Guía para principiantes de la Gestión del Valor Ganado

Imagínese esto: Usted ha estado trabajando sin parar en un proyecto de 30 días durante 15 días. Entonces, recibes una llamada del cliente preguntando en qué punto estás del mismo. Quiere saber:

  • ¿Serás capaz de entregar el proyecto a tiempo?
  • ¿Cómo se ve el coste real frente al coste presupuestado?
  • ¿Se completará el proyecto dentro del presupuesto?
  • Según un informe del Project Management Institute (PMI), el 14% de los proyectos de TI fracasan. Otro estudio del PMI añade que «se desperdician 122 millones de dólares por cada 1.000 millones invertidos debido a un mal rendimiento del proyecto»

    Por eso, la supervisión constante del progreso es un básico de la gestión de proyectos que los buenos gestores de proyectos cumplen religiosamente durante todo el ciclo de vida del proyecto.

    El conocimiento en tiempo real le permite pivotar según sea necesario y generar con confianza informes que pueden calmar las aprensiones del equipo ejecutivo y ayudarles a tomar decisiones informadas.

    Diferentes técnicas de medición y herramientas de gestión de proyectos pueden dar una idea de los posibles problemas de coste y tiempo que pueden hacer fracasar un proyecto. El valor ganado, una notable mejor práctica de gestión de proyectos, es una de esas técnicas.

    Resumen: ¿Qué es la gestión del valor ganado?

    Los proyectos que se ajustan al presupuesto y se salen del plazo y los que se ajustan al cronograma y dan lugar a equipos de proyecto sobrecargados de trabajo son situaciones que los gestores de proyectos ven que ocurren con frecuencia. Y lo que es aún más frustrante, los calendarios a menudo se desvían y los costes aumentan sin previo aviso.

    Tiene que haber una forma mejor de que los gestores de proyectos controlen el rendimiento del proyecto

    La gestión del valor ganado (EVM) es una de las diversas técnicas de gestión de proyectos que se pueden utilizar para estimar en qué punto se encuentra un proyecto frente al calendario y el presupuesto del mismo. El EVM proporciona visibilidad sobre si está o no en camino de terminar el proyecto dentro de las líneas de base de costes y plazos establecidos definidos en el plan del proyecto.

    Revela las características del proyecto que los gráficos de costes y plazos estándar no pueden rastrear.

    Beneficios de la gestión del valor ganado

    La gestión del valor ganado se utiliza principalmente en proyectos gubernamentales, pero se puede aplicar en muchos proyectos. Los beneficios incluyen:

    Un sistema para el seguimiento del progreso de un proyecto

    Los gestores de proyectos equilibran varios elementos para llevar un proyecto a buen puerto. Los más destacados: el alcance, el presupuesto y el calendario del proyecto, una trifecta conocida en la gestión de proyectos como la triple restricción o el triángulo del proyecto, que normalmente se rastrean por separado.

    Este sistema de seguimiento está bien y es bueno – hasta que no lo es. Una de las principales desventajas es que los informes dispares sobre el calendario y el presupuesto pueden no proporcionar la visibilidad global del proyecto necesaria para promulgar ajustes en tiempo real.

    El análisis del valor ganado, sin embargo, consolida las mediciones del presupuesto y el calendario del proyecto, ofreciéndole una visión completa de los costes y los plazos del proyecto, incluyendo sus implicaciones en el mismo.

    Comprender las desviaciones del calendario y del presupuesto

    Los factores que provocan desviaciones del calendario y de los costes se presentan de muchas formas: la ampliación del alcance, el cambio de las prioridades o los requisitos del cliente, los cambios en el alcance del trabajo del proyecto, las inclemencias del tiempo, las nuevas normativas, la falta de disponibilidad de los materiales necesarios y la ausencia de un plan de contingencia o de gestión de riesgos, etc.

    Con el EVM, puede calcular las desviaciones del coste y del calendario y aplicar las medidas adecuadas para minimizar su impacto en el proyecto. Más adelante se hablará de ello.

    Defina el éxito real, verdadero

    La satisfacción y motivación del equipo es un ingrediente crucial para el éxito de la gestión de proyectos y programas. Su equipo quiere saber lo bien que están avanzando en su proyecto hasta su finalización. La medición del valor ganado funciona con métricas o indicadores que encapsulan su trabajo y lo demuestran:

    • Si el proyecto está en el cronograma
    • Si el proyecto está en el presupuesto
    • El valor del trabajo completado
    • Cuánto trabajo queda

    Cómo calcular el valor ganado en la gestión de proyectos

    Para hacer uso del sistema de gestión del valor ganado para determinar el estado del presupuesto y el cronograma del proyecto, necesita tres tipos de datos:

    • Valor planificado (PV)
    • Coste real (AC)
    • Valor ganado (EV)
      • Paso 1: Valor planificado (PV)

        Se refiere al importe presupuestado para el trabajo programado para su finalización hasta la fecha (o para una fecha determinada). También se conoce como coste presupuestado del trabajo programado (BCWS) y se calcula antes de realizar cualquier trabajo. De este modo, sirve como línea de base.

