J. DeLayne Stroud Freddie Mercury, voormalig lid van de Britse rockgroep Queen uit de jaren zeventig, was misschien niet de meest geschikte en politiek correcte toen hij deze songtekst schreef: “No time for losers, ‘cause we are the champions….” Maar de fans begrepen de betekenis en de opwinding van het kampioen zijn. Hetzelfde zou moeten gelden voor een Six Sigma project Champion.
Voreerst is het belangrijk om te verduidelijken naar welke Champion wordt verwezen. In de Six Sigma methodologie zijn er typisch twee – de deployment Champion en de project Champion. Hier ligt de focus op de project Champion, maar om het verschil duidelijk te maken, moet een kort overzicht van de rollen van de deployment Champion worden gegeven.
Rollen van een Deployment Champion
Een deployment Champion ondersteunt de deployment strategie binnen een line of business, klantsegment of kernproces teams. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kan er slechts één deployment Champion zijn of een senior deployment Champion met meerdere deployment Champions die rapporteren aan die senior persoon.
De taken en verantwoordelijkheden van een implementatiekampioen omvatten gewoonlijk:
- Troduceer Six Sigma binnen de organisatie of divisie.
- Werk samen met de leiders van de organisatie of divisie om hun doelen en doelstellingen te bepalen en stem de Six Sigma implementatie af op die doelen en doelstellingen.
- Hulp bij het identificeren en prioriteren van projecten.
- Opstellen en uitvoeren van trainingsplannen.
- Ontwikkelen van een communicatieplan voor de organisatie of divisie.
- Rapportage van de status van de inzet aan het hoger management.
- Selecteer de projectkampioenen.
- Verwijder barrières voor het team.
- Help met DMAIC tollgates.
Rollen van een Project Champion
Project Champions worden gekozen uit leidinggevend management en zullen ervoor zorgen dat organisatorische systemen op hun plaats zijn om het Six Sigma initiatief (en) te ondersteunen. Project Kampioenen moeten sterke, vocale voorstanders van het Six Sigma programma zijn. Vanwege hun leidinggevende rol in de organisatie, zorgen zij voor kritische blootstelling van het programma aan hun functionele rapporten en goedkeuring van het programma als een management initiatief.
Kampioenen zijn change agents en leidinggevende leiders. Bij elke veranderingsinspanning zal er weerstand zijn. Weerstand is energie. Als leiders moeten projectkampioenen negatieve energie omzetten in positieve energie.
De rol van de projectkampioen kan het volgende omvatten:
- Leid of assisteer de implementatiekampioen bij het identificeren en prioriteren van projecten, en bij het definiëren van de projectomvang.
- Belemmeringen voor Green Belts en Black Belts wegnemen en middelen op elkaar afstemmen.
- Samenwerken met implementatiekampioenen om de Six Sigma-infrastructuur te implementeren.
- Communiceer de voortgang van Six Sigma projecten aan de deployment Champion en proceseigenaren.
- Articuleer de visie door de organisatie.
- Identificeer, prioriteer en definieer projecten die zijn afgestemd op de strategieën, doelen en bedrijfsdoelstellingen van de organisatie.
- Help bij het identificeren van Belt kandidaten en teamleden.
- Samenwerken met financiën om Six Sigma projecten te waarderen.
- Aanwezig bij tollgate reviews om de voortgang te evalueren.
- Belemmeringen wegnemen om projecten tijdig af te ronden.
- Resultaten sturen en communiceren.
- Opportunities zoeken, communiceren en benutten, en best practices delen.
- Belts coachen.
- Belts en teams belonen en erkennen.
- Samen met Master Black Belts zorgen dat de gerealiseerde voordelen blijvend zijn.
Beste Project Champion Traits/Behaviors
De traits of gedragingen waarover een project Champion moet beschikken kunnen als volgt worden samengevat:
- Relativeert Six Sigma aan de eisen/tevredenheid van de klant en de bottom line.
