Lijsten zijn nuttig omdat ze de nadruk leggen op geselecteerde informatie in gewone tekst. Als je een lijst met drie of vier items verticaal op een pagina ziet staan in plaats van in een gewone alinea, valt die natuurlijk meer op en is de kans groot dat je er meer aandacht aan zult besteden. Bepaalde soorten lijsten maken het lezen ook gemakkelijker. In instructies bijvoorbeeld is het een groot voordeel als elke stap genummerd is en gescheiden is van de vorige en volgende stappen. Lijsten zorgen ook voor meer witruimte en spreiden de tekst, zodat pagina’s niet lijken op dichte muren van woorden.
Net als koppen zijn de verschillende soorten lijsten een belangrijk kenmerk van professioneel technisch schrijven: ze helpen lezers belangrijke punten te begrijpen, te onthouden en te herzien; ze helpen lezers een opeenvolging van acties of gebeurtenissen te volgen; en ze breken lange stukken tekst op.
Jouw taak voor dit hoofdstuk is om de verschillende soorten lijsten en het gebruik ervan te leren kennen en om hun specifieke opmaak en stijl te leren.
Lijsten: Algemene richtlijnen
In professionele technisch-writing contexten, moet u een specifieke stijl van lijsten gebruiken, zoals die hier wordt gepresenteerd.
- Gebruik lijsten om tekst te markeren of te benadrukken of om opeenvolgende items op te sommen.
- Gebruik exact de spatiëring, inspringing, interpunctie en kapstijl die in de volgende bespreking en illustraties worden getoond.
- Maak lijstitems parallel in bewoording.
- Zorg ervoor dat elk item in de lijst grammaticaal leest met de lead-in.
- Gebruik een lead-in om de items in de lijst te introduceren en om de betekenis of het doel van de lijst aan te geven (en onderbreek deze met een dubbele punt).
- Wanneer twee items alternatieven zijn, gebruik dan een lijst met opsommingstekens (met of tussen). Gebruik geen genummerde lijsten voor items die met of verbonden zijn. Booleans zouden deze ORed items noemen. Geef deze OR-relatie aan in de lead-in van de lijst.
- Wanneer een aparte mededeling of verklarende paragraaf volgt op een item, laat dat aparte materiaal dan inspringen ten opzichte van de tekst van het bovenliggende lijstitem.
Gesprongen materiaal dat voortborduurt op het bovenliggende lijstitem. - Vermijd het gebruik van kopjes als inleiding voor lijsten.
- Vermijd het gebruik van te veel lijsten; te veel lijsten maken ze minder effectief.
- Gebruik gelijksoortige lijsten consequent in gelijksoortige tekst in hetzelfde document. Als je bijvoorbeeld twee stukken tekst hebt met stappen om een taak uit te voeren, gebruik dan in beide stukken dezelfde lijstopmaak – in dit geval genummerde lijsten.
- Gebruik de “hangend inspringen”-opmaak voor lijstonderdelen van twee of meer regels lang. Deze indeling wordt geïllustreerd in het gedeelte over hangende inspringingen.
- Gebruik de functie “stijlen” in je software om verticale lijsten te maken in plaats van ze handmatig te construeren. Zie deze korte tutorial over het gebruik van stijlen voor lijsten.
Note: In-zinnen lijsten zouden “horizontale” lijsten genoemd kunnen worden. Alle andere hier besproken soorten lijsten zijn “verticale” lijsten, in die zin dat de items verticaal worden opgemaakt in plaats van in alinea-indeling.
Richtlijnen voor specifieke soorten lijsten
Het is moeilijk om richtlijnen te geven voor het kiezen tussen de verschillende soorten lijsten, maar hier doe ik een poging:
- Het belangrijkste is dat je genummerde lijsten gebruikt voor items in een verplichte volgorde (zoals stapsgewijze instructies) of voor items waarnaar moet worden verwezen met een itemnummer. Gebruik opsommingstekens voor items die geen verplichte volgorde hebben.
