Wat is blokplanning? (En hoe het de productiviteit verhoogt)

Op 6 augustus 1991 veranderde de wereld voorgoed toen het internet voor iedereen beschikbaar werd. Minder dan 30 jaar later is ons leven onherroepelijk veranderd. We kunnen nu 24/7 leren, ontdekken en communiceren, wat zowel verbazingwekkend is als, zoals we allemaal weten, gevaarlijk voor onze productiviteit. Daarom is de vraag “Wat is blokplanning?” belangrijk geworden.

Om duidelijk te zijn, het internet is niet de enige afleiding in het leven, en hoewel productiviteit de afgelopen jaren een enorm modewoord is geworden, is het slechts een maatstaf voor vooruitgang: Doe je wat het belangrijkste is? Bent u actief op weg naar uw doelen?

Auteur Neil Pasricha schrijft in Harvard Business Review:

“Nu onze wereld steeds drukker wordt en onze telefoons steeds pieperiger, wordt de schaarsste bron voor ons allemaal aandacht en creatieve output. En als je niet de tijd neemt om iets nieuws en moois in de wereld te zetten, dan neemt je waarde snel af.”

De meeste ondernemers kunnen zich goed vinden in dit sentiment. Pasricha heeft zijn eigen productiviteitsproblemen opgelost door “onbereikbare dagen” in te stellen, waarop hij geen sms’jes, telefoontjes, vergaderingen, waarschuwingen of afspraken van welke aard dan ook binnenkrijgt. Hij zegt dat deze gerichte sessies hem in staat hebben gesteld zijn meest creatieve en lonende werk te produceren.

Ik vind Pasricha’s aanpak geweldig, maar voor mij is het niet altijd realistisch. Als oprichter en CEO van JotForm moet ik me dagelijks met allerlei beslissingen bezighouden, van het aannemen van personeel tot het uitstippelen van een productroute en financiële planning. Ik vermoed dat andere oprichters er net zo over denken. Toch geloof ik in de kracht van geconcentreerd werken, en dat is ook de reden waarom ik blokplanning aanbeveel.

Wat is blokplanning?

Ondernemers pronken vaak met hun multitasking-ervaring als een eerbewijs. Een bedrijf starten is immers touwtrekken tussen concurrerende prioriteiten.

Hoewel multitasking efficiënt aanvoelt, toont onderzoek aan dat het wisselen tussen taken de productiviteit met wel 40% kan verlagen. Het wisselen van taken laat wat Dr. Sophie Leroy “aandachtsresidu” noemt achter, wat betekent dat we nog steeds aan een vorige activiteit denken terwijl we aan de volgende beginnen.

Hier kan blokplanning uitblinken. Wat is een blokschema precies?

Wij raken meestal al op de middelbare school met het concept van blokschema’s vertrouwd. Je hebt waarschijnlijk elk schooljaar een rooster gekregen met een bepaald aantal lessen per dag, allemaal geblokkeerd op basis van lestijd.

Ook wel time blocking genoemd, is blokplanning de praktijk van het toewijzen van grote brokken tijd aan gerelateerde taken. Zo kunt u bijvoorbeeld de maandag bestemmen voor vergaderingen en de dinsdag voor strategie. Leraren maken vaak gebruik van blokplanning bij het maken van lesplannen. Er zijn veel verschillende benaderingen, waar we zo op in zullen gaan.

Eerst, hier is waarom het belangrijk is. Zaken doen is in wezen problemen oplossen. Het bedenken van strategieën, het schrijven van code, het ontwikkelen van producten, en alle andere activiteiten die ondernemers ondernemen, vragen om focus en minimale afleiding. Het zijn ook inherent menselijke taken die niet gemakkelijk zullen worden vervangen door AI, wat betekent dat uw bedrijf afhankelijk is van uw vermogen om diep te gaan.

Cal Newport, auteur van Deep Work: Rules for Success in a Distracted World, zei in een interview uit 2017:

“Focus is nu het levensbloed van deze economie.”

Ondernemers gebruiken hun geest om ideeën te lanceren en waarde te creëren, dus het vermogen om zich te concentreren is “bijna als een superkracht”.

Blokplanning kan je ook helpen om in minder tijd werk van hogere kwaliteit te produceren. Volgens de Wet van Parkinson “breidt het werk zich uit om de tijd te vullen die beschikbaar is voor de voltooiing ervan”, en daarom kan het instellen van tijdslimieten een uitdijende taak laten leeglopen.

Hoe gebruik je tijdblokken om je productiviteit te verhogen

We hebben allemaal een ander ritme en andere verantwoordelijkheden. Personalisering is de sleutel tot succesvol tijdblokken, en het zal wat vallen en opstaan vergen. Zo begint u.

1. Beoordeel uw agenda

Het beoordelen van uw huidige agenda kan verrassend moeilijk zijn, omdat maar weinigen van ons nauwkeurig kunnen inschatten hoeveel tijd een taak kost. Als het makkelijker voelt, houd dan een hele week bij hoe u uw tijd besteedt. Noteer elke activiteit, zelfs 10 minuten e-mailen en 15 minuten social media scrollen tussen vergaderingen door.

Als u eenmaal weet hoe u uw tijd hebt besteed, weet u makkelijker wat u moet behouden en wat u weg moet gooien als u uw nieuwe planning gaat maken.

