Wanneer u een bedrijf opricht, zijn er een aantal verschillende vereisten die u in de gaten moet houden. En als u een vennootschap opricht, krijgt u te maken met een aantal andere verantwoordelijkheden, zoals het opstellen van statuten. Dus, wat zijn statuten?
Wat zijn statuten?
Statuten zijn juridische documenten waarin de regels, voorschriften en richtlijnen van uw organisatie staan beschreven. In sommige gevallen dienen bedrijven hun statuten in bij de oprichting van hun bedrijf.
In de meeste gevallen is de raad van bestuur van het bedrijf of de organisatie verantwoordelijk voor het opstellen van de statuten.
Het belangrijkste doel van zakelijke statuten is het beschermen van de rechten en het op een rij zetten van de plichten van de directeuren, CEO, aandeelhouders en commissieleden.
Uw statuten kunnen u helpen uw bedrijf soepeler te leiden. Statuten kunnen helpen bij verkiezingen, benoemingen en het beslechten van geschillen tussen partijen.
Bedrijfsstatuten worden het meest geassocieerd met vennootschappen. Maatschappen en non-profitorganisaties kunnen echter ook statuten hebben. Andere soorten organisaties, zoals verenigingen en clubs, hebben meestal ook een huishoudelijk reglement.
De huishoudelijke reglementen van uw organisatie zijn niet in steen gebeiteld nadat u ze hebt opgesteld. U kunt ze altijd herzien of wijzigen als dat nodig is.
Elk lid, elke directeur en elke functionaris moet een exemplaar van de statuten van de organisatie hebben en bekend zijn met de inhoud ervan.
Oprichtingsakte vs. statuten
Jouw statuten en oprichtingsakte gaan hand in hand. Statuten bevatten details over uw bedrijf, waaronder de rol die managers en aandeelhouders in het bedrijf zullen spelen.
De statuten zullen waarschijnlijk zaken bevatten als:
- de naam van uw bedrijf
- de vestigingsplaats van uw bedrijf
- de namen en adressen van directeuren en functionarissen
- een verklaring over het doel van uw bedrijf
- het aantal aandelen dat uw bedrijf kan uitgeven
Hoewel statuten vergelijkbaar klinken met statuten, zijn ze niet een en hetzelfde. U moet zich echter wel laten registreren bij uw staat en uw statuten opstellen nadat u uw bedrijf hebt opgericht.
Nadat u uw bedrijf hebt opgericht, moet u een raad van bestuur instellen. De raad van bestuur zal vervolgens de statuten van uw kleine bedrijf vaststellen.
Wanneer u uw bedrijf opricht, moet u de statuten bij uw staat indienen. U hoeft de statuten niet bij de staat in te dienen, tenzij uw organisatie de status van non-profit organisatie aanvraagt.
Bewaar zowel de statuten als de oprichtingsakte in uw administratie voor de zekerheid en in geval van een audit.
Lees hieronder nog enkele andere verschillen tussen de statuten en de oprichtingsakte.
| Statuten | Bylaws |
| Opnemen van gedetailleerde regels en procedures die de organisatie/onderneming moet volgen | |
| U moet uw statuten bij uw staat indienen | In de meeste staten, bent u niet verplicht uw statuten in te dienen |
| Nadat uw statuten door de staat zijn goedgekeurd, worden ze een openbaar document | De statuten zijn doorgaans niet toegankelijk voor het publiek en worden voornamelijk bewaard in de bedrijfsadministratie |
| Je moet je statuten wijzigingen | U hebt de vrijheid uw statuten op elk gewenst moment te wijzigen |
Bylaws-onderdelen
Bylaws bestaan uit een paar verschillende onderdelen. De statuten van elke organisatie zijn uniek en afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Hoewel statuten van bedrijf tot bedrijf kunnen verschillen, zijn hier enkele algemene onderdelen die u in uw statuten zou kunnen opnemen:
- Statement van doel
- Proces van wijziging van statuten
- Raad van bestuur
- Commissies
- Belangenconflicten
- Vergaderingen
- Leden
- Bestuurders
Statement of purpose
Dit deel geeft meestal gedetailleerde basisinformatie over de organisatie, zoals de naam en het doel van de organisatie. Het moet antwoord geven op de volgende vragen:
- Waarom bent u in zaken?
