Niezależnie od dziedziny czy rodzaju działalności, komunikacja odgrywa kluczową rolę w skutecznym funkcjonowaniu każdej organizacji. Sposób, w jaki pomysły i informacje są rozpowszechniane w organizacji, określa rodzaj specyficznych wzorców komunikacyjnych stosowanych w danej organizacji. Chociaż informacje i dane mogą być przekazywane w formie ustnej lub pisemnej, ale w oparciu o jego rodzaj, każda organizacja ma dwa oddzielone kanały komunikacyjne – formalne i nieformalne. W tym artykule przyjrzymy się znaczeniu formalnej i nieformalnej komunikacji i wyjaśnimy, jak te dwa kanały komunikacji różnią się od siebie.
Definicje i znaczenie
Komunikacja formalna:
Rodzaj komunikacji, w którym ścieżki obiegu informacji i danych w organizacji są z góry określone i podążają za określoną biurokracją, jest znany jako komunikacja formalna. Są to oficjalne kanały komunikacji ustalone w organizacji i są ważne do naśladowania na każdym poziomie hierarchii.
Organizacje zazwyczaj zależą od tego typu komunikacji w wykonywaniu swoich podstawowych funkcji i działań. Niektóre przykłady komunikacji formalnej obejmują protokoły spotkań, planowe karty czasu pracy, listy obecności, maile z portalu firmowego itp.
Komunikacja nieformalna:
Rodzaj komunikacji, który przepływa swobodnie i bez żadnych ustalonych zasad lub przepisów w organizacji jest znany jako komunikacja nieformalna. W przedsiębiorstwie, tego typu kanały komunikacyjne nie stosują się do żadnych ustalonych procedur i mogą płynąć w dowolnym kierunku. Jest to również znane jako komunikacja pantoflowa.
Komunikacja międzyludzka, komunikacja werbalna na temat ról zawodowych i kultury firmy wśród pracowników, wiadomości tekstowe, slangi kulturowe itp. są niektórymi przykładami komunikacji nieformalnej.
Różnica pomiędzy komunikacją formalną i nieformalną
Główne punkty różnicy pomiędzy komunikacją formalną i nieformalną są wymienione poniżej:
Znaczenia:
Formalne kanały komunikacji to te kanały, które są specjalnie zaprojektowane w celu utorowania dróg przepływu informacji w organizacji. Zazwyczaj te kanały komunikacyjne są zawarte w opisach stanowisk pracy poszczególnych pracowników i ogólnych standardowych procedurach biznesowych. Kierownictwo jest odpowiedzialne za terminowe i dokładne wdrożenie formalnych kanałów komunikacyjnych w celu sprawnego funkcjonowania organizacji. Chociaż nieformalne kanały komunikacji istnieją w każdej organizacji, nie są one oficjalnie wykorzystywane. Służą one jako medium dla pracowników, aby zaspokoić ich społeczne, emocjonalne i osobiste potrzeby.
Działalność operacyjna:
Formalne kanały komunikacji są rozwijane w celu regulowania codziennej działalności operacyjnej firmy. Większe firmy rekrutują specjalnych urzędników lub personel do efektywnego i terminowego rozpraszania informacji we wszystkich kierunkach organizacji, w tym z góry na dół i z dołu do góry. Z drugiej strony, nieformalne kanały komunikacyjne są nieoficjalne i nie są bezpośrednio związane z codzienną działalnością firmy, jednak pracownicy organizacji mogą korzystać z tych kanałów do wykonywania swoich codziennych zadań wraz z formalnymi kanałami komunikacyjnymi.
Podejmowanie decyzji:
Zarządzanie firmą najczęściej korzysta z formalnych kanałów komunikacyjnych w ich procesie podejmowania decyzji. To nie tylko zmniejsza prawdopodobieństwo błędów, ale upewnia się, że decyzje zarządzania są oparte na dokładnych wewnętrznych lub zewnętrznych informacji. Ponieważ decyzje te mają bezpośredni wpływ na wyniki organizacji na różnych poziomach, nie można polegać na komunikacji nieformalnej w procesie podejmowania decyzji. Jednakże, kadra zarządzająca wyższego szczebla może używać komunikacji nieformalnej do zwracania się do pracowników poziomu operacyjnego w celu przekazania wiadomości ad hoc.
