Ejemplo de respuesta a una RFP: Su guía para ganar más negocios

¿Qué hace que una respuesta a una solicitud de propuesta (RFP) destaque entre los planificadores? Para empezar, tiene que demostrar que su lugar de celebración ofrece la mejor relación calidad-precio y que va más allá en comparación con la competencia. Siga leyendo para saber en qué consiste una respuesta de alta calidad a una solicitud de propuestas -y vea un ejemplo de respuesta a una solicitud de propuestas- para que pueda atraer a los planificadores y ganar más negocios.

En primer lugar, sepa cuándo debe responder a las solicitudes de propuestas

Cuando se trata de solicitudes de propuestas, la velocidad es imperativa. Un estudio de Cvent sobre planificadores del Reino Unido reveló que quieren rapidez y precisión en las respuestas a las RFP, y casi una quinta parte (19%) destacó la importancia de cumplir con los plazos de respuesta para ganar más negocios. Para hacer un seguimiento rápido de cada cliente potencial, las herramientas de gestión de solicitudes de propuestas de calidad ayudan a organizar y agilizar las respuestas. También es inteligente crear una respuesta para las solicitudes de propuestas rápidas (cuando el evento es de pequeña escala y los planificadores solo necesitan unos pocos espacios).

Por necesidad, las respuestas a las RFP tendrán algunos rechazos en la mezcla. Hágase estas preguntas para determinar rápidamente qué RFP requieren un rechazo y cuáles exigen una propuesta detallada:

¿Es la RFP genuina? Busque el lenguaje de la competencia que puede significar que el emisor de la RFP ya tiene un lugar con el que quiere trabajar, y sólo está enviando una RFP para seguir el protocolo.
¿El organizador del evento que emite la RFP acepta preguntas? Si no es así, quizás su elección ya esté predeterminada. Obtener respuestas a las preguntas le ayuda a elaborar una respuesta personalizada, y también ayuda a construir la importantísima relación con el emisor.
¿Cómo clasifica su software de puntuación de clientes potenciales la RFP? Si las posibilidades de convertir la oportunidad son escasas o nulas, sería más prudente centrarse en los clientes potenciales precalificados.
¿La fecha del evento programado es adecuada para su local y su personal? Algunas RFP son grandes generadores de ingresos durante los períodos lentos, mientras que otras podrían poner a prueba los límites de su personal, instalaciones y subcontratistas en los momentos de mayor actividad.
¿Ha trabajado antes con el organizador del evento? Tener una relación con el emisor le da una ventaja competitiva en cuanto a la comprensión de sus necesidades.
¿Su local ha acogido con éxito este tipo de eventos anteriormente? Si es así, esto puede darle una ventaja sobre la competencia.
¿Le proporciona la RFP suficiente tiempo para presentar una respuesta? Las RFP de eventos más grandes con una ventana de 2 a 3 semanas para las respuestas presentan una valiosa oportunidad para destacar sus diferenciadores.
¿Tendrá sentido financiero reservar el evento? Sopese los ingresos potenciales y persiga aquellas oportunidades que proporcionen un sólido retorno de la inversión de sus recursos.

Déjenos ayudarle a maximizar sus respuestas a las RFP

La comunicación es un componente clave del marketing relacional con los planificadores de eventos. Nos sumergimos en los elementos cruciales de las propuestas de RFP a continuación, pero tómese el tiempo para elaborar sus respuestas de rechazo también. Eso significa personalizar las respuestas automáticas y escribir respuestas individuales bien pensadas para los planificadores VIP de eventos a gran escala. En todos los casos, las respuestas de rechazo deben ser amistosas y profesionales, y deben compartir su agradecimiento porque el planificador se puso en contacto con él. Por si acaso, comparta sus respuestas de rechazo con colegas y planificadores con los que tenga una fuerte relación para asegurarse de que el tono es el adecuado.

Las 7 secciones de una respuesta eficaz a una RFP: Una plantilla para el éxito

Una redacción clara marca la diferencia entre las RFP que consiguen la venta y las RFP que los posibles clientes ignoran. Encontrar el equilibrio adecuado entre información detallada y brevedad es esencial en su respuesta a una RFP. Aquí están las piezas imprescindibles del rompecabezas:

Tabla de contenidos

Esta sección ofrece al planificador una referencia cruzada fácil para compartir con las partes interesadas clave y los responsables de la toma de decisiones.

Elementos clave de un índice de respuesta a la solicitud de propuestas:

Marca. Una tabla de contenidos es bastante autoexplicativa (y tenemos un ejemplo a continuación), pero es importante incluir la marca de su local en la parte superior.

De hecho, su marca, el nombre del lugar, la dirección y la información de contacto deben aparecer en cada página de su respuesta a la RFP. Es probable que el planificador esté lidiando con decenas de respuestas de la competencia, así que aproveche cada oportunidad para mantener su sitio en la parte superior de la mente.

