Voorbeeld van RFP-reactie: Your Guide to Winning More Business

Wat maakt een RFP (request for proposal) zo bijzonder voor planners? Om te beginnen moet u laten zien dat uw locatie het meeste waar voor zijn geld biedt en verder gaat dan de concurrentie. Lees verder om te weten te komen waaruit een kwalitatief hoogstaand RFP antwoord bestaat – en zie een RFP antwoord voorbeeld – zodat u planners kunt verleiden en meer business kunt binnenhalen.

Eerst, weet wanneer u moet reageren op RFP’s

Wanneer het op RFP’s aankomt, is snelheid van het grootste belang. Uit een onderzoek van Cvent onder planners in het Verenigd Koninkrijk blijkt dat zij snelheid en nauwkeurigheid willen bij het beantwoorden van RFP’s. Bijna een vijfde (19%) benadrukt het belang van het halen van deadlines om meer business binnen te halen. Om elke lead snel op te volgen, helpen RFP-beheertools van hoge kwaliteit bij het organiseren en versnellen van uw antwoorden. Het is ook slim om een go-to antwoord te creëren voor snelle RFP’s (wanneer het evenement kleinschalig is en planners slechts een paar zaalruimtes nodig hebben).

In de RFP-reacties zullen noodzakelijkerwijs enkele afwijzingen zitten. Stel jezelf de volgende vragen om snel te bepalen welke RFP’s een afwijzing vereisen en welke om een gedetailleerd voorstel vragen:

• Is de RFP echt? Let op de taal van de concurrent, wat kan betekenen dat de verstrekker van de RFP al een locatie heeft waar hij mee wil werken, en alleen een RFP verstuurt om het protocol te volgen.
• Zal de evenementenplanner die de RFP uitgeeft vragen beantwoorden? Zo niet, dan staat hun keuze misschien al vast. Antwoorden krijgen op vragen helpt je een antwoord op maat te maken, en helpt ook bij het opbouwen van de zo belangrijke relatie met de verstrekker.
• Hoe rangschikt je lead scoring software de RFP? Als er weinig tot geen kans is om de gelegenheid te converteren, zou het verstandiger zijn om zich te concentreren op vooraf gekwalificeerde leads.
• Is de geplande datum van het evenement een goede pasvorm voor uw locatie en personeel? Sommige RFP’s zijn geweldige inkomsten generatoren tijdens trage periodes, terwijl anderen de grenzen van uw personeel, faciliteiten en onderaannemers op drukke tijden kunnen testen.
• Hebt u al eerder met de organisator van het evenement samengewerkt? Het hebben van een relatie met de uitgevende instelling geeft u een concurrentievoordeel in termen van het begrijpen van hun behoeften.
• Heeft uw locatie dit type evenement eerder met succes georganiseerd? Zo ja, dan kan dit u een voorsprong geven op de concurrentie.
• Biedt de RFP u voldoende tijd om een antwoord in te dienen? Grotere evenementen RFP’s met een venster van 2 tot 3 weken voor reacties presenteren een waardevolle kans om uw onderscheidend vermogen te benadrukken.
• Heeft het financieel zin om het evenement te boeken? Weeg de potentiële inkomsten af en ga voor die mogelijkheden die een solide rendement op de investering van uw middelen bieden.

Laat ons u helpen uw RFP-reacties te maximaliseren

Communicatie is een belangrijk onderdeel van relatiemarketing voor evenementplanners. We duiken hieronder in de cruciale elementen van RFP-voorstellen, maar neem ook de tijd om uw afwijzingsreacties op te stellen. Dat betekent het personaliseren van geautomatiseerde antwoorden en het schrijven van doordachte individuele antwoorden aan VIP-planners van grootschalige evenementen. In alle gevallen moeten afwijzende antwoorden vriendelijk en professioneel zijn, en uw waardering delen dat de planner contact met u heeft opgenomen. Voor de goede orde, deel je afwijzingsreacties met collega’s en planners met wie je een sterke band hebt om er zeker van te zijn dat de toon juist is.

De 7 onderdelen van een effectieve RFP reactie: Een sjabloon voor succes

Heldere antwoorden maken het verschil tussen RFP’s die de verkoop binnenhalen en RFP’s die potentiële klanten negeren. Het vinden van de juiste balans tussen gedetailleerde informatie en beknoptheid is essentieel in uw antwoord op een RFP. Hier zijn de must-have stukjes van de puzzel:

Inhoudsopgave

Dit gedeelte geeft de planner een gemakkelijke kruisverwijzing voor het delen met de belangrijkste belanghebbenden en beslissers.

