In de meeste landen buiten Oost-Azië volstaat een handtekening om een contract goed te keuren, maar in Japan – evenals Korea en in mindere mate China – hebt u een persoonlijk zegel nodig, in het Japans bekend als inkan of hanko.
Wat is een hanko precies?
Een hanko/inkan (door elkaar gebruikt) is een gegraveerde zegel die kan worden gebruikt in elke situatie waarin een persoon, of een persoon namens een bedrijf, anders een handtekening of initialen zou kunnen gebruiken. Het ondertekenen van contracten, het doen van bankzaken (bij een bank) of het ontvangen van een pakje zijn slechts drie van dergelijke gevallen. De noodzaak van een hanko en zelfs het type hanko kan variëren, afhankelijk van de situatie.
Op zoek naar een totaal andere ervaring in Tokio? Neem een les in kintsugi – de eerbiedwaardige Japanse kunst van het repareren van oud aardewerk. De les komt voort uit de overtuiging dat breuk deel uitmaakt van de geschiedenis van een voorwerp, in plaats van een reden om het weg te gooien. Het is een unieke les – en een even unieke …
Er zijn drie gangbare types die zowel door particulieren als door bedrijven worden gebruikt. De jitsu-in (実印), ginko-in (銀行印) en mitome-in (認印).
Jitsu-in
Een jitsu-in (wat letterlijk “echt zegel” betekent) is het zegel dat je zou gebruiken bij het ondertekenen van een contract. Als je een freelancer bent en je moet een contract tekenen met een bedrijf, dan heb je een jitsu-in nodig. Hetzelfde geldt voor andere situaties zoals het opzetten van een bedrijf of het kopen van een huis. Om de jitsu-in rechtsgeldig te maken, moet je hem laten registreren bij je stadskantoor. Na de registratie krijg je ook een “inkan-kaart” waarmee je certificaten van zegelregistratie kunt afdrukken. Als u een belangrijk contract ondertekent, moet u vaak uw zegel afdrukken en het certificaat overleggen om te bewijzen dat het uw inkan is en dat het is geregistreerd.
Ginko-in
Een ginko-in is gewoon een hanko voor financiële transacties. In plaats van het te registreren bij uw stadskantoor, registreert u het gewoon bij uw bank(en). Je kunt er geld mee opnemen van je rekening of een lening mee afsluiten, dus je moet er goed op letten. Terwijl Japanse klanten meestal een ginko-in moeten laten registreren als ze een bankrekening openen, eisen de meeste banken dat niet van buitenlandse klanten. Een grote uitzondering is wanneer u een bedrijf begint. Omdat een bedrijf geen echte persoon is en niets kan ondertekenen, moet je een ginko-in registreren als je een rekening opent.
Mitome-in
Een mitome-in is je gewone, alledaagse hanko die je gebruikt voor alledaagse dingen zoals het ontvangen van pakjes of voor het stempelen op een factuur als je freelancer bent. De mitome-in is nergens geregistreerd en heeft geen wettelijke status.
Sommige mensen gebruiken dezelfde inkan voor alle drie de verschillende doeleinden, maar gezien het feit dat de jitsu-in gelijk staat aan je handtekening, en het makkelijk gekopieerd kan worden, hoe minder je hem gebruikt hoe beter. Ook voor bijna elke situatie waar een mitome-in nodig is, volstaat een eenvoudige handtekening.
Heb ik echt een hanko nodig?
Als je geen contracten hoeft te ondertekenen, dan heb je er waarschijnlijk geen nodig. Veel buitenlandse ingezetenen krijgen een hanko omdat ze zich dan minder een buitenstaander voelen en ze de tandenknarsende lange pauze voor, “Nou, ik neem aan dat je het in plaats daarvan gewoon kunt ondertekenen – omdat je een buitenlander bent.” Als je in een situatie terechtkomt waarin je een hanko nodig hebt, kan het hele proces van het bestellen van je inkan tot het registreren ervan in drie dagen of minder worden gedaan, dus je hoeft je niet te haasten om jezelf inkan’d te krijgen voordat je het echt nodig hebt.
