Gastos de viaje deducibles del resultado fiscal DE LAS EMPRESAS
15/01/2020
Los gastos de viaje son, en principio, deducibles en la medida en que se hayan realizado en interés de la empresa.
Vamos a ver las reglas específicas que existen sin embargo para determinadas categorías de viajes.
I- GASTOS DE VIAJE
La deducibilidad de estos viajes cumple ciertos límites. Así, cuando el gestor no puede demostrar el interés de esta carga para la empresa, los gastos son reintegrados en el beneficio fiscal por la administración.
Numerosas resoluciones judiciales demuestran estos hechos. Como ejemplo, podemos citar la denegación de la deducción de los gastos de viaje realizados por las esposas de los miembros de una empresa que participaban en un congreso profesional.
En cambio, los gastos de viaje de los directivos que acompañaban a sus clientes a los que la empresa había ofrecido viajes, fueron admitidos como deducción.
Ahora veamos dos casos especiales :
- Viajes de estimulación
Estos gastos son totalmente deducibles cuando los viajes se organizan con una evidente finalidad de promoción comercial.
El interés comercial es evidente cuando los viajes se ofrecen a los revendedores más exitosos de la empresa, siempre y cuando, por supuesto, la empresa pueda indicar la identidad y las funciones de los beneficiarios de estos viajes.
La deducción de estos gastos también tiene límites, especialmente cuando un viaje profesional se prolonga en una estancia turística. En este caso, los gastos ocasionados por esta prolongación de la estancia no son deducibles.
- Gastos de viaje de acompañantes externos
Cuando se demuestra su calidad, los gastos de viaje de estas personas son deducibles. La deducibilidad se permite, por ejemplo, en el caso de un viaje organizado por un fabricante en beneficio de sus mejores distribuidores cuando el beneficiario del viaje confirma en un boletín su inscripción así como la de un acompañante.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que, en principio, los gastos de los cónyuges de los empleados beneficiarios de un viaje de incentivo no se pueden deducir cuando no se ha demostrado el interés por la empresa.
Hay que añadir algunas precisiones sobre los gastos de viaje :
- Cuando un directivo acompaña a los ganadores de un concurso empresarial, el coste de su viaje puede considerarse como una prestación en especie imponible para el directivo ;
- Los viajes de estímulo no pueden considerarse regalos. Por lo tanto, no deben aparecer en la declaración de gastos generales «RELEVE DE FRAIS GENERAUX» (formulario N ° 2067, que se adjunta anualmente al informe de impuestos).
II- GASTOS DE TRANSPORTE REEMBOLSADOS A EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS
Cuando una empresa paga cantidades a sus directivos o empleados para compensarles por el uso de su vehículo personal, la parte deducible de estas indemnizaciones se limita al importe deducible de la amortización del vehículo.
La escala kilométrica establecida por Hacienda tiene en cuenta este baremo, por lo que es preferible utilizarla para calcular las indemnizaciones.
El importe de los gastos de viaje y transporte reembolsados a los directivos o empleados mejor pagados debe indicarse en la declaración de gastos generales (formulario N°2067).
En determinados casos, los vehículos propiedad de los empleados o alquilados por ellos pueden estar sujetos al impuesto sobre vehículos de empresa cuando la empresa reembolsa una cantidad significativa de gastos. Puede consultar nuestro artículo titulado «IMPUESTO SOBRE VEHÍCULOS DE EMPRESA» sobre este tema.
En cuanto a los directivos de empresas, se debe justificar el carácter profesional de los desplazamientos realizados con su propio vehículo. No basta con indicar únicamente la fecha, el lugar del viaje y el número de kilómetros recorridos.
III- GASTOS DE VIAJE Y COMIDAS INVOLUCRADOS POR LOS EMPRESARIOS SUJETOS AL RÉGIMEN FISCAL DEL B.I.C. RÉGIMEN FISCAL
- Gastos de viaje
- Del domicilio al trabajo :
Los gastos de transporte de los operadores del domicilio al trabajo y viceversa son, en principio, deducibles.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que estos gastos no pueden deducirse cuando el domicilio del operador se encuentre anormalmente alejado del lugar de trabajo, salvo que la distancia no dependa de su voluntad. La Administración considera que puede considerarse normal una distancia del domicilio al lugar de trabajo de hasta 40 kilómetros.
En caso de que la distancia del domicilio supere esta distancia, la deducción de los gastos debe limitarse a los primeros 40 kilómetros, salvo que el operador demuestre la inevitabilidad.
- Gastos de combustible para vehículos de uso mixto :
Las empresas individuales que hayan optado por llevar una contabilidad «supersimplificada» pueden deducir los gastos fijos de combustible en sus desplazamientos profesionales. El baremo publicado por la administración sólo es aplicable a los coches y vehículos de dos ruedas de uso mixto.
Consecuentemente, no se puede aplicar a los vehículos de uso estrictamente profesional como camiones, utilitarios, scooters para uso de reparto, etc.
También podemos añadir que el carpooling ha sido dispuesto por la administración. Así, los productos del carpooling están exentos del IRPF, en cambio, los gastos de desplazamiento en el carpooling sólo se pueden deducir por el importe neto de los reembolsos recibidos de otros carpoolers.
- Comidas en el lugar de trabajo :
Cuando un profesional realiza una actividad sujeta al régimen fiscal del BIC, puede deducirse los gastos de las comidas realizadas fuera del domicilio cuando éste se encuentra fuera del lugar de trabajo.
El importe deducible por comida está, sin embargo, limitado por dos límites :
- Debe excluirse la parte del gasto correspondiente al coste que habría tenido el operador si hubiera comido en casa. Este importe podría ajustarse a tanto alzado a 4,85 euros para el año 2019.
- El importe total de las comidas tampoco debe superar un límite fijado en 18,80 euros para el año 2019. Más allá de esta cantidad, la tasa no es deducible.
Además, el operador debe poder presentar documentos que justifiquen sus gastos ante la administración aunque opte por una deducción estándar del coste de las comidas.
En conclusión, podemos añadir que todos los demás gastos de transporte de carácter profesional son deducibles como el transporte en las compras o el transporte en las ventas.
Sin embargo, existe una excepción: el coste del transporte en el inmovilizado no puede deducirse directamente como gasto, sino que se integra en el precio de coste del inmovilizado y, por tanto, se deduce mediante amortización.