- Als u als freelancer $ 400 verdient bij één werkgever, bent u verplicht deze inkomsten op te nemen in uw jaarlijkse belastingaangifte.
- Het inhuren van een belastingaccountant kan uw bedrijf helpen honderden dollars te besparen.
- Inzicht in de belastingaftrek waarvoor u in aanmerking komt, is de sleutel tot het besparen van geld en het vermijden van belastingcontroles.
- Dit artikel is voor freelancers en onafhankelijke aannemers die hun belastingverantwoordelijkheden willen begrijpen.
Het runnen van je eigen freelance bedrijf komt met een hoop vrijheid. Het is opwindend om je eigen uren te bepalen, je eigen baas te zijn, je eigen klanten te kiezen en te beslissen welke projecten je nastreeft of doorlaat. In feite doen ongeveer 57 miljoen mensen – of 35% van de Amerikaanse beroepsbevolking – freelance werk, hetzij als een tijdelijke situatie, een bijbaan of een carrièrepad op lange termijn, volgens het 2019 Freelancing in America-onderzoek.
Freelancen komt echter met zijn deel van de uitdagingen, van het onderhandelen over een eerlijke prijs voor je arbeid tot je zorgen maken over waar je volgende baan vandaan zal komen, en zelfs of die überhaupt zal komen.
Een gebied waar veel freelancers niet veel over nadenken is het betalen van belastingen. Nieuwe freelancers, vooral degenen die tot voor kort een traditionele baan bij een bedrijf hadden, zijn eraan gewend dat hun werkgever automatisch inhoudingen doet op hun loonstrookje. Zelfstandigen zijn echter verantwoordelijk voor het bijhouden van hun belastingverplichtingen en het uitzoeken wat ze verschuldigd zijn en wanneer ze het zelf moeten betalen.
Voor freelancers en onafhankelijke aannemers is belastingtijd niet één keer per jaar – het ligt altijd in het verschiet. Deze tips van belastingexperts helpen je om je voor te bereiden op het belastingseizoen en daarna.
Begrijp de basisprincipes van freelance belastingen.
Als freelancer heb je misschien uitzonderlijk goede vaardigheden in je branche, maar dat betekent niet dat je het verschil weet tussen FICA en IRA. Dus laten we beginnen met het doornemen van een aantal fiscale basisprincipes zoals ze betrekking hebben op freelancers.
“Alle bedrijfseigenaren, of ze nu freelancers of grote CEO’s zijn, moeten een basiskennis hebben van boekhouding en belastingen, zodat ze hun geld voor hen kunnen laten werken,” zegt Alexis Krystina, hoofdaccountant en oprichter van Advance Accounting.
Wat is belasting voor zelfstandigen?
Als je in een jaar $400 of meer verdient als freelancer bij een enkele werkgever, beschouwt de Internal Revenue Service je als zelfstandige en moet je belastingaangifte doen als bedrijfseigenaar. Naast de standaard inkomstenbelasting op basis van je belastingschijf en status, ben je verantwoordelijk voor het betalen van een zelfstandigenbelasting van 15,3%, die de sociale zekerheid en Medicare-belastingen vertegenwoordigt die je normaal zou betalen, evenals de helft die typisch wordt gedekt door een traditionele werkgever.
“Sommige nieuwe solopreneurs en ondernemers zijn geschokt wanneer ze zelfstandigenbelasting moeten betalen,” zegt Ellie Thompson, CEO van Money Therapy. “Als je voor een bedrijf werkt, worden belastingen zoals Medicare en Sociale Zekerheidsbelasting al van je loonstrookje afgetrokken. Als ondernemer moet je die zelf verantwoorden.”
Welke formulieren moet je indienen?
In plaats van het enkele W-2 formulier dat je jaarlijks zou krijgen als traditionele werknemer, ontvangen freelancers een 1099-MISC formulier van elke klant die je $600 of meer betaalt. U rapporteert uw 1099-MISC-inkomsten op een bijlage Schedule C bij uw belastingaangifte.
Wanneer moet u freelance belastingen betalen?
