Ten artykuł pomoże Ci:
- Zrozumieć działanie odwrotne w odniesieniu do sprawdzania przeszłości
- Stworzyć zgodny z przepisami. Proces działań niepożądanych
- Kompletowanie procesu działań niepożądanych w Checkr
- Wystawianie wstępnych powiadomień o działaniach niepożądanych
- Ogłoszenia o działaniach niepożądanychAdverse Action Notices
- Monitoruj procesy działań niepożądanych
- Zrozumienie indywidualizacji oceny
- Anuluj działanie niepożądane
- Rozwiązuj niedostarczone powiadomienia o działaniach niepożądanych
Ten artykuł jest przeznaczony dla następujących ról użytkowników: admin, adjudicator
Jeśli jakakolwiek informacja zawarta w teczce kandydata wyklucza go z pracy w Twojej firmie, Twoim obowiązkiem jest przeprowadzenie procesu Adverse Action. Mimo, że odpowiedzialność za proces Adverse Action spoczywa ostatecznie na Tobie jako użytkowniku końcowym, Checkr ułatwia utrzymanie procesu Adverse Action w zgodzie z przepisami.
Aby uzyskać krótki przegląd Adverse Actions, zobacz nasz film Checkr Check-In:
Co to jest Działanie Niekorzystne i dlaczego jest ważne?
W kontekście sprawdzania przeszłości, Działanie Niekorzystne to każde działanie podjęte na podstawie informacji zawartych w raporcie z badania przeszłości, które negatywnie wpływa na zatrudnienie danej osoby. Może to oznaczać odmowę zatrudnienia, ale może również obejmować odmowę awansu lub przeniesienia, zaoferowanie pracy na niższym stanowisku lub inne negatywne skutki.
Ponieważ Działania Niekorzystne dotyczą konsumentów (z natury), jest to powszechny obszar sporów sądowych i ryzyka zgodności z przepisami. W rzeczywistości, Fair Credit Reporting Act (FCRA) wymaga, abyś postępował zgodnie z określonymi procedurami, jeśli odmawiasz zatrudnienia, zaangażowania lub awansu kandydata na podstawie informacji zawartych w raporcie o przeszłości.
Przebieg procesu Adverse Action jest krytyczny, ponieważ pozwala kandydatowi na zgłoszenie wszelkich wątpliwości dotyczących jego raportu, a FCRA wymaga, aby pracodawcy/użytkownicy końcowi (w tym firmy korzystające z niezależnych wykonawców) postępowali zgodnie z tym rygorystycznym procesem.
Niektórzy pracodawcy ulegają pokusie, aby nie komunikować się z kandydatami, którym odmówiono. Jednakże, jeśli nie przestrzegasz zdefiniowanego i spójnego procesu Adverse Action, narażasz się na ryzyko prawne.
Co to jest proces Adverse Action?
Aby zachować zgodność z przepisami i uniknąć działań prawnych, które mogą wyniknąć z niewłaściwego postępowania z Adverse Actions, musisz przestrzegać procesu, który jest zgodny z Fair Credit Reporting Act (FCRA).
Pamiętaj, że tylko dlatego, że raport został rozpatrzony negatywnie, nie jest to powód do dyskwalifikacji kandydata. Zbuduj spójny proces oceny, aby wziąć pod uwagę charakter przestępstwa (np. drobna kradzież vs. napaść i pobicie), kiedy przestępstwo miało miejsce (6 miesięcy vs. 6 lat temu) oraz czy przestępstwo ma związek z obowiązkami zawodowymi, które kandydat będzie wykonywał.
Zgodny z przepisami proces podejmowania decyzji o działaniach odwrotnych będzie obejmował następujące elementy:
- Zawiadomienie o działaniach odwrotnych: Informuje kandydata, że rozważa się odstąpienie od procesu zatrudnienia w oparciu o informacje zawarte w raporcie dotyczącym przeszłości.
- Okres oczekiwania: FCRA wymaga rozsądnego czasu (zwykle 7 dni kalendarzowych, ale niektóre jurysdykcje wymagają więcej) przed podjęciem ostatecznych działań, więc kandydat ma możliwość zakwestionowania wszelkich nieprawidłowych lub nieaktualnych informacji w raporcie.
- Zawiadomienie o działaniach niepożądanych (lub „Post-Adverse Action Notice”): Po odczekaniu wymaganego czasu – w tym czasu wymaganego na rozwiązanie wszelkich sporów – należy dostarczyć ostateczne powiadomienie o swojej decyzji, jeśli zdecydowano się nie kontynuować postępowania z kandydatem.
Checkr pomaga zachować zgodność z przepisami w całym procesie Adverse Action.
