Een vergaderruimte inrichten? Zo doet u dat in 6 stappen

Hoe groot uw bedrijf ook is, van een startup met een team van vijf tot een middelgroot bedrijf met honderden werknemers, de vergaderruimte is een belangrijke plaats waar beslissingen worden genomen.

Het is waar dat COVID de manier waarop mensen werken verandert – terwijl sommige bedrijven overstappen op volledig op afstand werken, krimpen andere in terwijl ze nog steeds fysieke ruimte behouden voor mensen om bij elkaar te komen en persoonlijk samen te werken.

Voor bedrijven die het belang inzien van het behoud van kantoorruimte, is de vergaderruimte er een die niet mag worden vergeten.

Maar omdat we deze ruimten allemaal wel eens hebben gezien en er ook wel eens zijn geweest, betekent dat niet dat ze allemaal hetzelfde zijn gebouwd. De beste conferentieruimten zijn zo ingericht dat ze een soepele interactie tussen de mensen in de ruimte bevorderen. Alles in een goed ontworpen vergaderruimte moet intuïtief te gebruiken zijn, en ja, we hebben het ook over de technologie en apparatuur die er staat.

In de afgelopen tien jaar is er een verschuiving geweest in hoe een functionele vergaderruimte eruit ziet. Als u in de loop der jaren in verschillende ruimten bent geweest, hebt u dat waarschijnlijk zelf gezien. In plaats van saaie, verouderde ruimtes met meer verwarde snoeren dan stoelen, zijn bedrijven zich meer bewust van het creëren van een opgeruimde ruimte met technologie die de productiviteit bevordert.

Of u nu voor het eerst een nieuwe ruimte inricht of een bestaande ruimte wilt upgraden, in dit artikel vindt u alles wat u moet weten over hoe u de nieuwe favoriete vergaderruimte van uw team kunt inrichten.

In dit artikel gaan we in op:

• 6 dingen om te overwegen bij het voor de eerste keer inrichten van een vergaderruimte
• Een gedetailleerde checklist voor het inrichten en onderhouden van een vergaderruimte

6 dingen om te overwegen bij het inrichten van een vergaderruimte

Een gemakkelijk te gebruiken, functionele vergaderruimte zorgt ervoor dat mensen zich er vrij in kunnen bewegen en biedt de deelnemers de hulpmiddelen die nodig zijn om met elkaar samen te werken. Hier zijn 6 ideeën die u kunt overwegen bij het inrichten van uw volgende vergaderruimte.

Lay-out

De algemene lay-out van een ruimte houdt rekening met wat de mensen in die ruimte zullen doen. Als u bijvoorbeeld een presentatie geeft of een workshop geeft, moet u de stoelen en zitplaatsen in de ruimte waarschijnlijk op verschillende manieren opstellen. Voor de meeste bedrijven kunt u twee stijlen overwegen:

De directiekamerstijl: Met zitplaatsen rond een gecentraliseerde tafel of een aantal tafels gegroepeerd, is deze lay-out het beste voor persoonlijke vergaderingen met optionele deelname op afstand, omdat iedereen zichtbaar is voor elkaar en er open ruimte is tussen iedereen om ongestoorde gesprekken te vergemakkelijken:

De U-vorm stijl: Met tafels die tegen elkaar zijn geplaatst in de vorm van een “U”, zitten de deelnemers rond de buitenkant van de tafel zodat er een open ruimte overblijft waar een scherm of whiteboard het middelpunt kan vormen. Dit is met name gunstig voor vergaderingen waarbij belangrijke deelnemers op afstand betrokken zijn of waarbij presentaties centraal staan. Voor workshops is deze opstelling ook ideaal, omdat een facilitator zo direct in het midden van de ruimte kan interageren:

Als u een nieuwe opstelling maakt of een bestaande bijwerkt in een tijd van fysieke afstand, zorg er dan voor dat de stoelen voldoende uit elkaar staan en breng, als de ruimte het toelaat, een extra tafel mee om het aantal stoelen per tafelgroep te verdelen.

