Impuestos de los freelance: Lo que todo freelancer necesita saber

Dirigir su propio negocio como autónomo conlleva mucha libertad. Es estimulante establecer tu propio horario, ser tu propio jefe, seleccionar tus propios clientes y decidir qué proyectos quieres seguir o dejar pasar. De hecho, alrededor de 57 millones de personas -o el 35% de la fuerza laboral de Estados Unidos- realizan trabajos freelance, ya sea como una situación temporal, un trabajo secundario o una trayectoria profesional a largo plazo, según la encuesta Freelancing in America 2019.

Sin embargo, el trabajo freelance viene con su cuota de desafíos, desde negociar un precio justo por tu trabajo hasta preocuparte por la procedencia de tu próximo trabajo, e incluso si llegará.

Un área en la que muchos freelancers no piensan mucho es el pago de impuestos. Los nuevos autónomos, especialmente los que tenían trabajos tradicionales con una empresa hasta hace poco, están acostumbrados a que su empleador les haga deducciones automáticas de sus nóminas. Sin embargo, los autónomos son responsables de estar al tanto de sus obligaciones fiscales y de averiguar lo que deben y cuándo deben pagarlo por su cuenta.

Para los autónomos y contratistas independientes, la época de impuestos no es una vez al año: siempre está en el horizonte. Estos consejos de los expertos en impuestos le ayudarán a prepararse para la temporada de impuestos y más allá.

Entender lo básico sobre los impuestos de los freelance.

Como freelance, puede tener habilidades excepcionalmente perfeccionadas en su industria, pero eso no significa que sepa la diferencia entre FICA y IRA. Así que empecemos por repasar algunos aspectos básicos de los impuestos en lo que respecta a los freelancers.

«Todos los propietarios de negocios, ya sean freelancers o grandes CEOs, necesitan tener una comprensión básica de la contabilidad y los impuestos para que puedan hacer que su dinero trabaje para ellos», dijo Alexis Krystina, contador principal y fundador de Advance Accounting.

¿Qué es el impuesto sobre el trabajo autónomo?

Si ganas 400 dólares o más en un año como autónomo de cualquier empleador único, el Servicio de Impuestos Internos te considera autónomo y te exige que declares los impuestos como propietario de un negocio. Además de los impuestos sobre la renta estándar basados en tu categoría fiscal y tu estado de declaración, eres responsable de pagar un impuesto de autoempleo del 15,3%, que representa los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare que normalmente pagarías, así como la mitad que normalmente cubre un empleador tradicional.

«Algunos nuevos solopreneurs y emprendedores se sorprenden cuando tienen que pagar el impuesto de autoempleo», dijo Ellie Thompson, CEO de Money Therapy. «Cuando trabajas para una corporación, los impuestos como Medicare y la Seguridad Social ya se deducen de tu sueldo. Como empresario, tienes que contabilizarlos por tu cuenta».

¿Qué formularios necesitas presentar?

En lugar del único formulario W-2 que recibirías anualmente como empleado tradicional, los autónomos reciben un formulario 1099-MISC de cada cliente que te paga 600 dólares o más. Usted reporta sus ingresos 1099-MISC en un anexo C a su declaración de impuestos.

¿Cuándo necesita pagar los impuestos de los freelancers?

Los freelancers que esperan deber $1,000 o más en impuestos están obligados a pagar impuestos estimados trimestralmente también porque los ingresos de los freelancers no son retenidos por los empleadores durante todo el año. El formulario 1040-ES del IRS puede ayudarte a estimar cuánto deberás en impuestos cada trimestre, y es importante que estos pagos se acerquen lo más posible a la cifra real. Si paga de menos sus impuestos trimestrales, deberá al IRS el saldo restante cuando presente su declaración de impuestos anual antes del 15 de abril. Si pagas demasiado de menos en tus impuestos trimestrales, es posible que tengas que pagar una multa adicional.

