Czy jesteś nowym właścicielem firmy, który nigdy wcześniej nie korzystał z kasy fiskalnej, czy też doświadczonym, który korzystał tylko z tradycyjnej kasy elektronicznej, przejście do świata kas fiskalnych z ekranem dotykowym może być nieco mylące.
Ale zaufaj nam, warto. Jeśli zainwestujesz teraz trochę czasu, aby naprawdę zrozumieć, jak działa Twoja nowa kasa, będziesz zbierać nagrody w postaci szybszych transakcji, dokładniejszego śledzenia pracowników, uproszczonego zarządzania zapasami oraz głębokiego wglądu w wyniki finansowe Twojej firmy.
Aby pomóc Ci w rozpoczęciu pracy z nową kasą, tak aby Twoja mała firma mogła zobaczyć te korzyści tak szybko jak to możliwe, stworzyliśmy ten przewodnik, który pokaże Ci dokładnie jak używać kasy z ekranem dotykowym.
Zacznijmy.
Ustaw swój system
Pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zrobić jest ustawienie swojej nowej kasy z ekranem dotykowym. Jest to również punkt w tym przewodniku, w którym chcemy wyjaśnić jeden szczegół. Branże detaliczna, restauracyjna i płatnicza zazwyczaj odnoszą się do kas fiskalnych z ekranem dotykowym jako systemów punktów sprzedaży (POS). Aby zachować spójność z tymi branżami, będziemy robić to samo.
Jeśli zdecydowałeś się na zakup nowoczesnego systemu POS, który działa na iPadzie lub tablecie z systemem Android, to proces konfiguracji powinien być dość prosty. Będziesz chciał podłączyć urządzenie do zasilania, włączyć je i pobrać aplikację rejestru systemu z App Store lub Google Play Store. Jest również możliwe, że aplikacja rejestru przyszedł preinstalowany na tablecie.
Przed rozpoczęciem korzystania z rejestru, będziesz chciał zalogować się do aplikacji back-office systemu i skonfigurować resztę systemu punktu sprzedaży. To oprogramowanie back-office jest gdzie będziesz dodawać zapasy, konfigurować stawki podatkowe, dodawać nowych pracowników, przeglądać raporty i ogólnie zarządzać swoją firmą. W bardziej nowoczesnych systemach, aplikacja ta jest zazwyczaj dostępna za pomocą przeglądarki internetowej na laptopie lub komputerze stacjonarnym.
Gdy strona oprogramowania systemu jest gotowa do pracy, a rejestr tabletu działa, następną rzeczą, którą chcesz zrobić, to skonfigurować urządzenia peryferyjne. Dla większości firm, to będzie obejmować szuflady, czytnik kart kredytowych i drukarki paragonów na minimum. Jeśli prowadzisz biznes detaliczny, możesz również mieć skaner kodów kreskowych. Jeśli jesteś sklep spożywczy lub sprzedajesz produkty według wagi, możesz również mieć wagę, która łączy się z systemem.
Typowo te urządzenia łączą się z urządzeniem za pomocą kabla lub bezprzewodowo przez Bluetooth. Przed otwarciem drzwi zalecamy przeprowadzenie kilku transakcji testowych, aby upewnić się, że cały sprzęt i oprogramowanie działają prawidłowo.
Zobacz także: Potrzebujesz kasy fiskalnej? There’s an App for That
Running Transactions
Po skonfigurowaniu systemu i otwarciu drzwi, następną rzeczą, którą prawdopodobnie zrobisz, będzie przeprowadzenie transakcji na żywo. Zanim to zrobisz, będziesz musiał zalogować się do aplikacji rejestrującej na swoim tablecie. Zazwyczaj wiąże się to z wprowadzeniem kodu PIN. W ten sposób można powiązać wszystkie transakcje i związane z nimi dane (sprzedaż, zwroty, rabaty) z kontem użytkownika. Jest to przydatne narzędzie, które pomoże Ci zarządzać pracownikami, zwłaszcza jeśli chcesz mieć zapis aktywności każdego pracownika w rejestrze.
Po wykonaniu tych czynności, jesteś gotowy do przeprowadzania transakcji. Aby przeprowadzić transakcję, pierwszym krokiem jest wprowadzenie pozycji, którą klient kupuje do rejestru. Możesz to zrobić na kilka różnych sposobów. Najłatwiejszym i najszybszym sposobem jest zeskanowanie kodu kreskowego lub UPC za pomocą skanera kodów kreskowych. Jeśli jednak go nie masz lub prowadzisz restaurację (sytuacja, w której skaner nie ma sensu), będziesz musiał albo poszukać pozycji za pomocą przycisków ekranowych, albo wyszukać ją za pomocą klawiatury ekranowej.