Kernelementen van een RFP-reactie inhoudsopgave:

• Branding. Een inhoudsopgave spreekt voor zich (en we hebben hieronder een voorbeeld), maar het is belangrijk om bovenaan de branding van uw locatie te vermelden.

In feite moeten uw merknaam, de naam van de locatie, het adres en de contactgegevens op elke pagina van uw RFP worden vermeld. De planner heeft waarschijnlijk te maken met een groot aantal concurrerende reacties, dus grijp elke gelegenheid aan om uw site bovenaan in beeld te houden.

Coverbrief

Dit is een kans om contact te leggen met de evenementenplanner en tegelijkertijd duidelijk te maken wie u bent en wat u voor hen kunt doen.

Kernelementen van een uitstekende sollicitatiebrief:

• Een vriendelijke, professionele stem. Planners werken maandenlang nauw met u samen in de aanloop naar hun evenementen. Ze willen er zeker van zijn dat uw locatie gemakkelijk zal zijn om mee samen te werken en aan hun behoeften zal voldoen. Zorg ervoor dat de toon van je begeleidende brief het geschreven equivalent is van een vriendelijke persoonlijke begroeting.
• Biedt een waardevolle momentopname. Je geeft details in je samenvatting, maar je begeleidende brief is je visitekaartje. Naast vriendelijkheid, moet uw sollicitatiebrief uw ervaring, uw begrip van hun behoeften, en uw vermogen om hen te voldoen overbrengen.
• Beknoptheid. Ga niet doorzeuren in je sollicitatiebrief; houd het vriendelijk, beknopt en to the point.

Uitvoerende samenvatting

Laat de planner weten dat je hun unieke behoeften begrijpt door te laten zien dat je de RFP grondig hebt gelezen en je due diligence en research hebt gedaan.

Key elementen van een uitzonderlijke uitvoerende samenvatting:

• Gaat direct in op hun specificaties. Houd uw focus op hun “vragen” in uw samenvatting. Zijn ze prioriteit aan een locatie in een spannende omgeving? Geef aan dat een populaire bezienswaardigheid op loop- of rijafstand van uw locatie ligt, en dat u elk uur pendeldiensten naar de locatie op het hele uur aanbiedt.
• Houdt het bij één pagina. Hoewel uw samenvatting specifieker wordt dan de begeleidende brief, mag deze niet langer zijn dan één pagina. In één oogopslag moet de planner zien dat je voldoet aan hun must-have eisen.
• Bullets. Lange, ononderbroken zinnen zijn een snelle manier om je lezer te verliezen. Houd hun aandacht vast en help hen de informatie te absorberen door de kopie op te breken met opsommingstekens.
• Een afbeelding (optioneel). Heeft uw accommodatie state-of-the-art schermen in een groot auditorium, of kleine ontspanningsruimtes ontworpen voor zakenreizigers met stopcontacten en een nabijgelegen koffiestation? Als uw accommodatie voldoet aan een van hun high-level eisen, ga je gang en illustreren dat met een hoge-resolutie foto.

Deliverables and strategy

Het neusje van de zalm van uw antwoord, dit deel beschrijft de specificaties van de locatie, voorzieningen, inbegrepen diensten, en extra’s. Alles wordt duidelijk uitgelegd, zodat de planner weet of de locatie aan al zijn eisen voldoet.

Key elementen van een deliverables en strategie sectie:

• Categorisering. Behandel elke specificatie in de RFP van de planner, onderverdeeld in logische categorieën, zoals F&B, zaalruimte, en evenementtechnologie.
• Het “hoe.” Geef binnen elke categorie aan hoe je aan hun behoeften gaat voldoen. Als ze van plan zijn een slotavond gala, delen dat je een bekroonde catering personeel 20 mensen sterk. Als ze een volgepakte evenementplanning verwachten, deel dan hoe je een evenementconciërge en technische ondersteuning aanbiedt als back-up voor hun team.
• Hoe je niet aan hun behoeften voldoet. Zeer weinig locaties voldoen aan alle specificaties van elke RFP die ze ontvangen. Wees glashelder over de eisen waaraan je niet kunt voldoen. Het is mogelijk dat ze onderhandelbaar zijn. Bovendien waarderen planners eerlijkheid en is de kans groter dat ze uw locatie in overweging nemen voor toekomstige evenementen.