Además, los autónomos pueden tener que pagar impuestos estatales sobre la renta, así como impuestos locales.

Conoce la estructura de tu negocio.

¿Qué tipo de estructura tiene tu negocio? ¿LLC? ¿S-corp? ¿Corp? ¿Propiedad única? La estructura legal de su negocio no sólo afecta a sus activos personales, sino que determina cuánto debe en impuestos, dijo Thompson.

Los freelancers normalmente declaran impuestos como propietarios únicos, lo que significa que presentan un formulario Schedule C que se integra con su declaración de impuestos personal.

«Una vez que llegan a un punto en el que están haciendo miles de ganancias netas, es posible que quieran mirar en la presentación como una S-corp», dijo Krystina. «El estatus de S-corp es más complejo pero puede ofrecer algunos beneficios fiscales»

«El propietario único es una gran opción, pero sus activos personales podrían estar en peligro si es demandado», añadió Thompson. «Una corporación es mucho más compleja y requiere tarifas adicionales de configuración, pero protege sus activos individuales».

Los autónomos que formen una corporación o una LLC pagarán el impuesto de desempleo, los impuestos federales y estatales, y la mitad del impuesto FICA, pero pueden ser capaces de proteger parte de su dinero del impuesto de autoempleo.

«Sin embargo, el IRS mirará cuánto», dijo Romeo Razi, CPA y propietario de Taxed Right. «Esto es algo complicado y peliagudo. Y el consejo sobre cuánto se basa en la profesión, si contratan a sub-freelancers, sus ingresos, etc., y debe determinarse en función de cada persona.»

Considere la posibilidad de contratar a un profesional de los impuestos.

Un contador o CPA que esté familiarizado con los impuestos de los freelancers podría ser su mejor amigo a la hora de los impuestos. Si sus ingresos y su estado de declaración no cambian mucho de un año a otro, puede ser capaz de hacer sus propios impuestos, pero la situación financiera de la mayoría de las personas cambia a menudo. A medida que su declaración de impuestos se complica, podría necesitar ayuda.

«Declarar sus propios impuestos significa hacer un seguimiento de todos sus recibos y declaraciones y entender lo que significa todo», dijo Josh Zimmelman, propietario de Westwood Tax & Consulting.

«Cada transacción es importante, y si sus finanzas son una especie de lío, entonces es mejor que pague a otra persona para que lo resuelva por usted»

Además, el IRS actualiza constantemente sus leyes fiscales. Es posible que necesite ayuda para entender cómo le afectan estos cambios.

Entender cómo estimar los impuestos trimestrales.

Los autónomos que esperan deber al menos 1.000 dólares en impuestos están obligados a pagar impuestos estimados trimestralmente. Consulte su declaración de impuestos del año anterior para calcular cuánto debe pagar trimestralmente. Si este es su primer año como autónomo, es posible que no pueda estimar sus pagos de impuestos con precisión. Si comete un error de cálculo -pagando de menos o de más en sus impuestos estimados- el IRS emitirá una corrección cuando presente su declaración de impuestos anual. Se le pedirá que pague los impuestos que falten o se le emitirá una devolución de impuestos por cualquier cantidad que haya pagado en exceso.

«El IRS quiere ver que usted ha pagado el 90% de sus impuestos o el equivalente al 100% de la factura de impuestos del año pasado para diciembre», dijo Wade Schlosser, CEO y fundador de Solvable. «De lo contrario, tendrás que pagar una multa por impuestos estimados».

Las fechas de vencimiento de impuestos estimados para 2021 son el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero de 2022. Según Schlosser, si no pagas tus impuestos trimestrales estimados, no recibirás una factura o notificación del IRS, pero tendrás que pagar una multa cuando presentes tus impuestos. El IRS proporciona herramientas como la hoja de trabajo 1040-ES para ayudarle a aproximar sus ingresos totales para el año y calcular sus pagos de impuestos estimados.

