Sea usted un nuevo propietario de un negocio que nunca ha utilizado una caja registradora, o uno experimentado que sólo ha usado una caja registradora electrónica tradicional, adentrarse en el mundo de las cajas registradoras con pantalla táctil puede ser un poco confuso.
Pero confíe en nosotros, merece la pena. Si invierte un poco de tiempo ahora para entender realmente cómo funciona su nueva caja registradora, cosechará las recompensas más adelante con velocidades de transacción más rápidas, un seguimiento más preciso de los empleados, una gestión de inventario simplificada y una información profunda sobre el rendimiento financiero de su negocio.
Para ayudarle a ponerse al día con su nueva caja registradora para que su pequeña empresa pueda ver estos beneficios lo antes posible, hemos elaborado esta guía que le mostrará exactamente cómo utilizar una caja registradora con pantalla táctil.
Comencemos.
Configurar su sistema
Lo primero que querrá hacer es configurar su nueva caja registradora con pantalla táctil. Este es también el punto de esta guía en el que queremos aclarar un detalle. Las industrias de venta al por menor, restaurantes y pagos suelen referirse a las cajas registradoras con pantalla táctil como sistemas de punto de venta (POS). Para mantener la coherencia con estas industrias, vamos a hacer lo mismo.
Si ha decidido comprar un sistema de punto de venta moderno que funciona con un iPad o una tableta Android, entonces el proceso de configuración debería ser bastante sencillo. Deberá conectar su dispositivo a la corriente, encenderlo y descargar la aplicación de caja registradora de su sistema desde la App Store o Google Play Store. También es posible que su aplicación de caja registradora venga precargada en su tableta.
Antes de que pueda empezar a utilizar su caja registradora, querrá iniciar sesión en la aplicación de back-office de su sistema y configurar el resto de su sistema de punto de venta. Este software de back-office es donde añadirá el inventario, configurará los tipos impositivos, añadirá nuevos empleados, revisará los informes y, en general, gestionará su negocio. En los sistemas más modernos, se suele acceder a esta aplicación con un navegador web en un ordenador portátil o de sobremesa.
Cuando la parte de software de su sistema esté lista para funcionar, y la caja registradora de su tableta esté funcionando, lo siguiente que querrá hacer es configurar sus periféricos de hardware. Para la mayoría de los negocios, esto va a incluir una caja registradora, un lector de tarjetas de crédito y una impresora de recibos como mínimo. Si tienes un negocio de venta al por menor, es posible que también tengas un escáner de código de barras. Si eres una tienda de comestibles o vendes artículos por peso, es posible que también tengas una balanza que se conecte a tu sistema.
Típicamente estos dispositivos se conectan a tu dispositivo con un cable o de forma inalámbrica a través de Bluetooth. Antes de abrir sus puertas, le recomendamos que realice algunas transacciones de prueba para asegurarse de que todo su hardware y software funcionan correctamente.
Vea también: ¿Necesitas una caja registradora? Hay una aplicación para eso
Ejecutar transacciones
Con su sistema configurado, y sus puertas abiertas, lo siguiente que probablemente hará es ejecutar una transacción en vivo. Antes de poder hacerlo, tendrá que iniciar sesión en la aplicación de la caja registradora en su tableta. Normalmente, esto implica introducir un código PIN. Al hacerlo, podrá vincular todas las transacciones y los datos asociados (ventas, devoluciones, descuentos) a su cuenta. Esta es una herramienta útil para ayudarte a gestionar a tus empleados, especialmente si quieres tener un registro de la actividad de cada empleado en la caja registradora.
Hecho esto, estás listo para ejecutar transacciones. Para ejecutar una transacción, el primer paso es introducir el artículo que el cliente está comprando en la caja registradora. Puede hacerlo de varias maneras. La forma más fácil y rápida es escaneando el código de barras o UPC con un escáner de código de barras. Sin embargo, si no tiene uno, o tiene un restaurante (una situación en la que un escáner no tendría sentido), tendrá que buscar el artículo con los botones en pantalla o buscarlo usando el teclado en pantalla.
