- Jeśli zarobisz $400 od jednego pracodawcy jako freelancer, jesteś zobowiązany do uwzględnienia tego dochodu w swoim rocznym zeznaniu podatkowym.
- Zatrudnienie księgowego może pomóc Twojej firmie zaoszczędzić setki dolarów.
- Zrozumienie, do jakich odliczeń podatkowych się kwalifikujesz, jest kluczem do oszczędzania pieniędzy i unikania kontroli podatkowych.
- Ten artykuł jest dla freelancerów i niezależnych wykonawców, którzy chcą zrozumieć swoje obowiązki podatkowe.
Prowadzenie własnej firmy freelancerskiej wiąże się z dużą swobodą. To ekscytujące, że możesz ustalać własne godziny pracy, być swoim własnym szefem, wybierać własnych klientów i decydować, które projekty chcesz realizować, a które porzucić. W rzeczywistości około 57 milionów ludzi – lub 35% siły roboczej w Stanach Zjednoczonych – wykonuje pracę freelancera, czy to jako sytuację tymczasową, poboczny koncert lub długoterminową ścieżkę kariery, zgodnie z badaniem 2019 Freelancing in America.
Jednakże freelancing przychodzi ze swoją częścią wyzwań, od negocjowania uczciwej ceny za swoją pracę do martwienia się o to, skąd przyjdzie następna praca, a nawet czy w ogóle przyjdzie.
Jednym z obszarów, o którym wielu freelancerów nie myśli zbyt wiele, jest płacenie podatków. Nowi freelancerzy, zwłaszcza ci, którzy do niedawna mieli tradycyjną pracę w firmie, są przyzwyczajeni do tego, że ich pracodawca automatycznie dokonuje potrąceń z ich wypłat. Jednakże, samozatrudnieni są odpowiedzialni za utrzymanie się na szczycie swoich zobowiązań podatkowych i zorientowanie się co i kiedy muszą zapłacić.
Dla freelancerów i niezależnych wykonawców, czas podatkowy nie jest raz w roku – jest zawsze na horyzoncie. Te wskazówki od ekspertów podatkowych pomogą Ci przygotować się do sezonu podatkowego i nie tylko.
Zrozum podstawy podatków dla freelancerów.
Jako freelancer, możesz mieć wyjątkowo rozwinięte umiejętności w swojej branży, ale to nie znaczy, że znasz różnicę między FICA i IRA. Zacznijmy więc od przeglądu niektórych podstaw podatkowych, które odnoszą się do freelancerów.
„Wszyscy właściciele firm, niezależnie od tego, czy są freelancerami, czy dyrektorami generalnymi, muszą mieć podstawowe zrozumienie księgowości i podatków, aby ich pieniądze pracowały dla nich”, powiedział Alexis Krystina, główny księgowy i założyciel Advance Accounting.
Co to jest podatek od samozatrudnienia?
Jeśli zarabiasz $400 lub więcej w ciągu roku jako freelancer od pojedynczego pracodawcy, Internal Revenue Service uznaje cię za samozatrudnionego i wymaga od ciebie płacenia podatków jako właściciel firmy. Oprócz standardowych podatków dochodowych opartych na twoim przedziale podatkowym i statusie składania zeznań, jesteś odpowiedzialny za płacenie podatku od samozatrudnienia w wysokości 15,3%, który reprezentuje podatki Social Security i Medicare, które normalnie płaciłbyś, jak również połowę typowo pokrywaną przez tradycyjnego pracodawcę.
„Niektórzy nowi samotni przedsiębiorcy i przedsiębiorcy są zszokowani, gdy muszą płacić podatek od samozatrudnienia”, powiedziała Ellie Thompson, dyrektor generalny Money Therapy. „Kiedy pracujesz w korporacji, podatki takie jak Medicare i Social Security są już odliczane od twojej wypłaty. Jako przedsiębiorca, musisz rozliczać się z nich na własną rękę.”
