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Estas expresiones son muy comúnmente confundidas por los malayos. Incluso he visto un cartel en un banco con este error.
Daré las definiciones de cada uno de estos términos (de Wikcionario):
Rellenar – (transitivo) completar un formulario o cuestionario con la información solicitada.
Rellenar – (transitivo) completar un formulario o cuestionario con la información solicitada.
Rellenar- 1. (principalmente de un depósito de combustible) hacer que se llene. 2. llenarse
Así que vemos que «fill in» y «fill out» significan completar un cuestionario, encuesta o formulario con la información necesaria. «Llenar» significa hacer que algo se llene, generalmente con un líquido. Como menciona el diccionario, se suele utilizar para referirse al depósito de combustible de un coche. Por ejemplo, «necesito llenar mi coche».
«Llenar» NO puede utilizarse para significar «completar un formulario». Esto es un error. Puede un formulario contener líquido? (Bueno, posiblemente si lo enrollas en un cono podría, pero entonces se arruinaría). Como no puede contener líquido, no es apropiado utilizar «llenar». La expresión adecuada para usar con un formulario es «rellenar» o «rellenar» (aunque «rellenar» y «rellenar» son opuestos, tanto «rellenar» como «rellenar» tienen el mismo significado).
Así que, por favor, no le pidas a nadie que «rellene un formulario» porque no podrá hacerlo. Pídeles que «rellenen» un formulario o que «rellenen» un formulario.