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Carta de presentación

Esta es una oportunidad para conectar con el planificador de eventos a la vez que da contexto a quién es usted y qué puede hacer por ellos.

Elementos clave de una carta de presentación excepcional:

Una voz amable y profesional. Los planificadores trabajarán estrechamente con usted durante meses y más en el período previo a sus eventos. Quieren sentirse seguros de que será fácil trabajar con su local y de que satisfará sus necesidades. Asegúrese de que el tono de su carta de presentación sea el equivalente escrito de un saludo amistoso en persona.
Ofrece una valiosa instantánea. Ofrecerás detalles en tu resumen ejecutivo, pero tu carta de presentación es tu tarjeta de presentación. Además de la amabilidad, su carta de presentación debe transmitir su experiencia, su comprensión de las necesidades y su capacidad para satisfacerlas.
Brevedad. No divague en su carta de presentación; manténgala amigable, sucinta y al grano.

Resumen ejecutivo

Haga saber al planificador que entiende sus necesidades únicas demostrando que ha leído la solicitud de propuestas a fondo y que ha hecho su debida diligencia e investigación.

Elementos clave de un resumen ejecutivo excepcional:

Aborda sus especificaciones de forma directa. Mantén tu enfoque en sus «peticiones» en tu resumen ejecutivo. ¿Están priorizando un lugar de reunión en un lugar emocionante? Especifica que un punto de referencia popular está a poca distancia a pie o en coche compartido de tu local, y que ofreces traslados al lugar cada hora en punto.
Se ciñe a una página. Aunque tu resumen ejecutivo es más específico que la carta de presentación, no debería extenderse más allá de una página. De un vistazo, el planificador debe ver que cumples con sus requisitos imprescindibles.
Viñetas. Las frases largas e ininterrumpidas son una forma rápida de perder a tu lector. Mantenga su atención y ayúdele a absorber la información rompiendo el texto con viñetas.
Una imagen (opcional). Tiene su propiedad pantallas de última generación en un gran auditorio, o pequeñas zonas de descanso diseñadas para los viajeros de negocios con enchufes y una estación de café cercana? Si su propiedad cumple con uno de sus requisitos de alto nivel, siga adelante e ilustre eso con una foto de alta resolución.

Objetivos y estrategia

Esta sección, la más importante de su respuesta, describe las especificaciones del lugar, las instalaciones, los servicios incluidos y los complementos. Todo se detalla, para que el planificador sepa si la propiedad cumple con todos sus requisitos.

Elementos clave de una sección de entregables y estrategia:

Categorización. Cubra todas y cada una de las especificaciones de la RFP del planificador, desglosadas en categorías lógicas, como F&B, espacio del lugar y tecnología del evento.
El «cómo». Dentro de cada categoría, detalla cómo vas a satisfacer sus necesidades. Si están planeando una gala de clausura, comparte que tienes un personal de catering premiado de 20 personas. Si esperan un programa de eventos muy apretado, comparta que ofrece un conserje de eventos y apoyo técnico como respaldo para su equipo.
Cómo no satisface sus necesidades. Muy pocos lugares cumplen con todas las especificaciones de cada RFP que reciben. Sea muy claro sobre los requisitos que no puede cumplir. Es posible que sean negociables. Además, los planificadores aprecian la honestidad y es más probable que tengan en cuenta tu local para futuros eventos.

Resumen del proyecto del evento

Aquí desglosará el precio por entregables y aclarará los servicios incluidos y los complementos.

Elementos clave de un destacado resumen de proyecto de evento desglosado:

Transparencia. En el estudio de los planificadores del Reino Unido mencionado anteriormente, casi una cuarta parte (24%) declaró que las cotizaciones de precios precisas mejorarían las posibilidades de ganar la solicitud de propuestas. La transparencia genera confianza para este evento y posibles eventos futuros.
Categorías y subcategorías. Una partida de comida y bebida no es adecuada. Puede incluir F&B como una categoría con un «coste total» coincidente, pero entonces tendrá que detallar lo que entra en ese precio. Por ejemplo, indique el coste de la pausa para el café de la mañana, los tentempiés para las sesiones de trabajo y la cena de clausura. Esto da a los planificadores una idea de que hay margen de maniobra en caso de que se enfrenten a problemas de presupuesto.

Calificaciones

Esta sección es su oportunidad de recapitular lo que hace que su lugar sea perfecto para el evento del planificador.