- Begrijpt zowel de technische als de financiële aspecten van Six Sigma.
- levert resultaten die de bottom line en de bedrijfsstrategieën beïnvloeden.
- Blijkt energie en passie voor het werk.
- Exciteert en mobiliseert anderen.
De laatste twee eigenschappen/gedragingen zijn inherent aan de persoonlijkheid van een individu. Een persoon kan deze eigenschappen hebben, maar ze zijn slapend door gebrek aan gebruik. In dat geval kan het individu gecoacht worden zodat deze kwaliteiten naar boven komen. Men moet niet vergeten dat Six Sigma het meest effectief is als er een sterke betrokkenheid en steun is van het hoger management voor het Six Sigma initiatief. Als steun van bovenaf ontbreekt of afneemt, dan zal de opwinding die van project Kampioenen wordt verwacht van korte duur zijn of niet worden geaccepteerd door de massa.
Als project Kampioenen worden gekozen uit een management pool, dan zijn zij gemachtigd om autoriteit te verlenen aan de Six Sigma project teams. Door samen te werken met de implementatiekampioen en te helpen bij de selectie van projecten en de toewijzing van middelen, zorgen projectkampioenen ervoor dat de organisatorische bodem vruchtbaar is voor projectgroei en succes. Door continue betrokkenheid bij het Six Sigma initiatief, sturen project Kampioenen een duidelijk signaal naar de massa’s in de organisatie dat de betrokkenheid van het management continu is. Het ontkrachten van de notie dat het programma de “smaak van de maand” is, is een voortdurende, maar noodzakelijke uitdaging om onproductieve subculturen die kunnen bestaan te overwinnen. Project Champion training zorgt voor een bewustzijn van deze rollen, verantwoordelijkheden en uitdagingen.
Wat Project Champion Training Omvat
Six Sigma project Champions worden ook onderwezen in de basistechnieken die door Six Sigma teams worden gebruikt. Het doel van deze training is om een bewustzijn van de tools en technieken te kweken, zodat project Champions de beperkingen van de tools kennen, evenals hun sterke punten. Dit weerhoudt project Champions ervan om het onmogelijke na te streven, terwijl het hen ook aanmoedigt om te streven naar nieuwe mogelijkheden van de teams. Projectkampioenen die vertrouwd zijn met de technieken kunnen ervoor zorgen dat de projectteams hun analyses nauwgezet blijven uitvoeren. Dit dient als een nuttig controlepunt voor duurzaamheid van projectsuccessen.
Er zijn vele versies van projectkampioen training. Sommige programma’s zijn intensieve tweedaagse sessies waarin projectkampioenen een bedrijfssimulatie van de DMAIC-verbetercyclus doorlopen. Andere programma’s hebben agenda’s van een week waarin de project kampioenen de primaire Six Sigma tools leren en gebruiken waarmee ze de Belts coachen gedurende de levenscyclus van het project. Ongeacht de lengte van de sessies, het trainen van project Champions voorafgaand aan procesverbetering projecten is een kritische factor in het algehele succes van de Six Sigma inspanningen van een organisatie. Het begeleiden van een team door de stappen van procesverbetering of procesontwerp is niet instinctief. Het vergt voorbereiding, training, communicatie en bovenal, uitvoering.
Conclusie: Er wordt veel van een kampioen verlangd
Projectkampioenen moeten de juiste mensen bijeenbrengen en opleiden, van bovenaf toegewijd leiderschap hebben, levensvatbare en vruchtbare projecten selecteren, en metrieken voor feedback in de organisatie integreren. De rol van projectkampioen vereist vastberadenheid, geduld en overtuigingskracht. En, ze moeten ervoor zorgen dat ze een beetje plezier hebben tijdens het implementeren van een project. Goede projectkampioenen moeten hun team een kick-off geven die het niet snel zal vergeten en vervolgens de motivatie voortzetten tijdens de controlefase.