Microsoft’s Office 365 wordt geleverd met veel functies, maar uw account kan worden aangepast met verschillende add-ons die nieuwe mogelijkheden bieden. Deze apps kunnen u helpen tijd te besparen, hetzij door bepaalde processen efficiënter te maken, u aan het werk te houden of u te helpen sneller met teamleden te communiceren. Hier zijn onze favoriete Office 365 add-ons (soms add-ins genoemd) waarmee u in recordtijd uw beste werk kunt doen.
Translator
Zelfs als vertalen geen dagelijkse taak voor u is, is de mogelijkheid om tekst te markeren en automatisch te vertalen naar of vanuit bijna 50 talen gewoonweg verbazingwekkend – en veel eenvoudiger dan tekst knippen en plakken in een aparte app of online service. De add-on Vertaler vertrouwt voor zijn vertalingen op Microsofts robuuste onlineservice Vertaler. U kunt voorgestelde vertalingen eenvoudig bewerken voordat u ze in het document invoegt, en in het geval van meerdere mogelijke interpretaties van een passage, worden alle versies weergegeven.
FindTime
Het plannen van vergaderingen die voor iedereen werken kan een van de meest frustrerende en tijdrovende taken op een kantoor zijn. FindTime kan het proces niet volledig automatiseren, maar het bespaart u wel het eindeloze heen-en-weer gedoe. Het zoekt eerst naar open plekken in de agenda’s van alle deelnemers, waarna u verschillende tijden kunt selecteren en deze onder de aanwezigen in stemming kunt brengen. Zodra er voldoende stemmen zijn voor een bepaald tijdstip, wordt de vergadering automatisch ingepland.
DocuSign for Outlook
DocuSign is een van de populairste oplossingen voor e-handtekeningen. Met deze add-on of zijn tegenhanger in Word, kunt u een document veilig zelf ondertekenen of naar iemand anders sturen voor ondertekening. U hebt ook de mogelijkheid om alle ondertekende documenten automatisch op te slaan in Microsoft OneDrive. U kunt de dienst 10 dagen gratis uitproberen en een maandabonnement begint bij $10 per maand.
Pexels
Wilt u dat rapport of die presentatie opleuken met mooi beeldmateriaal zonder een uur lang Google af te hoeven speuren? Met Pexels kun je eenvoudig zoeken naar professionele stockfoto’s en deze direct in je document plaatsen. De afbeeldingen vallen allemaal onder een Creative Commons Zero-licentie, wat betekent dat je ze voor elk legaal doel kunt gebruiken zonder dat je ze hoeft toe te wijzen. U kunt het proces nog verder versnellen door de populaire afbeeldingsgalerij te gebruiken of uw favorieten op te slaan voor toekomstig gebruik.
Grammarly
Grammarly is een onovertroffen hulpmiddel voor proeflezen dat u helpt uw teksten te verbeteren, of het nu gaat om een eenvoudige e-mail of een volledig verslag. De Grammarly add-on werkt in Word en Outlook om je schrijfwerk schoner en directer te maken met meer dan 250 grammatica- en spellingcontroles, woordenschat- en schrijfstijlsuggesties, en zelfs een plagiaatdetector. Grammarly Premium kost $11,66 per maand bij jaarlijkse betaling.
Office Tab
Dankzij elke moderne webbrowser zijn we allemaal gewend geraakt aan interfaces met tabbladen. Office Tab brengt dat vertrouwde paradigma naar Word, PowerPoint en Excel. Op basisniveau kunt u met de invoegtoepassing meerdere bestanden in hetzelfde venster openen, maar de functionaliteit gaat veel verder dan dat. U kunt snel alle documenten sluiten of opslaan met een enkele klik, of alle documenten behalve het huidige actieve document. U kunt enkele snelle wijzigingen aanbrengen, zoals het hernoemen van een document of het opslaan in een nieuwe map, door met de rechtermuisknop te klikken op het tabblad documenten in de taakbalk. Als je met je hoofd bij één document bent, kun je de taakbalk met een sneltoets gemakkelijk verbergen en net zo snel weer terugbrengen.
Teams
In Office 365-abonnementen is een app ingebouwd die Teams heet – een hub voor teams om samen te werken aan verschillende Office 365-toepassingen. Teams fungeert als een instant messenger, een platform voor het delen van bestanden, en een samenwerkingstool waarmee leden kunnen deelnemen aan documenten en spreadsheets om samen te werken en bewerkingen aan te brengen terwijl ze chatten en notities achterlaten. Je kunt Teams ook gebruiken om direct gesprekken en vergaderingen op te zetten vanaf meerdere apparaten. Teams biedt 2 GB opslagruimte per gebruiker en 10 GB aan gedeelde opslagruimte. Het kan worden geïntegreerd met meer dan 140 apps en diensten, zoals Evernote en Trello. Er is nu een gratis versie van Microsoft Teams voor kleine bedrijven.
Boomerang
Deze add-on voor e-mailproductiviteit heeft verschillende functies die de mogelijkheden van Outlook sterk uitbreiden. Met Boomerang kunt u e-mails plannen om op een later tijdstip te verzenden. U kunt ook herinneringen instellen voor e-mails die onbeantwoord zijn gebleven, zodat u ze kunt opvolgen. Boomerang maakt het plannen van vergaderingen minder ingewikkeld, omdat u de vergadering kunt plannen en anderen kunt uitnodigen met een enkele e-mail.
Dictation
Exclusief voor Office 365-abonnees, Dictation is een speciale tool die niet echt een add-on is. Microsoft heeft het ingeschakeld om mensen te helpen die niet kunnen typen of die liever hun teksten dicteren. U kunt dicteren in negen talen, die automatisch worden gedetecteerd voor OneNote, Outlook, Word of PowerPoint. Klik gewoon op het microfoonpictogram in de app, wacht tot het pictogram rood wordt om aan te geven dat er wordt geluisterd, en begin te spreken. Om leestekens in te voegen, zeg je gewoon de naam van het leesteken.
