En esta lección, le presentamos las reglas básicas para crear fórmulas y utilizar funciones. Creemos que una de las mejores maneras de aprender es a través de la práctica, por lo que proporcionamos varios ejemplos y los explicamos en detalle. Los temas que cubriremos incluyen:
- Filas y columnas
- Ejemplo de función matemática: SUM()
- operadores
- precedencia de operadores
- Función financiera de ejemplo: PMT(), pago de un préstamo
- utilizar una función «cadena» («cadena» es la abreviatura de «cadena de texto») dentro de una fórmula y anidar funciones
- una mala referencia de celda
- el uso de letras en las funciones matemáticas
- omitir los argumentos requeridos
- escribir mal el nombre de la función
- operaciones matemáticas ilegales como la división por 0
Las fórmulas son una mezcla de «funciones», «operadores» y «operandos». Antes de escribir unas fórmulas, tenemos que crear una función, pero antes de crear una función, primero tenemos que entender la notación de filas y columnas.
Filas y columnas
Para entender cómo escribir fórmulas y funciones, necesitas saber sobre filas y columnas.
Las filas van en horizontal y las columnas en vertical. Para recordar cuál es cuál, piensa en una columna que sostiene un techo: las columnas van de arriba a abajo y, por lo tanto, las filas van de izquierda a derecha.
Las columnas se etiquetan con letras; las filas con números. La primera celda de la hoja de cálculo es A1 que significa columna A, fila 1. Las columnas se etiquetan de la A a la Z. Cuando el alfabeto se acaba, Excel coloca otra letra delante: AA, AB, AC… AZ, BA, BC, BC, etc.
Ejemplo: Función Sum()
Ahora vamos a demostrar cómo utilizar una función.
Las funciones se utilizan escribiéndolas directamente o utilizando el asistente de funciones. El asistente de funciones se abre cuando eliges una función del menú «Fórmulas» de la «Biblioteca de funciones.» De lo contrario, puede escribir = en una celda y un práctico menú desplegable le permitirá elegir una función.
El asistente le indica los argumentos que debe proporcionar para cada función. También proporciona un enlace a las instrucciones en línea si necesita ayuda para entender lo que hace la función y cómo usarla. Por ejemplo, si escribes =suma en una celda, el asistente en línea te muestra qué argumentos son necesarios para la función SUMA.
Cuando escribes una función, el asistente está en línea o al alcance de tus dedos. Cuando seleccionas una función del menú «Fórmulas», el asistente es un cuadro emergente. Aquí está el asistente emergente para la función SUM().
Para nuestra primera función, vamos a utilizar SUM(), que suma una lista de números.
Supongamos que tenemos esta hoja de cálculo que contiene los planes para presupuestar las vacaciones de tu familia:
Para calcular los costes totales podrías escribir =b2+b3+b4+b5 pero es más fácil utilizar la función SUM().
En Excel, busca el símbolo Σ en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel para encontrar el botón de Autosuma (los matemáticos utilizan la letra griega Σ para sumar una serie de números).
Si el cursor está por debajo de los números del presupuesto familiar, Excel es lo suficientemente inteligente como para saber que quieres sumar la lista de números por encima de donde has colocado el cursor, por lo que resalta los números.
Pulsa «enter» para aceptar el rango seleccionado por Excel o utiliza el cursor para cambiar las celdas seleccionadas.
Si te fijas en lo que Excel puso en la hoja de cálculo puedes ver que escribió esta función:
En esta fórmula, Excel suma los números de B2 a B9. Ten en cuenta que hemos dejado un poco de espacio debajo de la fila 5 para que puedas añadir al presupuesto de vacaciones de la familia: ¡seguro que el coste subirá a medida que la lista de los niños de lo que quieren hacer y a dónde quieren ir aumente!
Las funciones matemáticas no funcionan con letras, así que si pones letras en la columna el resultado se muestra como «#NAME?» como se muestra a continuación.
#NAME? indica que hay algún tipo de error. Podría ser cualquier número de cosas, incluyendo:
La forma más fácil de seleccionar los argumentos en un cálculo es usar el ratón. Puedes añadir o quitar de la lista de argumentos de la función ampliando o haciendo más pequeño el recuadro que Excel dibuja cuando mueves el ratón o haces clic en otra celda.
Hemos hecho clic en la parte superior del recuadro dibujado por Excel para sacar «billetes de avión» del presupuesto. Puedes ver el símbolo de la cruz que puedes dibujar para hacer más grande o más pequeño el rango seleccionado.
