14 Best Practices to Keep Your Staff HIPAA Compliant

HIPAA-compliance kan een beangstigend concept zijn, vooral omdat niet-compliance boetes kan opleveren die kunnen oplopen tot $250.000, afhankelijk van de ernst van de overtreding.

In de meeste gevallen is het slim om een HIPAA-voorvechter aan te nemen of te trainen die zich richt op beveiligingsnormen en toezicht houdt op het personeel dat omgaat met de beschermde gezondheidsinformatie (PHI) van patiënten.

Het is echter nog steeds belangrijk voor zorgverleners om de grondbeginselen te kennen van de normen voor de naleving van de HIPAA-beveiligingsregel door het personeel.

HIPAA-geschiedenis
In 2002 werd met de Standards for Privacy of Individually Identifiable Health Information (“Privacy Rule”) voor het eerst een reeks nationale normen vastgesteld voor de bescherming van bepaalde gezondheidsinformatie. De Privacy Rule heeft betrekking op het gebruik en de openbaarmaking van individuele gezondheidsinformatie door zorgaanbieders of organisaties.

“De grootste uitdaging van de HIPAA is om de privacy van individuen nauwkeurig en consequent te beschermen zonder uw bedrijf lam te leggen,” zegt Christopher Fuller van TechRepublic.com. “

Hoewel het een uitdaging is, ligt naleving voor elke praktijk binnen handbereik, zolang u ervoor zorgt dat de volgende procedures voor uw personeel worden gevolgd.

HIPAA-conforme praktijken

• Praktijken moeten een actueel opleidingsprogramma over de omgang met PHI bieden aan werknemers die administratieve functies van een gezondheidsplan uitvoeren.

• Zorg ervoor dat gevoelige informatie niet wordt gedeeld met anderen die geen toegang mogen hebben, zoals collega’s of persoonlijke kennissen.

• Vermijd toegang tot het dossier van een patiënt tenzij dit nodig is voor het werk of met schriftelijke toestemming van de patiënt.

• Maak het zo veel mogelijk onmogelijk dat anderen informatie over een patiënt afluisteren. Gebruik niet de hele naam van een patiënt binnen gehoorafstand van anderen.

• Bewaak al het papierwerk dat PHI bevat door het in een lade of map te leggen wanneer het niet wordt gebruikt. Dek dossiers af zodat de namen van patiënten niet zichtbaar zijn. Laat dossiers en andere PHI nooit onbeheerd achter.

• Sluit computerprogramma’s met patiëntgegevens af wanneer u deze niet gebruikt. Praktijkbeheersystemen met automatische time-outinstellingen kunnen in dit opzicht waardevol zijn.

• Beperk het verzenden van persoonlijke informatie per e-mail tot die gevallen waarin de informatie niet op een andere manier kan worden verzonden.

• Gebruik altijd een voorblad wanneer u persoonlijke informatie per fax verstuurt.

• Back-up alle schijven die persoonlijke informatie bevatten. Volgens recente bevindingen van het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services is het veiliger om de gegevens van uw patiënten op te slaan op een cloudserver die voldoet aan de HIPAA-vereisten dan op een lokale server of in papieren documenten.

• Wijs verschillende niveaus van veiligheidsmachtiging toe aan specifieke personen. Rolgebaseerde beveiliging voorkomt dat werknemers per ongeluk informatie wijzigen of inzien die geen betrekking heeft op hun specifieke taken.

• Wachtwoorden nooit delen tussen medewerkers. De HIPAA-kampioen moet wachtwoorden toewijzen aan alle werknemers die toegang krijgen tot PHI. Single sign-on PM-systemen maken gebruik van spraakherkenning of vingerafdrukdetectie in combinatie met gebruikersspecifieke wachtwoorden om aanmeldingen te beveiligen.

• Verwijder informatie die PHI bevat op de juiste wijze door papieren bestanden te versnipperen.

• Zorg ervoor dat op computers bijgewerkte antivirusscansoftware is geïnstalleerd. Dit garandeert dat uw praktijk redelijk goed is beschermd tegen kwaadaardige software.

• Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat leveranciers of andere bedrijven die aan uw praktijk zijn verbonden, zich ook aan de HIPAA-normen houden.

Eenvoudig genoeg? Niet echt. De HIPAA-normen zijn voortdurend in ontwikkeling om gelijke tred te houden met nieuwe technologie en trends in de sector. Voor uw gemoedsrust is het wellicht een goed idee om een cloud-gebaseerd praktijkbeheer en EPD-service te overwegen die voldoen aan de HIPAA-normen, om al uw medische gegevens in onder te brengen en te beschermen.

Welke HIPAA-training heeft u nuttig gevonden bij het aannemen van nieuwe werknemers?

DUMMY_TEXT