Stelt u zich dit eens voor: Je hebt 15 dagen non-stop gewerkt aan een project van 30 dagen. Dan krijg je een telefoontje van de klant met de vraag hoe ver je bent met het project. Hij wil weten:
- Zal je het project op tijd kunnen opleveren?
- Hoe zien de werkelijke kosten eruit ten opzichte van de gebudgetteerde kosten?
- Zal het project binnen het budget worden afgerond?
Volgens een rapport van het Project Management Institute (PMI) mislukt 14% van de IT-projecten. Een andere PMI-studie voegt daaraan toe dat “122 miljoen dollar wordt verspild voor elke 1 miljard dollar die wordt geïnvesteerd als gevolg van slechte projectprestaties.”
Daarom is voortdurende voortgangsbewaking een van de basisprincipes van projectmanagement waaraan goede projectmanagers zich gedurende de hele projectlevenscyclus nauwgezet houden.
Echte kennis stelt u in staat om waar nodig te pivoteren en met vertrouwen rapporten te genereren die de bezorgdheid van het uitvoerende team kunnen wegnemen en hen kunnen helpen weloverwogen beslissingen te nemen.
Verschillende meettechnieken en projectmanagementtools kunnen inzicht geven in potentiële kosten- en tijdsproblemen die een project kunnen doen mislukken. Earned value, een opmerkelijke best practice voor projectmanagement, is zo’n techniek.
Overzicht: Wat is earned value management?
Budget-compliant projecten die buiten de tijdlijn gaan en schema-compliant projecten die resulteren in overwerkte projectteams zijn situaties die projectmanagers vaak zien gebeuren. Nog frustrerender is dat planningen vaak uitlopen en kosten zonder waarschuwing stijgen.
Er moet een betere manier zijn voor projectmanagers om de prestaties van het project te beheersen
Earned value management (EVM) is een van de verschillende projectmanagementtechnieken die je kunt gebruiken om in te schatten waar je op dit moment in een project staat ten opzichte van de planning en het budget van het project. EVM maakt inzichtelijk of u al dan niet op schema ligt om het project af te ronden binnen de vastgestelde kosten en tijdlijn die in het projectplan zijn gedefinieerd.
Het onthult projectkenmerken die standaard tijdlijn- en kostendiagrammen niet kunnen traceren.
Voordelen van earned value management
Earned value management wordt meestal gebruikt in overheidsprojecten, maar kan in veel projecten worden toegepast. Voordelen zijn onder meer:
Eén systeem om de voortgang van een project te volgen
Projectmanagers balanceren verschillende elementen om een project tot een succesvol einde te brengen. De meest opmerkelijke: projectomvang, budget en planning – een drie-eenheid die in projectmanagement bekend staat als de drievoudige beperking of projectdriehoek, die gewoonlijk afzonderlijk worden bijgehouden.
Dit volgsysteem is goed en wel – totdat het dat niet meer is. Een groot nadeel is dat ongelijksoortige planning- en budgetrapporten niet het totale projectoverzicht bieden dat nodig is om real-time aanpassingen door te voeren.
Earned value analysis, echter, consolideert de budget- en planningsmetingen van het project, waardoor u een compleet beeld krijgt van de kosten en tijdlijnen van het project, inclusief hun implicaties voor het project.
Ontdek afwijkingen in planning en budget
Factoren die afwijkingen in planning en kosten veroorzaken zijn er in vele vormen: scope creep, veranderende prioriteiten of eisen van de klant, veranderingen in de scope van het project, slecht weer, nieuwe regelgeving, niet-beschikbaarheid van benodigde materialen, en de afwezigheid van een contingency- of risicomanagementplan, etc.
Met EVM kunt u afwijkingen in kosten en planning berekenen en de juiste maatregelen nemen om de impact op het project te minimaliseren. Daarover later meer.