Una vez que haya añadido el artículo, o los artículos, a la transacción, sólo quedan unos pocos pasos más. Querrá aplicar cualquier descuento que pueda ser válido para la transacción del cliente, y luego seleccionar el tipo de licitación del cliente y cobrar el pago. Algunos de los tipos de pago más comunes son el efectivo, el débito, el crédito o los pagos por smartphone como Apple Pay.
Si tu cliente ha pagado en efectivo, deberás devolverle el cambio que le corresponda y, para todos los tipos de pago, pregúntale si quiere recibir su recibo y cómo. Con la mayoría de los sistemas de TPV modernos, podrá imprimir o enviar por correo electrónico el recibo al cliente.
Si el cliente selecciona la opción del correo electrónico, querrá buscarlo en la base de datos de clientes de su sistema. Si es un cliente nuevo, tendrá que añadirlo, recogiendo su dirección de correo electrónico. Este es un paso importante porque entonces podrá añadir al cliente a su lista de marketing por correo electrónico y enviarle promociones y otros correos electrónicos de marketing diseñados para que vuelva a comprarle.
Si el cliente decide pagar con una tarjeta de crédito o débito, querrá pasarla por el lector o insertarla en su lector si es una tarjeta habilitada para EMV. El proceso es similar para realizar transacciones con teléfonos inteligentes. Normalmente, el cliente sólo tendrá que colocar su teléfono sobre el lector y autenticar la transacción con el lector de huellas dactilares de su teléfono o con un código PIN. A partir de ahí, querrá seguir el mismo proceso de recibo que haría con una transacción en efectivo.
Cerrando su turno
Después de un día ajetreado dedicado a realizar transacciones para los clientes, hay algunas cosas que querrá hacer antes de apagar las luces y dirigirse a casa por la noche. Todo comienza con el cierre de su turno. Normalmente es un proceso rápido. Sólo tienes que navegar por la interfaz de tu aplicación de caja registradora hasta que encuentres el botón adecuado. Tócalo y comenzarás el proceso de cierre de tu turno.
En la mayoría de los sistemas de TPV modernos, el cierre de un turno requerirá que introduzcas la cantidad de efectivo que queda en la caja. Esto asegura un registro preciso día a día. Una vez que introduzca la cantidad de efectivo en la aplicación de la caja registradora, siga adelante y cierre el turno.
A partir de aquí querrá imprimir un Informe Z. Este informe le ofrece un resumen de todo el turno. También le permitirá saber si la cantidad del cajón que acaba de introducir está por encima o por debajo de la cantidad esperada. Si tiene menos efectivo del que esperaba, podría ser una señal de que tiene un problema de robo por parte de los empleados, por lo que definitivamente es algo que recomendamos investigar.
Además de la cantidad de apertura y cierre de la caja registradora, el Informe Z le mostrará otra información de alto nivel que le ayudará a entender la actividad del día. Aquí hay algunos ejemplos:
- Ventas por licitación – el total de ventas del día desglosado por tipos de licitación como efectivo y crédito.
- Devoluciones – el total de devoluciones del día desglosado por tipos de licitación como efectivo y crédito.
- Descuentos – el total de descuentos del día desglosado por tipos de moneda como el efectivo y el crédito.
- Gotas – la cantidad de dinero en efectivo que se retira de la caja registradora para depositarlo en una caja fuerte o en un banco.
- Pagos – la cantidad de dinero en efectivo que ha añadido al cajón durante el día (por ejemplo, añadió un rollo de monedas de 25 centavos para el cambio).
Una vez que haya impreso su Informe Z, lo último que querrá hacer es fichar en la aplicación de caja registradora para terminar su turno del día. Es hora de volver a casa para disfrutar de un merecido descanso y relajación.
Ahí lo tienes, todo lo que necesitas saber sobre cómo utilizar una caja registradora con pantalla táctil, también conocida como sistema de punto de venta. Si usted está en el mercado para un sistema de punto de venta y está buscando uno que los paquetes de características de gran alcance en un paquete fácil de usar y asequible, aprender más acerca de ShopKeep, el # 1 clasificado sistema de punto de venta.
Ryan Gilmore
Como director de marketing de contenidos entrantes en ShopKeep, un sistema de punto de venta líder para iPad, Ryan Gilmore utiliza su amplia experiencia en tecnología para pequeñas empresas para crear contenido educativo que ayude a los comerciantes a dirigir y hacer crecer sus negocios de manera más eficaz.