2. Zoek naar patronen

Als u een volledige week hebt gedocumenteerd, groepeert u taken in categorieën. U kunt bijvoorbeeld de volgende categorieën opnemen:

• Administratief
• Gesprekken
• Creatief werk
• Email
• Persoonlijke tijd.

U kunt taken ook labelen op basis van hoe u zich voelt terwijl u ze uitvoert, of hoe ze uw energieniveaus beïnvloeden op een schaal van 1-10. Doe wat voor u zinvol is.

3. Rangschik uw tijdblokken

Experimenteer met verschillende blokplanningspatronen. Een ochtend kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

• 8-9 uur: E-mails beantwoorden
• 9-10 uur: Marketingvoorstel schrijven
• 10-11 uur: Brainstormen en plannen voor project van klant A
• 11-12 uur: Afspraak met klant A om ideeën te bespreken

Het kan echter ook zijn dat je direct na het wakker worden creatiever bent. In dat geval zou je “brainstormen en plannen” naar een eerder tijdstip willen verplaatsen. Als het beantwoorden van e-mails het beste is wanneer je je na de lunch een beetje lusteloos voelt, zet het dan daar.

Lees je emoties en capaciteiten gedurende de dag om aan te boren wat voor jou het beste werkt.

Het doel is uiteindelijk om te voorkomen dat je gedurende de dag, de week en misschien zelfs de maand van mentale versnelling moet veranderen. Ik realiseer me dat dit niet gemakkelijk is, vooral voor ondernemers, maar het kan ongelooflijk waardevol zijn.

Een hele dag besteden aan projecten waar je een hekel aan hebt, zoals administratief werk of vergaderingen, kan ontmoedigend aanvoelen, maar door ze in één dag te blokkeren, kun je de rest van je week oneindig veel productiever en aangenamer maken. U bent vrij om alle ondernemersuitdagingen aan te gaan die uw bloed doen stromen.

4. Maak dagthema’s

Als u iemand bent die zich op veel dingen moet concentreren gedurende één dag of week, vindt u het misschien voordeliger om thema’s voor elke dag te maken in plaats van uw dag te verdelen in afzonderlijke taken. Je kunt bijvoorbeeld maandag instellen als brainstorm-/planningsdag, dinsdag als administratieve dag, etc.

Als je deze route neemt, raad ik je aan om altijd minstens één familiedag in te plannen.

Voordelen van blokplanning

Als je eenmaal hebt geantwoord op de vraag “Wat is blokplanning?” en weet hoe je het correct gebruikt, zul je merken dat je er veel voordelen aan hebt. Hier volgen er een paar.

Battle Procrastination

Als u uw planning klaar hebt en weet dat u maar een uur hebt om een bepaalde taak af te krijgen, wordt het aanzienlijk gemakkelijker om uitstelgedrag te voorkomen.

Voor meer informatie over hoe u kunt stoppen met uitstellen, kunt u dit artikel lezen.

Reken realistische tijdsinschattingen

Als u een tijdje met tijdblokken hebt gewerkt, zult u leren welke activiteiten de meeste/minst mogelijke tijd kosten. Het kan zijn dat u de eerste maand uw planning moet aanpassen om het goed te krijgen, maar wees geduldig. U leert steeds beter in te schatten hoeveel tijd een bepaalde taak in beslag zal nemen.

Ontwikkel meer focus en aandacht

Wanneer uw agenda weinig ruimte laat om door sociale media te scrollen of met collega’s te chatten, zult u merken dat uw hersenen meer aandacht besteden aan de taak die u moet uitvoeren. Je reageert op de grenzen die je voor jezelf hebt gesteld en concentreert je om dingen gedaan te krijgen.

Definitieve gedachten

De meeste startende ondernemers hunkeren naar vrijheid. Maar schoolroosters, banen en sociale normen dwingen ons te werken met een traditioneel schema en een reactieve mentaliteit. Voor we het weten, hebben we een werkschema gecreëerd dat teruggaat tot de 19e eeuw, zelfs in onze eigen bedrijven. Blokplanning is niet alleen een middel om de productiviteit te maximaliseren; het is een manier om je tijd terug te winnen.

In de 14 jaar dat ik bij JotForm werk, heb ik me gerealiseerd dat bedrijfsgroei betekent dat je meer moet doen van wat de grootste impact heeft. Dat lukt niet altijd, maar ik probeer mijn tijd en energie te richten op zaken die er toe doen, en ik weet dat drukte niet synoniem is aan productiviteit.

Als u er net zo over denkt, probeer het dan eens. Deel je experimenten met roosteren met collega’s en familieleden, zodat ze de veranderingen begrijpen en je kunnen steunen.

Ten slotte: maak je geen zorgen over hoe je het meteen goed kunt doen. Misschien moet u onder de motorkap van uw agenda kruipen en er een beetje aan sleutelen. Zoek uit wat voor u werkt en bescherm uw nieuwe schema ten koste van alles.

Meer tips over timemanagement

• Wat is timemanagement en hoe kun je je tijd verstandig indelen
• 7 effectieve tips voor timemanagement om je productiviteit te maximaliseren
• Hoe kun je je concentreren en je productiviteit maximaliseren (de definitieve gids)

Featured photo credit: William Iven via unsplash.com