Freelancers die verwachten $ 1000 of meer aan belastingen verschuldigd te zijn, moeten ook elk kwartaal geschatte belastingen betalen, omdat freelance inkomsten niet het hele jaar door door werkgevers worden ingehouden. Het IRS-formulier 1040-ES kan u helpen schatten hoeveel u elk kwartaal aan belastingen verschuldigd zult zijn, en het is belangrijk om deze betalingen zo dicht mogelijk bij het werkelijke aantal te krijgen. Als u uw kwartaalbelastingen te weinig betaalt, bent u de IRS het resterende bedrag verschuldigd wanneer u op 15 april uw jaarlijkse belastingaangifte indient. Als u te weinig betaalt, kan het zijn dat u een extra boete moet betalen.
Zelfstandigen moeten mogelijk ook inkomstenbelasting en lokale belastingen betalen.
Kent u uw bedrijfsstructuur.
Welke structuur heeft uw bedrijf? LLC? S-vennootschap? C-vennootschap? Eenmanszaak? De juridische structuur van je bedrijf is niet alleen van invloed op je persoonlijke vermogen, maar bepaalt ook hoeveel belasting je verschuldigd bent, aldus Thompson.
Freelancers doen meestal aangifte als eenmanszaak, wat betekent dat ze een Schedule C-formulier indienen dat integreert met hun persoonlijke belastingaangifte.
“Zodra ze een punt bereiken waarop ze duizenden aan nettowinst maken, willen ze misschien kijken naar het indienen als een S-corp,” zei Krystina. “
“Eenmanszaak is een prima optie, maar je persoonlijke bezittingen kunnen in gevaar komen als je wordt aangeklaagd,” voegt Thompson toe. “Een vennootschap is veel complexer en vereist extra oprichtingskosten, maar het beschermt je individuele vermogen.”
Freelancers die een vennootschap of LLC vormen, betalen werkloosheidsbelasting, federale en staatsbelastingen en de helft van de FICA-belasting, maar ze kunnen mogelijk een deel van hun geld afschermen van de belasting op zelfstandigen.
“De IRS zal echter kijken naar hoeveel,” zei Romeo Razi, CPA en eigenaar van Taxed Right. “Dit is enigszins ingewikkeld en lastig. En het advies over hoeveel is gebaseerd op het beroep, of ze sub-freelancers inhuren, hun inkomen, enzovoort, en moet per persoon worden bepaald.”
Overweeg het inhuren van een belastingprofessional.
Een accountant of CPA die bekend is met freelance belastingen kan uw beste vriend zijn in de belastingtijd. Als uw inkomen en belastingstatus niet veel veranderen van jaar tot jaar, bent u misschien in staat om uw eigen belastingen te doen, maar de financiële situatie van de meeste mensen verandert vaak. Als je belastingaangifte ingewikkelder wordt, heb je misschien hulp nodig.
“Je eigen belastingen indienen betekent al je bonnetjes en afschriften bijhouden en begrijpen wat het allemaal betekent,” zei Josh Zimmelman, eigenaar van Westwood Tax & Consulting.
“Elke transactie is belangrijk, en als uw financiën een rommeltje zijn, dan kunt u beter iemand anders betalen om het voor u uit te zoeken.”
Daar komt nog bij dat de belastingdienst zijn belastingwetten voortdurend aanpast. Het kan zijn dat u hulp nodig hebt om te begrijpen hoe deze veranderingen u beïnvloeden.
Ontdek hoe u de kwartaalbelastingen moet schatten.
Freelancers die verwachten minstens $ 1000 aan belastingen verschuldigd te zijn, moeten elk kwartaal geschatte belastingen betalen. Raadpleeg je belastingaangifte van vorig jaar om te bepalen hoeveel je per kwartaal moet betalen. Als dit uw eerste jaar als freelancer is, kan het zijn dat u niet in staat bent om uw belastingbetalingen nauwkeurig in te schatten. Als u een rekenfout maakt – door te weinig of te veel te betalen voor uw geschatte belastingen – zal de IRS een correctie uitvaardigen wanneer u uw jaarlijkse belastingaangifte indient.
“De Belastingdienst wil zien dat u in december 90% van uw belastingen of het equivalent van 100% van de belastingaanslag van vorig jaar hebt betaald,” zegt Wade Schlosser, CEO en oprichter van Solvable. “Anders moet je een geschatte belastingboete betalen.”
De geschatte belastingvervaldata voor 2021 zijn 15 april, 15 juni, 15 sept. en 15 jan. 2022. Volgens Schlosser, als u uw geschatte kwartaalbelastingen niet betaalt, krijgt u geen rekening of kennisgeving van de IRS, maar moet u een boete betalen wanneer u uw belastingen indient. De IRS biedt hulpmiddelen zoals het 1040-ES-werkblad om u te helpen uw totale inkomen voor het jaar te benaderen en uw geschatte belastingbetalingen te berekenen.