Jak już dodasz pozycję lub pozycje do transakcji, pozostało jeszcze kilka kroków. Będziesz chciał zastosować wszelkie zniżki, które mogą być ważne dla transakcji klienta, a następnie wybrać typ oferty klienta i pobrać płatność. Niektóre popularne typy ofert to gotówka, debet, kredyt lub płatności smartfonem, takie jak Apple Pay.
Jeśli klient wymeldował się za pomocą gotówki, będziesz chciał oddać mu resztę, która mu się należy, a w przypadku wszystkich typów ofert zapytaj go, czy i w jaki sposób chciałby otrzymać swój paragon. W większości nowoczesnych systemów POS będziesz mógł wydrukować lub wysłać klientowi paragon pocztą elektroniczną.
Jeśli klient wybierze opcję wysłania go pocztą elektroniczną, będziesz chciał wyszukać go w bazie danych klientów Twojego systemu. Jeśli jest to nowy klient, będziesz musiał go dodać, zbierając jego adres e-mail. Jest to ważny krok, ponieważ możesz dodać klienta do swojej listy e-mail marketingowej i wysyłać mu promocje i inne e-maile marketingowe mające na celu skłonienie go do ponownych zakupów w Twoim sklepie.
Jeśli klient zdecyduje się na płatność kartą kredytową lub debetową, będziesz chciał ją przeciągnąć lub włożyć do czytnika, jeśli jest to karta z funkcją EMV. Proces jest podobny do przeprowadzania transakcji smartfonem. Zazwyczaj klient po prostu trzyma telefon nad Twoim czytnikiem i uwierzytelnia transakcję za pomocą czytnika linii papilarnych lub kodu PIN. Od tego momentu, będziesz chciał wykonać ten sam proces odbioru, jak w przypadku transakcji gotówkowej.
Zamykanie zmiany
Po pracowitym dniu spędzonym na przeprowadzaniu transakcji dla klientów, jest kilka rzeczy, które będziesz chciał zrobić, zanim zgasisz światła i udasz się do domu na noc. Wszystko zaczyna się od zamknięcia swojej zmiany. Zazwyczaj jest to szybki proces. Wystarczy poruszać się po interfejsie aplikacji rejestru, aż znajdziesz odpowiedni przycisk. Dotknij go, a rozpoczniesz proces zamykania zmiany.
Na większości nowoczesnych systemów POS, zamknięcie zmiany będzie wymagało wprowadzenia ilości gotówki pozostałej w szufladzie. Zapewnia to dokładne prowadzenie dokumentacji dzień po dniu. Po wprowadzeniu kwoty gotówki do aplikacji rejestru, iść dalej i zamknąć shift.
Z tego miejsca będziesz chciał wydrukować Z Raport. Raport ten daje podsumowanie całej zmiany. Pozwoli Ci również dowiedzieć się, czy kwota szuflady, którą właśnie wprowadziłeś jest wyższa lub niższa od oczekiwanej kwoty. Jeśli masz mniej gotówki niż oczekiwano, może to być znak, że masz problem z kradzieżą pracowniczą, więc zdecydowanie zalecamy przyjrzenie się tej kwestii.
Oprócz kwoty otwarcia i zamknięcia rejestru, raport Z pokaże Ci inne informacje wysokiego poziomu, które pomogą Ci zrozumieć aktywność w ciągu dnia. Oto kilka przykładów:
- Sprzedaż według ofert – całkowita sprzedaż w ciągu dnia w podziale na oferty, takie jak gotówka i kredyt.
- Zwroty – całkowita sprzedaż w ciągu dnia w podziale na oferty, takie jak gotówka i kredyt.
- Rabaty – suma rabatów na dany dzień w podziale na typy środków płatniczych, takich jak gotówka i kredyt.
- Drops – ilość gotówki usuniętej z kasy w celu zdeponowania jej w sejfie lub banku.
- Pay Ins – ilość gotówki dodanej do szuflady w ciągu dnia (np, dodałeś rolkę ćwiartek na zmianę).
Po wydrukowaniu Raportu Z, ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić jest zegar z aplikacji rejestru, aby zakończyć swoją zmianę na dzień. Czas udać się do domu na bardzo potrzebny odpoczynek i relaks.
Tutaj masz to, wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak korzystać z rejestru ekranu dotykowego, inaczej znany jako punkt sprzedaży systemu. Jeśli jesteś na rynku systemu POS i szukasz takiego, który zawiera potężne funkcje w łatwym w użyciu i niedrogim pakiecie, dowiedz się więcej o ShopKeep, systemie POS z numerem 1 w rankingu.
Ryan Gilmore
Jako Inbound Content Marketing Manager w ShopKeep, wiodącym systemie punktów sprzedaży na iPada, Ryan Gilmore wykorzystuje swoje bogate doświadczenie w zakresie technologii dla małych firm do tworzenia treści edukacyjnych, które pomagają handlowcom prowadzić i rozwijać ich firmy w bardziej efektywny sposób.