Meubilair

Als u meerdere vergaderruimten inricht, kan het handig zijn ze visueel van elkaar te onderscheiden, zodat mensen ze niet door elkaar halen (ooit te laat bij een vergadering geweest omdat u moeite had een ruimte te vinden? Dat hebben we allemaal wel eens meegemaakt). U kunt verschillende themakamers verkennen, bijvoorbeeld door te spelen met kleuren (gebruik van verschillend gekleurde muren) en materialen (kleed een kamer aan met planten of verschillende soorten verlichtingsarmaturen):

Een voorbeeld van een themakamer

Zoals de rest van uw kantoormeubilair moeten ook de stoelen in de vergaderruimte ergonomisch zijn en comfortabel om langere tijd in te zitten (stelt u zich eens voor dat u een hele dag ongemakkelijk in uw stoel zit tijdens een planningssessie!). Hoewel meubilair van hoge kwaliteit eerder wordt beschouwd als nice-to-have dan als need-to-have, kunnen subtiele keuzes een groot verschil maken in sfeer en productiviteit. Zo kunnen stoelen met wieltjes mensen op subtiele wijze aanmoedigen om zich terug te trekken aan de tafels voordat ze weggaan om “de ruimte te resetten” uit beleefdheid tegenover anderen die de ruimte delen.

Uitrusting

Naast de opstelling van de stoelen en tafels moet een moderne vergaderruimte ook over de juiste technische uitrusting beschikken, waardoor het gemakkelijk is om virtuele conferenties te houden.

🎧 Beschikt u over de juiste headset-apparatuur voor uw volgende conference call? Download deze stapsgewijze checklist voor kopers om erachter te komen.

Naast uw standaard tv-scherm voor het projecteren van presentaties is het ook belangrijk om een robuust video- en audiosysteem in de ruimte te hebben dat speciaal is ontworpen voor videovergaderingen op bedrijfsniveau. Een camera die een breed 120-graden beeld van iedereen in de ruimte ondersteunt, maakt virtuele vergaderingen bijvoorbeeld veel gemakkelijker te volgen voor deelnemers op afstand.

Dezer dagen, vooral wanneer er in een Agile-omgeving wordt gewerkt, is samenwerking van het grootste belang. Whiteboards zijn een populaire manier om mensen vrijelijk ideeën met elkaar te laten delen, vooral als die ideeën op de een of andere manier visueel zijn.

Er zijn ook “slimme” whiteboards met technologie die het mogelijk maakt om via touchscreen te tekenen en automatisch op een computer op te slaan, wat later bewerkbaar kan worden gemaakt. Merk op dat deze meer geavanceerde technologieën misschien niet geschikt en haalbaar zijn voor u als klein bedrijf, vooral als u geen behoefte hebt aan een hoog niveau van samenwerking op een dagelijkse basis. Daarom moet u van tevoren duidelijk aangeven wat uw doelstellingen zijn bij het plannen van de apparatuur die nodig is voor uw ruimte.

Tools

Als het aankomt op het runnen van een soepele vergadering, kunnen conferencing tools de ervaring maken of breken. Traditioneel waren fysieke telefoonsystemen de belangrijkste manier om conferentiegesprekken op te zetten, maar de configuratie hiervan kan kostbaar en verwarrend zijn, vooral voor eigenaren van kleine bedrijven die (nog) geen IT-team hebben om deze op te zetten en te laten werken.

RingCentral Rooms™ biedt een alternatief conferentiesysteem voor moderne bedrijven dat volledig via de cloud werkt en geen onhandige fysieke hardware vereist om te onderhouden. Met alleen een iPad als controller kunt u binnen enkele seconden een vergadering starten en ter plekke uitnodigingen versturen naar deelnemers die op het laatste moment aanwezig zijn. Het team van CD Baby doet het als volgt:

Dankzij de mogelijkheid om te integreren met uw agenda, kunt u op een gebeurtenis klikken om direct een vergadering te starten zonder dat u een reeks nummers en toegangscodes hoeft in te voeren om deel te nemen. Doordat er geen vervelende kiesprocedures meer nodig zijn, worden technische uitdagingen tot een minimum beperkt, zodat iedereen zich kan concentreren op de discussie in plaats van op de IT-moeilijkheden die traditionele conferentieconfiguraties met zich mee kunnen brengen.

Een ander productief hulpmiddel is software voor het plannen van vergaderruimtes, zoals JOAN. Hoe vaak bent u niet een ruimte binnengelopen die al dubbel of driedubbel was geboekt? En wat te denken van een zaal die slechts plaats biedt aan de helft van het aantal mensen dat u verwachtte te komen?

Deze problemen komen vaak voor, maar zijn gemakkelijk op te lossen door de voorzieningen in de ruimte af te stemmen op de behoeften van de bijeenkomst en door een reserveringsschema op te stellen, zodat iedereen weet wanneer een ruimte beschikbaar is om te worden gebruikt. Laat het niet aan het toeval over, maar investeer in een kant-en-klare planningssoftware.