Wat zijn de regels voor een hanko?
De enige regel voor wat je op een hanko mag zetten, is dat het minstens een deel van je naam moet zijn. Je kunt je hele naam gebruiken, alleen je achternaam, of zelfs alleen je voornaam. Je kunt geen inkan registreren met tekens die geen deel uitmaken van je naam (Latijns alfabet of katakana), dus als je dat coole 20-streken kanji-teken dat een beetje klinkt als je naam op je hanko wilt zetten, zal dat waarschijnlijk worden afgewezen. Je kunt je naam op de inkan zowel in het Latijnse alfabet als in het katakana laten zetten. Als u katakana kiest, zorg er dan voor dat u een katakana-versie van uw naam hebt geregistreerd (dit kan op de achterkant van uw verblijfskaart staan) bij uw stadskantoor, anders kunnen ze de inkan weigeren.
Om veiligheidsredenen (om de kans op vervalsing te verkleinen) wordt Japanners aangeraden om hun volledige naam op de hanko te gebruiken. Niet-Japanse namen bevatten echter vaak veel meer karakters dan de typische Japanse moniker van 4 tot 5 karakters, en de ruimte is beperkt, dus alleen je achternaam of alleen je voor- en achternaam kan de voorkeur verdienen.
De diameter van de inkan moet tussen 8 mm en 25 mm zijn. Een 25 mm is een enorme hanko, en je kunt problemen hebben om het te passen op formulieren die zijn gemaakt voor kleinere hanko. In de regel passen op een hanko van 13,5 mm diameter twee rijen van drie karakters en op een hanko van 16,5 mm diameter twee rijen van vijf karakters. Als je naar een kleine hankowinkel in de buurt gaat, kunnen ze misschien wat toveren en veel meer op dezelfde ruimte proppen.
Hoe gaat het in zijn werk en hoeveel kost het?
tap één is het bestellen van je hanko bij een hankoya (hankowinkel).
Hankoya was vroeger een vaste waarde in elke buurt van Japan, maar nu ketens het overnemen en veel online wordt besteld, zijn hankoya’s moeilijker te vinden dan vroeger.
Online hankoya zijn onder meer hankoya.com, Hanko-Store.com en kantoorartikelengigant Askul. Het zal je niet verbazen dat ze niet in het Engels beschikbaar zijn, dus als je moeite hebt met het lezen van Japans, zul je iemand nodig hebben om je te helpen.
Bij het bestellen begin je met het kiezen van het materiaal. De prijzen beginnen bij 2.047 yen voor de kleinste, goedkoopste houten hanko en lopen op tot in de tienduizenden yen als je een hanko wilt maken van hoogwaardige materialen zoals zilver of titanium.
Hankoya.com geeft duidelijk aan dat ze geen gebruik maken van ivoor van olifanten of mammoeten, met een bericht op de site dat hanko shoppers spijtig genoeg meedeelt dat het materiaal niet langer beschikbaar is als gevolg van die vervelende CITES. Helaas is een vies geheim van de inkan-industrie in Japan dat er nog steeds winkels zijn die reclame maken voor en verkopen van inkan gemaakt van olifantenivoor. Als je inkan koopt bij een hankoya die inkan van ivoor maakt, ben je onderdeel van het probleem. Een winkel die nog steeds ivoor van olifanten gebruikt is “Hankoyasan 21″-een van de grootste ketens met winkels in heel Japan.