Elementos clave de una sección de calificaciones detallada:

Sobre nosotros. Esta es la copia que utiliza para describirse en su sitio web y en los materiales de marketing y comunicados de prensa.
Eventos similares que ha organizado. Incluya los nombres de los eventos y los nombres e información de contacto de los organizadores. Esto demuestra la experiencia con eventos de su tamaño, alcance y especificaciones, así como la confianza en el lugar de celebración.
Premios y certificaciones. Destaque cualquier premio relevante que haya ganado su local o las certificaciones que tenga y que puedan ponerle por delante de cualquier competencia.
Nombres y títulos de su equipo principal. Esto da al lector la oportunidad de investigar a tu equipo principal en LinkedIn y hablar con conexiones que hayan trabajado con ellos.

Acuerdo

Facilite al organizador de eventos su elección dándole documentación para que la firme; es posible que no todas las respuestas tengan esto, por lo que podría ser un fuerte diferenciador de su competencia.

Elemento clave de un acuerdo de respuesta a la RFP:

La línea de firma. Asegúrese de que el planificador entiende que esta página es un contrato. Muchos lugares se reservan rápidamente – un planificador impresionado con su propuesta de RFP puede querer hacerlo oficial inmediatamente.

Ejemplo de respuesta a la RFP: Acercándose a los elementos clave

Hay muchas cosas diferentes a tener en cuenta cuando se responde a las RFP, pero ¿cómo es una respuesta real? Aquí hemos creado un ejemplo de respuesta a una RFP para una hipotética conferencia para ejecutivos del sector minorista. Las piezas del rompecabezas que más importan incluyen un índice con el formato adecuado, una carta de presentación, un resumen ejecutivo y las calificaciones.

Sede del hotel: Hotel Hillsdale &Centro de Conferencias

Posible cliente: Samantha Forest, Directora de Planificación, Reunión y Exposición Anual de la Asociación de Ejecutivos de Venta al por Menor del Sureste

Ejemplo de respuesta al RFP: Tabla de contenidos

1. Índice

2. Carta de presentación

3. Resumen ejecutivo

Requisitos generales

4. Plan del proyecto

Instalaciones
- Salón de baile principal
- Salas de descanso
Comida y bebida
- Catering
- Restaurante
Tecnología
- Audio/visual
- Wi-Fi
Seguridad
Alojamiento
Transporte
Atracciones de la zona

5. Resumen del proyecto

6. Cualificaciones

Quiénes somos
Experiencia relevante
Personal
Subcontratistas

7. Acuerdo

Ejemplo de respuesta al RFP: Carta de presentación

Estimada Sra. Forest:

Gracias por la oportunidad de responder a su solicitud de propuesta (RFP) para la Reunión y Exposición Anual de la Asociación de Ejecutivos de Minoristas del Sureste. Estamos entusiasmados con la oportunidad de ayudarle a hacer que esta reunión sea productiva y agradable para todos los asistentes.

Al revisar esta respuesta verá que nuestras instalaciones y servicios cumplen con todos los requisitos de su matriz de cumplimiento. Sus asistentes disfrutarán de un acceso ilimitado a los eventos y exposiciones de la conferencia, con numerosas opciones para reuniones individuales o de pequeños grupos en nuestras tranquilas salas de descanso o en nuestro relajante restaurante y bar del hotel. Para aquellos que deseen establecer contactos durante el tiempo de inactividad, nuestro experto conserje puede ayudar a organizar visitas fuera de las instalaciones a las numerosas y exclusivas atracciones culturales y de entretenimiento de nuestra ciudad.

Con nuestra amplia experiencia en la organización de eventos similares, descrita en la sección de calificaciones, creemos que una asociación con nosotros le ayudará a superar sus objetivos de la conferencia. Esperamos tener noticias suyas pronto.

Sinceramente,

Michael J. Sutton

Director de Eventos

Hillsdale Hotel & Centro de Conferencias

Wilmington, NC 28502

(910) 555-4444 (principal)

(910) 555-7777 (móvil)

Por qué funciona: Este ejemplo funciona por el enfoque detallado y sin rodeos para satisfacer las necesidades del cliente. Destacar la capacidad de satisfacer las demandas de los asistentes para establecer contactos -tanto en el lugar como fuera de la ciudad- en el índice, y reforzarlo en la carta de presentación, proporciona la cantidad adecuada de personalización sin ser prepotente.

Ejemplo de respuesta a un PIR: Resumen ejecutivo

Su capacidad para mantener la competitividad de sus empresas afiliadas en el sector minorista depende de que haya ejecutivos bien formados y motivados que trabajen con sus equipos minoristas para alcanzar los objetivos comerciales.

El Centro de Conferencias del Hotel Hillsdale & es el lugar perfecto para ayudarle a alcanzar este objetivo crítico. Nuestras instalaciones de última generación y nuestro personal profesional proporcionarán a sus asistentes las comodidades y el servicio necesarios para disfrutar de una experiencia con propósito.