🕹️ Bekijk in de praktijk hoe RingCentral werkt door een productrondleiding te boeken:

Kies een tijdstip

💰 U kunt ook deze calculator gebruiken om te zien hoeveel uw bedrijf ongeveer kan besparen door RingCentral te gebruiken om de communicatie van uw team met elkaar en met klanten te ondersteunen.

Toegankelijkheid

Wayfinding: Als mensen op zoek zijn naar een vergaderruimte, moeten ze snel de naam ervan kunnen vinden op een gemakkelijk te vinden locatie met duidelijke bewegwijzering of belettering voor de ruimte. Naast visuele aanwijzingen kunnen ook fysieke aanwijzingen (zoals braille) nuttig zijn.

Plaatsing van apparatuur: Denk goed na over de plaatsing van whiteboards, schermen en digitale displays. Het is misschien verleidelijk om gewoon op het oog te kijken waar en hoe hoog je ze neerzet, maar vergeet niet dat niet iedereen er op dezelfde manier bij kan. Zorg ervoor dat de apparatuur in de ruimte voor iedereen, ook voor de zittende deelnemers, gemakkelijk bereikbaar is.

Openingen en doorgangen: Deuren moeten breed genoeg zijn om iedereen door te laten, ook rolstoelgebruikers, en moeten met een redelijk gewicht te openen en te sluiten zijn. Let vooral bij kleinere ruimten op de ruimte tussen het meubilair waar mensen (vooral zittende gebruikers) doorheen moeten zien te komen. Ook al passen er meer tafels en stoelen, dat betekent nog niet dat dat ook zou moeten!

Regels

Om ervoor te zorgen dat elke vergadering in de vergaderruimte soepel verloopt, kan een basisset regels of richtlijnen worden opgesteld om iedereen op de hoogte te stellen van de basisprincipes van het gebruik van de gedeelde ruimte. Deze omvatten zaken zoals informatie over het Wi-Fi-netwerk, manieren om de ruimte te reserveren, en een bron (een contactnummer of e-mail of zelfs alleen een leeslink) voor algemene ondersteuning. Overweeg tijdens de COVID ook een set gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen op te nemen over het handhaven van de juiste fysieke afstand en regelmatige sanitaire voorzieningen.

Checklist voor het inrichten van een vergaderruimte

Klaar om aan de slag te gaan met het inrichten van uw vergaderruimte? Hier is een gedetailleerde checklist die u kunt doorlopen en die alle fundamentele stappen bevat die u moet nemen binnen de 6 ideeën die zojuist zijn gedeeld:

Layout

• Beoordeel de behoeften van de ruimte – wat voor soort vergaderingen, workshops of evenementen zullen er worden gehouden en hoeveel zitplaatsen zijn er nodig?
• Geef de volledige afmetingen van de ruimte waarmee je moet werken.
• Creëer een blauwdruk voor hoe je van plan bent de tafel, stoelen en apparatuur op te stellen.

Meubilair

• Zoek de juiste tafels en stoelen en bedenk hoe de grootte en kwaliteit ervan zal functioneren in de ruimte: Zijn de tafels groot genoeg voor het benodigde aantal stoelen eromheen? Zijn ze te groot, zodat er te veel ruimte tussen de aanwezigen overblijft? Komen de tafel- en stoelhoogtes overeen? Zijn de stoelen comfortabel en toch stabiel genoeg voor langdurig zitten?
• Houd uw lichtschakelaars gemakkelijk te vinden – de mogelijkheid om verlichting te regelen of te dimmen is belangrijk voor degenen die presentaties houden. Voor ramen die natuurlijk licht binnenlaten, kunt u overwegen gordijnen te monteren om deelnemers de mogelijkheid te geven verblinding te controleren.
• Overweeg geluidsabsorberende panelen – geluid verplaatst zich anders in verschillende kantoorruimten. Open kantoortuinen die samenwerking bevorderen, produceren vaak ook hogere geluidsniveaus, dus als u merkt dat een deel van dit geluid in uw overlegruimten kan lekken, kunt u paneelopties voor geluidsabsorptie onderzoeken.