Ustaw adres e-mail dla Adverse Action
Adverse action email jest adresem używanym do wysyłania powiadomień przed i po Adverse Action w Twoim imieniu do kandydatów. Jest to również adres, który będzie otrzymywał niedostarczone powiadomienia, jeśli powiadomienia o Działaniach Niekorzystnych nie można dostarczyć do kandydata (na przykład, jeśli ma on błędnie wpisany adres e-mail w pliku).
Jako część konfiguracji konta, musisz wybrać adres e-mail Działania Niekorzystnego. Jako administrator przejdź do Ustawień konta, aby to skonfigurować.
W tym miejscu administrator musi również podać e-mail lub telefon pomocy technicznej, aby kandydaci mogli się z Tobą kontaktować w sprawach związanych z działaniami niepożądanymi.
Ważne: Upewnij się, że wybrany adres e-mail jest adresem w Twojej firmie, a nie adresem e-mail Checkr.
Ogłoszenie o działaniach wstępnie negatywnych
Ogłoszenie o działaniach wstępnie negatywnych informuje kandydata, że informacje zawarte w jego raporcie o przeszłości mogą mieć negatywny wpływ na decyzję o jego zatrudnieniu. Ma ono na celu umożliwienie kandydatowi ustosunkowania się do informacji zawartych w raporcie, dlatego zgodnie z prawem musi zawierać kopię raportu. Zawiadomienie musi zawierać standardowy dokument o nazwie „Podsumowanie praw przysługujących kandydatowi na podstawie FCRA”, a niektóre stany mogą wymagać dodatkowych zawiadomień.
Aby rozpocząć proces podjęcia działań odwrotnych na podstawie raportu z prześwietlenia, zaloguj się do Checkr jako administrator lub osoba oceniająca, przejdź do indywidualnego raportu kandydata i kliknij przycisk „Działania wstępne”. Przycisk ten pojawi się dla raportów ze statusem do rozpatrzenia.
Na następnym ekranie wybierz zarzut(y), który Twoim zdaniem dyskwalifikuje kandydata z zatrudnienia. Musisz wybrać co najmniej jeden, ale powinieneś wybrać wszystkie zarzuty, które potencjalnie dyskwalifikują kandydata.
Przed wysłaniem wiadomości Checkr pokaże Ci podgląd wiadomości, która zostanie wysłana do kandydata.
Checkr dołączy niezbędne informacje dla kandydata jako załączniki, w tym kopię raportu o przeszłości oraz „Podsumowanie Twoich praw wynikających z Fair Credit Reporting Act”.
Wszystkie działania będą śledzone w dzienniku audytu, abyś mógł je później przejrzeć. Można również pobrać kopię PDF zawiadomień wysłanych do kandydata.
Okres oczekiwania
W okresie oczekiwania kandydat może zwrócić się bezpośrednio do Checkr w celu zakwestionowania poprawności raportu z weryfikacji przeszłości. Kandydat może również skontaktować się z Tobą w celu przedstawienia dowodu rehabilitacji lub dodatkowych informacji do rozważenia. Jeżeli w tym czasie kandydat nie zakwestionuje raportu w Checkr, wówczas zawiadomienie o działaniach niepożądanych zostanie wysłane automatycznie.
Domyślnie okres oczekiwania Checkr jest ustawiony na 7 dni kalendarzowych, a system Checkr będzie modyfikował ten okres w miarę potrzeb wynikających z obowiązującego prawa. Na przykład, miasto Filadelfia wymaga 10-dniowego okresu oczekiwania. Dodatkowo klienci Checkr mogą zwiększyć okres oczekiwania z 7 dni do 7 (chociaż 7 dni to minimum). Jeżeli kandydat nie odpowie w tym czasie, Checkr automatycznie wyśle do niego w Twoim imieniu zawiadomienie o działaniach niepożądanych (znane również jako Adverse Action Notification).
FcRA nie definiuje określonej liczby dni dla okresu oczekiwania, ale nakazuje „rozsądny okres oczekiwania”. Ten okres oczekiwania pozwala kandydatom na otrzymanie zawiadomienia, przejrzenie raportu o przeszłości i zakwestionowanie go, jeśli informacje są nieprawidłowe. Większość firm zapewnia co najmniej 5 dni roboczych lub 7 dni kalendarzowych, aby dać kandydatowi możliwość odpowiedzi.
Aby zobaczyć status wszystkich kandydatów w procesie Adverse Action, w tym tych w okresie oczekiwania, zaloguj się do Checkr Dashboard, przejdź do sekcji Adverse Action i ustaw dowolne filtry statusu lub daty, które chcesz zastosować.