Si usted es un autónomo casado, puede hacer que su cónyuge aumente sus impuestos retenidos para ayudar a sufragar su factura de impuestos, señaló Schlosser.

«Lo más importante es hablar con un profesional de impuestos antes de que termine el año», dijo. «Eso es crucial para tener los patos en fila y tomar decisiones estratégicas sobre las deducciones, las retenciones, los pagos trimestrales e incluso las inversiones que pueden ayudar a reducir su deuda tributaria total».»

Piensa a diario, no trimestralmente.

Los profesionales de los impuestos aconsejan a los trabajadores por cuenta propia que dediquen tiempo cada día a centrarse en la información relacionada con los impuestos, lo que incluye la actualización de los ingresos y los gastos a medida que llegan. Cuando te mantienes al tanto de tus finanzas, tus registros son más precisos y no te apresuras por el pánico la semana antes de reunirte con tu contador.

Los trabajadores autónomos pueden usar QuickBooks o varias aplicaciones de contabilidad para hacer todo, desde el seguimiento de los gastos hasta el escaneo de recibos.

«Creo que lo más importante que deben entender los autónomos es que, aunque trabajen por cuenta propia -lo que suele tener la connotación de que es solo un trabajo secundario- para Hacienda sigue siendo un negocio, por lo que mantener registros precisos y detallados es clave», dijo Krystina. «Eso no sólo ayudará a los autónomos a entender el rendimiento de su negocio, sino que hará que la declaración de impuestos sea un juego de niños».

Declara todos los ingresos de tu negocio.

Los autónomos deben recibir un formulario 1099-MISC antes del 31 de enero de cualquier empresa que les haya pagado más de 600 dólares por el año fiscal que acaba de terminar. Sin embargo, tanto si recibe un 1099 como si no, es responsable de informar de todos sus ingresos, incluidos los pagos en efectivo.

«Si alguna vez le auditan, tendrá que dar cuenta de los ingresos no declarados o declarados de menos», dijo Schlosser. «Los autónomos también deben cotejar sus propios documentos contables con las cifras del formulario 1099. Las empresas a veces cometen errores, y usted no quiere estar en el gancho para el pago de impuestos sobre los ingresos que no ganó o recibió.»

Incluso si usted no puede permitirse el lujo de pagar sus impuestos, es importante presentar con precisión y en el tiempo. Si está al día, puede aprovechar los programas para contribuyentes del IRS que pueden darle más tiempo para pagar.

«Un especialista en deudas tributarias puede ayudarle a negociar un plan de pago con el IRS, pero sólo si sus declaraciones de impuestos están al día», dijo Schlosser.

Prepárese para el día(s) de los impuestos.

Charles Corsello Jr, un agente matriculado con licencia y cofundador de TaxDebtHelp.com, recomienda tener una tarjeta de crédito sólo para el negocio, y establecer una cuenta de ahorros dedicada a poner a un lado un cierto porcentaje de cada cheque de pago para el pago de impuestos.

«Al hacer esto, hace que sea mucho más fácil para un autónomo para preparar su declaración de impuestos (s), ayudándoles a determinar las ganancias o pérdidas», dijo. «También facilita la clasificación de los gastos cuando se aprovecha el software financiero.»

¿Cuánto deberías apartar? Los profesionales de las finanzas aconsejan apartar alrededor del 30% del total de tus ingresos para pagar los impuestos.

«De hecho, probablemente quieras retener más cerca del 35% si tienes ingresos altos y vives en un estado con altos impuestos», añadió Corsello.

Entérate de tus deducciones antes de presentar la declaración.

Muchos autónomos dejan sobre la mesa valiosas deducciones y beneficios fiscales cada abril porque no están seguros de lo que pueden y no pueden deducir. De hecho, al 35% de los autónomos les cuesta entender y pagar los impuestos, y el 73% no deduce ningún gasto, según un informe de Xero. Un profesional de los impuestos puede ayudarte a identificar las deducciones y los créditos fiscales y ofrecerte consejos sobre cómo reducir tus facturas de impuestos.