- Bij lijsten in zinnen zijn er geen conventies voor het gebruik van letters (a), (b), enzovoort, in tegenstelling tot cijfers (1), (2), enzovoort. Als je in een genummerde lijst een sublijst nodig hebt, gebruik dan kleine letters, als contrast met de cijfers. Voor het overige lijken er geen algemeen aanvaarde richtlijnen te zijn – wees gewoon consequent!
- Gebruik verticale lijsten in plaats van zinsdelenlijsten als je de nadruk wilt leggen die de verticale presentatie biedt. In-zinnenlijsten geven slechts minimale nadruk; verticale lijsten geven veel meer nadruk.
- Gebruik binnen een individueel rapport consequent in-zinnenlijsten en verticale lijsten voor vergelijkbare situaties. Als u bijvoorbeeld themaoverzichten hebt voor elke sectie van een rapport, gebruik dan zinsneden of verticale lijsten voor het overzicht – maar gebruik ze niet door elkaar voor dat specifieke gebruik.
Voorkomende problemen met lijsten
Problemen met lijsten zijn gewoonlijk de volgende:
- Mix-up tussen genummerde en opsommingstekens
- Geen parallelle formulering in de lijstitems
- Gebruik van enkele haakjes bij het lijstitemnummer of -letter (met andere woorden: 1) of (1)
- Overlopende regels die niet zijn uitgelijnd met de tekst van lijstitems
- Gebrek aan een sterke lead-in zin die lijstitems introduceert, en het ontbreken van een dubbele punt als interpunctie
- Inconsistente caps-stijl in lijstitems
- Onnodige interpunctie van lijstitems
- Inconsistent gebruik van lijsten in gelijksoortige tekst
- Lijsten die te veel items bevatten en moeten worden onderverdeeld of geconsolideerd
Opmaak voor lijsten
Gebruik het volgende voor specifieke details over het hoofdlettergebruik, typografie (vet, onderstrepen, verschillende lettertypen, verschillende lettergrootten), en spatiëring voor elk type lijst.
Lijsten in zinnen
Gebruik deze richtlijnen voor lijsten in zinnen:
- Gebruik alleen een dubbele punt om de lijstonderdelen in te leiden als er een volledige zin aan de lijst voorafgaat. In deze probleemversie breekt de dubbele punt midden in een zin (hoe durft hij!):
Probleem: Voor dit project heb je nodig: plakband, een schaar, en white-out. Revisie: Voor dit project heb je nodig: plakband, een schaar en white-out. - Gebruik zowel openende als sluitende haakjes voor de nummers of letters van de lijstitems: (a) item, (b) item, enz.
- Gebruik ofwel gewone Arabische cijfers of kleine letters binnen de haakjes, maar gebruik ze consequent. (Onderbreek geen van beide met punten.) Gebruik kleine letters voor de tekst van items in zinslijsten, behalve wanneer de gewone kapitalisatieregels hoofdletters vereisen.
- Onderscheid de items in zinslijsten met komma’s als het geen volledige zinnen zijn; met puntkomma’s, als het wel volledige zinnen zijn.
- Gebruik dezelfde spatiëring voor lijsten in zinnen als in gewone tekst die geen lijst is.
- Laat de lijst in zinnen aan het eind van de zin voorkomen. Plaats een lijst in een zin die wordt ingeleid door een dubbele punt nooit ergens anders dan aan het eind van de zin, zoals in dit voorbeeld:
Probleem: De volgende items: plakband, schaar, en white-out zijn nodig voor dit project. Revisie: Voor dit project zijn de volgende zaken nodig: plakband, schaar, en white-out.
Voorbeelden van lijsten in zinnen.
Eenvoudige verticale lijsten
Gebruik deze richtlijnen voor eenvoudige verticale lijsten:
- Leidt de lijst in met een inleidende zin of bijzin (de inleidende zin hoeft geen complete zin te zijn; de items op de lijst kunnen de grammatica aanvullen die door de inleidende zin wordt gestart).
