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¿Recuerdas cuando aprendiste a montar en bicicleta? Es normal que al principio te sintieras inseguro. Lo mismo puede pasarte cuando empiezas a escribir cheques por primera vez. Pero, al igual que sucede con una bicicleta, una vez que aprendas por medio de estas sencillas instrucciones, es algo que ya no olvidarás.
Como dueño de un negocio, una de tus responsabilidades principales es emitir cheques para realizar compras, pagar tus deudas o pagarte a ti mismo un bono como propietario.
Así es como se ve un cheque completado. Analizaremos en profundidad las 6 partes o secciones que debes rellenar en un cheque.
Cómo escribir un cheque paso a paso
Los cheques están pre-impresos con tu nombre y dirección, el nombre de tu banco, el número de cheque, tu número de cheque y el número de enrutamiento. Algunos incluyen la fecha en que abriste la cuenta de cheques con tu banco, y aparece cerca de tu nombre. Ten en cuenta lo siguiente: antes de que el robo de identidad se convirtiera en algo común, podías pedir que el banco imprimiera tu número de seguro social y tu fecha de nacimiento en los cheques. ¡Ni se te ocurra hacer eso hoy en día!. Además, debes usar siempre un bolígrafo o pluma para completar tus cheques, nunca un lápiz.
Las seis áreas en blanco son donde escribirás la información:
Indica la fecha en que escribes el cheque
La mayoría de los cheques tienen una línea en blanco para que escribas la fecha. Puedes escribir la fecha de esta manera: 12-01-2019, o 12/01/2019 (recuerda que en Estados Unidos el mes se coloca antes que el día). También puedes escribir la fecha siguiendo este modelo: 1 de diciembre de 2019. No escribas una fecha futura en un intento de postergar el cobro del cheque. El cajero del banco puede pasar por alto la fecha futura y el receptor del cheque puede cobrar el cheque antes de tiempo. Y si en la actualidad no tienes fondos para cubrir la cantidad del cheque, podrías sobregirar tu cuenta.
Escribe el nombre del destinatario
Escribe el nombre del destinatario de tus fondos, ya sea una persona o una compañía. Nunca lo dejes en blanco o escribas algo genérico del tipo «receptor”. Si el cheque se pierde, cualquiera lo puede cobrar. Además, los cheques que no indican ningún destinatario pueden parecer sospechosos si tu empresa llega a ser auditada.
Completa la cantidad del pago
En esta sección a la derecha debes escribir en números el monto del cheque. Asegúrate de escribirlos claramente. Si cometes algún error, es mejor anular el cheque y hacer uno nuevo.
Escribe la cantidad en palabras
La cantidad en números debe coincidir con la que reflejan las palabras escritas en la línea justo de abajo. Si no coinciden, los bancos siguen la sección 3.114 del Código Uniforme de Comercio que establece: «Si un instrumento contiene términos contradictorios, los términos escritos a máquina prevalecen sobre los impresos, los escritos a mano prevalecen sobre ambos y las palabras prevalecen sobre los números”. En otras palabras, los bancos cobrarán el cheque por la cantidad reflejada en palabras si los números y las palabras no coinciden.
Completa la sección de notas
En la parte inferior izquierda del cheque, hay un espacio para indicar la razón por la que se escribe el cheque. También puedes indicar aquí un número de cuenta para asegurarte de que el pago se registra correctamente en tu cuenta.
Firma el cheque
Los bancos no cobran cheques sin firmar. Firma en el espacio provisto con el mismo nombre que aparece en la parte superior del cheque. Al añadir tu firma, estás validando que toda la información es correcta.
Ahora ya sabes cómo escribir un cheque, pero puede que aún tengas otras preguntas.
Preguntas frecuentes sobre cómo escribir un cheque
Hacer algo por primera vez, como andar en bicicleta o patinar, siempre parece más difícil porque tienes más preguntas que experiencia. Estas son algunas de las preguntas más comunes sobre cómo escribir un cheque.
- ¿Dónde escribo mi número de cuenta? Algunas compañías requerirán que escribas en el cheque la cuenta que tienes abierta con ellas (por ejemplo, tu proveedor de energía, tu compañía de seguro médico, o el IRS). Ten en cuenta que este no es el número de tu cuenta bancaria (el que aparece impreso en la parte inferior de tus cheques), sino el número de cuenta de tu proveedor de servicios.