Als u een gehuwde freelancer bent, kunt u uw echtgenoot hun inhouding belastingen laten verhogen om uw belastingrekening te helpen verlichten, wees Schlosser erop.
“Het grootste ding is om met een belastingprofessional te spreken voordat het jaar eindigt,” zei hij. “Dat is cruciaal om je eendjes op een rij te krijgen en strategische beslissingen te nemen over aftrekposten, inhoudingen, kwartaalbetalingen en zelfs investeringen die kunnen helpen je totale belastingschuld te verminderen.”
Denk dagelijks, niet elk kwartaal.
Belastingprofessionals adviseren zelfstandigen om elke dag tijd te besteden aan belastinggerelateerde informatie, waaronder het bijwerken van inkomsten en uitgaven als ze binnenkomen. Als je bovenop je financiën blijft zitten, zijn je gegevens nauwkeuriger en hoef je je niet in paniek te haasten in de week voordat je je accountant ontmoet.
Zelfstandigen kunnen QuickBooks of verschillende boekhoudapps gebruiken om alles te doen, van het bijhouden van uitgaven tot het scannen van bonnetjes.
“Ik denk dat het grootste ding om te begrijpen voor freelancers is dat ook al zijn ze freelancen – wat de neiging heeft om de connotatie te hebben dat het gewoon een bijbaantje is – voor de belastingdienst is het nog steeds een bedrijf, dus het bijhouden van een nauwkeurige en gedetailleerde administratie is de sleutel,” zei Krystina. “Dat helpt freelancers niet alleen om te begrijpen hoe goed hun bedrijf presteert, het maakt het indienen van belastingaangifte ook een fluitje van een cent.”
Geef al je zakelijke inkomsten op.
Freelancers moeten uiterlijk 31 januari een 1099-MISC-formulier ontvangen van elk bedrijf dat hen meer dan $ 600 heeft betaald voor het belastingjaar dat net is afgelopen. Maar of je nu een 1099 ontvangt of niet, je bent verantwoordelijk voor het rapporteren van al je inkomsten, inclusief contante betalingen.
“Als je ooit wordt gecontroleerd, moet je verantwoording afleggen voor niet-gerapporteerde of ondergerapporteerde inkomsten,” zei Schlosser. “Freelancers moeten ook hun eigen boekhoudkundige documenten vergelijken met de cijfers op het 1099-formulier. Bedrijven maken soms fouten, en je wilt niet de rekening gepresenteerd krijgen voor het betalen van belastingen over inkomsten die je niet hebt verdiend of ontvangen.”
Zelfs als je het je niet kunt veroorloven om je belastingen te betalen, is het belangrijk om nauwkeurig en op tijd aangifte te doen. Als u een goede reputatie hebt, kunt u misschien een beroep doen op belastingbetalersprogramma’s van de IRS die u meer tijd kunnen geven om te betalen.
“Een belastingschuldspecialist kan u misschien helpen om met de IRS over een betalingsregeling te onderhandelen, maar alleen als uw belastingaangiften up-to-date zijn,” zei Schlosser.
Ben voorbereid op belastingdag(en).
Charles Corsello Jr, een gediplomeerd enrolled agent en mede-oprichter van TaxDebtHelp.com, raadt aan een creditcard alleen voor het bedrijf te hebben, en een speciale spaarrekening op te zetten om een bepaald percentage van elk salaris opzij te zetten voor belastingbetalingen.
“Door dit te doen, maakt het het veel gemakkelijker voor een freelancer om hun belastingaangifte(n) op te stellen door hen te helpen winst of verlies te bepalen,” zei hij. “
Hoeveel moet je opzij zetten? Financiële professionals adviseren om ongeveer 30% van je totale inkomen weg te zetten om belastingen te betalen.
“In feite wil je waarschijnlijk dichter bij 35% inhouden als je een hoog inkomen hebt en in een staat woont met hoge belastingen,” voegde Corsello toe.
Ontdek je aftrekposten voordat je aangifte doet.
Veel freelancers laten elke april waardevolle belastingaftrekposten en voordelen op tafel liggen omdat ze niet zeker weten wat ze wel en niet kunnen aftrekken. 35% van de freelancers heeft moeite met het begrijpen en betalen van belasting, en 73% trekt helemaal geen kosten af, volgens een rapport van Xero. Een belastingprofessional kan u helpen bij het identificeren van aftrekposten en kredieten en advies geven over hoe u uw belastingfacturen kunt verlagen.