Jakie formularze musisz złożyć?
W miejsce pojedynczego formularza W-2, który otrzymujesz co roku jako tradycyjny pracownik, freelancerzy otrzymują formularz 1099-MISC od każdego klienta, który płaci ci 600 dolarów lub więcej. Zgłaszasz swój dochód 1099-MISC na załączniku Schedule C do swojego zeznania podatkowego.
Kiedy trzeba płacić podatki freelancerom?
Freelancerzy, którzy spodziewają się być winni $1,000 lub więcej w podatkach są zobowiązani do płacenia szacunkowych podatków kwartalnie, ponieważ dochód freelancera nie jest potrącany przez pracodawców przez cały rok. Formularz IRS 1040-ES może pomóc oszacować, ile będziesz winien w podatkach w każdym kwartale, i ważne jest, aby te płatności jak najbliżej do rzeczywistej liczby, jak to możliwe. Jeśli nie zapłacisz podatku kwartalnego, będziesz winien IRS pozostałą kwotę przy składaniu rocznego zeznania podatkowego do 15 kwietnia. Jeśli nie zapłacisz kwartalnego podatku zbyt dużo, możesz być zmuszony do zapłacenia dodatkowej kary.
Dodatkowo, freelancerzy mogą być zmuszeni do płacenia stanowych podatków dochodowych, jak również podatków lokalnych.
Znaj swoją strukturę biznesową.
Jakiego typu strukturę ma twoja firma? LLC? S-corp? C-corp? Sole proprietorship? Struktura prawna Twojej firmy nie tylko wpływa na Twoje osobiste aktywa, ale również określa ile jesteś winien w podatkach, powiedział Thompson.
Freelancerzy zazwyczaj składają podatki jako jedyni właściciele, co oznacza, że składają formularz Schedule C, który integruje się z ich osobistym zeznaniem podatkowym.
„Kiedy osiągną punkt, w którym robią tysiące w zysku netto, mogą chcieć spojrzeć na złożenie jako S-corp,” powiedziała Krystina. „Status S-corp jest bardziej złożony, ale może oferować pewne korzyści podatkowe.”
„Sole proprietor jest świetną opcją, ale twój osobisty majątek może być zagrożony, jeśli zostaniesz pozwany”, dodał Thompson. „Korporacja jest o wiele bardziej złożona i wymaga dodatkowych opłat konfiguracyjnych, ale chroni twoje indywidualne aktywa.”
Freelancerzy, którzy tworzą korporację lub spółkę LLC, będą płacić podatek od bezrobocia, podatki federalne i stanowe oraz połowę podatku FICA, ale mogą być w stanie osłonić część swoich pieniędzy przed podatkiem od samozatrudnienia.
„Jednak IRS będzie patrzył na to, ile” – powiedział Romeo Razi, CPA i właściciel Taxed Right. „To jest nieco skomplikowane i podchwytliwe. I rada na temat tego, ile jest oparte na zawodzie, jeśli zatrudniają sub-freelancerów, ich dochody, itp. i powinny być ustalane indywidualnie dla każdej osoby.”
Rozważ zatrudnienie profesjonalisty podatkowego.
Księgowy lub CPA, który jest zaznajomiony z podatkami freelancerów może być twoim najlepszym przyjacielem w czasie podatkowym. Jeśli Twoje dochody i status podatkowy nie zmieniają się zbytnio z roku na rok, możesz być w stanie samemu zająć się swoimi podatkami, ale sytuacja finansowa większości ludzi często się zmienia. Gdy Twoje zeznanie podatkowe staje się bardziej skomplikowane, możesz potrzebować pomocy.
„Samodzielne wypełnianie zeznania podatkowego oznacza śledzenie wszystkich Twoich rachunków i wyciągów oraz zrozumienie, co to wszystko oznacza”, powiedział Josh Zimmelman, właściciel Westwood Tax & Consulting.
