Een uitstekende klantenservice is de basis van elk goed bedrijf.
De manier waarop uw klantenserviceteam met uw klanten communiceert, is van grote invloed op het beeld dat het publiek van uw bedrijf heeft.
Effectieve interacties kunnen positieve feedback uitlokken en de winstgevendheid van het bedrijf verbeteren. Omgekeerd kunnen slechte interacties minder-dan-wenselijke vergeldingsacties opleveren.
Om deze reden is het belangrijk om de processen van uw zakelijke klantenservice te onderzoeken en de impact ervan te meten.
Bekijk de volgende tips voor het verbeteren van de klantenservice om de bedrijfsvoering te ontwikkelen en de winstgevendheid te bevorderen.
5 goede manieren om de klantenservice op de werkplek te verbeteren
Bedrijfscommunicatie transparant houden
In de eerste plaats is het belangrijk om de teamcommunicatie consistent en duidelijk te houden. Dit geldt met name voor uw klantenserviceteam.
Bedenk het volgende scenario:
Een klant neemt contact op met uw team en gaat verder met een kwestie waar hij eerder vragen over had gesteld. Het teamlid dat ze hadden gemaild is echter niet op kantoor en heeft de informatie over deze klant niet met het team gedeeld.
In plaats van e-mails door te spitten om de juiste klantinformatie te vinden, kunt u processen instellen om de communicatie transparant te houden.
Voorbeeld: veel klantenserviceteams gebruiken een gedeelde inbox, zoals Threads, om de communicatie te stroomlijnen.
Met tools als Threads worden uw uitgaande e-mails gesorteerd en gedeeld volgens uw unieke instellingen. Bovendien kunt u de intelligente zoekfunctie van een gedeelde inbox gebruiken om belangrijke communicatie te vinden die voorheen uren kostte om snel te vinden.
Maak klantgesprekken persoonlijk
Als het aankomt op uitstekende klantenservice, deelt bijna de helft van de consumenten dat gepersonaliseerde service en klantwaardering cruciaal zijn voor het creëren van een goede ervaring.
Met deze voorkeur voor personalisatie in gedachten, is een van de gunstige klantenservice-ideeën om te overwegen een focus op de klantrelatie. Met andere woorden, hoeveel moeite wordt er gedaan om een band op te bouwen met uw klant?
Natuurlijk wil een klant het gevoel hebben dat er naar hem wordt geluisterd, en dat hij niet het zoveelste nummer op een lange klantenlijst is. Al met al kunt u, door na te denken over hoe u het beste met klanten kunt praten, manieren vinden om uw klantrelaties te verbeteren.
Bied Tijdige Klantenservice
Het kan een uitdaging lijken om ervoor te zorgen dat de klantenservice op tijd wordt verleend. Elke klant heeft een unieke tijdlijn die voor hem het beste werkt. Dus, wat zijn enkele manieren om de klantenservice op de werkvloer te verbeteren zonder snelheid in te ruilen voor kwaliteit?
Laten we nog eens terugkomen op het genoemde voorbeeld van een gedeelde inbox.
In deze tool kunt u klantcontacten aanmaken om bij te houden welke communicatie met wie is gedaan. Bovendien kunt u eenvoudig alle onderwerpen zien die met een bepaalde klant zijn besproken.
Deze organisatie is nuttig voor een tijdige klantcommunicatie, omdat u eenvoudig kunt bijhouden wanneer u voor het laatst met een klant hebt gesproken.
Met deze intelligente berichtenhub kunt u zich snel opfrissen of informatie delen met een teamgenoot. Wanneer u vervolgens contact opneemt met de klant, kunt u duidelijk maken dat hun behoeften uw prioriteit zijn.
Moedig feedback van klanten aan
Als u merkt dat u geen ideeën voor klantenservice kunt bedenken, is feedback van klanten een waardevolle tactiek. Het gebruik van feedback van klanten is een geweldige manier om een derde partij perspectief op uw diensten te krijgen. Bovendien geeft het uw team inzicht in hoe een goede klantenservice eruit ziet voor uw specifieke klantenbestand.
Feedback hoeft ook niet altijd opbouwende kritiek te zijn! Uit een onderzoek blijkt zelfs dat millennials eerder geneigd zijn om positieve ervaringen met klanten te delen dan negatieve.
Een hulpmiddel dat u kunt gebruiken bij het beoordelen van feedback kan door middel van gesprekstranscripties zijn. In wezen kunnen tools als deze uw team voorzien van een uitgebreid verslag van verschillende telefoongesprekken met klanten om later te bekijken in plaats van te proberen om karige vergadernotities te controleren.
Stel dat een gesprek met een potentiële klant goed verloopt, en ze geven positieve feedback over wat hun ervaring geweldig maakte. Na afloop kunt u deze transcriptie gemakkelijk gebruiken in trainingsbijeenkomsten.
Automate Customer Service Solutions
Het is begrijpelijk dat uw klantenserviceteam niet 24/7 op kantoor is. Toch kan het voorkomen dat uw klanten buiten kantooruren een tijdgevoelig antwoord op een vraag nodig hebben.
Een goede manier om aan deze behoefte tegemoet te komen is door gebruik te maken van tools die de klantenservice automatiseren. Enkele voorbeelden van geautomatiseerde klantenservice zijn chatbots en resource pages.
Met deze tools kunnen uw klanten snel een antwoord vinden zonder dat ze hoeven te wachten op een reactie van uw team zodra het kantoor open is. Bovendien kan een potentiële klant op elk moment meer te weten komen over uw diensten en zelfs een band met uw merk opbouwen.
Bent u benieuwd hoe de intelligente berichtenhub van Threads u kan helpen uw klantenservice te verbeteren? Neem vandaag nog contact op met hun team voor meer informatie!