de este artículo.