Este artículo te ayudará:
- Entender la Acción Adversa en relación con la verificación de antecedentes
- Crear un proceso de Acción Adversa
- Completar el proceso de Acción Adversa en Checkr
- Emitir Pre-Avisos de Acción Adversa
- Supervisar los procesos de Acción Adversa
- Entender la evaluación individualizada
- Cancelar una Acción Adversa
- Resolver avisos de Acción Adversa no entregados
- Aviso de Acción Pre-Adversa: Informa al candidato de que está considerando no seguir adelante con el proceso de empleo basándose en la información del informe de antecedentes.
- Periodo de espera: La FCRA requiere una cantidad de tiempo razonable (generalmente 7 días naturales, pero algunas jurisdicciones requieren más) antes de tomar una acción final, para que el candidato tenga la oportunidad de disputar cualquier información incorrecta o desactualizada en el informe.
- Notificación de acción adversa (o «Notificación posterior a la acción adversa»): Una vez que haya esperado el tiempo requerido -incluyendo el tiempo requerido para la resolución de cualquier disputa- debe proporcionar una notificación final de su decisión si ha decidido no seguir adelante con el candidato.
- La naturaleza y la gravedad del delito o la conducta
- El tiempo transcurrido desde el delito, conducta y/o el cumplimiento de la condena
- La naturaleza del trabajo desempeñado o buscado
Este artículo es para los siguientes roles de usuario: admin, adjudicador
Si alguna información contenida en la verificación de antecedentes de un candidato le impide trabajar con su empresa, es su obligación llevar a cabo el proceso de Acción Adversa. Aunque la responsabilidad del proceso de Acción Adversa recae, en última instancia, en usted como usuario final, Checkr le ayuda a facilitar el mantenimiento de un proceso de Acción Adversa que cumpla con la normativa.
Para una rápida visión general de las Acciones Adversas, vea nuestro vídeo de Checkr Check-In:
¿Qué es la Acción Adversa, y por qué es importante?
En el contexto de las verificaciones de antecedentes, la Acción Adversa es cualquier acción que usted toma sobre la base de la información en un informe de verificación de antecedentes que afecta negativamente el empleo de alguien. Esto podría significar negarles el empleo, pero también puede incluir la denegación de un ascenso o transferencia, la oferta de empleo en un puesto inferior, u otros resultados negativos.
Debido a que la Acción Adversa afecta negativamente a los consumidores (por naturaleza), es un área común de litigio y riesgo de cumplimiento para usted. De hecho, la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA, por sus siglas en inglés) requiere que usted siga ciertos procedimientos si rechaza contratar, contratar o promover a un candidato sobre la base de la información contenida en un informe de antecedentes.
El flujo de trabajo de la Acción Adversa es crítico porque permite que el candidato plantee cualquier inquietud sobre su informe, y la FCRA requiere que los empleadores/usuarios finales (lo que incluye a las empresas que utilizan contratistas independientes) sigan este estricto proceso.
Algunos empleadores se ven tentados a no comunicarse con los candidatos que rechazan. Sin embargo, si usted no sigue un proceso de Acción Adversa definido y consistente, se está abriendo a un riesgo legal.
¿Qué es un proceso de Acción Adversa?
Para mantenerse en cumplimiento y evitar la acción legal que puede venir de no manejar adecuadamente las Acciones Adversas, debe seguir un proceso que cumpla con la Ley de Informe de Crédito Justo (FCRA).
Recuerde que el hecho de que un informe aparezca como Considerado, no es una razón para descalificar a un candidato. Construya un proceso de adjudicación consistente para tener en cuenta la naturaleza del delito (como un robo menor frente a un asalto y agresión), cuándo ocurrió el delito (hace 6 meses frente a 6 años), y si el delito es relevante para las funciones del trabajo que el candidato estaría realizando.
Un proceso de Acción Adversa que cumpla con las decisiones de empleo incluirá lo siguiente:
Checkr le ayuda a mantenerse en cumplimiento durante el proceso de Acción Adversa.