„Każda transakcja ma znaczenie, a jeśli Twoje finanse są w rozsypce, to lepiej zapłacić komuś innemu, żeby to dla Ciebie uporządkował.”
Ponadto, IRS stale aktualizuje swoje przepisy podatkowe. Możesz potrzebować pomocy w zrozumieniu jak te zmiany wpływają na Ciebie.
Zrozumieć jak oszacować kwartalne podatki.
Freelancerzy, którzy spodziewają się być winni co najmniej $1,000 w podatkach są zobowiązani do płacenia szacunkowych podatków kwartalnie. Odwołaj się do swojego zeszłorocznego zeznania podatkowego, aby ocenić ile powinieneś płacić kwartalnie. Jeśli jest to twój pierwszy rok pracy jako freelancer, możesz nie być w stanie dokładnie oszacować swoich płatności podatkowych. Jeśli popełnisz błąd w obliczeniach – przez niedopłatę lub nadpłatę podatku – IRS wyda korektę, kiedy złożysz swoje roczne zeznanie podatkowe. Zostaniesz poproszony o zapłacenie brakujących podatków lub otrzymasz zwrot nadpłaconej kwoty.
„IRS chce widzieć, że zapłaciłeś 90% podatku lub równowartość 100% zeszłorocznego rachunku podatkowego do grudnia,” powiedział Wade Schlosser, CEO i założyciel Solvable. „W przeciwnym razie, będziesz musiał zapłacić karę podatkową.”
Daty płatności podatku w 2021 roku to 15 kwietnia, 15 czerwca, 15 września i 15 stycznia 2022 roku. Według Schlossera, jeśli nie zapłacisz swoich szacunkowych kwartalnych podatków, nie otrzymasz rachunku lub powiadomienia od IRS, ale będziesz musiał zapłacić karę, gdy złożysz swoje podatki. IRS udostępnia narzędzia takie jak arkusz 1040-ES, aby pomóc Ci oszacować całkowity dochód za rok i obliczyć szacunkowe płatności podatkowe.
Jeśli jesteś freelancerem w związku małżeńskim, możesz poprosić współmałżonka o podwyższenie podatku u źródła, aby pomóc obniżyć Twój rachunek podatkowy, Schlosser zauważył.
„Najważniejszą rzeczą jest rozmowa z profesjonalistą podatkowym przed końcem roku,” powiedział. „Jest to kluczowe, aby mieć wszystko pod kontrolą i podjąć strategiczne decyzje dotyczące odliczeń, potrąceń, kwartalnych płatności, a nawet inwestycji, które mogą pomóc w zmniejszeniu ogólnego zadłużenia podatkowego.”
Myśl codziennie, nie kwartalnie.
Profesjonaliści podatkowi doradzają osobom samozatrudnionym, aby każdego dnia poświęcały czas na informacje związane z podatkami, w tym aktualizację dochodów i wydatków w miarę ich napływu. Kiedy trzymasz się na szczycie swoich finansów, twoje zapisy są bardziej dokładne, a ty nie pędzisz w panice na tydzień przed spotkaniem z księgowym.
Freelancerzy mogą używać QuickBooks lub różnych aplikacji księgowych do wszystkiego, od śledzenia wydatków po skanowanie paragonów.
„Myślę, że największą rzeczą do zrozumienia dla freelancerów jest to, że nawet jeśli są one freelancing – co ma tendencję do konotacji, że jest to po prostu boczny koncert – do IRS, to nadal jest to firma, więc utrzymanie dokładnych i szczegółowych zapisów jest kluczem”, powiedział Krystina. „To nie tylko pomoże freelancerom zrozumieć jak dobrze ich biznes funkcjonuje, ale również sprawi, że wypełnianie deklaracji podatkowych będzie bardzo proste.”
Deklaruj wszystkie swoje dochody z działalności gospodarczej.
