J. DeLayne Stroud En primer lugar, es importante aclarar a qué Campeón se hace referencia. En la metodología Six Sigma suele haber dos: el Campeón del despliegue y el Campeón del proyecto. Aquí, el enfoque es el Campeón del proyecto, Sin embargo, para dejar clara la diferencia, se debe proporcionar una rápida visión general de las funciones del Campeón de despliegue.
Funciones de un Campeón de despliegue
Un Campeón de despliegue apoya la estrategia de despliegue dentro de una línea de negocio, segmento de clientes o equipos de procesos centrales. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede haber sólo un Campeón de despliegue o un Campeón de despliegue senior con múltiples Campeones de despliegue que reportan a esa persona senior.
Las funciones y responsabilidades de un Campeón de despliegue suelen incluir:
- Desplegar Six Sigma dentro de la organización o división.
- Trabajar con los líderes de la organización o división para determinar sus metas y objetivos y alinear el despliegue de Six Sigma con esas metas y objetivos.
- Facilitar la identificación y priorización de los proyectos.
- Establecer y ejecutar planes de formación.
- Desarrollar un plan de comunicación para la organización o división.
- Informar del estado del despliegue a la alta dirección.
- Seleccionar a los Campeones del proyecto.
- Remover las barreras para el equipo.
- Asistir con las puertas de peaje DMAIC.
- Liderar o ayudar al Campeón de despliegue a identificar y priorizar los proyectos, así como a definir el alcance del proyecto.
- Remover las barreras para los Green Belts y Black Belts, y alinear los recursos.
- Trabajar con los Campeones de despliegue para implementar la infraestructura de Six Sigma.
- Comunicar el progreso de los proyectos Six Sigma al Campeón de despliegue y a los propietarios de los procesos.
- Articular la visión a través de la organización.
- Identificar, priorizar y definir los proyectos que están alineados con las estrategias, metas y objetivos de negocio de la organización.
- Asistir en la identificación de los candidatos al Cinturón y de los miembros del equipo.
- Asociarse con las finanzas para valorar los proyectos Six Sigma.
- Asistir a las revisiones de las puertas de peaje para evaluar el progreso.
- Remover los obstáculos para impulsar la finalización oportuna de los proyectos.
- Impulsar y comunicar los resultados.
- Buscar, comunicar y aprovechar las oportunidades, y compartir las mejores prácticas.
- Enseñar a los Belts.
- Recompensar y reconocer a los Belts y a los equipos.
- Asegurarse, junto con los Master Black Belts, de que los beneficios obtenidos son sostenidos.
- Relaciona Seis Sigma con los requisitos/la satisfacción del cliente y el resultado final.
- Comprende los aspectos técnicos y financieros de Seis Sigma.
- Da resultados que afectan a la línea de fondo y a las estrategias de la empresa.
- Demuestra energía y pasión por el trabajo.
- Excita y moviliza a los demás.
Roles de un Campeón del Proyecto
Los Campeones del Proyecto son elegidos entre el liderazgo gerencial y asegurarán que los sistemas organizacionales estén en su lugar para apoyar la(s) iniciativa(s) Six Sigma. Los campeones del proyecto deben ser fuertes defensores del programa Seis Sigma. Debido a su papel directivo en la organización, proporcionan una exposición crítica del programa a sus informes funcionales y el respaldo del programa como una iniciativa de gestión.
Los campeones son agentes de cambio y líderes de gestión. Siempre que haya un esfuerzo de cambio, habrá resistencia. La resistencia es energía. Como líderes, los Campeones del proyecto deben convertir la energía negativa en energía positiva.
Las funciones del Campeón del proyecto pueden incluir:
Los mejores rasgos/comportamientos del Campeón del Proyecto
Los rasgos o comportamientos que debe tener un Campeón del proyecto pueden resumirse como:
Los dos últimos rasgos/comportamientos son inherentes a la personalidad de un individuo. Una persona puede tener estos atributos pero están latentes por falta de uso. En ese caso, el individuo puede ser entrenado para que estas cualidades afloren. Hay que recordar que Seis Sigma es más eficaz cuando existe un fuerte compromiso y apoyo de la alta dirección a la iniciativa Seis Sigma. Si el apoyo de la alta dirección no existe o está en declive, entonces el entusiasmo que se espera de los Campeones del proyecto será de corta duración o no será aceptado por las masas.
Si los Campeones del proyecto se eligen de un grupo de directivos, están facultados para otorgar autoridad a los equipos del proyecto Seis Sigma. Trabajando con el Campeón de despliegue y ayudando con la selección de proyectos y la asignación de recursos, los Campeones de proyecto aseguran que el terreno organizativo es fértil para el crecimiento y el éxito del proyecto. A través de la participación continua en la iniciativa Seis Sigma, los Campeones de proyecto envían una clara señal a las masas organizativas de que el compromiso de la dirección es continuo. Disipar la noción de que el programa es el «sabor del mes» es un reto continuo, pero necesario, para superar las subculturas improductivas que puedan existir. La formación del Campeón del Proyecto proporciona una conciencia de estos roles, responsabilidades y desafíos.
Qué incluye la formación del Campeón del Proyecto
A los Campeones del Proyecto Seis Sigma también se les enseñan las técnicas básicas utilizadas por los equipos Seis Sigma. El objetivo de esta formación es fomentar el conocimiento de las herramientas y técnicas, para que los Campeones del proyecto conozcan las limitaciones de las herramientas, así como sus puntos fuertes. Esto evita que los jefes de proyecto se esfuercen por conseguir lo imposible, al tiempo que les anima a buscar nuevas posibilidades en los equipos. Los jefes de proyecto que conocen las técnicas pueden asegurarse de que los equipos de proyecto mantengan el rigor en sus análisis. Esto sirve como punto de control útil para la sostenibilidad de los éxitos del proyecto.
Hay muchas versiones de la formación de los Campeones del proyecto. Algunos programas son sesiones intensas de dos días en las que los Campeones del proyecto pasan por una simulación empresarial del ciclo de mejora DMAIC. Otros programas tienen temarios de una semana de duración donde los Campeones del proyecto aprenden y utilizan las principales herramientas de Six Sigma sobre las que entrenan a los Belts durante el ciclo de vida del proyecto. Cualquiera que sea la duración de las sesiones, la formación de los campeones del proyecto antes de los proyectos de mejora de procesos es un factor crítico en el éxito general de los esfuerzos de Six Sigma de una organización. Guiar a un equipo a través de los pasos de la mejora de procesos o del diseño de procesos no es algo instintivo. Requiere preparación, formación, comunicación y, sobre todo, ejecución.
Conclusión: Se requiere mucho de un Campeón
Los Campeones de Proyectos necesitan reunir y formar a las personas adecuadas, tener un liderazgo comprometido desde arriba, seleccionar proyectos viables y fructíferos, e integrar métricas para la retroalimentación en la organización. El papel de Campeón del proyecto requiere determinación, paciencia y persuasión. Además, deben asegurarse de divertirse un poco mientras ejecutan un proyecto. Los buenos campeones de proyectos deben dar a su equipo un arranque que no olvidará pronto y luego continuar la motivación a través de la fase de control.