- Wat is het doel van uw organisatie?
- Hoe gaat u uw doelen bereiken?
Proces van statutenwijziging
Elke organisatie moet een sectie over statutenwijziging bevatten. In dit deel wordt de procedure beschreven voor het wijzigen van de statuten van de organisatie en wie wijzigingen of herzieningen kan aanbevelen en over wijzigingen kan stemmen.
Raad van bestuur
Uw raad van bestuur is het bestuursorgaan van uw organisatie. In dit hoofdstuk moet worden vermeld aan welke voorwaarden moet zijn voldaan om lid te kunnen worden van de raad van bestuur, hoe vacatures worden vervuld, de duur van de ambtstermijn en de verantwoordelijkheden van elk lid.
Commissies
Als uw organisatie commissies heeft, moet in dit hoofdstuk worden beschreven hoe de commissies zijn gevormd en wat de missie van elke commissie is.
Belangenverstrengeling
In dit hoofdstuk wordt beschreven wat er moet gebeuren als er sprake is van belangenverstrengeling. Als een directeur bijvoorbeeld baat zou hebben bij een bepaalde kwestie, zou hij of zij niet over die kwestie mogen stemmen. Doet hij dat toch, dan kan dat worden beschouwd als belangenverstrengeling. Een bestuurder moet dit conflict onmiddellijk melden om niet te mogen stemmen.
Vergaderingen
Dit hoofdstuk gaat in op het schema van reguliere vergaderingen, inclusief tijd en plaats. Het bevat ook details over de voorwaarden voor aanwezigheid en de vereisten voor kennisgeving aan de raad, comités of leden. In dit deel wordt ook het quorum gespecificeerd (het aantal bestuurders dat nodig is om over kwesties te stemmen).
Leden
In dit deel worden de verschillende soorten leden, het stemrecht van leden, het proces voor het aanvaarden van het lidmaatschap en het beleid voor het verwijderen van leden gespecificeerd. Als uw organisatie geen leden heeft, vermeld die informatie dan in dit deel.
Functionarissen
Functionarissen zijn de bestuursleden die een specifieke rol hebben, zoals president, vice-president of penningmeester. In dit deel wordt beschreven hoe functionarissen worden gekozen en ontslagen, wat hun taken zijn, welke bevoegdheden ze hebben en hoe lang hun mandaat duurt. U moet ook de procedures voor het verwijderen van een officier of het vullen van vacante posities.
Belang van statuten
In de statuten van uw bedrijf staat wat uw organisatie wel en niet kan doen in een bepaalde situatie. Uw statuten zijn in wezen een blauwdruk voor de manier waarop uw organisatie moet worden geleid en beheerd. Statuten kunnen worden gebruikt om:
- geschillen te beslechten
- beslissingen te nemen
- zaken consistent te houden
- conflicten te vermijden
- regels te communiceren
- nieuwe bestuurders en functionarissen op te leiden
Omdat ze zulke belangrijke informatie bevatten over het leiden van uw bedrijf/organisatie, moet u ze niet op een plank laten liggen om stof te verzamelen of te vergeten.
Uw statuten moeten actuele en accurate informatie bevatten. Bekijk uw statuten regelmatig (bijv. eens per jaar) om informatie te herzien en het document up-to-date te houden.
Op zoek naar een eenvoudige manier om de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf bij te houden? Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u uw boekhoudproces stroomlijnen, zodat u weer aan de slag kunt. Probeer het vandaag nog gratis uit!
Wat vindt u van dit artikel? Ga naar Facebook om het ons te laten weten!
Dit artikel is bijgewerkt ten opzichte van de oorspronkelijke publicatiedatum van 30 januari 2015.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.