W tym miejscu możesz zobaczyć status swoich kandydatów w Adverse Action.
Ocena indywidualna
W 2012 r. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) wydała wytyczne, w których zaleca pracodawcom rozważenie specyfiki każdego kandydata, który może spotkać się z odmową zatrudnienia na podstawie sprawdzenia przeszłości.
Mianowicie, należy rozważyć:
- Naturę i wagę przestępstwa lub postępowania
- Czas, który upłynął od przestępstwa, zachowania i/lub zakończenia odbywania kary
- Charakter wykonywanej lub poszukiwanej pracy
Kryteria wymienione powyżej są również znane jako test „charakter-czas-natura”. Zachęcamy również do rozważenia innych czynników, takich jak liczba wykroczeń, historia zatrudnienia przed i po popełnieniu wykroczenia, wysiłki resocjalizacyjne i inne okoliczności.
Miasta Nowy Jork i Los Angeles wymagają tego typu zindywidualizowanej oceny w ramach procesu zatrudniania, w tym „pokazania swojej pracy” kandydatom w celu udokumentowania procesu podejmowania decyzji. Jeżeli zatrudniasz kandydatów w tych lokalizacjach, Checkr doda dodatkowy, opcjonalny krok, abyś mógł „pokazać swoją pracę”. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz nasz artykuł o zindywidualizowanej ocenie.
Unieważnij Działanie Niekorzystne
Podczas okresu oczekiwania, kandydat może skontaktować się z Tobą i przedstawić przekonujące dowody rehabilitacji lub inny kontekst, który sprawi, że ponownie rozważysz swoją decyzję Działania Niekorzystnego. W takim przypadku kliknij przycisk Anuluj działanie odwrotne (znajduje się on tam, gdzie poprzednio znajdowały się opcje Zaangażowanie i Działanie odwrotne).
Unieważnienie działania odwrotnego spowoduje, że zawiadomienie o działaniu odwrotnym nie zostanie dostarczone do kandydata. Po anulowaniu Działania Niekorzystnego, możesz kontynuować rekrutację kandydata.
Rozwiązanie niedostarczonych Działań Niekorzystnych
Czasami Twoje Powiadomienia o Działaniach Niekorzystnych mogą być niedostarczone z powodu błędnie wpisanego lub nieprawidłowego adresu e-mail podanego przez kandydata. Checkr podejmie 4 próby w ciągu 24 godzin, aby dostarczyć zawiadomienie o działaniach niepożądanych, ale jeżeli nie uda się go dostarczyć w tym czasie, zostanie ono uznane za niedostarczone.
W przypadku zawiadomień, które nie zostaną dostarczone, popraw adres e-mail kandydata, aby zapewnić, że wymagane zawiadomienia zostaną prawidłowo dostarczone.
Jeśli zawiadomienie o działaniu odwrotnym jest niedostarczalne, otrzymasz wiadomość e-mail na swój adres e-mail z następującą wiadomością (aby zmienić adres e-mail działania odwrotnego, poproś administratora o przejście do Ustawień konta > E-mail działania odwrotnego):
Rozwiąż błąd, korzystając z linku w wiadomości e-mail, a następnie popraw adres e-mail w oknie Guided Resolution for Undeliverable Adverse Action Notice.
W przypadku, gdy nie ma wiadomości e-mail do poprawienia, kliknij I’m manually handling this, resolve this notice. Wyświetlą się kopie do pobrania zawiadomienia o wstępnym działaniu odwrotnym i zawiadomienia o działaniu odwrotnym po wydaniu zawiadomienia, aby można je było przesłać w inny sposób.
Status rozstrzygnięcia dla tych raportów zostanie oznaczony jako ręczny, aby przypomnieć o konieczności ręcznego zakończenia procesu.
Na pulpicie nawigacyjnym Checkr przejdź do sekcji Działania niepożądane i przefiltruj według opcji Niedoręczone, aby zobaczyć, które powiadomienia nie mogły zostać dostarczone. Możesz wówczas zaktualizować adres e-mail kandydata, aby ponownie wysłać zawiadomienia. Jeśli nie posiadasz poprawnego adresu e-mail, powinieneś rozwiązać Adverse Action offline.
Wskazówki Checkr nie powinny być interpretowane jako porady prawne, wskazówki lub porady. Firmy powinny skonsultować się z własnym radcą prawnym w sprawie swoich obowiązków wynikających z FCRA, Tytułu VII oraz obowiązujących przepisów stanowych. Checkr wyraźnie zrzeka się wszelkich gwarancji, odpowiedzialności lub szkód związanych z lub wynikających z dostarczonych informacji.