Wat wilt u dit jaar voor kerst?
De meeste Amerikaanse werknemers willen een hoger salaris in het nieuwe jaar, gevolgd door een betere ziektekostenverzekering, een beter evenwicht tussen werk en privé, een nieuwe werkgever en meer vakantiedagen. Als je de cijfers bij elkaar optelt, blijkt uit een onderzoek van Bankrate Money Pulse dat een kwart van de ondervraagden meer vakantietijd en een betere balans tussen werk en privé zou willen.
Het grappige is dat als het op extraatjes aankomt, een beetje vrije tijd een voordeel is dat werkgevers hun werknemers gemakkelijk kunnen bieden zonder de bank te breken of, in de meeste gevallen, een belastingconsequentie teweeg te brengen.
naar hun vluchten op Reagan National Airport in Arlington, Virginia, 23 december 2015. Meer dan 100 miljoen vakantiereizigers zullen naar verwachting in de VS reizen tijdens de laatste weken van het jaar volgens de American Automobile Association. Photo credit: SAUL LOEB/AFP/Getty Images.
Het geven van contante en girale geschenken aan werknemers heeft namelijk een fiscaal gevolg. Dat komt omdat contant geld altijd belastbaar is voor de werknemer. Hetzelfde geldt voor geschenken in geld, zoals Visa chequekaarten of cadeaubonnen, ongeacht het bedrag.
Geschenken aan werknemers anders dan in geld worden niet echt als geschenken beschouwd: hoe je het ook noemt – een geschenk, bonus of extraatje – een geschenk anders dan in geld dat aan een werknemer wordt gegeven, is wat de belastingdienst betreft een vergoeding. Dat betekent dat het moet worden gemeld en belastbaar is. Er is echter een uitzondering voor kleine giften in natura die als de minimis worden beschouwd: de belastingdienst vindt dat die niet belastbaar zijn. De minimis-geschenken zijn geschenken die zo klein zijn dat het administratief ondoenlijk is ze te melden. Dus een fruitmand of een doos bonbons kan als de minimis worden beschouwd, maar een Rolex-horloge?
Een manier om geschenken in contanten en giften anders dan contanten met waarde smakelijker te maken, is door naar boven af te ronden en een beetje extra in te calculeren om de belasting te betalen.
Maar wat als u uw werknemers iets zou kunnen geven dat ze echt kunnen gebruiken zonder (in de meeste gevallen) een belastingconsequentie te veroorzaken? Dat bestaat. Het heet vrije tijd.
- Als u een werknemer op uurbasis vrije tijd geeft zonder loon, zijn er geen fiscale gevolgen voor de werknemer en de werkgever. Geen werk voor werknemers op uurbasis betekent over het algemeen geen loon, hoewel het vermeldenswaard is dat sommige bedrijven wel betaalde vakantie voor werknemers op uurbasis hebben. Hoewel de werknemer het loon kan missen, kan hij de vrije tijd meer waarderen.
- Als u een werknemer op uurbasis vrijgeeft met behoud van loon, heeft dit dezelfde fiscale gevolgen als wanneer de werknemer de tijd daadwerkelijk had gewerkt. U knipt de cheque en het loon moet worden aangegeven en is belastbaar. Het verschil is natuurlijk dat de werknemer het loonstrookje in zijn zak heeft en de vrije tijd.
- Als u een werknemer in loondienst vrije tijd geeft, gelden dezelfde fiscale gevolgen als wanneer de werknemer een “normaal” rooster zou hebben gewerkt, ervan uitgaande dat het wordt behandeld als betaalde vrije tijd of vakantie. Met andere woorden, als u een werknemer een vast bedrag van $4.000 betaalt voor de maand december, zijn de fiscale en financiële gevolgen voor de werknemer precies hetzelfde, of de werknemer nu drie of vier weken werkt. In dat geval is het voordeel natuurlijk dat de werknemer het loonstrookje in zijn zak heeft en de vrije tijd.
- Als u uw werknemers absoluut geen vrije tijd kunt aanbieden, overweeg dan een flexibelere regeling tijdens de feestdagen aan te bieden, zoals thuiswerken. In de meeste gevallen zijn er geen fiscale of financiële consequenties aan het flexwerken (hoewel u er rekening mee moet houden dat er soms gekke lokale wetten van kracht kunnen worden, afhankelijk van waar u woont en wat u doet). Flexibiliteit betekent dat het werk nog steeds gedaan wordt terwijl uw werknemers nog steeds tijd hebben om door te brengen met familie en vrienden. Geloof me, werkende ouders zoals ik zijn meer dan bereid om de tijd te flexwerken om het werk gedaan te krijgen als dat betekent dat er genoeg tijd is om overdag de nieuwe Star Wars-film met de kinderen te bekijken.
Dit gezegd hebbende, hier is het belangrijkste deel: wanneer u uw werknemers vrije tijd aanbiedt, zorg er dan voor dat de werknemers weten dat u het meent. Volgens het Center for Economic and Policy Research krijgt 25% van de Amerikanen helemaal geen vakantie. Er is geen wet die betaald verlof voor vakantie verplicht stelt. En zelfs als Amerikanen vakantie hebben, zijn ze bang om het op te nemen omdat ze bang zijn dat ze hun baan verliezen of bang zijn dat hun bazen zullen denken dat ze lui zijn: in feite gebruiken werknemers in de VS slechts 51% van hun in aanmerking komende betaalde vakantiedagen en betaalde vrije tijd, volgens een onderzoek van Glassdoor. Vrije tijd mag er niet toe leiden dat werknemers zich schuldig voelen omdat ze nemen wat hen is aangeboden. Zorg ervoor dat uw werknemers weten dat u bedoelt dat het een goed aanbod is – zonder voorwaarden.
Ik heb het geluk dat mijn werkgever (Forbes) vrije tijd tijdens de feestdagen aanmoedigt. Mijn advies aan u? Als u net als ik de kans krijgt om deze feestdagen een paar dagen vrij te nemen, doe dat dan zonder u te verontschuldigen.
En voor degenen onder u die als zelfstandige werken of op een andere manier het gevoel hebben dat u de hele tijd aan het werk bent? Adem. Dat geldt ook voor advocaten, schrijvers, techneuten en andere professionals. Ik snap dat sommige mensen, waaronder eerstehulpverleners en militairen (zoals mijn broer), moeten werken. Maar als je dat niet doet? Doe het dan niet. Brian Tannebaum, een in Florida gevestigde strafrechtadvocaat en auteur, vatte het heel mooi samen:
Juristen, het is OK om iets eerder van de feestdagen te genieten dan het moment dat je opkijkt en de Kerstman door de lucht ziet vliegen. Niemand zal minder over je denken. Ik beloof het. Stop met de e-mails, stop met de “dingen die je nodig hebt voor volgende week.” Ga gewoon en wees een paar dagen een normaal mens.
Doe het dan. Fijne feestdagen!
Volg me op Twitter of LinkedIn. Bekijk mijn website.