Condominium Website Rules
De wetten die websites voor Florida Condominium Associations reguleren, zijn in 2018 gewijzigd. Het is belangrijk voor Condominium Associations en condominium-eenheidseigenaren om deze wijzigingen volledig te begrijpen en actie te ondernemen om ervoor te zorgen dat aan deze nieuwe regels wordt voldaan.
Florida Condo Website Vereisten
Vanaf 1 januari 2019 moet een Condominium Association in Florida met 150 of meer eenheden (exclusief timeshare-eenheden) een onafhankelijke website of web-portaal hebben die uitsluitend eigendom is van en wordt beheerd door de Association of wordt beheerd door een derde partij die namens de Association optreedt.
Eigendom van Condominium Website
Association-websites kunnen eigendom zijn van de Association of van het managementbedrijf van de Association. Verenigingen met een beheermaatschappij moeten hun beheerovereenkomst bekijken om te bepalen of de website eigendom is van de vereniging of van de beheermaatschappij.
Indien de website van de Vereniging eigendom is van de beheermaatschappij, dient de Vereniging ook de bepalingen inzake beëindiging van de beheerovereenkomst te bekijken om te zien hoe de website zal worden behandeld bij beëindiging van de diensten van de beheermaatschappij.
Inhoud van Condominium-website – Het plaatsen van informatie en documenten
Sectie 718.111 van Florida’s Condominium Act regelt en beschrijft de documenten die op de website van de vereniging moeten worden geplaatst.
De verenigingen moeten de volgende documenten op hun website plaatsen:
-
- De geregistreerde verklaring van elk condominium dat door de vereniging wordt geëxploiteerd
- De geregistreerde statuten van de vereniging
- De statuten van de vereniging, of andere documenten die de vereniging oprichten en elke wijziging hierop, alle in de vorm van kopieën van documenten die bij de Florida Division of Condominiums, Timeshares and Mobile Homes zijn gedeponeerd.
- De regels van de Vereniging
- Elke managementovereenkomst, huurovereenkomst, of andere contracten waarbij de Vereniging partij is of de unit-eigenaren een verplichting of een verantwoordelijkheid hebben
- Samenvattingen van offertes voor materialen, apparatuur of diensten moeten een jaar lang op de website worden bijgehouden
- De jaarlijkse begroting vereist door s. 718.112(2)(f) en elke voorgestelde begroting die op de jaarvergadering moet worden overwogen
- Het financiële verslag vereist door onderafdeling (13) en elk voorgesteld financieel verslag dat op een vergadering moet worden overwogen
- De certificering van elke directeur van de Vereniging
- Alle contracten of transacties tussen de Vereniging en een directeur, functionaris, corporatie, firma, of vereniging die geen aangesloten condominiumvereniging is of een andere entiteit waarin een directeur van de Vereniging ook directeur of functionaris is en een financieel belang heeft
- Alle contracten of documenten met betrekking tot een belangenconflict of mogelijk belangenconflict
- De aankondiging van elke vergadering van unit-eigenaren en de agenda voor de vergadering
- De aankondiging van elke bestuursvergadering, de agenda en alle andere documenten die voor de vergadering vereist zijn
et plaatsen van mededelingen op de website van de Vereniging neemt niet de verplichting van de Vereniging weg om mededelingen op het terrein van het condominium te plaatsen of om de mededelingen per post of e-mail aan de leden te bezorgen, zoals vereist door de Condominium Act.
Toegankelijkheid van de condominium website
De website van de vereniging moet toegankelijk zijn voor het grote publiek via het World Wide Web, maar moet ook een met een wachtwoord beveiligd gedeelte bevatten voor eigenaars van een gebouw en werknemers van de vereniging. De gebruikersnaam en het wachtwoord moeten op verzoek aan alle eigenaars van een condominium worden verstrekt. Dit gedeelte bevat beschermde mededelingen en documenten. Documenten die toegankelijk zijn in het openbare gedeelte moeten worden geredigeerd om gevoelige informatie te beschermen.
Documenten die voor eigenaars toegankelijk zijn:
-
- Bestuursdocumenten (verklaring, statuten en huishoudelijke reglementen, CC&Rs, enz.)
- Een lijst van uitvoerende overeenkomsten en documenten
- Begrotingen, lopende en in behandeling
- Informatie over de raad van bestuur, contracten tussen bestuurders en de Vereniging
- Oproepingen voor bestuursvergaderingen en ondersteunende documenten
Publiek beschikbare documenten
-
- Oproepingen voor jaarvergaderingen en eventuele vergaderingen van eigenaren, die ten minste 14 dagen voor de vergadering worden geplaatst
- Vertegenwoordiger van de vereniging
Juridische diensten voor condominiumverenigingen
Het is voor alle condominiumverenigingen en eigenaars van condominiumunits van essentieel belang om de regels voor websites en de vereisten voor het plaatsen van documenten te kennen en te begrijpen.
Dit is slechts een kort overzicht van de wijzigingen in de Condominium Act van de staat Florida, en wij adviseren alle condominiumverenigingen in Florida een ervaren en gekwalificeerde condominiumvereniging-advocaat in Aventura te raadplegen, die ervoor zorgt dat de Condominium Act wordt nageleefd.
Onze advocatenkantoor, Rosenthal Rosenthal Rasco LLC, kan Florida Condominium Associations voorzien van ervaren juridische diensten. Neem vandaag nog contact met ons op en kom meer te weten over de efficiënte en persoonlijke vertegenwoordiging die wij onze cliënten bieden.
Auteur: Heather A. Scott