Freelancerzy powinni otrzymać formularz 1099-MISC do 31 stycznia od każdej firmy, która zapłaciła im więcej niż $600 za rok podatkowy, który właśnie się zakończył. Jednakże, niezależnie od tego czy otrzymasz 1099 czy nie, jesteś odpowiedzialny za zgłoszenie wszystkich swoich dochodów, w tym wszelkich płatności gotówkowych.
„Jeśli kiedykolwiek zostaniesz skontrolowany, będziesz musiał rozliczyć się z niezgłoszonych lub zaniżonych dochodów,” powiedział Schlosser. „Freelancerzy powinni również porównać swoje własne dokumenty księgowe z liczbami na formularzu 1099. Firmy czasami popełniają błędy, a ty nie chcesz być na haku za płacenie podatków od dochodu, którego nie zarobiłeś lub nie otrzymałeś.”
Nawet jeśli nie możesz sobie pozwolić na płacenie podatków, ważne jest, aby złożyć wniosek dokładnie i na czas. Jeśli jesteś w dobrej sytuacji, możesz być w stanie skorzystać z programów IRS, które dadzą Ci więcej czasu na spłatę.
„Specjalista od długów podatkowych może pomóc Ci wynegocjować plan spłat z IRS, ale tylko wtedy, gdy Twoje zeznania podatkowe są aktualne” – powiedział Schlosser.
Bądź przygotowany na dzień (dni) podatkowy.
Charles Corsello Jr, licencjonowany agent i współzałożyciel TaxDebtHelp.com, zaleca posiadanie karty kredytowej tylko dla firmy i założenie specjalnego konta oszczędnościowego, aby odłożyć pewien procent z każdej wypłaty na płatności podatkowe.
„Robiąc to, ułatwia to freelancerowi przygotowanie zeznania podatkowego, pomagając mu określić zysk lub stratę”, powiedział. „Ułatwia to również klasyfikację wydatków przy korzystaniu z oprogramowania finansowego.”
Jak dużo powinieneś odłożyć? Specjaliści finansowi radzą odkładać około 30% całkowitego dochodu, aby zapłacić za podatki.
„W rzeczywistości, prawdopodobnie chcesz odkładać bliżej 35%, jeśli masz wysoki dochód i mieszkasz w wysoko opodatkowanym stanie,” dodał Corsello.
Zrozum swoje odliczenia przed złożeniem wniosku.
Wielu freelancerów pozostawia cenne odliczenia podatkowe i korzyści na stole każdego kwietnia, ponieważ nie są pewni, co mogą, a czego nie mogą odliczyć. W rzeczywistości, 35% freelancerów ma trudności ze zrozumieniem i płaceniem podatków, a 73% nie odlicza żadnych wydatków, według raportu Xero. Profesjonalista podatkowy może pomóc Ci zidentyfikować odliczenia i ulgi podatkowe oraz doradzić, jak obniżyć swoje rachunki podatkowe.
„Najlepiej porozmawiać z księgowym specjalizującym się w 1099 contractors, ponieważ mogą oni pomóc Ci znaleźć odliczenia, o których nie wiedziałeś, że je masz, co pomoże Ci obniżyć Twój rachunek podatkowy i uniknąć długu podatkowego”, powiedział Schlosser.
Powszechne odliczenia, z których korzystają freelancerzy to:
- Przestrzeń biurowa w domu
- Wydatki na samochód
- Wydatki na podróż
- Bilety internetowe i telefoniczne
- Ubezpieczenie zdrowotne
- Podstawy biurowe
- Sprzęt komputerowy i oprogramowanie
- Materiały reklamowe
- Usługi prawne lub profesjonalne
- Praca na zlecenie
- Licencje i podatki
- Posiłki służbowe
Na przykład, jeśli pracujesz w domu jako freelancer, możesz być w stanie skorzystać z ulgi na domowe biuro. Pozwala to na odpisanie wydatków, od opłat za media do czynszu za przestrzeń w domu, która służy jako główne biuro. Jednak powierzchnia ta musi być wykorzystywana wyłącznie do celów biznesowych, więc jeśli masz pokój rodzinny, który podwaja się jako miejsce pracy, gdy dzieci są w szkole, to nie spełnia kryteriów tego odliczenia. Jeśli jednak wahasz się między założeniem biura w domu a wynajęciem przestrzeni na zewnątrz, zdaj sobie sprawę, że istnieją pewne korzyści podatkowe związane z domowymi biurami.
