Aunque una firma es todo lo que necesita para autorizar un contrato en la mayoría de los países fuera de Asia Oriental, en Japón -así como en Corea y en menor medida en China- un sello personal, conocido como inkan o hanko en japonés, es lo que necesitará.
¿Qué es exactamente un hanko?
Un hanko/inkan (utilizado indistintamente) es un sello tallado que se puede utilizar en cualquier situación en la que un individuo, o un individuo en nombre de una empresa, podría utilizar una firma o iniciales. Firmar contratos, hacer gestiones bancarias (en un banco) o recibir un paquete son sólo tres de estos casos. La necesidad de un hanko e incluso el tipo de hanko puede variar dependiendo de la situación.
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Hay tres tipos comunes utilizados tanto por particulares como por empresas. El jitsu-in (実印), el ginko-in (銀行印) y el mitome-in (認印).
Jitsu-in
Un jitsu-in (que significa literalmente «sello real/verdadero») es el que utilizarías al firmar un contrato. Si eres un autónomo y tienes que firmar un contrato con una empresa, necesitas un jitsu-in. Lo mismo ocurre en otras situaciones, como la creación de una empresa o la compra de una casa. Para que el jitsu-in tenga validez legal, debes registrarlo en la oficina de tu ciudad. Una vez que lo hayas registrado, también te darán una «tarjeta inkan» que te permitirá imprimir certificados de registro del sello. Cuando firme un contrato importante, a menudo tendrá que imprimir su sello y presentar el certificado para demostrar que es su inkan y que está registrado.
Ginko-in
Un ginko-in es simplemente un hanko para transacciones financieras. En lugar de registrarlo en la oficina de tu ciudad, simplemente lo registras en tu(s) banco(s). Se puede utilizar para retirar dinero de su cuenta o firmar un préstamo, por lo que debe cuidarlo. Mientras que los japoneses suelen tener que registrar un ginko-in cuando abren una cuenta bancaria, la mayoría de los bancos no lo exigen a los clientes extranjeros. Una gran excepción es cuando se crea una empresa. Dado que una empresa no es una persona real y no puede firmar nada, es necesario registrar un ginko-in cuando se abre una cuenta.
Mitome-in
Un mitome-in es el hanko normal y corriente que se utiliza para cosas cotidianas, como recibir paquetes o para sellar una factura si se es autónomo. El mitome-in no está registrado en ningún sitio y no tiene valor legal.
Algunas personas utilizan el mismo inkan para los tres propósitos diferentes, pero dado que el jitsu-in es equivalente a tu firma, y puede ser fácilmente copiado, cuanto menos lo utilices mejor. Además, para casi cualquier situación en la que se necesite un mitome-in, bastará con una simple firma.
¿Realmente necesito un hanko?
Si no necesitas firmar contratos, probablemente no lo necesites. Muchos residentes extranjeros consiguen un hanko sólo porque les hace sentir menos forasteros y pueden evitar la larga pausa que chupa los dientes antes de, «Bueno, supongo que puedes firmarlo en su lugar, porque eres un extranjero». Si te encuentras en una situación en la que necesitas un hanko, todo el proceso, desde pedir tu inkan hasta registrarlo, puede hacerse en tres días o menos, por lo que no hay prisa por conseguir tu inkan antes de que lo necesites.
¿Cuáles son las reglas de un hanko?
La única regla para lo que se puede poner en un hanko es que tiene que ser al menos parte de tu nombre. Puedes usar tu nombre completo, sólo tu apellido, o incluso sólo tu nombre. No se puede registrar un inkan con caracteres que no formen parte de tu nombre (ni del alfabeto latino ni del katakana), por lo que si tenías en mente ese carácter kanji tan chulo de 20 trazos que suena un poco como tu nombre para adornar tu hanko, probablemente será rechazado. Puedes poner tu nombre en el inkan tanto en alfabeto latino como en katakana. Si eliges el katakana, asegúrate de tener registrada la versión en katakana de tu nombre (puede constar en el reverso de tu tarjeta de residencia) en la oficina de tu ciudad o podrían rechazar el inkan.
Por razones de seguridad (para reducir la posibilidad de falsificación), se recomienda a los japoneses utilizar su nombre completo en el hanko. Sin embargo, los nombres no japoneses suelen contener muchos más caracteres que el típico apelativo japonés de 4 o 5 caracteres, y el espacio es limitado, por lo que puede ser preferible usar sólo el apellido o sólo el nombre y el apellido.
El diámetro del inkan debe estar entre 8 mm y 25 mm. Uno de 25 mm es un hanko enorme, y puede tener problemas para encajarlo en formularios que están hechos para hanko más pequeños. Por regla general, en un hanko de 13,5 mm de diámetro caben dos filas de tres caracteres, mientras que en uno de 16,5 mm caben dos filas de cinco caracteres. Si vas a una pequeña tienda de hanko del barrio, es posible que puedan hacer algo de magia y exprimir mucho más en el mismo espacio.
¿Cuál es el proceso y cuánto cuesta?
El primer paso es encargar tu hanko en una hankoya (tienda de hanko).