«Lo mejor es hablar con un contador de impuestos especializado en contratistas 1099, porque pueden ayudarte a encontrar deducciones que no sabías que tenías, ayudándote a reducir tu factura de impuestos y evitar la deuda tributaria», dijo Schlosser.

Las deducciones más comunes que utilizan los freelancers incluyen:

• Espacio de oficina en casa
• Gastos de vehículo
• Gastos de viaje
• Facturas de internet y teléfono
• Seguro médico
• Materiales de oficina
• Hardware y software
• Material publicitario
• Servicios legales o profesionales
• Trabajo contratado
• Licencias e impuestos
• Comidas de empresa

Por ejemplo, si trabajas desde casa como autónomo, puedes aprovecharte de la deducción por oficina en casa. Esto le permite deducir gastos que van desde los servicios públicos hasta el alquiler del espacio en su casa que sirve como su oficina principal. Sin embargo, el espacio debe utilizarse estrictamente para fines empresariales, por lo que si tiene una habitación familiar que sirve de espacio de trabajo cuando los niños están en el colegio, no cumple los criterios para esta deducción. Si usted está en la valla entre la creación de una oficina en casa o el alquiler de un espacio exterior, sin embargo, darse cuenta de que hay algunas ventajas fiscales con oficinas en casa.

«Los negocios de oficina en casa tienen una ventaja, ya que el minuto a pie fuera de su casa, las millas son millas de negocios deducibles», dijo CPA Gail Rosen. «Si tiene una oficina, el viaje a la oficina no es deducible».

Los gastos de automóvil son otra deducción fiscal común para los autónomos. Sin embargo, Rosen sugiere llevar un registro detallado de sus gastos reales para poder comparar la tasa estándar de kilometraje y los gastos reales del vehículo para ver cuál de ellos le proporciona una mejor deducción fiscal.

«Una vez que elija uno de estos métodos para deducir sus gastos de automóvil, hay restricciones para cambiar a otro método», dijo.

Las primas del seguro médico son otra área a considerar, según Paul Jacobs, planificador financiero certificado, agente inscrito y director de inversiones de Palisades Hudson Financial Group.

«Mientras que la mayoría de los empleados no pueden deducir los gastos médicos, incluyendo las primas de seguro, porque el umbral de impuestos es muy alto, los propietarios de negocios autónomos pueden tratar las primas de seguro como un gasto del negocio y utilizar el costo para compensar los ingresos», dijo.

«El seguro médico y dental puede ser deducido siempre y cuando su cónyuge no tenga un plan de salud patrocinado por el empleador en el que usted sea elegible para participar», dijo Corsello. Señaló que si su negocio tiene pérdidas, tampoco puede deducir los gastos de seguro médico.

Los gastos adicionales que puede deducir incluyen los costos de educación y certificaciones, publicidad y marketing, suministros de oficina, equipos informáticos, software y tarifas de alojamiento web.

Reconoce que no puedes deducir todo.

«En el otro lado de esta cuestión está que algunos contribuyentes se ponen en riesgo de una auditoría al tratar de anotar gastos falsos», dijo Zimmelman. «Para que sean deducibles, deben ser ordinarios y necesarios para el funcionamiento de tu negocio».»

¿Qué significa eso?

«Piensa en un peluquero y en un agente inmobiliario», dijo Krystina. «El peluquero podría tener gastos como el champú, totalmente ordinarios y necesarios. Sin embargo, si un agente inmobiliario intentara deducir el champú, no le iría bien». Debe ser un gasto normal en su sector para que sea deducible fiscalmente.

Otros gastos que suelen entrar en cuestión son los de representación, las comidas de empresa (aunque se suele cubrir el 50% de su coste) y los teléfonos móviles personales.

