Przeczytaj to w 10 minut
Pamiętasz, kiedy po raz pierwszy nauczyłeś się jeździć na rowerze? To normalne, że na początku czułeś się niepewnie. To samo może przytrafić się Tobie, gdy po raz pierwszy zaczniesz wypisywać czeki. Ale, tak jak w przypadku roweru, gdy raz nauczysz się dzięki tym prostym instrukcjom, nigdy tego nie zapomnisz.
Jako właściciel firmy, jednym z Twoich podstawowych obowiązków jest wypisywanie czeków, aby dokonać zakupów, spłacić długi lub wypłacić sobie premię jako właściciel.
Tak wygląda wypełniony czek. Przyjrzymy się dogłębnie 6 częściom lub sekcjom, które musisz wypełnić na czeku.
Jak wypisać czek krok po kroku
Czeki są wstępnie drukowane z Twoim nazwiskiem i adresem, nazwą Twojego banku, numerem czeku, Twoim numerem kontrolnym i numerem routingu. Niektóre z nich zawierają datę otwarcia konta czekowego w banku, która pojawia się przy Twoim nazwisku. Pamiętaj o tym: zanim kradzież tożsamości stała się powszechna, mogłeś poprosić bank o wydrukowanie na czekach swojego numeru Social Security i daty urodzenia. Dziś nawet nie myśl o tym! Ponadto, do wypełniania czeków należy zawsze używać długopisu lub ołówka, nigdy ołówka.
Sześć pustych pól to miejsca, w których wpiszesz informacje:
Wskaż datę wypisania czeku
Większość czeków ma pustą linię, w której możesz wpisać datę. Datę można zapisać w ten sposób: 12-01-2019, lub 12/01/2019 (pamiętaj, że w USA miesiąc jest umieszczany przed dniem). Możesz również wpisać datę w następujący sposób: 1 grudnia 2019 r. Nie wpisuj przyszłej daty w celu odroczenia realizacji czeku. Kasjer bankowy może przeoczyć przyszłą datę, a odbiorca czeku może zrealizować czek przed terminem. A jeśli nie masz obecnie środków na pokrycie kwoty czeku, możesz przekroczyć stan swojego konta.
Wprowadź nazwę odbiorcy
Wprowadź nazwę odbiorcy Twoich środków, niezależnie od tego, czy jest to osoba czy firma. Nigdy nie zostawiaj pustego pola lub wpisz coś ogólnego jak „odbiorca”. Jeśli czek zostanie zgubiony, każdy może go zrealizować. Ponadto, czeki, które nie zawierają odbiorcy płatności, mogą wyglądać podejrzanie, jeśli Twoja firma zostanie kiedykolwiek skontrolowana.
Wypełnij kwotę płatności
W tej sekcji po prawej stronie należy wpisać kwotę czeku w postaci cyfr. Upewnij się, że piszesz je wyraźnie. Jeśli się pomylisz, najlepiej unieważnij czek i wypisz nowy.
Wpisz kwotę słownie
Kwota w liczbach powinna odpowiadać kwocie odzwierciedlonej w słowach zapisanych w linii poniżej. Jeśli się nie zgadzają, banki postępują zgodnie z paragrafem 3.114 Uniform Commercial Code, który mówi: „Jeżeli dokument zawiera sprzeczne warunki, warunki napisane na maszynie mają pierwszeństwo przed warunkami wydrukowanymi, warunki napisane ręcznie mają pierwszeństwo przed obydwoma, a słowa mają pierwszeństwo przed liczbami”. Innymi słowy, banki zrealizują czek na kwotę wyrażoną słownie, jeżeli liczby i słowa nie będą się zgadzać.
Wypełnij sekcję uwag
Na dole po lewej stronie czeku znajduje się miejsce na wskazanie powodu, dla którego czek został wystawiony. Możesz również wskazać tutaj numer konta, aby upewnić się, że płatność jest prawidłowo zaksięgowana na Twoim koncie.
Podpisz czek
Banki nie realizują niepodpisanych czeków. Podpisz się w przeznaczonym na to miejscu tym samym imieniem i nazwiskiem, które widnieje na górze czeku. Dodając swój podpis, potwierdzasz, że wszystkie informacje są poprawne.
Teraz wiesz, jak wypisać czek, ale możesz mieć jeszcze inne pytania.
Często zadawane pytania dotyczące wypisywania czeku
Zrobienie czegoś po raz pierwszy, jak jazda na rowerze lub deskorolce, zawsze wydaje się trudniejsze, ponieważ masz więcej pytań niż doświadczenia. Oto niektóre z najczęstszych pytań dotyczących wypisywania czeków.
- Gdzie wpisać numer konta? Niektóre firmy wymagają, abyś na czeku napisał, jakie konto masz u nich otwarte (np. dostawca energii, ubezpieczyciel zdrowotny lub Urząd Skarbowy). Zwróć uwagę, że nie jest to numer Twojego konta bankowego (ten wydrukowany na dole Twoich czeków), ale numer konta Twojego dostawcy mediów.