        El valor total planificado del proyecto -también conocido como presupuesto al finalizar (BAC)- se calcula sumando el PV de cada actividad, tarea o componente de la estructura de desglose del trabajo.

        Ejemplo de plan de ejecución

        En este ejemplo de plan de ejecución, el presupuesto del proyecto es de 4.000 dólares (valor total planificado o presupuesto al finalizar), mientras que cada mes de trabajo se espera que cueste 1.000 dólares (valor planificado). El proyecto está programado para cuatro meses.

        Fórmula del valor planificado

        Para obtener el valor planificado, multiplique el porcentaje de trabajo completado (planificado) por el presupuesto del proyecto (BAC).

        Valor planificado = % completado (planificado) x BAC

        Utilizando el ejemplo anterior, calculemos el valor planificado.

        1. Después de 2 meses

        *Como puede ver en el gráfico, el proyecto está programado para cuatro meses. Es decir, después de dos meses, debería haber completado el 50% del trabajo.

        Dado:

        • Duración del proyecto: 4 meses
        • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
        • Tiempo transcurrido: 2 meses
        • Porcentaje de realización (planificado): 50%
        • PV = % de realización (planificado) x BAC

          PV = 50% x 4.000 dólares

          PV = 2,00 dólares

          2. Al cabo de 3 meses

          *De nuevo, basándose en un cronograma de cuatro meses, al tercer mes debería haber completado el 75% del trabajo.

          Dado:

          • Duración del proyecto: 4 meses
          • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
          • Tiempo transcurrido: 3 meses
          • Porcentaje de realización (planificado): 75%
          • PV = % de realización (planificado) x BAC

            PV = 75% x 4.000 dólares

            PV = 3.000 dólares

            Paso 2: Coste real (AC)

            El coste real se explica por sí mismo. Es el valor que representa los costes reales en los que se ha incurrido para completar una cantidad determinada de trabajo en la fecha prevista, normalmente hoy. En otras palabras, es la cantidad de dinero que ya se ha gastado.

            Fórmula del coste real

            No hay una fórmula estandarizada para el coste real. Basta con obtener todos los gastos del proyecto hasta la fecha. Los gastos pueden incluir la remuneración de los empleados, el equipo, los suministros, los honorarios de los contratistas, los viajes y los gastos relacionados, los costes indirectos, etc.

            Veamos otro ejemplo. Utilizando el mismo gráfico de ejemplo anterior, ¿cuál es el coste real si ha gastado 750 dólares después del primer mes aunque sólo haya completado el 20% del proyecto?

            Dado:

            • Duración del proyecto: 4 meses
            • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
            • Tiempo transcurrido: 1 mes
            • Porcentaje de realización (planificado): 25%
            • Porcentaje de realización (real): 20%
            • Coste real: 750 dólares

            AC = 750 dólares

            Paso 3: Valor ganado (EV)

            También llamado coste presupuestado del trabajo realizado (BCWP), el valor ganado representa el valor del trabajo real completado hasta la fecha (o hasta una fecha determinada). Por lo tanto, si su cliente le pide que detenga todo el trabajo del proyecto hoy, el VE le indica el valor que ha generado el proyecto, teniendo en cuenta el trabajo realizado hasta la fecha.

            Fórmula del valor ganado

            Para obtener el valor ganado, multiplique el porcentaje de trabajo completado (real) por el presupuesto del proyecto (BAC).

            EV = % completado (real) x BAC

            Veamos algunos ejemplos:

            1. Has gastado 750 dólares después del primer mes y sólo has completado el 20% del proyecto.

            Dado:

            • Duración del proyecto: 4 meses
            • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
            • Tiempo transcurrido: 1 mes
            • Valor planificado: 1.000 dólares
            • Coste real: 750 dólares
            • Porcentaje de realización (planificado): 25%
            • % completado (real): 20%
            • EV = % completado (real) x BAC

              EV = 20% x $4,000

              EV = $800

              *El valor del trabajo realizado es de $800 aunque sólo haya gastado $750.

              2. Has gastado 2500 dólares después de tres meses. Todas las tareas programadas para su realización hasta ese momento han sido completadas.

              Dado:

              • Duración del proyecto: 4 meses
              • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
              • Tiempo transcurrido: 3 meses
              • Valor planificado: 3.000 dólares
              • Coste real: 2.500 dólares
              • Porcentaje de realización (planificado): 75%
              • Porcentaje de realización (real): 75%

              EV = % completado (real) x BAC

              EV = 75% x $4,000

              EV = $3,000

              *El valor del trabajo completado es de $3,000 a pesar de haber gastado $2,500.

