Overschillig op welk gebied of type bedrijf, communicatie speelt een centrale rol in het succesvol functioneren van elke organisatie. De manier waarop ideeën en informatie binnen een organisatie worden verspreid, bepaalt het soort specifieke communicatiepatronen dat in die organisatie wordt gebruikt. Hoewel informatie en gegevens zowel mondeling als schriftelijk kunnen worden gecommuniceerd, kent elke organisatie op basis van het type twee gescheiden communicatiekanalen – formele en informele. Dit artikel gaat in op de betekenis van formele en informele communicatie en legt uit hoe de twee communicatiekanalen van elkaar verschillen.
Definities en betekenis
Formele communicatie:
Het soort communicatie waarbij de paden voor de circulatie van informatie en gegevens binnen een organisatie vooraf zijn gedefinieerd en een specifieke rode draad volgen, staat bekend als formele communicatie. Dit zijn officiële communicatiekanalen die in een organisatie zijn vastgelegd en die op elk niveau van de hiërarchie moeten worden gevolgd.
De organisaties zijn gewoonlijk afhankelijk van dit soort communicatie bij het uitvoeren van hun basisfuncties en -activiteiten. Enkele voorbeelden van formele communicatie zijn notulen van vergaderingen, roosters, aanwezigheidslijsten, bedrijfsportaal e-mails, enz.
Informele communicatie:
Het soort communicatie dat vrijelijk en zonder vooraf vastgestelde regels of voorschriften binnen een organisatie stroomt, staat bekend als informele communicatie. In een organisatie volgen dergelijke communicatiekanalen geen vaste procedures en kunnen ze alle kanten op stromen. Het is ook bekend als grapevine communicatie.
Peer-to-peer communicatie, mondelinge communicatie over functies en de bedrijfscultuur onder werknemers, tekstberichten, culturele slangs, enz. zijn enkele voorbeelden van informele communicatie.
Verschil tussen formele en informele communicatie
De belangrijkste verschillen tussen formele en informele communicatie worden hieronder opgesomd:
Betekenis:
Formele communicatiekanalen zijn die kanalen die speciaal zijn ontworpen om de informatiestroom in een organisatie te laten verlopen. Gewoonlijk zijn deze communicatiekanalen opgenomen in de functiebeschrijvingen van individuele werknemers en in de algemene standaardprocedures van een bedrijf. Het management is verantwoordelijk voor de tijdige en accurate implementatie van formele communicatiekanalen voor een soepele werking van de organisatie. Hoewel informele communicatiekanalen in elke organisatie bestaan, worden zij niet officieel gebruikt. Ze dienen als medium voor werknemers om in hun sociale, emotionele en persoonlijke behoeften te voorzien.
Operationele activiteiten:
Formele communicatiekanalen worden ontwikkeld om de dagelijkse operationele activiteiten van een bedrijf te regelen. Grotere bedrijven werven speciale functionarissen of personeel aan voor een efficiënte en tijdige verspreiding van informatie in alle richtingen van de organisatie, van boven naar beneden en van beneden naar boven. Aan de andere kant zijn informele communicatiekanalen onofficieel en niet direct gerelateerd aan de dagelijkse activiteiten van het bedrijf, maar werknemers van een organisatie kunnen deze kanalen gebruiken om hun dagelijkse taken uit te voeren, samen met formele communicatiekanalen.
Besluitvorming:
Het management van een bedrijf gebruikt meestal formele communicatiekanalen in hun besluitvormingsproces. Dit vermindert niet alleen de kans op fouten, maar zorgt er ook voor dat managementbeslissingen gebaseerd zijn op accurate in- of uitbestede informatie. Aangezien deze beslissingen rechtstreeks van invloed zijn op de prestaties van een organisatie op verschillende niveaus, kan voor de besluitvorming niet worden vertrouwd op informele communicatie. Het hogere management kan informele communicatie echter wel gebruiken om werknemers op operationeel niveau aan te spreken en zo een ad hoc boodschap over te brengen.
Betrouwbaarheid:
Formele communicatiekanalen worden gebruikt bij de dagelijkse activiteiten van een organisatie. De informatiebronnen die voor deze kanalen worden gebruikt, zijn betrouwbaarder en vertrouwenwekkender dan informele communicatiekanalen. Bovendien zijn formele communicatiekanalen meestal schriftelijk en gedocumenteerd en kunnen ze dus worden gebruikt als bewijsmateriaal om de juiste persoon voor zijn verantwoordelijkheid te vinden. Informele communicatiekanalen daarentegen zijn meestal mondeling en het is vaak moeilijk om hun primaire bron te traceren.
Tijd:
Aangezien formele communicatiekanalen een systematische aanpak volgen, zijn ze meestal tijdrovender dan informele kanalen. Dit komt omdat formele communicatiekanalen naar behoren worden geattesteerd door het betrokken personeel en een behoorlijke controle ondergaan voordat zij aan de beoogde persoon worden verstrekt. Informele communicatie verspreidt zich sneller omdat ze op elk niveau van de organisatie kan worden gestart en niet door een controlesysteem gaat.
Formele vs. informele communicatie – vergelijking in tabelvorm
Een vergelijking in tabelvorm van formele en informele communicatie vindt u hieronder:
|
||||
| Basisgedachte | ||||
| Formele communicatiekanalen zijn ordelijk en goedgestructureerd. | Informele communicatiekanalen zijn wanordelijk en kunnen alle kanten op stromen. | |||
| Operationele activiteiten | ||||
| Deze houden rechtstreeks verband met de operationele activiteiten van een bedrijf. | Deze zijn niet direct gerelateerd aan de operationele activiteiten van een bedrijf, maar werknemers kunnen deze gebruiken om hun dagelijkse taken uit te voeren. | |||
| Besluitvorming | ||||
| Formele communicatiekanalen hebben een directe invloed op het besluitvormingsproces van het management van een bedrijf. | Het management maakt geen gebruik van informele communicatiekanalen bij het nemen van strategische bedrijfsbeslissingen. | |||
| Betrouwbaarheid | ||||
| Formele communicatie is betrouwbaarder dan informele communicatie. | Informele communicatie is niet betrouwbaar en kan bestaan uit geruchten en roddels op de werkvloer. | |||
| Tijdrovend | ||||
| Het is tijdrovend en regelmatig van aard. | Het verspreidt zich snel en is onregelmatig van aard. | |||
Conclusie – formele vs informele communicatie
Elke organisatie heeft zijn eigen formele communicatiekanalen echter informele communicatiekanalen zijn altijd aanwezig en worden meestal gebruikt door medewerkers op operationeel niveau. Formele communicatiekanalen zijn onvermijdelijk in grote multinationale ondernemingen, omdat dergelijke bedrijven meer gedecentraliseerd zijn en daarom een correcte informatiestroom op elk niveau en/of elke divisie noodzakelijk is. Middelgrote tot kleine entiteiten kunnen echter zowel formele als informele communicatie gebruiken om informatie en gegevens aan hun werknemers over te brengen. Achteraf gezien is de ontwikkeling en toepassing van geschikte communicatiekanalen belangrijk voor managers om hun routinetaken zoals planning, management en controle van hun organisatie efficiënt te kunnen uitvoeren.