Samenvatting van het evenementproject

Hier verdeelt u de prijs per prestatie en verduidelijkt u de inbegrepen diensten en extra’s.

Kernelementen van een uitstekende samenvatting van het evenementproject:

• Transparantie. In het hierboven genoemde onderzoek onder Britse planners verklaarde bijna een kwart (24%) dat een nauwkeurige prijsopgave de kans op het winnen van de RFP zou vergroten. Transparantie schept vertrouwen voor dit evenement en mogelijke toekomstige evenementen.
• Categorieën en subcategorieën. Eén post voor eten en drinken is niet voldoende. U kunt F&B opnemen als categorie met een samenvallende “totale kostprijs,” maar dan moet u gedetailleerd aangeven wat er in die prijs zit. Geef bijvoorbeeld de kosten van de koffiepauze ’s ochtends, de hapjes voor de pauzesessies en het afsluitende diner. Dit geeft planners het gevoel dat er ruimte is om te schuiven als ze budgettaire problemen hebben.

Kwalificaties

Dit gedeelte is uw kans om te vertellen wat uw locatie perfect maakt voor het evenement van de planner.

Key elementen van een gespecificeerde kwalificaties sectie:

• Over ons. Dit is de tekst die u gebruikt om uzelf te beschrijven op uw website en in marketingmateriaal en persberichten.
• Soortgelijke evenementen die u hebt georganiseerd. Vermeld de namen van de evenementen, en de namen en contactgegevens van de planners. Dit toont ervaring aan met evenementen van hun omvang, reikwijdte en specificaties, evenals vertrouwen in de locatie.
• Awards en certificeringen. Benadruk alle relevante prijzen die uw locatie heeft gewonnen of certificeringen die u een voorsprong kunnen geven op de concurrentie.
• Namen en titels van uw kernteam. Dit geeft de lezer de kans om je kernteam te onderzoeken op LinkedIn en te praten met connecties die met hen hebben samengewerkt.

Overeenkomst

Maak het de eventplanner gemakkelijk om voor u te kiezen door hen documentatie te geven om te ondertekenen; niet alle reacties hebben dit misschien, dus het kan een sterke onderscheidende factor zijn ten opzichte van uw concurrentie.

Key element van een RFP-reactieovereenkomst:

• De ondertekeningsregel. Zorg ervoor dat de planner begrijpt dat deze pagina een contract is. Veel locaties zijn snel volgeboekt – een planner die onder de indruk is van je RFP-voorstel wil het misschien meteen officieel maken.

RFP reactie voorbeeld: Inzoomen op de belangrijkste elementen

Er zijn veel verschillende dingen om in gedachten te houden bij het reageren op RFP’s, maar hoe ziet een echte reactie eruit? Hier hebben we een RFP-antwoordvoorbeeld gemaakt voor een hypothetische conferentie voor leidinggevenden in de detailhandel. De puzzelstukjes die het belangrijkst zijn, zijn onder meer een correct opgemaakte inhoudsopgave, begeleidende brief, samenvatting en kwalificaties.

Hotellocatie: Hillsdale Hotel & Conferentiecentrum

Kandidaat: Samantha Forest, Planning Director, Southeast Retail Executives Association Annual Meeting and Exhibition

RFP antwoordvoorbeeld: Inhoudsopgave

1. Inhoudsopgave

2. Begeleidende brief

3. Samenvatting

• Algemene eisen

4. Projectplan

• Faciliteiten
  • Hoofdbalzaal
  • Breakoutzalen
• Food and beverage
  • Catering
  • Restaurant
• Technologie
  • Audio/visueel
  • Wi-Fi
• beveiliging
• accommodatie
  • vervoer
  • attracties

5. Samenvatting van het project

6. Kwalificaties

• Over ons
• Relevante ervaring
• Bezetting
• Subcontractors

7. Overeenkomst

RFP antwoordvoorbeeld: Begeleidende brief

Geachte mevrouw Forest:

Bedankt voor de mogelijkheid om te reageren op uw verzoek om een voorstel (RFP) voor de Southeast Retail Executives Association Annual Meeting and Exhibition. Wij verheugen ons op de mogelijkheid om u te helpen er voor alle aanwezigen een productieve en plezierige bijeenkomst van te maken.