Uitrusting

• Zorg ervoor dat de Wi-Fi-verbinding van het kantoor sterk is in uw vergaderruimte.
• Zoek het juiste tv-scherm-afhankelijk van de grootte van de ruimte, wilt u een scherm dat groot genoeg is, zodat de persoon die het verst zit nog steeds details kan zien binnen redelijke grenzen. Hier is een handige calculator die u vertelt hoe groot het scherm moet zijn, afhankelijk van de grootte van de ruimte.
• Functionerende audio- en videoapparatuur – zorg ervoor dat uw conferentietelefoons en luidsprekers goed functioneren met de juiste aansluitingen ingeschakeld. Teams die een uniforme conferentie-ervaring willen creëren, kunnen ervoor kiezen een groothoekcamera voor de ruimte te installeren die tijdens videoconferenties wordt gebruikt. In situaties waarin meerdere presentatoren hun scherm moeten delen, kunt u kiezen voor draadloze presentatieoplossingen die gebruikmaken van Wi-Fi om schermen te delen in plaats van meerdere kabels door te geven.
• Bepaal de behoefte aan slimme technologie-afhankelijk van uw eerste beoordeling van de primaire behoeften van de ruimte, overweeg de rol van smartboards, spraakassistenten (zoals Amazon Echo of Google Nest), of slimme verlichting.
• Verzamel algemene kantoorbenodigdheden zoals whiteboard markers en gummen, plakbriefjes, pennen en notitieblokken, evenals algemene tech-accessoires zoals opladers en batterijen.

Gereedschap

• Benieuwd wat voor soort videoconferenties u nodig hebt – bijvoorbeeld of u een mobielvriendelijke tool nodig hebt (zodat deelnemers via hun mobiel of tablet kunnen deelnemen)? Hoe zit het met de mogelijkheid om schermopnamen te maken?
• Kies de juiste videoconferencing software op basis van uw behoeften – een eenvoudig te gebruiken tool die gemakkelijk te gebruiken is en integreert met uw bestaande agenda en e-mail client maakt het voor uw team veel gemakkelijker om het te adopteren!
• Als u een klein bedrijf bent met beperkte IT-ondersteuning, zoek dan naar een tool die wordt ondersteund door een sterke klantenservice of die zelfbedieningshulpmiddelen biedt.
• Kies de juiste software voor het plannen van vergaderruimtes – geavanceerde planningstools kunnen u voorzien van analyses over hoe vaak de ruimtes worden gebruikt, hoeveel no-shows er waren in een bepaald tijdsbestek, en welke apparatuur er in uw populairste ruimtes staat. Als u slechts één of twee vergaderruimtes heeft, kies dan voor een meer eenvoudige tool die voldoet aan uw belangrijkste behoeften en die naar behoefte kan worden uitgebreid.

Toegankelijkheid

• Zorg voor duidelijke bewegwijzering buiten de ruimte – maak ruimtenamen goed zichtbaar en overweeg braille toe te voegen als optie.
• Bevestig apparatuur op hoogtes die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk zijn, ook voor eventuele zittende gebruikers.
• Leg paden in de ruimte vrij, zodat de aanwezigen kunnen navigeren en zich kunnen verplaatsen zonder het gevoel te hebben dat ze vast komen te zitten door het meubilair of de apparatuur.

Regels

• Display de Wi-Fi-netwerk informatie-dit maakt het makkelijker voor onregelmatige gebruikers en bezoekers om hun persoonlijke apparaten te verbinden met de internetverbinding van uw kantoor.
• Deel algemene huishoudelijke regels voor gebruikers van de ruimte. Bijvoorbeeld hoe je vergaderruimtes boekt, hoe je virtuele conferentietools gebruikt en hoe je ruimtes georganiseerd houdt (bijvoorbeeld: “zet je stoelen terug voordat je weggaat”).
• Deel gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen (bijvoorbeeld hoe u de verspreiding van COVID op de werkplek kunt voorkomen).

Eindtip voor het inrichten van uw volgende vergaderruimte…

De kern van elke vergaderruimte is de samenwerking die er plaatsvindt. Door de juiste mix te vinden van meubilair, apparatuur en hulpmiddelen voor uw bedrijf, kunt u een omgeving creëren waarin op een natuurlijke, gemakkelijke en comfortabele manier wordt samengewerkt.

En vergeet niet dat er in elke vergaderruimte persoonlijke voorkeuren bestaan! Verzamel ideeën en suggesties van uw team, zodat alle stemmen worden gehoord en vertegenwoordigd tijdens het hele proces van het inrichten van uw vergaderruimte. De beste ruimten hoeven er niet het mooist uit te zien of over de nieuwste technologie te beschikken, maar in de kern moet het een inclusieve ruimte zijn die door iedereen kan worden gedeeld.