Reliability:
Nieformalne kanały komunikacyjne są wykorzystywane w codziennej działalności organizacji. Źródła pozyskiwania informacji wykorzystywane w tych kanałach są bardziej wiarygodne i godne zaufania niż kanały komunikacji nieformalnej. Dodatkowo, formalne kanały komunikacyjne są najczęściej obecne w formie pisemnej i udokumentowanej, a więc mogą być wykorzystane jako dowód do śledzenia właściwej osoby do jej odpowiedzialności. Z drugiej strony, nieformalne kanały komunikacyjne są głównie werbalne i często trudno jest wyśledzić ich pierwotne źródło.
Czas:
Jak formalne kanały komunikacyjne śledzić systematyczne podejście, są one głównie czasochłonne w porównaniu do kanałów nieformalnych. Dzieje się tak dlatego, że formalne kanały komunikacji są odpowiednio poświadczone przez odpowiedni personel i przechodzą przez właściwą kontrolę i równowagę, zanim zostaną wydane osobie, dla której są przeznaczone. Nieformalna komunikacja rozprzestrzenia się szybciej, jak to może być rozpoczęte na każdym poziomie organizacji i nie przechodzą przez żaden system kontroli.
Komunikacja formalna vs nieformalna – porównanie tabelaryczne
Poniżej przedstawiono tabelaryczne porównanie komunikacji formalnej i nieformalnej:
|
||||
| Podstawowy pomysł | ||||
| Postać formalna jest uporządkowana i dobrze zorganizowana.uporządkowane i dobrze zorganizowane. | Nieformalne kanały komunikacyjne są nieuporządkowane i mogą płynąć w dowolnym kierunku. | |||
| Działalność operacyjna | ||||
| Są one bezpośrednio związane z działalnością operacyjną przedsiębiorstwa. | Nie są one bezpośrednio związane z działalnością operacyjną przedsiębiorstwa, jednak pracownicy mogą je wykorzystywać do wykonywania swoich codziennych obowiązków. | |||
| Podejmowanie decyzji | ||||
| Formalne kanały komunikacji mają bezpośredni wpływ na proces podejmowania decyzji przez kierownictwo firmy. | Kierownictwo nie korzysta z nieformalnych kanałów komunikacji podczas podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. | |||
| Reliability | ||||
| Komunikacja formalna jest bardziej wiarygodna niż komunikacja nieformalna. | Komunikacja nieformalna nie jest wiarygodna i może składać się z plotek i ploteczek z miejsca pracy. | |||
| Jest czasochłonna | ||||
| Jest czasochłonna i ma charakter regularny. | Szybko się rozprzestrzenia i ma nieregularny charakter. | |||
Podsumowanie – komunikacja formalna vs nieformalna
Każda organizacja ma swoje formalne kanały komunikacyjne, jednak nieformalne kanały komunikacyjne są zawsze obecne i są najczęściej wykorzystywane przez pracowników na poziomie operacyjnym. Formalne kanały komunikacyjne są nieuniknione w dużych międzynarodowych firmach, ponieważ takie firmy są bardziej zdecentralizowane i dlatego prawidłowy przepływ informacji jest konieczny na każdym poziomie i/lub w każdym dziale. Jednakże, średnie i małe podmioty mogą wykorzystywać zarówno formalną, jak i nieformalną komunikację do przekazywania informacji i danych swoim pracownikom. Z perspektywy czasu, rozwój i zastosowanie odpowiednich kanałów komunikacyjnych jest ważne dla menedżerów do wykonywania rutynowych zadań, takich jak planowanie, zarządzanie i kontrolowanie ich organizacji skutecznie.
.