Nuestra trayectoria y experiencia en la celebración de reuniones similares nos permite ofrecerle:

Capacidades para acoger hasta 1.500 asistentes en una variedad de espacios para reuniones y exposiciones.
Planificación e implementación de eventos desde la planificación previa hasta el cierre del evento, incluyendo planos de planta, informe de gastos del evento, cronograma y funciones; e interacciones con proveedores de servicios como audiovisuales, TI y contratistas de servicios generales.
Servicios completos de comida y bebida proporcionados por nuestro servicio de catering interno.
Alojamiento en nuestro hotel de 280 habitaciones con tarifas especiales para reservas de grupos.

Elegir el Centro de Conferencias del Hotel Hillsdale & para su evento le proporcionará el entorno adecuado para ayudar a sus asistentes a mejorar sus habilidades, a la vez que les recompensa con un alojamiento, espacios de reunión, comida y actividades de primera clase. Haga que su Reunión y Exposición Anual de la Asociación de Ejecutivos de Minoristas del Sureste sea inspiradora, productiva y memorable.

Por qué funciona: Los párrafos introductorios proporcionan una visión general que demuestra que entiende los objetivos y las metas del evento del cliente. La transición rápida a las soluciones, que se derivan de las necesidades del cliente detalladas en la RFP, muestra al cliente que usted tiene la capacidad de satisfacer sus necesidades.

Ejemplo de respuesta a la RFP: Sección de calificaciones

El Hotel Hillsdale & Conference Center establece el estándar de excelencia cuando se trata de acoger eventos sin fisuras. Ofrecemos a organizaciones como la suya una combinación única de instalaciones de alta calidad, experiencia en servicios de hostelería y experiencia en su sector industrial. Nuestro equipo de profesionales altamente cualificados hará que su conferencia sea memorable, significativa y productiva para sus invitados.

Acerca de nosotros

La organización de eventos exitosos es la esencia del Centro de Conferencias del Hotel Hillsdale &. Nuestro hotel de 280 habitaciones ofrece modernas comodidades en relajantes habitaciones y suites de uno y dos dormitorios, mientras que nuestros espacios para reuniones y exposiciones con conexión Wi-Fi acogen de 15 a 1.500 asistentes en múltiples eventos a lo largo del año. Con nuestro cómodo y espacioso restaurante y bar del hotel, servicios de catering internos y un equipo de planificadores de reuniones certificados, podemos satisfacer todas las necesidades de los asistentes y expositores, superando sus expectativas.

Experiencia relevante

1. Conferencia anual, Asociación de Concesionarios de Automóviles de Cape Maywood

Este evento incluyó presentaciones en el desayuno y el almuerzo, seminarios educativos, redes y reuniones del comité para 552 asistentes. Los espacios de reunión incluyeron el salón de baile principal, el auditorio, las salas de conferencias y las pequeñas salas de descanso.

Fecha del evento: 10-12 de julio de 2019

Información de contacto de referencia del cliente: Holly Sabre, Marketing & Gerente de Eventos; CMCDA; (910) 555-0111;

2. Southern Home Design Show

Feria y conferencia para 86 expositores y 1,272 asistentes en la industria de la mejora del hogar y el diseño de interiores que ofrece ventas y seminarios educativos. Los espacios de reunión incluyeron sala de exposiciones y salas de conferencias.

Fecha del evento: Del 12 al 14 de marzo de 2019

Información de contacto de referencia del cliente: Sonja Wolfe, General Manager; Design Shows Unlimited; (828) 555-0191;

3. Reunión anual & Festival de la cerveza, National Craft Brewing Guild

Festival público y conferencia de la asociación con 60 cerveceros artesanales y 1.400 asistentes. Reuniones del comité, degustación de cerveza, entretenimiento y seminarios educativos. Evento principal y seminarios celebrados en la sala de exposiciones, reuniones en salas de conferencias.

Fecha del evento: 11 y 12 de octubre de 2019

Información de contacto de referencia del cliente: Dave Walden, Presidente; NCBG; (910) 555-0177;

Personal

El Hotel Hillsdale & Centro de Conferencias cuenta con un experimentado equipo de servicios para eventos dedicado a satisfacer las necesidades de los asistentes y a apoyar sus objetivos. Nos enorgullecemos de nuestras prácticas de contratación y formación para garantizar los más altos niveles de profesionalidad y hospitalidad de calidad. Tenemos el placer de presentarle a algunas de las personas que apoyarán su próxima conferencia:

EQUIPO EJECUTIVO

Director General Ken Bailey,
Director de Alimentos & Bebidas Deborah Madden,
Director de Operaciones Greg Fairbanks,

Equipo de Ventas

Director de Ventas Amber Robertson,

Equipo de ventas de catering

Gerente de ventas de catering Jody Summers,
Chef ejecutiva Caitlynn Gilbert,
Equipo de Servicios de Alimentación
- Director de Bebidas Cooper Garritt,