“Het is het beste om te praten met een belastingaccountant die gespecialiseerd is in 1099-aannemers, omdat zij u kunnen helpen bij het vinden van aftrekposten waarvan u niet wist dat u ze had, waardoor u uw belastingfactuur kunt verlagen en belastingschuld kunt voorkomen,” zei Schlosser.
Gemeenschappelijke aftrekposten waar freelancers gebruik van maken zijn onder andere:
- Huiskantoorruimte
- Voertuigkosten
- Reiskosten
- Internet- en telefoonrekeningen
- Gezondheidsverzekering
- Office supplies
- Hardware en software
- Reclamemateriaal
- Rechtskundige of professionele diensten
- Zaakloon
- Licenties en belastingen
- Zakelijke maaltijden
Bijv, Als u als freelancer vanuit huis werkt, kunt u mogelijk profiteren van de thuiswerkaftrek. Hiermee kunt u kosten aftrekken, variërend van nutsvoorzieningen tot de huur van de ruimte in uw huis die dient als uw primaire kantoor. De ruimte moet echter uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, dus als u een familiekamer hebt die dienst doet als werkruimte wanneer de kinderen naar school zijn, voldoet deze niet aan de criteria voor deze aftrek. Als u op het hek tussen het opzetten van een kantoor thuis of het huren van een buitenruimte, hoewel, realiseer je je dat er een aantal belastingvoordelen met thuiskantoren zijn.
“Home-office bedrijven hebben een voordeel, omdat de minuut lopen uit hun huis, de mijlen zijn aftrekbare zakelijke mijlen,” zei CPA Gail Rosen. “Als je een kantoor hebt, is het pendelen naar het kantoor niet aftrekbaar.”
Autokosten zijn een andere veel voorkomende belastingaftrek voor freelancers. Rosen raadt echter aan om een gedetailleerde administratie bij te houden van uw werkelijke uitgaven, zodat u het standaardkilometertarief en de werkelijke autokosten kunt vergelijken om te zien welke u de betere belastingaftrek oplevert.
“Zodra u een van deze methoden voor het aftrekken van uw autokosten kiest, zijn er beperkingen om over te schakelen naar een andere methode,” zei ze.
De premies voor de ziektekostenverzekering zijn een ander gebied om te overwegen, volgens Paul Jacobs, gecertificeerd financieel planner, enrolled agent en chief investment officer van Palisades Hudson Financial Group.
“Terwijl de meeste werknemers medische kosten, inclusief verzekeringspremies, niet kunnen aftrekken omdat de belastingdrempel zo hoog is, kunnen zelfstandige ondernemers verzekeringspremies als bedrijfskosten behandelen en de kosten gebruiken om het inkomen te compenseren,” zei hij.
“Ziektekosten- en tandartsverzekeringen kunnen worden afgetrokken zolang je echtgenoot geen door de werkgever gesponsord gezondheidsplan heeft waaraan je in aanmerking komt om deel te nemen,” zei Corsello. Hij wees erop dat als uw bedrijf verlies lijdt, u de kosten van de ziektekostenverzekering ook niet kunt aftrekken.
Extra kosten die u mogelijk kunt aftrekken, zijn onder meer opleidingskosten en certificeringen, reclame en marketing, kantoorbenodigdheden, computerapparatuur, software en webhostingkosten.
Ben je ervan bewust dat je niet alles kunt aftrekken.
“De andere kant van deze kwestie is dat sommige belastingbetalers zichzelf in gevaar brengen voor een audit door te proberen nepuitgaven af te schrijven,” zei Zimmelman. “Om aftrekbaar te zijn, moet het gewoon en noodzakelijk zijn om je bedrijf te runnen.”
Wat betekent dat?
“Denk aan een hairstylist en een makelaar,” zei Krystina. “De hairstylist heeft misschien uitgaven zoals shampoo – heel gewoon en noodzakelijk. Maar als een makelaar shampoo zou willen aftrekken, zou dat niet goed vallen.” Het moet een normale uitgave in uw branche zijn om fiscaal aftrekbaar te zijn.