- ¿Cómo escribo un cheque con centavos? Si escribes un cheque por $89.35, asegúrate de poner el punto del decimal después del monto en dólares. Cuando escribas la cantidad en palabras, refleja los centavos por medio de una fracción: «eighty nine and 35/100” (ochenta y nueve y 35/100).
- ¿Cómo anulo un cheque? En letras grandes, escribe la palabra «VOID” («anulado”) de manera que cubra todo el cheque. Asegúrate de registrar ese número de cheque como un cheque anulado.
- ¿Qué significa endorsar un cheque? Cuando alguien te emite un cheque para que tú lo cobres, necesitarás endorsarlo para poder cobrarlo o depositarlo. Para endorsar un cheque, solo tienes que firmar tu nombre en el reverso. Debes endorsar el cheque con el mismo nombre que aparece en la parte frontal del cheque.
- ¿Cómo puedo evitar que alguien cambie la cantidad de mi cheque? Escribe la cantidad del cheque lo más cerca posible del signo de dólar en el cuadro de números y lo más a la izquierda posible cuando escribas la cantidad en palabras. Si el cheque cae en las manos equivocadas, alguien podría cambiar fácilmente $5,000 por $15,000 si has dejado demasiado espacio. Después de escribir la cantidad en palabras, dibuja una línea a la derecha que llegue hasta la palabra impresa «dólares” para que nadie pueda cambiar la cantidad en palabras.
Consejos para tener una cuenta corriente saludable
Saber cómo escribir un cheque es una cosa, pero igual de importante es saber cómo optimizar el estado financiero de tu cuenta corriente.
- Compara diferentes bancos: antes de abrir una cuenta corriente, compara las mejores cuentas corrientes comerciales para determinar cuál te ofrece las mejores funciones. ¿Cuánto cobran por usar un cajero automático? ¿Cuáles son las tarifas mensuales o de sobregiro? ¿Qué servicios en línea ofrecen?
- Automatiza tus pagos: paga cada mes tus facturas en línea de manera automática para ahorrar tiempo, ya que no tendrás que emitir cheques. También ahorrarás en gastos de envío y sellos. Recuerda que puedes transferir automáticamente fondos de tu cuenta de ahorros a tu cuenta corriente para garantizar que siempre dispones de efectivo.
- Configura alertas de seguridad: puedes configurar alertas para notificarte de cualquier actividad sospechosa en tu cuenta y así evitar actividades fraudulentas. Si algo sucede, serás avisado inmediatamente y podrás tomar medidas para proteger tu cuenta.
- Obtén cheques gratis: pregunta a tu banco si tienen alguna promoción para recibir cheques gratis. Por ejemplo, muchos bancos ofrecen cheques gratis a las personas mayores. Además, asegúrate de contar con al menos un suministro de 3 meses de cheques.
- Mantén una sola cuenta corriente: si tienes varias cuentas corrientes, es difícil estar al tanto de todas tus transacciones y, por lo tanto, es más fácil cometer errores.
- Registra todas tus transacciones: tan pronto como escribas un cheque, refleja el número del cheque, el nombre del destinatario y la cantidad en tu libreta de registro de cheques. Si usas una aplicación móvil, puedes introducir la información del cheque iniciando sesión en tu cuenta en línea. Recuerda que también puede hacer depósitos por medio de la aplicación móvil sin tener que visitar un banco.
- Reconcilia tu extracto bancario cada mes: la cantidad de dinero en tu cuenta corriente no es necesariamente la cantidad de dinero que está disponible para gastar. Debes tener en cuenta los cheques pendientes que aún no se han registrado y los depósitos recientes que todavía no se muestran en tu estado de cuenta actual. Al comparar tus registros con los registros del banco, puedes hacer ajustes para equilibrar tu cuenta corriente.
Saber más siempre es mejor
Una vez que aprendes a ir en bicicleta, por mucho que tiempo que pase aunque no la uses, ya no se te olvida. Lo mismo pasa cuando sabes cómo escribir un cheque: simplemente se convierte en algo que te sale de manera automática.
Nuestro objetivo en Camino Financial es proporcionarte información útil para hacer crecer tu negocio. Sigue leyendo para aprender más:
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