- Gebruik eenvoudige verticale lijsten als de lijstonderdelen niet hoeven te worden benadrukt en alleen verticaal worden vermeld om het lezen te vergemakkelijken.
- Gebruik hoofdletters in de stijl van zinnen voor lijstonderdelen.
- Begin uitlopende regels onder de tekst van het lijstonderdeel, niet de gewone linkermarge. Deze indeling wordt hangend inspringen genoemd.
- Gebruik het equivalent van een lege regel boven en onder verticale lijsten.
- Lijstitems kunnen links beginnen of niet meer dan een halve centimeter inspringen.
- Gebruik de “compacte” lijstindeling als je maar een paar lijstitems van elk slechts één regel hebt. In de compacte opmaak is er geen verticale ruimte tussen de lijstitems. Gebruik een “losse” indeling – verticale ruimte tussen de lijst-items – als de lijst-items meerdere regels lang zijn.
- Punctueer lijst-items alleen als het complete zinnen zijn of bijzinnen of zinsdelen die de zin aanvullen die begint met de lead-in (en gebruik punten in deze twee gevallen).
- Waak uit voor lijsten met meer dan 6 of 8 lijst-items; voor lange lijsten, zoek naar manieren om onder te verdelen of te consolideren.
- Wanneer mogelijk, laat de lidwoorden (a, an, the) weg uit het begin van lijstonderdelen die geen zinnen zijn.
Voorbeeld van een eenvoudige verticale lijst. Geen nummers of opsommingstekens.
Gevuldige lijsten
Gebruik deze richtlijnen voor lijsten met opsommingstekens (ook wel ongeordende lijsten genoemd):
- Leidt de lijst in met een inleidende zin of bijzin (de inleidende zin hoeft geen complete zin te zijn; de items in de lijst kunnen de grammatica aanvullen die door de inleidende zin wordt gestart).
- Gebruik opsommingstekens als de items in de lijst niet noodzakelijk in volgorde staan, maar je de items in de lijst wilt benadrukken.
- Gebruik asterisken of koppeltekens als je niet de beschikking hebt over een echt opsommingsteken. Gebruik de lijststijlen van uw software voor deze verticale lijsten.
- Gebruik hoofdletters in zin-stijl op lijstitems.
- Begin overlopende regels onder de tekst van het lijstitem, niet het opsommingsteken. Deze indeling wordt de hangende inspringstijl genoemd.
- Gebruik 0.25 inches voor de hangende inspringing (tussen de opsommingsteken en de tekst van het lijstitem).
- Gebruik het equivalent van een lege regel boven en onder verticale lijsten.
- Begin lijstitems ofwel vlak links of laat ze niet meer dan een halve inch inspringen.
- Gebruik de “compacte” lijstindeling als je maar een paar lijstitems hebt van elk slechts één regel. In de compacte opmaak is er geen verticale ruimte tussen de lijstitems. Gebruik een “losse” indeling – verticale ruimte tussen de lijstitems – als de lijstitems meerdere regels lang zijn.
- Als je sublijstitems hebt in een lijst met opsommingstekens, gebruik dan een minder opvallend symbool voor een opsommingsteken (zoals een streepje of een doorzichtige schijf), en laat de sublijstitems inspringen ten opzichte van de tekst van de lijstitems op het hogere niveau. (Het is zeker mogelijk om ondergenummerde items binnen een opsommingslijst te hebben, in welk geval ze hetzelfde inspringen als opsommingsitems.)
- Punctueer opsommingslijst-items alleen als het complete zinnen zijn of werkwoordszinnen die de zin aanvullen waarmee de lead-in begint (en gebruik punten in deze twee gevallen).
- Waak uit voor opsommingslijsten met meer dan 6 of 8 opsommingsitems; voor lange opsommingslijsten, zoek naar manieren om ze onder te verdelen of te consolideren.