Establezca una dirección de correo electrónico de Acción Adversa
El correo electrónico de Acción Adversa es el correo electrónico utilizado para enviar avisos de Acción Adversa Pre y Post en su nombre a los candidatos. También es la dirección que recibirá las notificaciones no entregables si una notificación de Acción Adversa no puede ser entregada a un candidato (por ejemplo, si tienen una dirección de correo electrónico mal escrita en el archivo).
Como parte de la configuración de su cuenta, se requiere que seleccione una dirección de correo electrónico de Acción Adversa. Como usuario administrador, vaya a la Configuración de la cuenta para configurar esto.
Aquí, su administrador también tendrá que proporcionar un correo electrónico de soporte o un teléfono de soporte para que los candidatos se pongan en contacto con usted con preguntas relacionadas con las acciones adversas.
Importante: asegúrese de que la dirección de correo electrónico que seleccione sea una dirección de correo electrónico de su empresa, no una dirección de correo electrónico de Checkr.
Notificación de Acción Pre-Adversa
Una Notificación de Acción Pre-Adversa notifica al candidato que la información contenida en su informe de antecedentes puede afectar negativamente a una decisión sobre su empleo. Su objetivo es dar al candidato la oportunidad de responder a la información contenida en el informe, por lo que por ley debe contener una copia del mismo. El aviso debe contener un documento estándar llamado «Un resumen de sus derechos bajo la FCRA», y algunos estados pueden requerir avisos adicionales.
Para comenzar el proceso de Acción Adversa de un informe de verificación de antecedentes, inicie sesión en Checkr como administrador o adjudicador, vaya al informe de un candidato individual y haga clic en Acción Pre-Adversa. Este botón aparecerá para los informes con un estado considerado.
En la siguiente pantalla, seleccione los cargos que cree que descalifican al candidato para el empleo. Debe seleccionar al menos uno, pero debe seleccionar todos los cargos que son potencialmente descalificantes.
Antes de enviar el correo electrónico, Checkr le mostrará una vista previa del correo electrónico que se enviará al candidato.
Checkr incluirá los avisos necesarios para el candidato como archivos adjuntos, incluyendo una copia del informe de antecedentes y «Un resumen de sus derechos bajo la Ley de Informes de Crédito Justos.»
Todas las acciones serán rastreadas en un registro de auditoría para que pueda revisarlas posteriormente. También puede descargar una copia en PDF de los avisos enviados al candidato.
Período de espera
Durante el período de espera, el candidato puede ponerse en contacto con Checkr directamente para disputar la exactitud de su informe de verificación de antecedentes. Los candidatos también pueden ponerse en contacto con usted para proporcionar pruebas de rehabilitación o información adicional a tener en cuenta. Si el candidato no disputa el informe con Checkr durante este tiempo, entonces se enviará automáticamente el Aviso de Acción Adversa posterior.
Por defecto, el período de espera de Checkr está establecido en 7 días naturales, y el sistema de Checkr modificará este período de espera según sea necesario según la ley aplicable. Por ejemplo, la ciudad de Filadelfia exige un periodo de espera de 10 días. Además, los clientes de Checkr pueden aumentar el número de días a partir de 7 si lo desean (aunque 7 días es el mínimo). Si el candidato no responde dentro de ese período de tiempo, Checkr enviará automáticamente una notificación post-adversa al candidato en su nombre (también conocida como Notificación de Acción Adversa).
La FCRA no define un número fijo de días para el período de espera, pero sí ordena un «período de espera razonable.» Este período de espera permite a los candidatos recibir el aviso, revisar el informe de antecedentes y disputarlo si la información es incorrecta. La mayoría de las empresas proporcionan al menos 5 días hábiles o 7 días naturales para dar al candidato la oportunidad de responder.