Na de keuze van het (niet ivoorkleurige) materiaal, kies je de grootte en vervolgens het lettertype voor de hanko. Vaak worden op hanko krullerige, bijna onleesbare traditionele tekens gebruikt die in elkaar overlopen, maar dit ziet er lang niet zo cool uit als met katakana. Vervolgens voert u de karakters in zoals u ze op de inkan wilt hebben. U kunt kiezen of ze u een ontwerp sturen ter beoordeling voordat de inkan wordt gemaakt. Tot slot kies je de betalingsmethode.
Als je hanko is aangekomen, breng je deze samen met je verblijfskaart of je “Mijn Nummer”-kaart naar de inkan-registratiesectie (ja, er is een speciale sectie) van je plaatselijke stadskantoor. Vul een eenvoudig formulier in en betaal ¥ 50 voor uw inkan kaart en je bent klaar!
Cheapo opties
Als u gewoon op zoek bent naar een goedkope hanko als persoonlijk souvenir of als cadeau, kunt u een enorm assortiment gestandaardiseerde hanko’s vinden met veelvoorkomende Japanse namen, of een enkel hiragana/katakana/kanji symbool-bij de meeste 100 yen winkels. Houd er rekening mee dat deze hanko vrij klein zijn en niet uniek (sommige met woorden als “vrede” of “draak”), dus ze zullen niet worden geaccepteerd voor officiële doeleinden (zoals de jitsu-in of ginkou-in), maar alleen als algemene zegels (mitome-in).
Dus, wat als je echt een officieel zegel nodig hebt, maar je bent niet bereid om er tonnen geld aan te verspillen? Don Quijote is het antwoord, met zijn sjieke (niet echt) hanko box – een machine die uw zegel in een paar minuten graveert. Hij staat meestal in de buurt van de kassa, maar vraag ernaar als u hem niet ziet. Deze hanko-machines vindt u eerder in de “gewone” Don Quijote winkels in de grote steden, dan op de “Mega Don Quijote” locaties in de voorsteden en op het platteland (hoewel de naam anders zou doen vermoeden). De interface is in het Japans, maar het is relatief eenvoudig en intuïtief te gebruiken (maak je niet druk om al die vreemde kanji: groene knop betekent doorgaan, rode betekent terug). Je kunt alles wat je wilt schrijven selecteren, verplaatsen, van grootte veranderen en het lettertype veranderen, door kanji, katakana en het Latijnse alfabet te mengen zoals je wilt. Het touchscreen is niet perfect, maar met een beetje geduld kun je echt mooie resultaten krijgen. De prijs begint vanaf 500 yen, en gaat omhoog naarmate de materialen van betere kwaliteit zijn en het formaat groter. Ok, het is veel meer dan die van 100 yen, maar de betere kwaliteit en de aanpassingen maken deze hanko veel bruikbaarder.
Oh shit, ik ben mijn hanko kwijt, wat moet ik nu doen?
Omdat je hanko de kracht van een handtekening heeft, moet je, als hij gestolen is, aangifte doen bij de politie en de inkan annuleren bij je stadskantoor. Om je inkan op te zeggen, heb je je verblijfskaart of je “My Number”-kaart en je inkan-kaart nodig. Er zijn geen kosten verbonden aan het annuleren van uw inkan.
Als u uw inkan bent kwijtgeraakt (wat verrassend gemakkelijk is!), moet u een nieuwe bestellen voordat u naar het stadskantoor gaat. Op het stadskantoor vragen ze u een formulier in te vullen om uw oude inkan te annuleren en vervolgens nog een formulier in te vullen om uw nieuwe inkan te registreren. De inkan kaart is gekoppeld aan uw hanko, dus ze zullen nodig hebben om uw inkan kaart opnieuw uit te geven waarvoor een kleine vergoeding van ¥ 50.
Dit benadrukt ook het voordeel van het niet gebruiken van dezelfde hanko voor uw bankzaken. Als u hebt geregistreerd uw verloren hanko bij de bank, moet je daar naartoe gaan en registreer uw nieuwe een-bij elke financiële instelling. Ook een goed argument om bij uw handtekening te blijven!