- Jak wypisać czek z groszami na nim? Jeśli wypiszesz czek na $89.35, upewnij się, że po kwocie dolara znajduje się kropka dziesiętna. Kiedy piszesz kwotę słownie, odzwierciedl centy za pomocą ułamka: „osiemdziesiąt dziewięć i 35/100”.
- Jak mogę unieważnić czek? Napisać dużymi literami słowo „VOID” tak, aby pokryło cały czek. Pamiętaj, aby zapisać ten numer czeku jako czek anulowany.
- Co oznacza zatwierdzenie czeku? Kiedy ktoś wypisze Ci czek do zrealizowania, będziesz musiał go zatwierdzić, aby móc go zrealizować lub zdeponować. Aby zatwierdzić czek, wystarczy podpisać się swoim nazwiskiem na odwrocie. Musisz potwierdzić czek tym samym nazwiskiem, które widnieje na przedniej stronie czeku.
- Jak mogę zapobiec zmianie kwoty mojego czeku? Napisz kwotę czeku jak najbliżej znaku dolara w polu numerycznym i jak najdalej w lewo, gdy piszesz kwotę słownie. Jeśli czek wpadnie w niepowołane ręce, ktoś może łatwo zmienić $5,000 na $15,000, jeśli zostawiłeś zbyt dużo miejsca. Po napisaniu słowa „kwota” należy narysować linię po prawej stronie, która biegnie aż do wydrukowanego słowa „dolary”, aby nikt nie mógł zmienić słowa „kwota”.
- Porównaj różne banki: Zanim otworzysz konto czekowe, porównaj najlepsze konta czekowe dla firm, aby ustalić, które z nich oferuje najlepsze funkcje. Ile kosztują opłaty za korzystanie z bankomatu? Jakie są opłaty miesięczne lub opłaty za przekroczenie konta? Jakie usługi online oferują?
- Automatyzacja płatności: Płać swoje rachunki automatycznie online każdego miesiąca, aby zaoszczędzić czas, ponieważ nie będziesz musiał wypisywać czeków. Zaoszczędzisz również na opłatach pocztowych i znaczkach. Pamiętaj, że możesz automatycznie przelewać środki z konta oszczędnościowego na konto czekowe, aby mieć pewność, że zawsze będziesz mieć gotówkę pod ręką.
- Ustaw alerty bezpieczeństwa: Możesz ustawić alerty, aby powiadomić Cię o wszelkich podejrzanych działaniach na Twoim koncie, aby zapobiec oszustwom. Jeśli coś się stanie, zostaniesz natychmiast powiadomiony i będziesz mógł podjąć działania w celu ochrony swojego konta.
- Uzyskaj darmowe czeki: Zapytaj swój bank, czy mają jakieś promocje na darmowe czeki. Na przykład, wiele banków oferuje darmowe czeki dla seniorów. Upewnij się również, że masz co najmniej 3-miesięczny zapas czeków.
- Prowadzenie jednego konta czekowego: Jeśli masz wiele kont czekowych, trudno jest śledzić wszystkie transakcje, więc łatwiej jest popełnić błąd.
- Rejestruj wszystkie swoje transakcje: Jak tylko wypiszesz czek, odzwierciedl numer czeku, imię odbiorcy i kwotę w książce rejestru czeków. Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej, możesz wprowadzić informacje o czeku, logując się na swoje konto online. Pamiętaj, że możesz również dokonywać wpłat przez aplikację mobilną bez konieczności odwiedzania banku.
- Reconcile your bank statement each month: The amount of money in your checking account isn’t necessarily the amount of money that’s available to spend. Należy wziąć pod uwagę zaległe czeki, które nie zostały jeszcze zaksięgowane oraz ostatnie wpłaty, które nie pojawiły się jeszcze na bieżącym wyciągu. Porównując swoje zapisy z zapisami banku, możesz dokonać korekt w celu zbilansowania swojego konta czekowego.
Wskazówki dotyczące zdrowego konta czekowego
Wiedza jak wypisać czek to jedno, ale równie ważna jest wiedza jak zoptymalizować stan finansowy konta czekowego.
Wiedząc więcej zawsze jest lepiej
Kiedy nauczysz się jeździć na rowerze, nie ważne ile czasu minie, nawet jeśli nie będziesz na nim jeździł, nigdy go nie zapomnisz. To samo dzieje się, gdy wiesz jak wypisać czek: po prostu staje się to czymś, co przychodzi Ci automatycznie.
Naszym celem w Camino Financial jest dostarczenie Ci użytecznych informacji, które pozwolą Ci rozwinąć Twój biznes. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej:
Jak wybrać bank dla swojej małej firmy
Konto czekowe czy konto oszczędnościowe: co jest lepsze dla Twojej małej firmy?