Andere uitgaven die vaak in twijfel worden getrokken, zijn representatiekosten, zakelijke maaltijden (hoewel 50% van de kosten hiervan meestal wordt gedekt) en persoonlijke mobiele telefoons.
“Persoonlijke uitgaven zijn nooit fiscaal aftrekbaar, en persoonlijke mobiele telefoons creëren een zeer grijs gebied,” zei Krystina. “Als je je mobiele telefoon wilt aftrekken, neem dan een tweede telefoon die specifiek voor zaken is.”
Rosen wees erop dat veel freelancers ervan uitgaan dat ze al hun kosten kunnen aftrekken bij het starten van een nieuw bedrijf, maar dit kan niet worden gedaan totdat ze hun eerste verkoop hebben. Zelfs dan worden de kosten over 15 jaar afgetrokken, maar je kunt ervoor kiezen om de eerste $ 5.000 aan kosten in het eerste jaar af te trekken.
“Je moet zorgvuldig evalueren of je je opstartkosten wilt vasthouden of ervoor kiest om de eerste $ 5.000 in het eerste jaar van het bedrijf af te schrijven,” zei Rosen. “Het hangt ervan af in welk jaar je verwacht in een hogere belastingschijf terecht te komen.”
Verwacht geen belastingteruggave als freelancer.
Er is geen mens die niet graag een belastingteruggave krijgt. Maar als freelancer moet je wennen aan het idee dat je die waarschijnlijk niet zult zien. Als je een werkgever hebt, worden je belastingen automatisch ingehouden op je loonstrookje, en je kunt een terugbetaling krijgen als je in de loop van het jaar te veel hebt betaald aan de overheid.
Volgens Razi krijgen freelancers slechts in twee gevallen geld terug: Ze hebben hun driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen te veel betaald, of ze hebben zo weinig geld verdiend voor het jaar dat ze recht hebben op een earned income credit (EIC), die terugbetaalbaar is.
“In het algemeen komen de meeste freelancers die een fatsoenlijk bedrag in een jaar verdienen niet in aanmerking voor het EIC-belastingkrediet,” zei Razi.
Prioriteit geven aan pensioenplanning.
Voor veel freelancers is pensioenplanning geen topprioriteit, omdat ze laser-gefocust zijn op de dagelijkse verantwoordelijkheden van het laten groeien van hun bedrijf en het bereiken van nieuwe klanten. Ze kunnen ook het gevoel hebben dat ze weinig opties hebben, omdat ze als eenmanszaak geen door de werkgever gesponsorde pensioenrekeningen kunnen aanboren.
“Een van de grootste misvattingen die freelancers hebben over pensioenplannen is dat ze te duur zijn,” zegt Kurt Rossi, president en vermogensadviseur bij Independent Wealth Management. “Een pensioenplan biedt vaak aanzienlijke netto voordelen na belastingen.”
Voor een zelfstandige of een bedrijfseigenaar zonder andere werknemers dan hun echtgenoot, kan een solo 401 (k) -plan een goede optie zijn, suggereert Rossi. Het plan staat dezelfde bijdragen toe als een traditioneel 401 (k) winstdelingsplan, tot $ 56.000 ($ 62.000 voor 50-plussers) of 100% van het verdiende inkomen, afhankelijk van welke lager is. Het geld is belastinguitgesteld totdat het wordt opgenomen.
Simplified Employee Pension IRA-plannen zijn een andere manier om te sparen voor je pensioen. Met een SEP IRA kunt u tot 25% van uw netto-inkomen of $ 56.000 bijdragen, als dat minder is.
Traditionele en Roth IRA’s behoren tot de eenvoudigste manieren om te beginnen met sparen voor het pensioen als freelancer. Deze zijn ideaal voor mensen die net beginnen, minder dan $6.000 per jaar sparen of een 401(k) van een vorige baan willen overnemen. Opnames bij pensionering zijn belastingvrij.
Ongeacht welke investeringsoptie je kiest, het belangrijkste is het kiezen van een plan en aan de slag gaan, volgens Rossi.
“Nu de socialezekerheidsuitkeringen tekortschieten om aan de inkomensbehoeften van gepensioneerden te voldoen, moeten freelancers actie ondernemen om hun eigen pensioen veilig te stellen,” zei hij. “Het goede nieuws is dat er veel mogelijkheden voor pensioenplanning zijn die ze kunnen benutten om te helpen geld op te slaan voor de toekomst, terwijl ze ook aanzienlijke belastingverplichtingen kunnen beperken.