              Paso 4: Desviación del cronograma (SV)

              La desviación del cronograma mide la diferencia entre el trabajo real realizado y el trabajo esperado hasta la fecha (o para una fecha determinada). Indica si el proyecto está en el plazo previsto, atrasado o adelantado.

              Fórmula de la desviación del cronograma

              Para encontrar la SV del proyecto, simplemente reste el valor planificado del valor ganado.

              SV = EV – PV

              Si la desviación del cronograma es:

              • Positiva: Su proyecto está adelantado al cronograma.
              • Negativo: Su proyecto está atrasado.
              • Cero: Su proyecto está dentro del cronograma.
              • Utilicemos los mismos ejemplos de valor ganado utilizados para encontrar las desviaciones del cronograma.

                1. Usted gastó 750 dólares después del primer mes y sólo completó el 20% del proyecto.

                Dado:

                • Duración del proyecto: 4 meses
                • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                • Tiempo transcurrido: 1 mes
                • Valor planificado: 1.000 dólares
                • Coste real: 750 dólares
                • Porcentaje de realización (planificado): 25%
                • Porcentaje de realización (real): 20%
                • Valor ganado = $800
                • Valor ganado = EV – PV

                  Valor ganado = $800 – $1,000

                  Valor ganado = -$200

                  *Debido a que la desviación del cronograma es negativa, este proyecto está atrasado

                  2. Se han gastado 2500 dólares después de tres meses. Todas las tareas programadas para su finalización hasta este momento se han completado.

                  Dado:

                  • Duración del proyecto: 4 meses
                  • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                  • Tiempo transcurrido: 3 meses
                  • Valor planificado: 3.000 $
                  • Coste real: 2.500 $
                  • Porcentaje de realización (planificado): 75%
                  • Porcentaje de realización (real): 75%
                  • Valor ganado: $3,000
                  • Valor ganado = EV – PV

                    Valor ganado = $3,000 – $3,000

                    Valor ganado = $0

                    *Debido a que la desviación del cronograma es cero, este proyecto está dentro del cronograma.

                    Paso 5: Desviación de costes (CV)

                    La desviación de costes mide la diferencia entre la cantidad presupuestada para el trabajo que debería haberse completado hasta la fecha (o para una fecha determinada) y la cantidad real gastada para el trabajo completado. Muestra si su proyecto está dentro del presupuesto o no.

                    Fórmula de la desviación de costes

                    Calcule la desviación de costes restando el coste real del valor ganado.

                    CV = EV – AC

                    Si la desviación de costes es:

                    • Positiva: Su proyecto está por debajo del presupuesto.
                    • Negativo: Su proyecto está por encima del presupuesto.
                    • Cero: Su proyecto está dentro del presupuesto.
                    • Utilicemos los mismos ejemplos que utilizamos para encontrar la desviación del cronograma.

                      1. Has gastado 750 dólares después del primer mes y sólo has completado el 20% del proyecto.

                      Dado:

                      • Duración del proyecto: 4 meses
                      • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                      • Tiempo transcurrido: 1 mes
                      • Valor planificado: 1.000 dólares
                      • Coste real: 750 dólares
                      • Porcentaje de realización (planificado): 25%
                      • Porcentaje de realización (real): 20%
                      • Valor ganado = $800
                      • Valor ganado = EV – AC

                        Valor ganado = $800 – $750

                        Valor ganado = $50

                        *Debido a que la desviación de costes es positiva, este proyecto está por debajo del presupuesto.

                        2. Se han gastado 2.500 dólares después de tres meses. Todas las tareas programadas para su realización hasta este momento han sido completadas.

                        Dado:

                        • Duración del proyecto: 4 meses
                        • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                        • Tiempo transcurrido: 3 meses
                        • Valor planificado: 3.000 $
                        • Coste real: 2.500 $
                        • Porcentaje de realización (planificado): 75%
                        • Porcentaje de realización (real): 75%
                        • Valor ganado: $3,000
                        • Valor ganado = EV – AC

                          Valor ganado = $3,000 – $2,500

                          Valor ganado = $500

                          *Debido a que la desviación de costes es positiva, este proyecto está por debajo del presupuesto.

                          Paso 6: Índice de rendimiento del cronograma (SPI)

                          El índice de rendimiento del cronograma mide el progreso de su proyecto con respecto al cronograma planificado.

                          Fórmula del índice de rendimiento del cronograma

                          Para calcularlo, divida el valor ganado entre el valor planificado.