Definieer werkelijk succes
Teamtevredenheid en -motivatie is een cruciaal ingrediënt voor succesvol project- en programmamanagement. Uw team wil weten hoe goed ze hun project tot een goed einde brengen. Earned value measurement werkt met metrieken of indicatoren die hun werk inkapselen en laten zien:
- Of het project op schema ligt
- Of het project op budget ligt
- De waarde van het voltooide werk
- Hoe veel van het werk er nog over is
Hoe earned value berekenen in projectmanagement
Om gebruik te maken van het earned value managementsysteem voor het bepalen van de status van het budget en de planning van het project, hebt u drie soorten gegevens nodig:
- Geplande waarde (PV)
- Actuele kosten (AC)
- Waarde (EV)
Stap 1: Geplande waarde (PV)
Dit verwijst naar het gebudgetteerde bedrag voor werk dat is gepland voor voltooiing tot op heden (of tegen een bepaalde datum). Het is ook bekend als de gebudgetteerde kosten van gepland werk (BCWS) en wordt berekend voordat er werk wordt gedaan.
De totale geplande waarde van het project – ook wel budget bij voltooiing (BAC) genoemd – wordt berekend door de PV voor elke activiteit, taak of component van de work breakdown structure op te tellen.
In dit voorbeeld van een implementatieplan bedraagt het projectbudget $4.000 (totale geplande waarde of budget bij voltooiing), terwijl elke werkmaand naar verwachting $1.000 zal kosten (geplande waarde). Het project is gepland voor vier maanden.
Geplande waarde formule
Om de geplande waarde te krijgen, vermenigvuldigt u het percentage voltooid werk (gepland) met het projectbudget (BAC).
PV = % voltooid (gepland) x BAC
Uitgaande van bovenstaand voorbeeld, laten we de geplande waarde berekenen.
1. Na 2 maanden
*Zoals u in de grafiek kunt zien, is het project gepland voor vier maanden. Dat betekent dat u na twee maanden 50% van het werk moet hebben voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 2 maanden
- % gereed (gepland): 50%
PV = % gereed (gepland) x BAC
PV = 50% x $4.000
PV = $2.00
2. Na 3 maanden
*Ook hier geldt dat u, uitgaande van een planning van 4 maanden, in de derde maand 75% van het werk moet hebben voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 3 maanden
- % gereed (gepland): 75%
PV = % gereed (gepland) x BAC
PV = 75% x $4.000
PV = $3.000
Step 2: Werkelijke kosten (AC)
De werkelijke kosten spreken voor zich. Het is de waarde die de werkelijke kosten vertegenwoordigt die zijn gemaakt om een bepaalde hoeveelheid werk te voltooien op de geplande datum, meestal vandaag. Met andere woorden, het is het bedrag dat al is uitgegeven.
Eigenlijke kosten formule
Er is geen gestandaardiseerde formule voor de werkelijke kosten. U hoeft alleen alle projectkosten tot op heden te berekenen. Kosten kunnen bestaan uit personeelsvergoedingen, apparatuur, benodigdheden, aannemersvergoedingen, reiskosten en aanverwante kosten, indirecte kosten, enzovoort.
Laten we eens kijken naar een ander voorbeeld. Gebruikmakend van hetzelfde voorbeeld als hierboven, wat zijn de werkelijke kosten als u na de eerste maand $ 750 hebt uitgegeven, ook al hebt u slechts 20% van het project voltooid?
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verstreken tijd: 1 maand
- % gereed (gepland): 25%
- % gereed (werkelijk): 20%
- Actuele kosten: $750
AC = $750
Step 3: Verdiende waarde (EV)
Ook wel de gebudgetteerde kosten van het uitgevoerde werk (BCWP) genoemd, vertegenwoordigt de verdiende waarde de waarde van het feitelijke werk dat tot op heden (of voor een bepaalde datum) is voltooid. Dus als uw klant u vraagt om al het werk aan het project vandaag te stoppen, vertelt EV u de waarde die het project heeft gegenereerd, rekening houdend met het werk dat tot op heden is gedaan.
Earned value formule
Om de earned value te krijgen, vermenigvuldigt u het percentage voltooid werk (feitelijk) met het budget van het project (BAC).
EV = % voltooid (feitelijk) x BAC
Laten we eens kijken naar een aantal voorbeelden:
1. U hebt $750 uitgegeven na de eerste maand en u hebt slechts 20% van het project voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 1 maand
- Geplande waarde: $1.000
- Actuele kosten: $750
- % gereed (gepland): 25%
- % gereed (werkelijk): 20%
EV = % gereed (werkelijk) x BAC
EV = 20% x $4.000
EV = $800
*De waarde van het verrichte werk is $800, ook al heb je maar $750 uitgegeven.