El hanko solía ser un elemento fijo en todos los barrios de Japón, pero con las cadenas que se están imponiendo y gran parte de los pedidos que se hacen por internet, los hankoya son más difíciles de encontrar que antes.
Los hankoya online incluyen hankoya.com, Hanko-Store.com y el gigante de suministros de oficina Askul. No es de extrañar que no estén disponibles en inglés, así que si tienes problemas para leer en japonés, necesitarás a alguien que te ayude.
Cuando hagas un pedido, empieza por elegir el material. Los precios comienzan en 2.047 yenes para el hanko de madera más pequeño y barato, y suben a decenas de miles de yenes si quieres un hanko hecho con materiales de primera calidad como la plata o el titanio.
Hankoya.com afirma claramente que no utilizan marfil de elefante o mamut, con un mensaje en la página web que informa lamentablemente a los compradores de hanko de que el material ya no está disponible debido a la molesta CITES. Lamentablemente, un secreto sucio de la industria del inkan en Japón es que todavía hay tiendas que anuncian y venden inkan hecho con marfil de elefante. Si compras en un hankoya que fabrica inkan de marfil, eres parte del problema. Una tienda que sigue utilizando marfil de elefante es «Hankoyasan 21″ -una de las mayores cadenas con tiendas en todo Japón.
Después de elegir el material (no marfil), se selecciona el tamaño y luego el tipo de letra para el hanko. A menudo se utilizan en el hanko caracteres tradicionales rizados, casi ilegibles, que se mezclan entre sí, pero esto no queda tan bien con el katakana. A continuación, introduce los caracteres tal y como quieres que aparezcan en el inkan. Puedes elegir si te envían un borrador del diseño para que lo revises antes de hacer el inkan. Por último, elige la forma de pago. Los que no tengan una tarjeta de crédito japonesa pueden alegrarse, ya que existe la opción de pago a la entrega.
Una vez que haya llegado su hanko, llévelo junto con su tarjeta de residencia o su tarjeta «My Number» a la sección de registro de inkan (sí, hay una sección especial) de la oficina local de su ciudad. Rellena un sencillo formulario y paga 50 yenes por tu tarjeta inkan y ya está.
Opciones baratas
Si sólo buscas un hanko barato como recuerdo personal o como regalo, puede encontrar un enorme surtido de hanko estandarizados -con nombres japoneses comunes, o un solo símbolo hiragana/katakana/kanji- en la mayoría de las tiendas de 100 yenes. Ten en cuenta que estos hanko son bastante pequeños y no son únicos (algunos con palabras como «paz» o «dragón»), por lo que no serán aceptados para fines oficiales (como el jitsu-in o el ginkou-in), sino sólo como sellos generales (mitome-in).
Entonces, ¿qué pasa si realmente necesitas un sello oficial, pero no estás dispuesto a gastar toneladas de dinero en él te preguntarás? Bueno, Don Quijote es la respuesta con su elegante caja de hanko (no realmente), una máquina que grabará tu sello en unos pocos minutos. Por lo general, se encuentra cerca de la zona de caja, pero pregunta por ella si no la ves. Estas máquinas de hanko se encuentran más bien en las tiendas «normales» de Don Quijote en las grandes ciudades, más que en los locales «Mega Don Quijote» de los suburbios y el campo (aunque el nombre podría sugerir lo contrario). La interfaz está en japonés, pero su uso es relativamente fácil e intuitivo (no te preocupes por los extraños kanjis: el botón verde significa avanzar, el rojo significa retroceder). Puedes seleccionar, mover, redimensionar y cambiar el tipo de letra de lo que quieras escribir, mezclando kanji, katakana y el alfabeto latino a tu gusto. La pantalla táctil no es perfecta, pero con un poco de paciencia se pueden obtener resultados realmente buenos. El precio parte de los 500 yenes, y sube con materiales de mejor calidad y mayor tamaño. Vale, es mucho más caro que los de 100 yenes, pero la mejor calidad y la personalización hacen que estos hanko sean mucho más útiles.
Mierda, he perdido mi hanko, ¿qué hago ahora?
Como tu hanko tiene el poder de una firma, si te lo roban, debes denunciarlo a la policía y cancelar el inkan en la oficina de tu ciudad. Para cancelar el inkan, necesitará su tarjeta de residencia o su tarjeta «My Number», así como su tarjeta inkan. Si ha perdido su inkan (algo sorprendentemente fácil de hacer), debe pedir uno nuevo antes de ir a la oficina municipal. En la oficina municipal, le pedirán que rellene un formulario para cancelar su antiguo inkan y luego rellenar otro formulario para registrar su nuevo inkan. La tarjeta inkan está conectada a su hanko, por lo que tendrán que volver a emitir su tarjeta inkan para lo cual hay una pequeña cuota de ¥50.
Esto también pone de manifiesto el beneficio de no utilizar el mismo hanko para sus operaciones bancarias. Si has registrado tu hanko perdido en el banco, tendrás que ir allí y registrar el nuevo, en cada institución financiera. También es un buen argumento para seguir con tu firma!