- Vermijd lijsten met één item. Het is net als bij een traditionele opsomming: als je een 1 of een a hebt, heb je een 2 of een b nodig.
- Wanneer mogelijk, laat dan aan het begin van een opsomming het lidwoord (a, an, the) weg.
Voorbeeld van een opsommingslijst. Items niet in een verplichte volgorde.
ORed lists
Computerontwikkelaars gebruiken graag de Boolean OR als werkwoord. Als twee elementen logisch met elkaar worden verbonden door “of”, spreken we van een “ORed”. Een ORed lijst is gewoon een opsommingsteken met een “of” tussen de lijst items voor nadruk. Het is waar dat je het eerste item kunt eindigen met “of”, maar voorstanders van ORed vinden dat visueel niet nadrukkelijk genoeg. Hier is een voorbeeld:
Voorbeeld van een ORed-lijst.
Genummerde lijsten
Gebruik deze richtlijnen voor genummerde lijsten (ook wel geordende lijsten genoemd):
- Leidt de lijst in met een inleidende zin of bijzin (de inleidende zin hoeft geen complete zin te zijn; de items op de lijst kunnen de grammatica aanvullen die door de inleidende zin wordt gestart).
- Gebruik genummerde lijsten als de lijstitems in een verplichte volgorde staan (bijvoorbeeld chronologisch) of als er ergens anders in de tekst naar verwezen moet worden.
- Type het nummer gevolgd door een punt; gebruik geen haakjes bij het nummer. Gebruik de lijststijlen van uw software voor deze verticale lijsten.
- Gebruik hoofdletters in zins-stijl op lijstitems.
- Gebruik de “compacte” lijstopmaak als u slechts enkele lijstitems van elk slechts één regel hebt. In de compacte opmaak is er geen verticale ruimte tussen de lijstitems. Gebruik een “losse” indeling – verticale ruimte tussen de lijstitems – als de lijstitems meerdere regels lang zijn.
- Begin overlopende regels onder de tekst van het lijstitem, niet het nummer. Deze indeling wordt hangend streepje genoemd.
- Gebruik 0,25 inch voor het hangend streepje (tussen het nummer en de tekst van het lijstitem).
- Gebruik het equivalent van een lege regel boven en onder verticale lijsten.
- Begin de lijstonderdelen vlak links of laat ze niet meer dan een halve centimeter inspringen.
- Als je sublijstonderdelen in een genummerde lijst hebt, gebruik dan kleine letters, en laat de sublijstonderdelen inspringen op de tekst van de lijstonderdelen van het hogere niveau. (Het is zeker mogelijk om subbullet-items binnen een genummerde lijst te hebben, in welk geval ze hetzelfde inspringen als subgenummerde items.)
- Als u subbullet-items hebt, gebruik dan een minder opvallend symbool voor een bullet (zoals een streepje of een doorzichtige schijf) of een kleine letter voor subgenummerde items, en laat de subbullet-items inspringen ten opzichte van de tekst van de items op het hogere niveau van de lijst.
- Punctueer genummerde lijstitems alleen als het complete zinnen zijn of werkwoordszinnen die de zin aanvullen die door de lead-in wordt begonnen (en gebruik punten in deze twee gevallen).
- Waak uit voor genummerde lijsten met meer dan 8 of 10 lijstitems; voor lange genummerde lijsten, zoek naar manieren om ze onder te verdelen of te consolideren.
- Vermijd lijsten met één item. Als je een 1 of een a hebt, heb je een 2 of een b nodig.
- Wanneer mogelijk, laat dan de lidwoorden (a, an, the) weg uit het begin van lijstitems.
Voorbeeld van een genummerde verticale lijst. Items staan in een verplichte volgorde.
Twee-kolommen-lijsten
Gebruik deze richtlijnen voor twee-kolommen-lijsten:
- Gebruik twee-kolommen-lijsten wanneer je een reeks gepaarde items hebt, bijvoorbeeld termen en definities.