2. Na drie maanden heeft u $2.500 uitgegeven. Alle tot dan toe geplande taken zijn voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 3 maanden
- Geplande waarde: $3.000
- Actuele kosten: $2.500
- % gereed (gepland): 75%
- % gereed (werkelijk): 75%
EV = % gereed (werkelijk) x BAC
EV = 75% x $4.000
EV = $3.000
*De waarde van het voltooide werk is $3.000 ondanks dat er $2.500 is uitgegeven.
Stap 4: Planningsvariantie (SV)
De planningsvariantie meet het verschil tussen het werkelijk verrichte werk en het verwachte werk tot op heden (of tot een bepaalde datum). Het geeft aan of het project op schema ligt, achterloopt, of te vroeg is.
Schedule variance formule
Om de SV van het project te vinden, trekt u simpelweg de geplande waarde af van de earned value.
SV = EV – PV
Als de schedule variance is:
- Positief: Loopt uw project voor op schema.
- Negatief: Uw project loopt achter op schema.
- Nul: Uw project ligt op schema.
Laten we dezelfde earned value-voorbeelden gebruiken die zijn gebruikt om de schedule variances te vinden.
1. U hebt 750 dollar uitgegeven na de eerste maand en u hebt slechts 20% van het project voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 1 maand
- Geplande waarde: $1.000
- Actuele kosten: $750
- % gereed (gepland): 25%
- % gereed (werkelijk): 20%
- Waarde = $800
SV = EV – PV
SV = $800 – $1.000
SV = -$200
*Omdat de schedule variance negatief is, loopt dit project achter op schema
2. Na drie maanden heeft u $2.500 uitgegeven. Alle tot dan toe geplande taken zijn voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 3 maanden
- Geplande waarde: $3.000
- Echte kosten: $2.500
- % gereed (gepland): 75%
- % gereed (werkelijk): 75%
- Gerealiseerde waarde: $3.000
SV = EV – PV
SV = $3.000 – $3.000
SV = $0
*Omdat de schedule variance nul is, ligt dit project op schema.
Stap 5: Kostenvariantie (CV)
De kostenvariantie meet het verschil tussen het gebudgetteerde bedrag voor werk dat tot op heden (of voor een bepaalde datum) voltooid had moeten zijn en het werkelijke bedrag dat voor het voltooide werk is uitgegeven. Het laat zien of uw project binnen budget is of niet.
Kostenvariantie formule
Bereken de kostenvariantie door de werkelijke kosten af te trekken van de earned value.
CV = EV – AC
Als de kostenvariantie:
- Positief is: Uw project is onder budget.
- Negatief: Uw project is over budget.
- Nul: Uw project is binnen budget.
Laten we dezelfde voorbeelden gebruiken die we hebben gebruikt om de schedule variance te vinden.
1. U hebt 750 dollar uitgegeven na de eerste maand en u hebt slechts 20% van het project voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 1 maand
- Geplande waarde: $1.000
- Actuele kosten: $750
- % gereed (gepland): 25%
- % gereed (werkelijk): 20%
- Waarde = $800
CV = EV – AC
CV = $800 – $750
CV = $50
*Omdat de kostenvariantie positief is, ligt dit project onder budget.
2. Na drie maanden heeft u $2.500 uitgegeven. Alle tot dan toe geplande taken zijn voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 3 maanden
- Geplande waarde: $3.000
- Echte kosten: $2.500
- % gereed (gepland): 75%
- % gereed (werkelijk): 75%
- Gerealiseerde waarde: $3.000
CV = EV – AC
SV = $3.000 – $2.500
SV = $500
*Omdat de kostenvariantie positief is, ligt dit project onder budget.
Stap 6: Schedule performance index (SPI)
De schedule performance index meet de voortgang van uw project ten opzichte van de geplande tijdlijn.
Schedule performance index formule
Om dit te berekenen, deelt u de verdiende waarde door de geplande waarde.