„Domowe biura mają przewagę, ponieważ po wyjściu z domu, mile są odliczane jako mile służbowe”, powiedziała CPA Gail Rosen. „Jeśli masz biuro, dojazd do biura nie podlega odliczeniu.”
Koszty samochodowe są kolejnym częstym odliczeniem podatkowym dla freelancerów. Rosen sugeruje jednak, aby prowadzić szczegółową dokumentację rzeczywistych wydatków, dzięki czemu można porównać standardową stawkę kilometrową i rzeczywiste wydatki na samochód, aby zobaczyć, która z nich daje lepsze odliczenie podatkowe.
„Po wybraniu jednej z tych metod odliczania wydatków na samochód, istnieją ograniczenia dotyczące zmiany na inną metodę”, powiedziała.
Składki na ubezpieczenie zdrowotne to kolejny obszar do rozważenia, według Paula Jacobsa, certyfikowanego planisty finansowego, zarejestrowanego agenta i głównego oficera inwestycyjnego w Palisades Hudson Financial Group.
„Podczas gdy większość pracowników nie może odliczyć wydatków medycznych, w tym składek ubezpieczeniowych, ponieważ próg podatkowy jest tak wysoki, samozatrudnieni właściciele firm mogą potraktować składki ubezpieczeniowe jako koszt biznesowy i wykorzystać je do zrekompensowania dochodu,” powiedział.
„Ubezpieczenie zdrowotne i dentystyczne może być odliczone tak długo, jak długo twój współmałżonek nie posiada sponsorowanego przez pracodawcę planu zdrowotnego, w którym ty możesz uczestniczyć,” powiedział Corsello. Zaznaczył, że jeśli twój biznes ma straty, nie możesz odliczyć wydatków na ubezpieczenie zdrowotne.
Dodatkowe wydatki, które możesz być w stanie odliczyć to koszty edukacji i certyfikatów, reklama i marketing, materiały biurowe, sprzęt komputerowy, oprogramowanie i opłaty za hosting.
Uznaj, że nie możesz odliczyć wszystkiego.
„Po drugiej stronie tego problemu jest to, że niektórzy podatnicy narażają się na ryzyko kontroli, próbując odpisać fałszywe wydatki,” powiedział Zimmelman. „Aby można było je odliczyć, muszą być zwyczajne i niezbędne do prowadzenia działalności.”
Co to oznacza?
„Pomyśl o fryzjerze i agencie nieruchomości” – powiedziała Krystina. „Fryzjer może mieć wydatki takie jak szampon – zupełnie zwyczajne i niezbędne. Gdyby jednak agent nieruchomości próbował odliczyć szampon, to nie przeszłoby to dobrze.” Musi to być normalny wydatek w twojej branży, aby można go było odliczyć od podatku.
Inne wydatki, które często wchodzą w grę, to wydatki na rozrywkę, posiłki służbowe (choć 50% ich kosztu jest zazwyczaj pokrywane) i osobiste telefony komórkowe.
„Wydatki osobiste nigdy nie są odliczane od podatku, a osobiste telefony komórkowe tworzą bardzo szarą strefę” – powiedziała Krystina. „Jeśli chcesz odliczyć swój telefon komórkowy, zdobądź drugi telefon specjalnie dla biznesu.”
Rosen zwrócił uwagę, że wielu freelancerów zakłada, że mogą odliczyć wszystkie swoje koszty przy rozpoczynaniu nowej działalności, ale nie można tego zrobić, dopóki nie będą mieli pierwszej sprzedaży. Nawet wtedy, koszty są odliczane przez 15 lat, ale można zdecydować się na odliczenie pierwszych 5 000 $ w wydatkach w pierwszym roku.