Pulsa «enter» para confirmar los resultados.
Operadores de cálculo
Hay dos tipos de operadores: matemáticos y de comparación.
Hay otros operadores no relacionados con las matemáticas como «&» que significa concatenar (unir extremo a extremo) dos cadenas. Por ejemplo, =»Excel» & » es divertido» es igual a «Excel es divertido».
Ahora veremos los operadores de comparación.
Como puedes ver arriba, los operadores de comparación funcionan con números y texto.
Nota, si introduces =»a»>»b» en una celda dirá «FALSO» ya que «a» no es mayor que «b». «b» viene después de «a» en el alfabeto, así que «a» > «b» o «b» > «a.»
Precedencia de orden de los operadores
La precedencia de orden es una idea de las matemáticas. Excel tiene que seguir las mismas reglas que las matemáticas. Este tema es más complicado, así que toma un respiro y vamos a sumergirnos en él.
La precedencia de orden significa el orden en que el ordenador calcula la respuesta. Como explicamos en la Lección 1, el área de un círculo es πr2, que es lo mismo que π * r * r. No es (πr)2.
Así que tienes que entender el orden de precedencia cuando escribes una fórmula.
En general, puedes decir esto:
- Excel evalúa primero los elementos entre paréntesis trabajando de dentro a fuera.
- Luego utiliza las reglas de precedencia de orden de las matemáticas.
- Cuando dos elementos tienen la misma precedencia, Excel trabaja de izquierda a derecha.
- Calcular la longitud de la cadena.
- Encontrar la posición de la coma (esto muestra dónde termina una palabra y empieza la otra).
- Copia la parte izquierda de la cadena hasta la coma.
- Copia la parte derecha de la cadena desde la coma hasta el final.
- Calcule la longitud de la cadena con la función =LEN(A3) – el resultado es 18.
- Ahora encuentre la posición de la coma introduciendo esta función =FIND(«,»,A3″) – el resultado es 11.
- Ahora tome el lado izquierdo de la cadena hasta la coma y cree esta fórmula anidada utilizando el resultado del paso 1: =LEFT(A3,FIND(«,»,A3)-1). Ten en cuenta que tenemos que restar 1 a la longitud porque FIND da la posición de la coma.
- Recuerda la posición de la coma o calcúlala de nuevo.
- Calcula la longitud de la cadena.
- Cuenta los caracteres desde el final de la cadena hasta la coma.
- Toma el número de caracteres del paso 3 y réstale uno para omitir la coma y el espacio.
Hagamos esto paso a paso.
Tu hoja de cálculo debería tener ahora un aspecto similar al de la captura de pantalla de abajo. Hemos copiado las fórmulas como texto en la parte inferior de la hoja de cálculo para que sea más fácil de leer y ver.
Esta ha sido un poco difícil, pero sólo tienes que escribir estas fórmulas una vez.
Siguiente…
Con esto concluye nuestra lección de hoy. Ahora debería tener una comprensión bastante firme de las fórmulas y las funciones, las filas y las columnas, y la forma en que todo esto puede ser empleado a través de varios ejemplos definidos.
La precedencia de los operadores matemáticos se muestra a continuación, en orden descendente.
Existen otras reglas de precedencia relacionadas con cadenas y operadores de referencia. Por el momento, nos limitaremos a lo que acabamos de cubrir. Ahora, veamos algunos ejemplos.
Ejemplo: Calcular el área de un círculo
El área de un círculo es =PI() * radio ^ 2.
Mirando la tabla anterior vemos que los exponentes van antes que la multiplicación. Así que el ordenador primero calcula el radio ^ 2 y luego multiplica ese resultado por Pi.
Ejemplo: Calcular un aumento de sueldo
¡Digamos que tu jefe decide que estás haciendo un gran trabajo y te va a subir el sueldo un 10%! Cómo calcularías tu nuevo sueldo?
Primero, recuerda que la multiplicación va antes que la suma.
¿Es =sueldo + sueldo * 10% o es =sueldo + (sueldo * 10%)?
Supongamos que tu sueldo es de 100 dólares. Con un aumento del 10%, tu nuevo sueldo será:
= 100 + 100 * 10% = 100 + 10 = 110
También puedes escribirlo así:
=100 + (100 * 10%) = 100 + 10 = 110
En el segundo caso, hemos explicitado el orden de precedencia utilizando paréntesis. Recuerda que los paréntesis se evalúan antes que cualquier otra operación.