Als u deze reactie bekijkt, zult u zien dat onze faciliteiten en diensten voldoen aan alle eisen van uw compliance matrix. Uw deelnemers hebben onbeperkte toegang tot conferentie-evenementen en tentoonstellingen, met tal van mogelijkheden voor individuele of kleine groepsvergaderingen in onze rustige break-outzalen of in ons ontspannende hotelrestaurant en bar. Voor degenen die willen netwerken tijdens de vrije tijd, kan onze deskundige conciërge helpen bij het regelen van bezoeken aan de vele unieke culturele en entertainmentattracties van onze stad.

Met onze ruime ervaring in het organiseren van soortgelijke evenementen, zoals beschreven in het kwalificatiegedeelte, zijn wij ervan overtuigd dat een partnerschap met ons u zal helpen uw conferentiedoelstellingen te overtreffen. Wij horen graag van u.

Gegroet,

Michael J. Sutton

Director of Events

Hillsdale Hotel & Conference Center

Wilmington, NC 28502

(910) 555-4444 (main)

(910) 555-777777 (cell)

Waarom het werkt: Dit voorbeeld werkt vanwege de gedetailleerde, no-nonsense aanpak om aan de behoeften van de klant te voldoen. Het benadrukken van de mogelijkheid om te voldoen aan de netwerkbehoeften van de deelnemers – zowel ter plaatse als in de stad – in de inhoudsopgave, en het versterken daarvan in de begeleidende brief, biedt de juiste mate van personalisatie zonder overdreven te zijn.

RFP reactievoorbeeld: Executive summary

Uw vermogen om uw lidbedrijven concurrerend te houden in de detailhandel hangt af van goed opgeleide, gemotiveerde leidinggevenden die met hun retailteams werken om bedrijfsdoelen te bereiken.

Het Hillsdale Hotel & Conference Center is de perfecte locatie om u te helpen deze cruciale doelstelling te bereiken. Onze state-of-the-art faciliteiten en professionele medewerkers zullen uw aanwezigen voorzien van de voorzieningen en service die nodig zijn om te genieten van een doelgerichte ervaring.

Onze achtergrond en expertise bij het hosten van soortgelijke bijeenkomsten stelt ons in staat om u te voorzien van:

• Capaciteiten voor het hosten van maximaal 1.500 deelnemers in een verscheidenheid aan vergader- en expositieruimten.
• Voorbereiding en uitvoering van het evenement, van de voorplanning tot het einde van het evenement, inclusief plattegronden, onkostendeclaratie, tijdlijn en functies; en interactie met dienstverleners zoals audiovisuele, IT en algemene dienstverleners.
• Volledig eten en drinken verzorgd door onze in-house cateraar.
• On-site accommodaties in ons 280-kamers tellende hotel met speciale tarieven voor groepsboekingen.

Kiest u voor het Hillsdale Hotel & Conference Center voor uw evenement, dan beschikt u over de juiste omgeving om uw deelnemers te helpen hun vaardigheden te verbeteren, terwijl u hen beloont met accommodaties, vergaderruimten, eten en activiteiten van wereldklasse. Maak uw Southeast Retail Executives Association Annual Meeting and Exhibition inspirerend, productief en gedenkwaardig.

Waarom het werkt: De inleidende paragrafen geven een overzicht waaruit blijkt dat u de doelstellingen van het evenement van de klant begrijpt. Door snel over te gaan naar de oplossingen, die zijn afgeleid van de behoeften van de klant die in de RFP zijn beschreven, laat u de klant zien dat u in staat bent om aan hun behoeften te voldoen.

RFP antwoordvoorbeeld: Qualifications section

Hillsdale Hotel & Conference Center zet de standaard voor uitmuntendheid als het gaat om het hosten van naadloze evenementen. Wij bieden organisaties als de uwe een unieke combinatie van hoogwaardige faciliteiten, deskundigheid op het gebied van gastvrijheidsdiensten en ervaring met uw bedrijfstak. Ons team van hooggekwalificeerde professionals maakt uw conferentie gedenkwaardig, zinvol en productief voor uw gasten.