                          SPI = EV/PV

                          Si el índice de rendimiento del cronograma es:

                          • Mayor que 1: Ha realizado más trabajo del planificado. Su proyecto está adelantado al calendario.
                          • Menos de 1: Ha realizado menos trabajo del previsto. Su proyecto está atrasado.
                          • Igual a 1: Ha completado la misma cantidad de trabajo que la planificada. Su proyecto está dentro del cronograma.
                            • Utilicemos los mismos ejemplos que utilizamos para calcular las desviaciones de cronograma y de costes.

                              1. Ha gastado 750 dólares después del primer mes y sólo ha completado el 20% del proyecto.

                              Dado:

                              • Duración del proyecto: 4 meses
                              • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                              • Tiempo transcurrido: 1 mes
                              • Valor planificado: 1.000 dólares
                              • Coste real: 750 dólares
                              • Porcentaje de realización (planificado): 25%
                              • % completado (real): 20%
                              • Valor ganado = $800
                              • SPI = EV/PV

                                SPI = $800/$1,000

                                SPI = 0.8

                                *Debido a que el SPI es menor que 1, este proyecto está atrasado.

                                2. Ha gastado 2.500 dólares después de tres meses. Todas las tareas programadas para su finalización hasta este momento se han completado.

                                Dado:

                                • Duración del proyecto: 4 meses
                                • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                                • Tiempo transcurrido: 3 meses
                                • Valor planificado: 3.000 $
                                • Coste real: 2.500 $
                                • Porcentaje de realización (planificado): 75%
                                • Porcentaje de realización (real): 75%
                                • Valor ganado: $3,000
                                • SPI = EV/PV

                                  SV = $3,000 – $3,000

                                  SV = 1

                                  *Debido a que el SPI es igual a 1, este proyecto está dentro del cronograma.

                                  Paso 7: Índice de rendimiento de costes (CPI)

                                  El índice de rendimiento de costes indica la eficiencia de costes de su proyecto y mide el valor del trabajo completado frente al coste real.

                                  Fórmula del índice de rendimiento de costes

                                  Para obtener el CPI, divida el valor ganado por el coste real.

                                  CPI = EV/AC

                                  Si el índice de rendimiento de costes es:

                                  • Mayor que 1: El valor del trabajo completado es mayor que la cantidad gastada. Su proyecto está por debajo del presupuesto.
                                  • Menos de 1: El valor del trabajo completado es menor que la cantidad gastada. Su proyecto está por encima del presupuesto.
                                  • Igual a 1: El valor del trabajo completado es igual a la cantidad gastada. Su proyecto está dentro del presupuesto.

                                  Ejemplos:

                                  1. Has gastado 750 dólares después del primer mes y sólo has completado el 20% del proyecto.

                                  Dado:

                                  • Duración del proyecto: 4 meses
                                  • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                                  • Tiempo transcurrido: 1 mes
                                  • Valor planificado: 1.000 dólares
                                  • Coste real: 750 dólares
                                  • Porcentaje de realización (planificado): 25%
                                  • Porcentaje completado (real): 20%
                                  • Valor ganado = 800 dólares
                                  • ICP = EV/AC

                                    ICP = 800 dólares/750 dólares

                                    ICP = 1.067

                                    *Porque el IPC es mayor que 1, este proyecto está por debajo del presupuesto.

                                    2. Ha gastado 2.500 dólares después de tres meses. Todas las tareas programadas para su realización hasta este momento han sido completadas.

                                    Dado:

                                    • Duración del proyecto: 4 meses
                                    • Presupuesto del proyecto (BAC): 4.000 dólares
                                    • Tiempo transcurrido: 3 meses
                                    • Valor planificado: 3.000 dólares
                                    • Coste real: 2.500 dólares
                                    • Porcentaje de realización (planificado): 75%
                                    • Porcentaje de realización (real): 75%
                                    • Valor ganado: 3.000 dólares
                                    • ICP = EV/AC

                                      ICP = 3.000 dólares – 2.500 dólares

                                      ICP = 1.2

                                      *Porque el IPC es mayor que 1, este proyecto está por debajo del presupuesto.

                                      Para más ejemplos de cálculo del valor ganado, aquí tienes un vídeo de YouTube de Engineer4Free. Recuerde: El ACWP es el coste real, el BCWP es el valor ganado y el BCWS es el valor planificado.

                                      Mantener su proyecto en el camino con la gestión del valor ganado

                                      Los buenos gestores de proyectos vigilan de cerca cada paso que da un proyecto para asegurarse de que se ajusta al presupuesto y al calendario. Con la gestión del valor ganado, se obtiene una visibilidad temprana de los problemas que afectan al presupuesto y al calendario. Esto le permite promulgar los cambios adecuados para volver a encarrilar el proyecto.

                                      Pero no tiene que detenerse ahí. También es una buena práctica utilizar un sistema de software de gestión de proyectos para centralizar sus informes, documentos, comunicaciones, información de contacto y actualizaciones. De esta manera, no tienes que depender de múltiples herramientas independientes para mantener tus proyectos organizados.

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