Do Not Disturb
Outlook voor Android heeft een exclusieve functie (ook niet precies een add-on) die kan helpen je focus en productiviteit te stimuleren. Office 365-abonnees op Android kunnen tijd- of geplande perioden instellen waarin e-mail- en agendameldingen worden gedempt met behulp van de functie Niet storen. Om deze functie in te schakelen, opent u Outlook, tikt u op het hamburgerpictogram linksboven, klikt u op het belpictogram rechtsboven en selecteert u de tijden waarop u met rust wilt worden gelaten.
Priority Matrix
Priority Matrix maakt gebruik van vier kwadranten om u te helpen zich te concentreren op topprioriteiten en projecten die er met Microsoft Outlook het meest toe doen. Als invoegtoepassing kunt u uw e-mails omzetten in actie-items. Met Priority Matrix hoeft u niet meer te onthouden welke e-mails u niet hebt gelezen door ze te markeren; u maakt gewoon een taak aan in Outlook, die wordt omgezet in Priority Matrix.
Email Recovery
We hebben allemaal wel eens de fout gemaakt om per ongeluk een e-mail te verwijderen die we nodig hadden. Dat is niet langer een zorg met de Email Recovery functie. U kunt deze add-on gebruiken om alle e-mails die u hebt verwijderd terug te halen. Het herstelproces is eenvoudig: Selecteer gewoon de map waarvan je de e-mails wilt herstellen, dat is ofwel de Recoverable Items ofwel de Purges map. Wat ook geweldig is aan deze add-in is dat het kan worden gebruikt om e-mails te doorzoeken op bepaalde trefwoorden, waardoor u toegang krijgt tot informatie zoals onderwerpregel, afzender, bijlagen en ontvangers.
Template Phrases
Vind u dat uzelf veel dezelfde vragen worden gesteld door prospects, klanten of collega’s? De invoegtoepassing Sjabloonzinnen kan u tijd besparen door aangepaste sjablonen te maken om die vragen te beantwoorden. U kunt een breed scala aan sjablonen maken met eenvoudige of complexe vragen, en de invoegtoepassing vervolgens een verscheidenheid aan trefwoorden laten genereren die u direct in uw e-mails kunt invoegen.
Zoom Scheduler
Zoom Scheduler is beschikbaar op zowel desktop als mobiel om het plannen van vergaderingen eenvoudiger te maken. Zoals de website suggereert, kunt u direct Zoom-vergaderingen plannen en starten en uw vrije en drukke tijden synchroniseren met Zoom Client. Helaas kan Zoom Scheduler alleen draaien op versie 3.5 of hoger op PC en macOS 10.14.1 of hoger – je zult je computers dienovereenkomstig moeten updaten.
Pickit
Je hoeft geen grafisch ontwerper te zijn om aantrekkelijke presentaties te maken. Pickit geeft u toegang tot een onbeperkt aantal afbeeldingen, zoals gelicentieerde foto’s (afbeeldingen zijn 100% legaal en conform de regels) en clip art. U kunt de afbeeldingen die u nodig hebt voor Microsoft Office vervolgens ophalen uit de gemakkelijk toegankelijke afbeeldingenbibliotheek.
PowerPoint Designer
Alleen beschikbaar voor Office 365-abonnees, PowerPoint Designer helpt u indrukwekkende dia’s te maken. Het genereert automatisch een breed scala aan ontwerpen waaruit u kunt kiezen in verschillende kleuren, patronen en stijlen. Om het te openen, selecteert u > Ontwerpideeën. Zorg ervoor dat u “Verbonden ervaringen” selecteert om ideeën op te doen voor het maken van uw dia’s. Ontwerpideeën selecteert lay-outs met tekstblokken en afbeeldingen die u kunt aanpassen. Laat uw presentatie knallen met een grafiek, diagram of tijdlijn die ook automatisch kan worden gegenereerd. Werk uw presentatie af met een van de vele direct beschikbare illustraties.
Office Maps
Map-diagrammen worden in Excel gebruikt om “waarden te vergelijken en categorieën weer te geven in geografische regio’s. Gebruik ze wanneer u geografische regio’s in uw gegevens hebt, zoals landen/regio’s, staten, provincies of postcodes”, aldus Microsoft. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, zoals met PowerPoint Designer, gaat u naar de bovenstaande koppeling om diagramvoorbeelden te downloaden. Uw kaarten kunnen worden gemaakt met landen, staten, provincies, steden, postcodes en meer. Om de kaarten te maken, hoeft u alleen de gegevens van uw keuze in te voeren.
Woodpecker
De Woodpecker add-on maakt verbinding met uw Office 365 e-mail om u te helpen met de juridische documenten die u vaak gebruikt door u de functionaliteit te geven om ze te maken en gemakkelijk te hergebruiken. Door het standaardiseren en automatiseren van alle documenten die u vaak gebruikt, bespaart u tijd en fouten bij het opstellen van juridische documenten. U kunt deze documenten eenvoudig delen en samenwerken met uw team en belangrijke velden zoals naam, adres en telefoonnummer aanpassen. Houd uw documentinstellingen bij met een beveiligde Woodpecker-account. Op de website van Woodpecker vindt u stap-voor-stap instructies voor het toevoegen en gebruiken van deze add-on; de installatie zou slechts enkele minuten in beslag moeten nemen.
Andreas Rivera heeft bijgedragen aan de verslaglegging en het schrijven van dit artikel.