Over ons

Hosting van succesvolle evenementen is de kern van wat het Hillsdale Hotel & Conference Center is alles over. Onze 280-kamers tellende hotel biedt moderne gemakken in ontspannen een-en twee-slaapkamer kamers en suites, terwijl onze Wi-Fi-geschikt vergader-en expositieruimtes van harte welkom 15 tot 1.500 deelnemers op meerdere evenementen het hele jaar door. Met onze comfortabele, ruime hotel restaurant en bar, in-house catering diensten, en een team van gecertificeerde meeting planners, kunnen we voldoen aan elke deelnemer en exposant nodig hebben, terwijl het overtreffen van verwachtingen.

Relevante ervaring

1. Jaarlijkse conferentie, Cape Maywood Car Dealers Association

Dit evenement omvatte ontbijt- en lunchpresentaties, educatieve seminars, netwerken en commissievergaderingen voor 552 aanwezigen. De vergaderruimten omvatten de grote balzaal, het auditorium, conferentieruimten en kleine pauzeruimten.

Datum van het evenement: 10-12 juli 2019

Klantreferentie contact info: Holly Sabre, Marketing & Events Manager; CMCDA; (910) 555-0111;

2. Southern Home Design Show

Tradeshow en conferentie voor 86 exposanten en 1.272 aanwezigen in de woningverbetering en interieurontwerpindustrie met verkoop- en educatieve seminars. Vergaderruimten omvatten tentoonstellingshal en conferentieruimten.

Datum van het evenement: 12-14 maart 2019

Customer reference contact info: Sonja Wolfe, General Manager; Design Shows Unlimited; (828) 555-0191;

3. Annual Meeting & Bierfestival, National Craft Brewing Guild

Publiek festival en verenigingsconferentie met 60 ambachtelijke brouwers en 1.400 aanwezigen. Comitévergaderingen, bierproeverijen, entertainment en educatieve seminars. Hoofdevenement en seminars worden gehouden in tentoonstellingshal, vergaderingen in vergaderzalen.

Datum van het evenement: 11-12 oktober 2019

Customer reference contact info: Dave Walden, President; NCBG; (910) 555-0177;

Staffing

The Hillsdale Hotel & Conference Center heeft een ervaren event-services team dat zich inzet om aan de behoeften van de aanwezigen te voldoen en uw doelstellingen te ondersteunen. Wij zijn trots op onze aanwervings- en opleidingspraktijken om het hoogste niveau van professionalisme en kwaliteitsgastvrijheid te garanderen. Het is ons een genoegen u kennis te laten maken met enkele van de mensen die uw komende conferentie zullen ondersteunen:

EXECUTIVE TEAM

• General Manager Ken Bailey,
• Director of Food & Beverage Deborah Madden,
• Directeur Operations Greg Fairbanks,

SALES TEAM

• Sales Manager Amber Robertson,

Catering SALES TEAM

• Catering Sales Manager Jody Summers,
• Executieve chef-kok Caitlynn Gilbert,
• Food & Beverage Manager Cooper Garritt,

EVENT SERVICES TEAM

• Director of Events Michael J. Sutton,
• IT Manager Sarah Grove,

Onderaannemers

Al 22 jaar sluit het Hillsdale Hotel & Conference Center contracten af met verantwoordelijke leveranciers van evenementondersteuning. Wij hanteren de hoogste normen voor onze evenementpartners zoals u en staan achter deze kwaliteitsbedrijven:

River Frost Flowers – Verzorgde bloemendiensten voor meer dan 200 sociale en zakelijke evenementen met tussen de 100 en 1.000 gasten. www.riverfrostflowers.com

Quarter Moon DJ & Event Music – Verzorgde DJ, live muziek en achtergrondmuziek voor meer dan 250 evenementen in onze zalen. www.quartermooneventmusic.com

Waarom het werkt: Transparantie en beknoptheid zijn hier de sleutel. Beknopte details over uw ervaring uit eerder gepubliceerd materiaal, ondersteund door referenties voor soortgelijke klantevenementen, laten zien dat u dit al eerder hebt gedaan. Het opnemen van teamleden op hoog niveau en partners van uw leveranciers wekt vertrouwen en geeft planners het gevoel dat u klaar bent voor complexe evenementen – en de onvermijdelijke uitdagingen die daarbij komen kijken.

Versnel de responstijd met RFP-beheersoftware