Independientemente del campo o tipo de negocio, la comunicación juega un papel fundamental en el funcionamiento exitoso de toda organización. La forma en que se difunden las ideas y la información dentro de una organización determina el tipo de patrones de comunicación específicos que se utilizan en esa organización. Aunque la información y los datos pueden comunicarse verbalmente o por escrito, en función de su tipo, cada organización tiene dos canales de comunicación segregados: el formal y el informal. Este artículo examina los significados de la comunicación formal e informal y explica en qué se diferencian ambos canales de comunicación.
Definiciones y significado
Comunicación formal:
El tipo de comunicación en el que las vías de circulación de la información y los datos dentro de una organización están predefinidas y siguen unos trámites específicos se conoce como comunicación formal. Se trata de canales oficiales de comunicación establecidos en una organización y que es importante seguir en todos los niveles jerárquicos.
Las organizaciones suelen depender de este tipo de comunicación para realizar sus funciones y actividades básicas. Algunos ejemplos de comunicación formal son las actas de las reuniones, las hojas de tiempo programadas, las hojas de asistencia, los correos electrónicos del portal de la empresa, etc.
Comunicación informal:
El tipo de comunicación que fluye libremente y sin ninguna norma o reglamento preestablecido dentro de una organización se conoce como comunicación informal. En un establecimiento, este tipo de canales de comunicación no siguen ningún procedimiento fijo y pueden fluir en cualquier dirección. También se conoce como comunicación de parentesco.
La comunicación entre pares, la comunicación verbal sobre las funciones del trabajo y la cultura de la empresa entre los empleados, los mensajes de texto, la jerga cultural, etc. son algunos ejemplos de comunicación informal.
Diferencia entre comunicación formal e informal
Los principales puntos de diferencia entre la comunicación formal e informal se enumeran a continuación:
Significados:
Los canales de comunicación formal son aquellos que están específicamente diseñados para allanar los caminos del flujo de información en una organización. Normalmente, estos canales de comunicación están incluidos en las descripciones de los puestos de trabajo de los empleados individuales y en los procedimientos generales estándar de una empresa. La dirección es responsable de la aplicación oportuna y precisa de los canales de comunicación formales para el buen funcionamiento de su organización. Aunque los canales de comunicación informales existen en todas las organizaciones, no se utilizan oficialmente. Sirven como medio para que los empleados satisfagan sus necesidades sociales, emocionales y personales.
Actividades operativas:
Los canales de comunicación formales se desarrollan para regular las actividades operativas diarias de una empresa. Las empresas más grandes contratan a funcionarios o personal especial para la dispersión eficiente y oportuna de la información en todas las direcciones de la organización, incluyendo de arriba a abajo y de abajo a arriba. Por otro lado, los canales de comunicación informales no son oficiales y no están directamente relacionados con las actividades diarias de la empresa, aunque los empleados de una organización pueden utilizar estos canales para realizar sus tareas diarias junto con los canales de comunicación formales.
Toma de decisiones:
La dirección de una empresa utiliza principalmente los canales de comunicación formales en su proceso de toma de decisiones. Esto no sólo disminuye la probabilidad de errores, sino que asegura que las decisiones de la dirección se basan en información precisa, tanto interna como externa. Dado que estas decisiones tienen un impacto directo en el rendimiento de la organización a diferentes niveles, no se puede confiar en la comunicación informal para la toma de decisiones. Sin embargo, el personal de la alta dirección puede utilizar la comunicación informal para dirigirse a los empleados del nivel operativo con el fin de transmitir un mensaje ad hoc.
Fidelidad:
Los canales de comunicación formal se utilizan en las actividades diarias de una organización. Las fuentes de extracción de información utilizadas para estos canales son más fiables y dignas de confianza que los canales de comunicación informales. Además, los canales de comunicación formales suelen estar presentes de forma escrita y documentada, por lo que pueden utilizarse como prueba para localizar a la persona adecuada para su responsabilidad. Por otro lado, los canales de comunicación informales son en su mayoría verbales y a menudo es difícil rastrear su fuente primaria.
Tiempo:
Como los canales de comunicación formales siguen un enfoque sistemático, en su mayoría consumen tiempo en comparación con los canales informales. Esto se debe a que los canales de comunicación formales están debidamente atestiguados por el personal pertinente y pasan por un control adecuado antes de ser emitidos a la persona prevista. La comunicación informal se difunde más rápidamente, ya que puede iniciarse en cualquier nivel de la organización y no pasa por ningún sistema de control.
Comunicación formal vs informal – comparación tabular
A continuación se presenta una comparación tabular de la comunicación formal e informal:
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| Idea básica | ||||
| Los canales de comunicación formales son ordenados y bienestructurados. | Los canales de comunicación informales son desordenados y pueden fluir en cualquier dirección. | |||
| Actividades operativas | ||||
| Están directamente relacionadas con las actividades operativas de una empresa. | No están directamente relacionados con las actividades operativas de un negocio sin embargo los empleados pueden utilizarlo para realizar sus tareas diarias. | |||
| Los canales de comunicación formales impactan directamente en el proceso de toma de decisiones de la dirección de una empresa. | Los directivos no hacen uso de los canales de comunicación informales mientras toman decisiones empresariales estratégicas. | |||
| Fiabilidad | ||||
| La comunicación formal es más fiable que la informal. | La comunicación informal no es fiable y puede consistir en rumores y cotilleos del lugar de trabajo. | |||
| Consume mucho tiempo | ||||
| Consume mucho tiempo y es de naturaleza regular. | Se extiende rápidamente y es de naturaleza irregular. | |||
Conclusión – comunicación formal vs informal
Cada organización tiene sus propios canales de comunicación formal, sin embargo, los canales de comunicación informal siempre están presentes y son utilizados principalmente por los empleados a nivel operativo. Los canales de comunicación formales son inevitables en las grandes empresas multinacionales, ya que estas empresas están más descentralizadas y, por lo tanto, es necesario que el flujo de información sea correcto en cada nivel y/o división. Sin embargo, las entidades de tamaño medio y pequeño pueden utilizar tanto la comunicación formal como la informal para transmitir información y datos a sus empleados. A posteriori, el desarrollo y la aplicación de los canales de comunicación adecuados es importante para que los directivos puedan realizar sus tareas rutinarias como la planificación, la gestión y el control de su organización de forma eficaz.