- Begin de lijst met een lead-in zin die een volledige zin is.
- Kolomtitels zijn optioneel; als u ze gebruikt, lijn ze dan uit met de linkermarge van de tekst van de kolommen.
- Begin de lijstonderdelen ofwel gelijk links of laat ze niet meer dan een halve centimeter inspringen.
- Gebruik de “compacte” lijstindeling als u slechts een paar lijstonderdelen van elk slechts één regel hebt. In de compacte opmaak is er geen verticale ruimte tussen de lijstitems. Gebruik een “losse” indeling – verticale ruimte tussen de lijst-items – als de lijst-items meerdere regels lang zijn.
- Gebruik voor beide kolommen hoofdletters in zins-stijl.
- Punctueer items in de kolommen alleen als het complete zinnen zijn.
- Links uitlijnen van de items in beide kolommen.
- Wanneer mogelijk, laat artikelen (a, an, the) weg uit het begin van lijst items.
Note: De beste manier om een twee-koloms lijst te maken is om een tabel te gebruiken en de raster lijnen te verbergen. Als u tabs tussen de kolommen gebruikt, wordt het een puinhoop als de tekst ook maar enigszins verandert.
Voorbeeld van een lijst met twee kolommen (paren van lijstitems). Hier niet geïllustreerd, kolomkoppen worden vaak gebruikt om de inhoud van de twee kolommen aan te geven (hier zou het bijvoorbeeld “Term” kunnen zijn als kop voor kolom 1 en “Definitie” voor kolom 2).
Lijsten met inloophoofdjes
Een laatste kleine variatie op lijsten is de verticale lijst met inloophoofdjes of labels aan het begin van de items. Dit formaat wordt in dit boek veelvuldig gebruikt. Het is een andere manier om een lijst met twee kolommen te maken.
Je kunt vet of cursief gebruiken voor de eigenlijke inloophoofdjes (cursief is gebruikt in de figuur).
Voorbeeld van een verticale lijst met inloophoofdjes. Erg handig om de inhoud van elk item in een lange verticale lijst aan te geven wanneer een lijst met twee kolommen niet helemaal geschikt is voor de situatie.
Nested lists
Een geneste lijst bevat twee of meer niveaus van lijstitems. Geneste lijsten kunnen elke combinatie van lijsttypen bevatten: genummerde lijstitems (123…) met sublijstitems met kleine letters (abc…), lijstitems met opsommingstekens en duidelijke schijven of sublijstitems met koppelteken; en andere combinaties van deze.
Voorbeeld van een geneste lijst. Als de items in de sublijst in een verplichte volgorde zouden staan, zouden ze abc….
Nu volgt een ander voorbeeld van een geneste lijst:
Een ander voorbeeld van een geneste lijst. Standaard worden kleine letters gebruikt voor items in de sublijst die in een verplichte volgorde staan.
Nu volgen twee laatste voorbeelden van geneste lijsten:
Meer geneste lijsten. Als de items in de sublijst geen verplichte volgorde hebben, gebruik dan de doorzichtige schijf (standaard in Word en Open Office) of het en-streepje.
Hangende inspringingen
Merk op dat alle “doorloop”-regels voor lijst-items in deze tekst en voorbeelden een “hangende inspringing”-indeling gebruiken. Dat is waar de tweede en volgende regels van een lijst-item uitlijnen met de tekst van het eerste lijst-item. Het is geen goed idee om tabs of spaties te gebruiken om dit formaat te bereiken.
In de meeste versies van Microsoft Word, maak je deze opmaak door hangend inspringen te selecteren in Format > Paragraph en een inspringing van 0.25 inches op te geven. Experimenteer met andere inspringingen.
Ik stel uw gedachten, reacties, kritiek over dit hoofdstuk zeer op prijs: uw reactie-David McMurrey.