Por cierto, la forma más sencilla de escribir esto es = salario * 110%
Algunos ejemplos más
Aquí tienes otro ejemplo: = 4 * 3 / 2. ¿Cuál es la respuesta?
Vemos en las reglas de la tabla anterior que * y / tienen igual precedencia. Así que Excel trabaja de izquierda a derecha, 4 * 3 = 12 primero, y luego lo divide por 2 para obtener 6.
De nuevo podrías hacerlo explícito escribiendo = (4 * 3) / 2
¿Qué pasa con = 4 + 3 * 2?
El ordenador ve ambos operadores * y +. Así que siguiendo las reglas de precedencia (la multiplicación va antes que la suma) calcula primero 3 * 2 = 6, y luego suma 4 para obtener 10.
Si quisieras cambiar el orden de precedencia escribirías = (4 + 3) * 2 = 14.
¿Y qué hay de este = -1 ^ 3?
Entonces la respuesta es -3 porque el ordenador ha calculado = (-1) ^ 3 = -1 * -1 * -1 = -1.
Así que hay unos cuantos ejemplos de orden y precedencia matemática, esperamos que eso ayude a aclarar algunas cosas sobre cómo Excel realiza los cálculos (y probablemente sean suficientes matemáticas para toda la vida para algunos de vosotros).
Ejemplo: Función Pago de Préstamo (PMT)
Veamos un ejemplo para calcular el pago de un préstamo.
Comience creando una nueva hoja de trabajo.
Formatee los números con signos de dólar y utilice cero decimales ya que no nos interesan los centavos en este momento porque no importan mucho cuando se habla de dólares (en el próximo capítulo exploramos cómo formatear los números en detalle). Por ejemplo, para formatear el tipo de interés, haz clic con el botón derecho del ratón en la celda y haz clic en «formatear celdas». Elija porcentaje y utilice 2 decimales.
De forma similar, formatee las otras celdas para «moneda» en lugar de porcentaje y elija «número» para el plazo del préstamo.
Ahora tenemos:
Añadir la función SUM() para «totalizar» los gastos mensuales.
Nota, la celda de la hipoteca no está incluida en el total. Excel no sabe que quiere incluir ese número, ya que no hay ningún valor ahí. Así que ten cuidado de extender la función SUM() hasta arriba ya sea usando el cursor o escribiendo E2 donde dice E3 para incluir la hipoteca en la suma.
Pon el cursor en la celda de pago (B4).
En el menú Fórmulas selecciona el desplegable «Financiera» y luego selecciona la función PMT. Aparece el asistente:
Utiliza el cursor para seleccionar la «tasa», «nper» (plazo del préstamo), «Pv» («valor actual» o importe del préstamo). Observe que tiene que dividir el tipo de interés por 12, ya que los intereses se calculan mensualmente. También hay que multiplicar el plazo del préstamo en años por 12 para obtener el plazo del préstamo en meses. Pulsa «OK» para guardar el resultado en la hoja de cálculo.
Nota que el pago se muestra como un número negativo: -1013,37062. Para hacerlo positivo y añadirlo a los gastos mensuales, señale la celda de la hipoteca (E2). Escribe «=-» y luego utiliza el cursor para señalar el campo del pago. La fórmula resultante es =-B4.
Ahora la hoja de cálculo tiene este aspecto:
Tus gastos mensuales son de 1.863 dólares – ¡Ay!
Ejemplo: Función de texto
Aquí demostramos cómo usar funciones dentro de una fórmula y funciones de texto.
Suponga que tiene una lista de estudiantes como se muestra a continuación. El nombre y el apellido están en un campo separados por una coma. Necesitamos poner el apellido y la firma en celdas separadas. ¿Cómo lo hacemos?
Para abordar este problema necesitas utilizar un algoritmo – es decir, un procedimiento paso a paso para hacerlo.
Por ejemplo, mira «Washington, George». El procedimiento para dividir eso en dos palabras sería:
Expliquemos cómo hacer esto con «George Washington» paso a paso en Excel.
- Aquí tienes el aspecto de todo esto cuando todas las funciones se colocan juntas en una fórmula. En la celda B3, puedes ver que esta fórmula toma toda la información de la celda A3 e introduce «Washington» en ella.
Así que tenemos «Washington», ahora necesitamos obtener «George». ¿Cómo lo hacemos?
Nota, que podríamos haber guardado el resultado del Paso 1 en una celda por sí misma, digamos, B6, y luego escribir una fórmula más simple =LEFT(A3,B6-1). Pero eso utiliza una celda para el paso intermitente.