«Los gastos personales nunca son deducibles fiscalmente, y los teléfonos móviles personales crean un área muy gris», dijo Krystina. «Si quieres deducir tu celular, obtén un segundo teléfono específicamente para el negocio.»

Rosen señaló que muchos freelancers asumen que pueden deducir todos sus costos al iniciar un nuevo negocio, pero esto no se puede hacer hasta que tengan su primera venta. Incluso entonces, los costes se deducen a lo largo de 15 años, pero se puede optar por deducir los primeros 5.000 dólares en gastos en el primer año.

«Debes evaluar cuidadosamente si quieres mantener tus costes de inicio o elegir deducir los primeros 5.000 dólares en el primer año de negocio», dijo Rosen. «Depende del año en el que esperes estar en un tramo impositivo más alto.»

No esperes una devolución de impuestos como autónomo.

No hay persona a la que no le guste recibir una devolución de impuestos. Sin embargo, como autónomo, debes hacerte a la idea de que no es probable que veas una. Cuando tienes un empleador, los impuestos se retienen automáticamente de tu sueldo, y puedes obtener un reembolso si pagas de más al gobierno a lo largo del año. Esto es menos probable que ocurra si eres autónomo, ya que eres tú quien envía el dinero que debes.

Según Razi, los autónomos reciben reembolsos sólo en dos circunstancias: Pagaron de más en sus pagos trimestrales de impuestos estimados, o ganaron tan poco dinero para el año que tienen derecho a un crédito de ingresos ganados (EIC), que es reembolsable.

«En general, la mayoría de los autónomos que ganan una cantidad decente en un año no califican para el crédito fiscal EIC», dijo Razi.

Priorizar la planificación de la jubilación.

Para muchos autónomos, la planificación de la jubilación no es una prioridad absoluta, ya que están centrados en las responsabilidades diarias de hacer crecer su negocio y conseguir nuevos clientes. También pueden pensar que tienen pocas opciones ya que, como propietarios únicos, no pueden recurrir a las cuentas de jubilación patrocinadas por el empleador.

«Una de las mayores ideas erróneas que tienen los autónomos sobre los planes de jubilación es que son demasiado costosos», dijo Kurt Rossi, presidente y asesor de patrimonio de Independent Wealth Management. «Un plan de jubilación suele proporcionar importantes beneficios netos después de impuestos».

Para un autónomo o un empresario sin más empleados que su cónyuge, un plan 401(k) en solitario puede ser una buena opción, sugiere Rossi. El plan permite las mismas aportaciones que un plan tradicional 401(k) de participación en los beneficios, hasta 56.000 dólares (62.000 dólares para los mayores de 50 años) o el 100% de los ingresos obtenidos, lo que sea menor. El dinero tiene impuestos diferidos hasta su retirada.

Los planes IRA de pensión de empleados simplificados son otra forma de ahorrar para la jubilación. Una IRA SEP le permite aportar hasta el 25% de sus ingresos netos o 56.000 dólares, lo que sea menor.

Las IRAs tradicionales y Roth están entre las formas más sencillas de empezar a ahorrar para la jubilación como autónomo. Son ideales para aquellos que acaban de empezar, que ahorran menos de 6.000 dólares al año o que buscan reinvertir un 401(k) de un trabajo anterior. Los retiros en la jubilación están libres de impuestos.

Independientemente de la opción de inversión que se seleccione, lo más importante es elegir un plan y empezar, según Rossi.

«Con las prestaciones de la Seguridad Social que no llegan a cubrir las necesidades de ingresos de los jubilados, los autónomos deben tomar medidas para asegurar su propia jubilación», dijo. «La buena noticia es que hay muchas opciones de planificación de la jubilación que pueden aprovechar para ayudar a guardar fondos para el futuro, al mismo tiempo que reducen una importante responsabilidad fiscal».»