Para ver el estado de todos los candidatos en el proceso de Acción Adversa, incluyendo los que están en el período de espera, inicie sesión en el Tablero de Control de Checkr, vaya a la sección de Acción Adversa, y establezca los filtros de estado o fecha que desee utilizar.
Aquí, usted puede ver el estado de sus candidatos en Acción Adversa.
Evaluación individualizada
En 2012, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) emitió unas directrices en las que aconsejaba a los empleadores que tuvieran en cuenta las particularidades de cada candidato al que se le pudiera denegar el empleo basándose en una verificación de antecedentes.
En concreto, deben tener en cuenta:
Los criterios mencionados anteriormente también se conocen como la prueba de «Naturaleza-Tiempo-Naturaleza». También se le anima a considerar otros factores como el número de delitos, el historial de empleo antes y después del delito, los esfuerzos de rehabilitación y otras circunstancias.
Las ciudades de Nueva York y Los Ángeles requieren específicamente este tipo de evaluación individualizada como parte del proceso de contratación, incluyendo que «muestre su trabajo» a los candidatos para documentar su toma de decisiones. Si está contratando candidatos en estas ciudades, Checkr añadirá un paso adicional y opcional para que pueda «mostrar su trabajo». Para saber más, consulte nuestro artículo sobre evaluación individualizada.
Cancelar una Acción Adversa
Durante el período de espera, el candidato puede ponerse en contacto con usted y proporcionar pruebas convincentes de rehabilitación u otro contexto que le haga reconsiderar su decisión de Acción Adversa. Si ese es el caso, haga clic en Cancelar Acción Adversa (se encuentra en el lugar en el que se encontraban anteriormente las opciones Compromiso y Pre-Acción Adversa).
Cancelar la Acción Adversa hará que el Aviso de Acción Adversa posterior no se entregue al candidato. Después de cancelar la Acción Adversa, puede proceder a contratar al candidato.
Resolver Acciones Adversas no entregadas
A veces sus Avisos de Acción Adversa pueden no ser entregados debido a una dirección de correo electrónico mal escrita o incorrecta proporcionada por el candidato. Checkr intentará 4 veces a lo largo de 24 horas entregar la Notificación de Acción Adversa, pero si no se puede entregar en ese momento, se considerará que no se puede entregar.
Para cualquier notificación que no se pueda entregar, corrija la dirección de correo electrónico del candidato para asegurarse de que las notificaciones requeridas se entreguen correctamente.
Si una acción adversa no se puede entregar, recibirá un correo electrónico en su contacto de correo electrónico de acción adversa con el siguiente mensaje (para cambiar su dirección de correo electrónico de acción adversa, haga que su administrador vaya a Configuración de la cuenta > Correo electrónico de acción adversa):
Resuelve el error siguiendo el enlace del correo electrónico, y luego corrigiendo la dirección de correo electrónico en la Resolución guiada para el aviso de acción adversa que no se puede entregar.
En el caso de que no haya un correo electrónico para corregir, haz clic en Estoy manejando esto manualmente, resuelve este aviso. Verá copias descargables de la notificación previa a la acción adversa y de la notificación posterior a la acción adversa para que pueda enviarlas por medios alternativos.
El estado de Adjudicación de estos informes será designado como manual para recordarle que debe completar el proceso manualmente.
En el Tablero de Control de Checkr, vaya a la sección de Acciones Adversas y filtre por No Entregable para ver qué notificaciones no pudieron ser entregadas. A continuación, puede actualizar la dirección de correo electrónico del candidato para volver a enviar las comunicaciones. Si no tiene una dirección de correo electrónico correcta, debe resolver la Acción Adversa fuera de línea.
La orientación de Checkr no debe interpretarse como un consejo legal, una guía o un asesoramiento. Las empresas deben consultar a su propio asesor legal sobre sus responsabilidades de cumplimiento bajo la FCRA, el Título VII y las leyes estatales aplicables. Checkr rechaza expresamente cualquier garantía o responsabilidad o daños asociados o derivados de la información proporcionada.