Los archivos de Excel suelen estar llenos de un montón de fórmulas, datos y objetos que siguen aumentando de tamaño. Los archivos más grandes tardan mucho en abrirse, se guardan y ocupan un espacio enorme en los discos, o cuando se adjuntan a los correos electrónicos. A través de nuestro blog, ahora aprenderás a reducir el tamaño de tus archivos de excel para que tu libro de trabajo cargue más rápido.
En Microsoft Excel 2007, los archivos se pueden guardar eligiendo la opción Guardar como con varios otros formatos y además del formato xlsx. Los formatos de archivo que están disponibles al elegir la opción Guardar como dependerán, de nuevo, del tipo de hoja de trabajo que esté activa. Una hoja de Excel que generalmente se guarda como un Libro de Trabajo Binario utilizando la extensión xlsb, es significativamente más pequeña que las que se guardan como un libro de trabajo de Excel.
Ventajas de usar el formato .xlsb
Una gran cantidad de usuarios no son conscientes de las ventajas y los beneficios que uno podría obtener a través del formato de libro de trabajo binario de Excel. Los archivos de libros binarios de Excel le ayudan a almacenar la información en el formato binario en lugar del formato XML. Dado que los archivos xlsb en el libro de Excel son binarios, pueden ser leídos y escritos un poco más rápido, haciéndolos útiles para las hojas de cálculo más grandes. Esto también implica que los archivos guardados en el formato xlsb tendrán cálculos hechos más rápido seguido de sus libros de trabajo siendo realmente más pequeños.
Se cree que en Excel, el xlsx generalmente carga 4 veces más cuando se compara con el xlsb, y guarda 2 veces más lento seguido de 1,5 veces un archivo más grande. Según se informa, un usuario de un conocido foro Stack Overflow probó en un libro de trabajo generado con 10.000 filas seguidas de 1000 columnas y que equivale a 10.000.000 (10*7) de celdas siendo el encadenamiento simple es la fórmula =+1.
En resumen: .xlsx v/s .xlsb
- El tiempo de carga es de 165s v/s 43s
- El tiempo de guardado es de 115s v/s 61s
- El tamaño del archivo es de 91MB v/s 65 MB
- Los archivos binarios más pequeños se abren mucho más rápido en comparación con los libros de Excel.
- Ofrece un potencial ahorro de costes ya que reduce el espacio de disco que se requiere para almacenar un archivo específico, disminuyendo el ancho de banda que se requiere para transportar los archivos a través de correos electrónicos o las otras redes siguientes.
- Sólo los libros de trabajo de Excel que son menores de 5MB se almacenan en una carpeta de la unidad y se abrirán sólo en la aplicación web de Excel. Los archivos binarios son más pequeños.
- Los archivos binarios de excel han sido codificados en los formatos de archivos comprimidos propietarios y no en formatos abiertos, en definitiva, el formato de sitio XML.
Además desde el punto de vista de la seguridad, dado que los datos han sido formateados en el sistema binario y no se guardan en el formato XML, los archivos xlsb aparecerán entonces como contenido ilegible cuando el usuario intente cambiar la extensión del archivo al formato zip.
Las otras ventajas del formato xlsb:
Las desventajas de los archivos binarios
Los archivos binarios de Excel no pueden ser accedidos por varios programas que ayudan a entender los formatos xlsx, xlsm. Los usuarios tendrán que venir a través de varios softwares de vista previa de archivos con el fin de ver los archivos que un usuario no puede abrir. Tendrá que guardar el libro de trabajo principal en el formato de archivo xlsx o xlsm y utilizar las macros en caso de que estén presentes en el archivo.
Esta entrada del blog le ayudó a aprender más sobre las ventajas y desventajas de los libros binarios de Excel. Manténgase en sintonía con los blogs de Excel de Magoosh para obtener más información sobre Excel!