„Powinieneś dokładnie ocenić, czy chcesz trzymać swoje koszty rozruchu lub wybrać odpisać pierwsze 5 000 $ w pierwszym roku działalności,” powiedział Rosen. „Zależy to od tego, w którym roku spodziewasz się być w wyższym przedziale podatkowym.”
Nie oczekuj zwrotu podatku jako freelancer.
Nie ma osoby, która nie uwielbia otrzymywać zwrotu podatku. Jednak jako freelancer musisz przyzwyczaić się do myśli, że raczej go nie zobaczysz. Kiedy masz pracodawcę, twoje podatki są automatycznie potrącane z wypłaty, a może dostać zwrot, jeśli nadpłacił rząd w ciągu roku. Jest to mniej prawdopodobne, jeśli jesteś samozatrudniony, ponieważ to ty wysyłasz pieniądze, które jesteś winien.
Według Razi, freelancerzy otrzymują zwroty tylko w dwóch okolicznościach: Nadpłacili kwartalne szacunkowe płatności podatkowe, lub zarobili tak mało pieniędzy za rok, że są uprawnieni do kredytu EIC, który podlega zwrotowi.
„Ogólnie rzecz biorąc, większość freelancerów, którzy zarabiają przyzwoitą kwotę w roku nie kwalifikują się do kredytu EIC”, powiedział Razi.
Prioritize planowania na emeryturę.
Dla wielu freelancerów, planowanie emerytalne nie jest głównym priorytetem, jak są one laser-focused na codzienne obowiązki rozwoju ich działalności i osiągnięcia nowych klientów. Mogą również czuć, że mają niewiele opcji, ponieważ jako jedyni właściciele nie mogą korzystać z kont emerytalnych sponsorowanych przez pracodawcę.
„Jednym z największych błędnych przekonań, jakie freelancerzy mają na temat planów emerytalnych jest to, że są one zbyt kosztowne” – powiedział Kurt Rossi, prezes i doradca majątkowy w Independent Wealth Management. „Plan emerytalny często zapewnia znaczące korzyści netto po opodatkowaniu.”
Dla osoby samozatrudnionej lub właściciela firmy bez pracowników innych niż współmałżonek, indywidualny plan 401(k) może być dobrym rozwiązaniem, sugeruje Rossi. Plan ten pozwala na takie same wpłaty jak tradycyjny 401(k) plan podziału zysków, do $56,000 ($62,000 dla osób powyżej 50 roku życia) lub 100% zarobionych dochodów, w zależności od tego, która kwota jest niższa. Pieniądze są odliczane od podatku do momentu wypłaty.
Uproszczone pracownicze plany emerytalne IRA to kolejny sposób na oszczędzanie na emeryturę. SEP IRA pozwala na wpłaty do 25% zarobków netto lub $56,000, w zależności od tego, która kwota jest niższa.
Tradycyjne i Roth IRA są jednymi z najprostszych sposobów, aby zacząć oszczędzać na emeryturę jako freelancer. Są one idealne dla tych, którzy dopiero zaczynają, oszczędzając mniej niż $6,000 rocznie lub szukając roll over 401(k) z poprzedniej pracy. Wypłaty na emeryturze są wolne od podatku.
Niezależnie od tego, którą opcję inwestycyjną wybierzesz, najważniejszą rzeczą jest wybór planu i rozpoczęcie pracy, według Rossi.
„Z Social Security świadczeń nie spełnia potrzeb dochodowych emerytów, freelancerzy muszą podjąć działania w celu zabezpieczenia własnej emerytury,” powiedział. „W związku z tym, że świadczenia socjalne nie są w stanie zaspokoić potrzeb emerytalnych freelancerów, muszą oni podjąć działania, aby zabezpieczyć swoją emeryturę.