SPI = EV/PV
Als de schedule performance index:
- Groter dan 1: U hebt meer werk gedaan dan gepland. Uw project ligt voor op schema.
- Minder dan 1: U heeft minder werk verzet dan gepland. Uw project loopt achter op schema.
- Gelijk aan 1: U hebt evenveel werk verzet als gepland. Uw project ligt op schema.
Laten we dezelfde voorbeelden gebruiken die we hebben gebruikt om de schema- en kostenvarianties te berekenen.
1. U hebt 750 dollar uitgegeven na de eerste maand en u hebt slechts 20% van het project voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 1 maand
- Geplande waarde: $1.000
- Actuele kosten: $750
- % gereed (gepland): 25%
- % gereed (werkelijk): 20%
- Gewaarde = $800
SPI = EV/PV
SPI = $800/$1.000
SPI = 0.8
*Omdat de SPI kleiner is dan 1, loopt dit project achter op schema.
2. Na drie maanden heeft u $2.500 uitgegeven. Alle tot dan toe geplande taken zijn voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 3 maanden
- Geplande waarde: $3.000
- Echte kosten: $2.500
- % gereed (gepland): 75%
- % gereed (werkelijk): 75%
- Gerealiseerde waarde: $3.000
SPI = EV/PV
SV = $3.000 – $3.000
SV = 1
*Omdat de SPI gelijk is aan 1, ligt dit project op schema.
Stap 7: Kostenprestatie-index (CPI)
De kostenprestatie-index geeft de kostenefficiëntie van uw project aan en meet de waarde van het voltooide werk ten opzichte van de werkelijke kosten.
Kostprestatie-indexformule
Om de CPI te krijgen, deelt u de verdiende waarde door de werkelijke kosten.
CPI = EV/AC
Als de kostprestatie-index:
- Groter dan 1: De waarde van het voltooide werk is groter dan het uitgegeven bedrag. Uw project ligt onder budget.
- Lager dan 1: De waarde van het opgeleverde werk is lager dan het bestede bedrag. Uw project is boven budget.
- Gelijk aan 1: De waarde van het voltooide werk is gelijk aan het bestede bedrag. Uw project ligt binnen het budget.
Voorbeelden:
1. U hebt 750 dollar uitgegeven na de eerste maand en u hebt slechts 20% van het project voltooid.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 1 maand
- Geplande waarde: $1.000
- Actuele kosten: $750
- % gereed (gepland): 25%
- % gereed (werkelijk): 20%
- Opbrengstwaarde = $800
CPI = EV/AC
CPI = $800/$750
CPI = 1.067
*Omdat de CPI groter is dan 1, is dit project onder budget.
2. Na drie maanden heeft u $2.500 uitgegeven. Alle tot dan toe geplande taken zijn afgerond.
Gegeven:
- Projectduur: 4 maanden
- Projectbudget (BAC): $4.000
- Verlopen tijd: 3 maanden
- Geplande waarde: $3.000
- Actuele kosten: $2.500
- % gereed (gepland): 75%
- % gereed (werkelijk): 75%
- Gewaarde: $3.000
CPI = EV/AC
CPI = $3.000 – $2.500
CPI = 1.2
*Omdat de CPI groter is dan 1, is dit project onder budget.
Voor meer earned value berekeningsvoorbeelden, is hier een YouTube video van Engineer4Free. Onthoud: ACWP is werkelijke kosten, BCWP is verdiende waarde, en BCWS is geplande waarde.
Je project op de rails houden met earned value management
Goede projectmanagers houden elke stap van een project nauwlettend in de gaten om ervoor te zorgen dat het binnen budget en op schema blijft. Met earned value management krijgt u vroegtijdig inzicht in problemen die van invloed zijn op het budget en de tijdslijn. Zo kunt u de juiste veranderingen doorvoeren om het project weer op schema te krijgen.
Maar daar hoeft het niet bij te blijven. Het is ook een goed idee om een project management software systeem te gebruiken om uw rapporten, documenten, communicatie, contact informatie en updates te centraliseren. Op deze manier hoeft u niet te vertrouwen op meerdere standalone tools om uw projecten georganiseerd te houden.